Správa účastníkov projektu -
Čiastočné vymedzenie seba ako spoločenských zvierat vychádza zo skutočnosti, že pokrok našej civilizácie a spoločnosti závisí od našich vzájomných interakcií. Komunikujeme medzi sebou prostredníctvom jazykového média zvaného jazyk, čo vytvára most medzi porozumením a reakciou na rôzne situácie a scenáre.
Aj keď príde na naše pracovisko, očakáva sa od nás a naša pracovná etika diktuje, že zostaneme v srdečnom a pozitívnom vzťahu s ľuďmi, s ktorými komunikujeme, aby sme dosiahli náskok pri dosahovaní spoločného cieľa a cieľa spoločnosti.
Vo svete projektového riadenia je projektovým manažérom jediná osoba, ktorá projekt riadi a riadi, a ľudia zapojení do tohto projektu. Stáva sa tak nevyhnutným faktorom pre to, aby si jednotlivec mohol prostredníctvom komunikácie vybudovať silné spojenie s každou zúčastnenou stranou. Tento článok sa bude venovať tejto otázke, ktorá sa práve objavila vo vašej hlave, ako presne vybudovať pozitívny vzťah so všetkými kľúčovými zúčastnenými stranami projektu.
Čo je riadenie zúčastnených strán projektu?
Zainteresovanými stranami sú jednotlivci, ktorí sa podieľajú na projekte a priamo alebo nepriamo sa zúčastňujú na konaní o projekte. Tieto riadenie zainteresovaných strán projektu možno rozdeliť do dvoch hlavných kategórií:
- Externé riadenie zainteresovaných strán projektu: Tieto externé zainteresované strany môžu ovplyvniť alebo byť ovplyvnené tým, ako projekt pokračuje, ale nie sú priamo zapojené do podnikania v organizácii. Patria sem komunity, médiá, široká verejnosť, ďalšie verejné skupiny a ďalšie.
- Interné riadenie zainteresovaných strán v projekte : Tieto zainteresované strany sa priamo podieľajú na transakciách uskutočňovaných podnikom a niekedy alebo iné sú držiteľmi alebo spojenými s výrobkom alebo službou (alebo časťou produktu alebo služby), ktorú poskytuje organizácia. Medzi tieto subjekty zainteresované v projekte patria zamestnanci, zákazníci, predajcovia, dodávatelia, akcionári a ďalšie.
Manažment zainteresovaných strán projektu, ktorý vás obklopuje, možno opísať ako dve skupiny: jedna priamo zapojená do projektu a je prítomná v riadiacom výbore projektu a druhá, ktorí nie sú kľúčoví tvorcovia rozhodnutí, ale je potrebné ich upozorniť na postup projekt a ako prebieha podľa pôvodného plánu podnikateľského projektu. Pozrime sa bližšie na riadenie týchto zainteresovaných strán projektu a na to, ako ich zapojenie formuje tok projektu.
Pre plynulé fungovanie projektu sa v priebehu rokov stalo nevyhnutné, aby vedúci projektu zriadil vyhradenú komunikačnú linku s internými aj externými zúčastnenými stranami. Táto komunikačná línia viedla k mnohým úspechom a neschopnosť včasne a presne komunikovať týmto kľúčovým zainteresovaným stranám projektu zlyhala sama osebe.
Všetky zúčastnené strany sú kľúčovými hráčmi v tejto hre a mali by mať rovnakú prioritu.
Typy riadenia zainteresovaných strán projektu
Pretože sme teraz rozdelili riadenie projektových zainteresovaných strán na interné a externé zainteresované strany organizácie, môžeme ďalej skúmať typy riadenia projektových zúčastnených strán na základe ich úrovne zapojenia priamo alebo nepriamo do projektu.
- Ľudia, ktorí pozitívne ovplyvňujú celý projekt, ale nie sú priamo zapojení do fungovania projektu a plánu projektu. Medzi tieto typy riadenia zainteresovaných strán projektu patria vedúci a vedúci pracovníci, dodávatelia a oddelenie financií v organizácii
- Ľudia, ktorých sa týkajú niektoré z krokov podniknutých v rámci organizácie. Sú priamo ovplyvnení a sú tiež nápomocní pri vykonávaní zmien, ktoré sa prijímajú. Zahŕňajú zamestnancov a zákazníkov.
