Pravidlá e-mailovej etikety
Aj v tomto veku informačných technológií a rýchlej elektronickej komunikácie sa očakáva, že každý jednotlivec bude pri interakcii s počítačom alebo akýmkoľvek iným prístrojom dodržiavať určité kódy a etiku. Rovnaké pravidlo e-mailovej etikety sa uplatňuje na všetkých bez ohľadu na to, či ste pracujúci profesionál, pravidlá e-mailovej etikety pre podnikateľov alebo študentov. V skutočnosti existujú rôzne zdroje elektronickej komunikácie, ako napríklad e-mail, Facebook, Twitter, Skype a oveľa viac. Pravidlá týkajúce sa etikety e-mailov na pracovisku sa nepochybne považujú za jeden z najbežnejších a najúčinnejších prostriedkov komunikácie. Pravidlá etikety e-mailov na pracovisku sa dnes neobmedzujú iba na odosielanie dôležitých častí správy, ale jej obvod sa rozšíril na oveľa širšiu hranicu. Podľa prieskumu sa počet používateľov ID e-mailov v skutočnosti neustále zvyšuje s rastúcim počtom používateľov internetu.
Neskoré, bohužiaľ, pravidlá pre e-mailovú etiketu pre podnikanie sa však dostávajú do oblasti ohrozenia pomocou špinavého jazyka. Vyskytlo sa tiež veľa prípadov, keď sa úplne vyložili z dôvodu veľkej komunikačnej medzery. Okrem toho sa správne navrhuje, aby ste nikomu neposielali e-maily, keď ste naštvaní alebo ak ste voči niekomu zistili zlé pocity. To môže ďalej komplikovať problémy, ak nie sú vyriešené v čase alebo ak sa e-mail neodosiela správne. V konečnom dôsledku to má negatívny vplyv a ukazuje, že ste neprofesionálni.
Dôležité základné pravidlá pre e-mailovú etiketu
Tu sú niektoré pravidlá týkajúce sa e-mailovej etikety, ktoré jednotlivci často prehliadajú alebo obvykle nedodržiavajú,
Pravidlá e-mailovej etikety č. 1. Všetky čiapky
Vždy, keď píšete akýkoľvek e-mail, či už formálny alebo neformálny, musíte si uvedomiť, že váš zámok Caps nie je zapnutý. Vo všeobecnosti nie je dobré zostaviť telo e-mailu, ktoré obsahuje všetky veľké písmená. Z profesionálneho hľadiska je táto chyba zvyčajne známa ako „krik“. Okrem toho sa písanie stáva takmer nečitateľným. Ak však naozaj chcete vyskúšať niečo nové a ísť za novým štýlom písma, môžete použiť všetky slová malými písmenami. Tento štýl sa v dnešnej dobe stáva populárnym. Správnym prístupom k písaniu e-mailov je však písanie informácií normálne bez použitia príliš veľkého štýlu písma. Dôležitú časť správy môžete zvýrazniť / tučné alebo podčiarknuť.
Pravidlá e-mailovej etikety č. 2. Posielanie e-mailov bez korektúry
Ďalšou chybou, ktorú ľudia všeobecne robia, je odoslanie e-mailu bez prečítania toho, čo skutočne zložili. Možno ste napísali veľmi dôležitú elektronickú poštu veľmi opatrne, ale pred kliknutím na tlačidlo „odoslať“ by ste mali urobiť zvyk, aby ste si obsah korigovali. Váš e-mail môže obsahovať pravopisné chyby alebo gramatické chyby, ktoré môžu viesť k zlému dojmu. Pri písaní nemusíte byť nedbalí, aj keď nejde o oficiálnu správu. Korektúra alebo úprava sa stáva ešte dôležitejšou, ak má vaša pošta možnosť automatického opravy. Opätovným prečítaním sa zabezpečí, že ste vo svojej pošte uviedli všetky dôležité body a nezabudli ste priložiť prípadný potrebný dokument.
