Čo myslíš zainteresovanou stranou projektu?
Skupina subjektov, ktoré majú záujem o projekt, sa nazýva zúčastnená strana projektu. Týmito subjektmi by mohla byť skupina ľudí, ktorí môžu patriť zvnútra organizácie alebo možno zvonku. Napríklad členovia projektového tímu môžu byť typickými zainteresovanými stranami projektu. Mohlo by to pozostávať z projektových manažérov, alokátorov zdrojov, koncových zákazníkov, pre ktorých je projekt výlučne určený, a vedúcich pracovníkov spoločnosti by mohli byť príkladmi dôležitých zainteresovaných strán v projekte.
Tieto subjekty alebo orgány majú v týchto projektoch slovo, ktoré sa prejavuje ako záujem. Projekt môže byť vo veľkej miere ovplyvnený jeho pozitívnym alebo negatívnym vplyvom na dokončenie projektu. Zainteresované strany projektu sú obzvlášť opatrné pri zapojení sa od začiatku projektu do jeho začatia, aby nebránili vlastným záujmom a vyhovovali ich výberu a perspektívam.
Zainteresované strany projektu musia hrať kľúčovú úlohu:
- Môžu pomôcť pri získavaní alebo prispievaní finančných prostriedkov na projekt alebo ich môžu sponzorovať sami
- Po úspešnom dokončení projektu majú veľmi silný záujem alebo zisk (zisk)
- Môže mať negatívny alebo pozitívny prínos k výsledku procesu dokončenia projektu
Pozrime sa na niektoré z hlavných zúčastnených strán projektu:
- Zákazníci: Ide v zásade o používateľov produktov alebo služieb, ktoré organizácia ponúka, medzi ktoré môžu patriť interní alebo externí zákazníci. Keďže sú to klienti, ktorí do projektu intenzívne investovali, včasné spustenie projektu by im pomohlo zvýšiť ich príjmy z obchodných služieb, operácií a ponúk, aby sa vyhli následnej príčine.
- Konatelia spoločnosti: Títo konatelia sú zodpovední za včasné dokončenie projektu bez prekročenia termínu. Včasné spustenie projektu šetrí vyhýbanie sa časovému prekročeniu, prekročeniu nákladov a ďalším faktorom, ako je udržiavanie nečinnosti zásob. Riadne obsadzovanie ľudskej práce je dobre naplánované a vykonávané vopred, aby sa projekt efektívne zrealizoval.
- Projektový manažér: je vedúci projektu, ktorý riadi a vedie celý tím, riadi ľudí, zdroje, rozpočty a financie
- Členovia tímu: ktorí skutočne pracujú na projekte pod vedením projektového manažéra
- Manažéri na úrovni zdrojov: ktorí neustále monitorujú a kontrolujú rôzne druhy zdrojov, ktoré by boli potrebné počas vývojových fáz projektu
- Sponzor: ten, kto investuje do kapitálu na spustenie projektu a berie ho ako zmluvu
Ako oslovíme účastníkov projektu?
Zaistenie toho, aby bola vaša zainteresovaná strana vypočutá a aby boli splnené jej potreby, vám z dlhodobého hľadiska uľahčí prácu.
- Identifikácia potenciálnych zainteresovaných strán : Prvým krokom, ktorý treba urobiť pred podpísaním sľubného projektu, je zistiť a zostaviť zoznam zainteresovaných strán. Zistiť, čo ich motivuje, je rozhodujúce pre naplnenie ich najlepších záujmov.
- Počúvanie toho, čo by chceli povedať: Komunikačné kanály by mali zostať otvorené, aby nevynechali najmenšie podrobnosti. Pochopenie ich cieľov je možné iba osobným načúvaním praktizovaním otvorenej komunikácie. Je potrebné vynaložiť úsilie na pochopenie ich názorov a perspektív. Musíme si uvedomiť, že tento bod sa vzťahuje na všetkých ľudí (ktorí sú zainteresovanými stranami), že každý z nich môže mať iný temperament, tón, talent a záujmy.
- Stretnutie s nimi tvárou v tvár: Mali by sa zorganizovať včasné stretnutia, aby sa častejšie stretávali so zúčastnenými stranami, aby sa predišlo konfliktom neskôr po ukončení projektu. Rokovania by sa mohli prerušiť veľkým percentom, ak sa bežné stretnutia uskutočnia osobne.
- Pochopenie toho, čo chcú: Je to rozpočet, ktorý ich príliš zaujíma, alebo suroviny a zdroje, ktoré sa majú poskytnúť pracovnej sile? Pochopenie toho, čo sa deje v mysliach zúčastnených strán, pripravuje pôdu pre bezproblémovú realizáciu a spustenie projektu. Toto je obojstranne výhodná situácia pre klienta aj spoločnosť.
Zainteresované strany možno rozdeliť do troch rôznych kategórií:
- Primárne zúčastnené strany: Zákazníci a používatelia do tejto kategórie patria hlavne. Sú priamymi príjemcami projektu. Sú hlavnými zúčastnenými stranami, pretože ich projekt priamo ovplyvňuje.
- Sekundárne zainteresované strany: Tieto zainteresované strany sú nepriamo ovplyvnené, ale ktorých perspektívy a motivácia sa do začatia projektu do veľkej miery stále počítajú. Zvyčajne ide o tímy, ktoré súčasne podporujú projekt, dozerajú naň a monitorujú ho.
- Kľúčoví aktéri: Do tejto skupiny patria špičkoví riadiaci pracovníci spoločnosti. Ich vstupy majú silný vplyv a venovali sa im záujmy.
Zainteresované strany môžu byť ďalej zaradené do podkategórií prostredníctvom zjednodušeného zobrazenia:
- Vysoký výkon a vysoký záujem: Je mimoriadne dôležité zapojiť sa do tejto kategórie zainteresovaných strán, pretože prejavujú veľký záujem o vašu prácu a majú silné postavenie, ktoré vám pomôže uspieť.
- Vysoký výkon a nízky záujem: Tieto zainteresované strany sa do práce príliš nezapájajú, ale majú silné postavenie. Mali by byť spokojní tým, že im povedia, ako môže vaša práca pozitívne ovplyvniť projekt. Ich nápady, postrehy a záujmy sa musia získať, aby sa nadviazali vzťahy založené na dôvere a vzájomnej starostlivosti.
- Nízka spotreba energie a veľký záujem: Toto sú zainteresované strany, ktoré majú pre projekt veľkú vášeň, ale pre projekt sotva môžu urobiť veľa. Je potrebné ich udržať v potrubí a zapojiť ich do akéhokoľvek významného vývoja projektu. Tieto zainteresované strany sa tiež vždy snažia pomôcť projektovým tímom, takže nie je zlý nápad s nimi si potriasť rukou.
- Nízka spotreba energie a nízky záujem : Sú to potenciálni detektívi, ktorí majú veľmi malý záujem vedieť, čo sa v projekte deje. Taktiež nie sú vôbec ovplyvnené prácou a zaberajú minimum vášho času a pozornosti.
Odporúčané články
Toto bola príručka pre účastníkov projektu. Tu sme diskutovali o kategóriách a podkategóriách účastníkov projektu. Viac informácií nájdete aj v nasledujúcom článku -
- Správa zúčastnených strán projektu
- Fázy projektového riadenia
- Dôležitosť projektových manažérov
- Metodika projektového riadenia