- Ľudia, ktorí majú záujem o úspech organizácie, najmä pokiaľ ide o výnosy a príjmy získané zo zisku. Tieto kľúčové zainteresované strany projektu ovplyvňujú tieto programy zmien a produkty a služby organizácie do tej miery, že poznajú prínosy, ktoré z týchto aktivít vyplynú. Medzi tieto kľúčové zainteresované strany projektu patria jednotlivci, ktorí vlastnia akcie v podniku.
Ako projektový manažér bude vašou zodpovednosťou efektívne spájať bodky a komunikovať so všetkými týmito kľúčovými zainteresovanými stranami projektu tak, aby sa v rámci projektu dosiahla súdržnosť a úspešne s ním prebiehal. Táto efektívna komunikácia zabezpečí, že váš projekt bude počas jeho životného cyklu prebiehať na správnej ceste a že každý v projekte je neustále informovaný o jeho postupe.
Čo chcú vedieť títo účastníci projektu?
To je jedna otázka, ktorú by si mali položiť všetci projektoví manažéri a nájsť uspokojivé odpovede na ňu. Je dôležité vedieť, čo vedenie týchto zainteresovaných strán projektu musí vždy vedieť. Či už priamo pracujú na projektore, chcú poznať iba stav a pokrok projektu, ako dobrý projektový manažér je dôležité, aby ste správne porozumeli tomu, čo chcú vedieť, a podľa toho pripravili svoj komunikačný plán tak, aby zodpovedal potrebám hlavných zainteresovaných strán projektu.
- Kľúčoví aktéri projektu chcú vedieť, čo v nich je - ľudia sa vždy tešia na motiváciu, keď vedia, čo je v nich pre nich. Akonáhle sú známe výhody ich zapojenia a projektu ako celku, je to pre nich ako dodatočná podpora, aby získali väčší zmysel pre zodpovednosť za projekt a podľa toho prispeli.
- Kľúčoví aktéri projektu chcú vedieť, čo to pre organizáciu znamená - ľudia by sa chceli dozvedieť viac o všeobecnom obraze a tešiť sa, aké výhody organizácia prinesie. Koniec koncov, ak spoločnosť napreduje, tak vo väčšom vklade nafúkne ich príležitosti.
- Kľúčoví aktéri projektu vás chcú dôverovať - Neustála komunikácia medzi vami a manažmentom zainteresovaných strán projektu môže byť veľkým faktorom na zvýšenie dôvery vo vzťah. Zainteresované strany musia vedieť, že sa na vás môžu spoľahnúť pri práci, ktorú vám zverili. Pohodlie je veľmi dôležité.
- Kľúčoví aktéri projektu chcú vedieť, že ste odhodlaní - komunikácia je vynikajúcim prostriedkom na preukázanie odhodlania a odhodlania k projektu, ktorý vediete. Akonáhle vedenie vašich zainteresovaných strán v projekte vie, že ste odhodlaní, budú môcť projekt považovať za veľký úspech a budú mať istotu, že vaše ostražité oči povedú a neustále napredujú počas životného cyklu projektu.
- Kľúčoví aktéri projektu chcú vidieť, že ste schopní - keď efektívne komunikujete postup projektu alebo úlohu, ktorá sa má dokončiť; ukazuje to veľa vašich schopností a kalibru kľúčovým zainteresovaným stranám projektu a členom tímu. Skutočnosť, že ste schopní riadiť projekt, môže mať veľký a hlboký vplyv na to, ako samotní títo účastníci projektu podieľajú na projekte a plnia svoj záväzok.