Pravidlá e-mailovej etikety č. 3. Chyba vpred
Budete trochu prekvapení, ale v skutočnosti zostáva, že ľudia nedodržiavajú zvyky, aj keď niekomu posielate e-mail. V skutočnosti sú „forwardy“ zvyčajne rozdelené do troch kategórií -
-
Falošné e-maily obsahujúce falošné sľuby
Možno ste narazili na mnoho falošných e-mailov, ktoré obsahujú falošné sľuby. Môže vás napríklad požiadať o zaslanie informácií mnohým ľuďom, ktorí tvrdia, že by vám po dokončení tejto úlohy ponúkli určitú sumu v hotovosti. Dajte si pozor na takéto e-maily!
-
E-maily obsahujúce obrázky a zábavné fakty
Existuje mnoho e-mailov, ktoré obsahujú roztomilé obrázky zvierat, dojčiat alebo iných zaujímavých objektov a odosielateľ vás žiada, aby ste preposlali viac jednotlivcom. Okrem toho môže obsahovať aj zaujímavé fakty a informácie o akejkoľvek záležitosti. Pred pravidlami etikety e-mailu na pracovisku, na ktoré ich niekto ďalej posiela, však buďte veľmi opatrní.
-
Nevyžiadané e-maily alebo spam
Hackeri ich zvyčajne zasielajú na obete. Hromadne posielajú e-maily veľkému počtu ľudí v mene bohov a bohyní. Napríklad môžete dostať e-mail z neznámeho zdroja, ktorý vás žiada, aby ste ho poslali ďalej v mene ktoréhokoľvek hinduistického boha alebo Ježiša Krista.
Pri riešení falošných e-mailov musíte byť veľmi obozretní a vedomí. Musíte postupovať podľa jednoduchých pokynov uvedených nižšie -
- Neposielajte nevyžiadanú poštu ani spam ani omylom
- Ak ste očarení obrázkom, videom alebo obsahom e-mailu a naozaj ho chcete poslať ďalej, nezabudnite ho odoslať iba na osobnú poznámku.
- Informácie o tom, kde sa nachádza e-mail, si môžete skontrolovať na monitorovacích webových stránkach, ako je Snopes.com.
- Neprestávajte posielať e-maily ďalej všetkým osobám, ktoré sú k dispozícii vo vašom adresári.
Pravidlá e-mailovej etikety č. 4. Zveličovanie obsahu alebo skrátenie jeho dĺžky
Niektorí ľudia majú vo zvyku preháňať alebo zbytočne rozprávať bod, keď na pracovisku vytvárajú pravidlá pre e-mailové etikety. Zbavte sa týchto praktík, pretože to nie je všetko príjemné pre oči. Nepoužívajte dlhé vety; Namiesto toho napíšte do bodu a do krátkych odsekov. Používanie odrážok a čísel je vždy povzbudivé, pretože sa dá ľahko pochopiť. Tučným písmom alebo kurzívou môžete zvýrazniť dôležité aspekty.
Na druhej strane to neznamená, že si môžete vybrať najkratšiu cestu na sprostredkovanie vašej správy. Je to použiteľnejšie a dôležitejšie, najmä ak odpovedáte na akúkoľvek e-mailovú etiketu. Neodpovedajte iba jedným slovom. Pravidlá týkajúce sa etikety e-mailu pre podniky sa v skutočnosti často porušujú, ak osoba musí odpovedať kladne alebo záporne. E-mail sa stáva dosť náhlym a vyzerá nepríjemne. Prečo je teraz dôležité sledovať tento model? Odpoveď je, že každý e-mail má určitý tón a pri písaní sa musí prísne dodržiavať. Odpovedzte tak, že napíšete úplnú vetu.
Pravidlá e-mailovej etikety č. 5. Prijmite komplikovaný prístup pri skladaní
V mnohých kontextoch to platí. Počas písania e-mailu ľudia často nevenujú pozornosť tónu alebo jazyku. Výsledok; nakoniec napíšu veľmi komplikovaným jazykom, ktorému je dosť ťažké porozumieť. Je potrebné sa vyhnúť používaniu tvrdých slov. Váš prístup by mal byť skôr jednoduchý. Jazyk by mal byť tichý, ktorému môže každý ľahko porozumieť. Pritom však musíte mať na pamäti, komu adresujete e-mail. Zostavte svoje fakty organizovaným spôsobom. Pri používaní interpunkčných znamienok buďte opatrní.
Pravidlá e-mailovej etikety č. 6. Prijatie celkového neformálneho prístupu
Teraz je to niečo, čo sa našlo vo viacerých pravidlách týkajúcich sa etikety e-mailov na pracovisku. Jednotlivci sa občas stanú príliš neformálnymi vo svojom prístupe, ktorý sa potom začne odrážať v ich tóne správy. Vo veľkej miere to závisí od typu vzťahu medzi odosielateľom a príjemcom. Čokoľvek však môže byť v spodnom riadku, je potrebné dávať pozor na úroveň neformálnosti, pokiaľ nie ste adresovaný niekomu veľmi špeciálnemu. Musíte byť opatrní pri používaní fantázií, farebných textov a skratiek SMS, ako je napríklad „u“ pre vás alebo „ur“ alebo pre vaše atď.
Pravidlá e-mailovej etikety č. 7. Posielanie alebo odpovedanie na skupinové e-maily
Mnohokrát sa vyžaduje zasielanie skupinových e-mailov. Aj tu musíte byť opatrní vo svojom prístupe, aby ste nepristáli v oblasti problémov. Pri hromadnom odosielaní správy mnohým jednotlivcom sa vždy uistite, že využívate možnosť poľa BCC. Výhodou je, že môžete skryť e-mailové adresy iných osôb, na ktoré posielate. Akákoľvek osoba nebude schopná zistiť, koľko osôb prijalo rovnakú poštu. Túto prax zvyčajne prijímajú spoločnosti, keď zavolajú na pohovor viacerých kandidátov.
Rovnakým spôsobom, ak odpovedáte na skupinový e-mail, môžete ušetriť od zverejnenia e-mailových adries iných osôb. V takom prípade môžete použiť pole CC. Pred použitím tohto nástroja však buďte veľmi istí a opatrní.
Pravidlá e-mailovej etikety č. 8. Zlúčenie odbornej a osobnej
Väčšina pravidiel týkajúcich sa etikety pracovných e-mailov pre profesionálov v oblasti obchodu má dva samostatné e-maily, z ktorých jeden je osobný, zatiaľ čo jeden je e-mail spoločnosti, ktorý obsahuje iba oficiálne správy. Niektorí ľudia však používajú svoje identifikačné číslo svojej kancelárskej pošty na odosielanie osobnej správy svojim priateľom alebo príbuzným. To nie je v žiadnom prípade prijateľné a predstavuje úplné porušenie pravidiel týkajúcich sa etikety e-mailov na pracovisku a kódexu správania. Aj keď chcete zdieľať zaujímavé video, vtip alebo iné informácie o osobnej poznámke s kolegami v kancelárii, vždy používajte svoju osobnú e-mailovú adresu. Mnohé pravidlá pre e-mailovú etiketu pre podnikanie sú v tejto poznámke veľmi prísne a akékoľvek porušenie v tejto oblasti môže viesť k potrestaniu jednotlivca. Okrem toho sa uistite, že neodosielate e-maily NSW (Not Safe for Work) z ID spoločnosti. Odosielanie nevhodných videí alebo obsahu môže viesť k vylúčeniu zamestnanca.
Pravidlá e-mailovej etikety č. 9. Odosielanie „jemných pripomienok“
Ak ste si to pozorne všimli, vo svete elektronickej pošty, ktorá sa nazýva „jemná pripomienka“, sa skutočne vynára veľmi populárna fráza. Tento výraz sa bežne používa najmä v predmete e-mailu. Ako už názov napovedá, odosielateľ v skutočnosti príjemcovi pripomína niečo, ako napríklad zaplatiť zostávajúce poplatky za platbu atď. Ale občas je správa skutočne nesprávne interpretovaná. Mnoho pravidiel pre e-mailovú etiketu pre podnikanie to považovalo za trestný čin, pretože sa im niečo pripomína. Takže aj keď niekomu musíte poslať upomienku, buďte opatrní, pokiaľ ide o jazyk a tón.