Definovanie pozitívneho vzťahu
Ak máme udržiavať pozitívny vzťah s týmito kľúčovými zainteresovanými stranami projektu, ktoré sú veľmi dôležitou a významnou súčasťou našich projektov, je pre nás lepšie porozumieť a jasne definovať, čo znamená pozitívny vzťah. A nie, zostať pozitívne, nie je súčasťou zoznamu riadenia zainteresovaných strán projektu. Poďme teda na prvý pohľad a definujme, čo pre nás znamená pozitívny vzťah. Nasledujúce charakteristiky podľa môjho názoru dokonale opisujú a definujú pozitívny vzťah potrebný počas práce na vašom projekte:
- Dôvera - Či už je to váš osobný alebo profesionálny vzťah, dôvera je jedným z kľúčových faktorov, ktorý môže byť pre vás zlomovým bodom pre úspešný a vážený vzťah s vašimi zainteresovanými stranami. Dôvera môže byť silným puto, ktoré spája projektový tím a kľúčové zúčastnené strany projektu pre efektívnejšie a efektívnejšie pracovné a komunikačné prostredie. S dôverou prichádza skutočnosť, že svoje nápady môžete priniesť na stôl bez toho, aby vás nič obťažovalo.
- Otvorená a efektívna komunikácia - V kancelárskom scenári ste neustále v režime komunikácie, a to buď prostredníctvom e-mailov alebo okamžitých správ alebo jednoduchým osobným rozhovorom. Čím viac komunikácie získate, tým viac vzťahov získate, ale lepšiu a efektívnejšiu komunikáciu dosiahnete tým pozitívnejší.
- Zohľadnenie rozmanitosti - Pozitivita vo vzťahoch môže spôsobiť, že ľudia prijmú rozdiely a rozmanitosť, ktorú spôsobujú iní ľudia. Môžu prísť s rôznymi názormi, myšlienkami a nápadmi. Vďaka ich rôznym perspektívam môže váš projekt priniesť veľa výhod a budete mať pozitívny vzťah.
- Vzájomný záujem a rešpekt - Práca v tíme a skupine môže byť skutočne ťažká. Môžete sa stretnúť s jednotlivcami, s ktorými je ťažké sa obísť, ale majú väčší obraz organizácie a na základe toho vytvárajú vzájomný záujem a rešpekt k sebe navzájom av rámci projektu. Zainteresované strany môžu umožniť inováciu a bezproblémové fungovanie projektu v rámci tím.
- Všímavosť - Uvedomenie si vašich činov a slov vás môže postaviť naprieč kľúčovými zúčastnenými stranami vášho projektu ako zodpovedného a zodpovedného jednotlivca, s ktorým sa dá spájať. To môže posilniť vašu pozíciu projektového manažéra a môže vám pomôcť pri plnení úloh. Sebapovedomenie vám môže ušetriť problémy s negatívnymi vibráciami okolo vás na pracovisku.
Tipy na pozitívne zapojenie riadenia zainteresovaných strán v projekte
- Pozrime sa nielen na budovanie pozitívnych vzťahov s vedením zainteresovaných strán na projekte, ale tiež sa tešíte na silný vzťah, ktorý bude trvať prostredníctvom kľúčových rozhodovacích bodov. Vynaložte úsilie, aby ste ich neustále zapájali do stratégie a prijatého prístupu.
- Podeľte sa o svoju víziu a prijímate projekt a cieľ, ktorý má v úmysle dosiahnuť.
- Keď sa jedná o projekt a všetky jeho úlohy, neustále sa radte a pomáhajte ľuďom, ktorí sú už na lepšej stránke.
- Stanovte pravidelný harmonogram stretnutí, aby ste sa mohli priamo stretnúť s rôznymi druhmi riadenia zainteresovaných strán v projekte, a investovať čas do konzultácií a dať svoj bod vpred rezistentným kľúčovým zainteresovaným stranám projektu s cieľom prinútiť ich hľadať celkový obraz a porozumieť všetkému, čo projekt znamená.
- Pripravte komunikačný plán a dosiahnite dohodu so všetkými kľúčovými zúčastnenými stranami projektu.
- Komunikácia by mala byť jednoduchá, ale účinná.
- Aby ste si vybudovali dôveru vo vás, ukážte im štruktúrovaný prístup k projektovému plánu hneď od začiatku projektu.
- Komunikujte o rizikách a problémoch a nevytvárajte prekvapenie alebo napätú situáciu náhle. Toto ohrozí ich účasť na projekte a bude vám brániť v tom, aby ste s dôverou prevzali vedenie.
Použitie komunikačného plánu
V tomto článku ste už niekoľkokrát počuli o komunikačnom pláne. Zatiaľ čo niektorí o tom vedia všetko a iní to možno počuli prvýkrát. Výhodou pre mladých a začínajúcich projektových manažérov je, že získate krátku lekciu o tom, čo je plán komunikácie a ako by ste s tým mali ísť.
Čo je komunikačný plán?
Komunikačný plán, jednoducho povedané, uľahčuje efektívnu a efektívnu komunikáciu medzi vami, ako projektovým manažérom, a rôznymi zainteresovanými stranami, s ktorými sa budete počas projektu zaoberať. Tento plán bude kompletným sprievodcom, ktorý vás prevedie všetkou komunikáciou, ktorá sa uskutoční a pri akej frekvencii.
Pri zostavovaní komunikačného plánu budete musieť vziať buy-in od:
- Sponzor projektu
- Správa zúčastnených strán projektu
Prvky komunikačného plánu
Ak chcete zakoreniť dobrý a úspešný komunikačný plán, musíte vziať nasledujúce 4 prvky plánu:
- Ciele komunikácie
- Spôsob a frekvencia komunikácie
- Typ zainteresovaných strán (cieľová skupina)
- Kľúčové prvky používané v komunikácii
Vypracovanie komunikačného plánu
Túto úlohu môžete ľahko vykonať, ak máte všetky komunikačné stratégie jasne a jasne definované. Keď viete a uvedomíte si, čo je potrebné urobiť, povedať a konať, môžete si byť istí, že vypracujete komunikačný plán, ktorý nezlyhá. V nasledujúcej tabuľke sú uvedené ideálne a odporúčané stratégie, ktoré je potrebné podniknúť na dôkladné vytvorenie a vytvorenie dobrého komunikačného plánu s cieľom vybudovať pozitívny vzťah s vedením zainteresovaných strán projektu.
| Zamerané body | otázky |
| Ciele komunikácie | Čo chcete dosiahnuť pomocou svojho komunikačného plánu pre svoj projekt?
Sú tieto ciele v súlade s cieľmi vášho projektu? |
| Cieľové publikum | Kto potrebuje takúto komunikáciu?
Čo je v nich pre nich? |
| Spôsob komunikácie | S čím je vaše cieľové publikum príjemné ako spôsob komunikácie? |
| Frekvencia komunikácie | Ako často chcete aktualizovať svoje zainteresované strany? |
| Účel komunikácie s rôznymi typmi zainteresovaných strán | Prečo chcete oznámiť tento údaj tejto zainteresovanej strane? |
| Kľúčové prvky v komunikácii | Čo presne od nich potrebujete vedieť?
Čo im chcete ako projektový manažér sprostredkovať? |
| Master komunikácie | Komu by sa mala doručiť komunikácia, ktorú ste plánovali?
Ktorý člen tímu je natoľko zodpovedný za to, aby sa takáto komunikácia uskutočnila? Potrebujú rôzne zainteresované strany rôznych komunikátorov? |
| Zdroje informácií | Aký je váš zdroj informácií, aby ste mohli komunikovať?
Aké údaje a informácie použijete? Aká je potreba tejto konkrétnej informácie pre túto konkrétnu zainteresovanú stranu? |
| Metriky úspechu | Ako zistím, že môj komunikačný plán funguje?
Čo považuje za úspešný komunikačný plán? Musím mať stretnutie na vyhodnotenie komunikačného plánu? |
Odporúčané články
Bol to sprievodca po stálej komunikačnej linke medzi vami a manažmentom zainteresovaných strán v projekte môže byť veľkým faktorom na vzbudenie dôvery vo vzťah. Toto je nasledujúci externý odkaz týkajúci sa účastníkov projektu.
- Úžasný sprievodca technikami projektového riadenia
- Efektívne podávanie správ o projektovom riadení
- 7 najdôležitejších nástrojov na správu projektov s otvoreným zdrojom