Pravidlá e-mailovej etikety č. 10. Posielanie súborov Mega
Je zaujímavé poznamenať, že ľudia nielen porušujú pravidlá e-mailovej etikety na pracovisku pri vytváraní obsahu svojej správy, ale aj keď priložia dokument na podporu svojho zápisu. Áno, môže sa to zdať absurdné, ale za porušenie správania sa považuje pripojenie akéhokoľvek dokumentu alebo súboru s veľkosťou 10 MB alebo viac. Servery preto nemôžu vyvíjať tlak na taký veľký dokument. Takéto prílohy v akejkoľvek podobe je ťažké odoslať a môžu vytvoriť neporiadok v doručenej pošte. Ak však musíte odoslať veľký súbor, vyberte si online služby, ako sú Dropbox, Hightail alebo DropSend.
Pravidlá e-mailovej etikety č. 11. Písanie neúplného riadku predmetu
Či tomu veríte alebo nie, ale predmetový riadok sa považuje za jednu z najdôležitejších častí e-mailu. Príjemca e-mailu si najskôr všimne predmet správy, pretože tak je viditeľný v jeho doručenej pošte. V tejto súvislosti váš prijímač rozozná, o čom je správa. Preto je dôležité napísať úplný a zmysluplný predmet a potom prísť k zvyšku tela. Nevhodný riadok predmetu ukazuje váš záujem o doručenie správy príjemcovi.
Pravidlá e-mailovej etikety č. 12. Začiatok a podpísanie e-mailu
Začiatok e-mailu odzrkadľuje veľa tónu a jazyka zvyšku tela. Iba písaním ahoj alebo len ahoj znie trochu absurdne. Ak poznáte meno osoby, môžete sa na ňu obrátiť menom a ak nie, napíšte iba Vážený pán alebo pani. Ak oslovujete svojho nadriadeného, nemôžete začať s Hello Sir. Ak ste niektorou osobou, ktorá žiada, aby sa dostavil na pohovor, môžete ho postúpiť svojím menom alebo napísať „Vážený uchádzač“.
Podobne, keď zatvárate poštu, nepíšte zbytočne, ak nepožiadate jednotlivca, aby vám urobil láskavosť. V skutočnosti je „pozdravom“ vhodnejšie a vhodnejšie slovo, aby som to zhrnul celú diskusiu o pošte.
Pravidlá e-mailovej etikety č. 13. Vezmite si vlastný sladký čas na odpoveď
Toto je zlý zvyk vyvíjať sa konkrétne, ak ste spojení s profesionálnym svetom. Existujú ľudia, ktorí preberajú luxus odpovedania na e-maily a žiadajú ich o informácie, aj keď vedia, že na ne odpovedali. Odpovedajú jednoducho v čase alebo keď dostanú upomienku. E-maily by ste, samozrejme, mali zaobchádzať na základe ich zásluh, ale mali by ste aspoň odpovedať na otázky týkajúce sa predmetu alebo problému.
Uzatvorenie pravidiel pre e-mailovú etiketu:
Je dôležité vyhnúť sa postupom, pri ktorých porušujete pravidlá pre e-mailovú etiketu pre podnikanie. Pri vytváraní e-mailovej etikety na pracovisku by ste mali dodržiavať kódex správania, ktorý odráža vašu autentickosť a úprimnosť.
Súvisiace kurzy
Prostredníctvom tohto príspevku budeme diskutovať o niektorých pravidlách týkajúcich sa e-mailovej etikety, ktoré jednotlivci často prehliadajú alebo obvykle nedodržiavajú. Tu diskutujeme dôležité základné pravidlá týkajúce sa etikety e-mailov na pracovisku.
- Základy e-mailovej etikety školenia
- Školenie e-mailového marketingu
- CRT: 05 - Etiketa e-mailu