E-mail je spôsob komunikácie medzi dvoma ďalšími osobami na výmenu informácií alebo myšlienok. Je to mäkká komunikačná platforma, kde ľudia interagujú s predmetom, upozorňujú na udalosť alebo na akýkoľvek iný účel. E-maily sú písané v komunikatívnych jazykoch, aby osoba (osoby) mohla porozumieť zámeru. Základným problémom e-mailov je, že obsah môže byť zavádzajúci z dôvodu absencie tónu a emócií v písanej podobe a čitateľ môže nesprávne interpretovať skutočný význam, ktorý autor chce vyjadriť.

Funkcie neslušných e-mailov

Funkcie, ktoré zobrazujú, že e-mail je hrubý, sú uvedené nižšie.

  • Zneužívajúci jazyk alebo hanlivý obsah používaný na neúcty k čitateľovi, ktorý je jasne odpočítateľný, je znakom hrubého e-mailu. Zlý jazyk používaný hrubým spôsobom na prejavenie neúcty, obťažovania alebo hrozby je predmetom súdneho konania.
  • Použitie veľkých písmen alebo veľkých písmen, ktoré znamená, že autor na vás kričí, je tiež neúctivý spôsob komunikácie.
  • Ponechanie zdvorilosti v koši a ich nepoužívanie pri písaní je tiež znakom hrubého komunikačného e-mailu. E-mail bez ahoj alebo hi časti sa javí ako dopyt alebo príkaz a znamená neznalosť alebo dominanciu. Ak je pošta súčasťou prebiehajúcej témy, je možné ignorovať pozdravy a zdvorilosti, čo neznamená žiadny neprofesionalizmus.
  • Obsah e-mailov, ktoré vám hovoria neľútostné slová a povedia niečo hrubým spôsobom sprostredkovania sprostredkujúcim osobné vykopávky, nie je dobrým ocenením.
  • Zbytočné používanie výkričníkov a otáznikov sa v etickom svete písania e-mailov často považuje za hrubé správanie, pokiaľ nekomunikujete so svojimi priateľmi a nechcete vyjadriť svoje zvýšené pocity. Stupeň dôrazu, ktorý sa prejavuje používaním otáznikov a výkričníkov, by sa mal posudzovať podľa situácie.
  • Kopírovanie materiálu z väčšej ryby a jeho zaslanie na vyvodenie toho, že práca alebo niečo by sa malo vykonať príkazom s panovačným tónom, je tiež neslušné.

Posielanie neslušných e-mailov

Z vyššie uvedeného zoznamu náznakov hrubého e-mailu môžete pochopiť základné vlastnosti e-mailu, ktoré by mohli poškodiť sentiment čitateľa. Ide o bežnú chybu, ktorej sa dopustili takmer všetci autori e-mailových správ. Bez ohľadu na to, ako dobre vychovaný a sofistikovaný je spisovateľ, niekedy kvôli okolnostiam môže neúmyselne dopriať hrubý formát. Zatiaľ čo hovoríme s niekým, máme dar našich prejavov a tónu hlasu, ktorý vyjadruje polovicu zámeru. Naše gestá a výrazy tváre rozhodujú o nálade konverzácie, ale v prípade e-mailov môže byť prázdny výraz vyplnený iba výberom dobrých slov zodpovedajúcich zámeru.

V e-mailovej konverzácii sa pokúste nájsť ten správny tón podľa témy komunikácie tým, že sa vojdete do čítačky obuvi. Tento krok veľa pomáha porozumieť publiku, a preto je prospešné aj písanie e-mailov. E-mail je navrhnutý pre ľahké interakcie a šetrí veľa drahocenného času. Ponáhľanie a nesprávna interpretácia však môžu z požehnania urobiť chaotický rozhovor a nežiaduce trenie. Chyby by sa mali identifikovať a malo by sa o ne postarať, aby sa vytvoril správny e-mail, ktorému osoba na druhom konci správne porozumie.

5 typov neslušných e-mailov

Zoznam 5 skrytých chýb, ktoré menia situáciu na chaotickú, vám pomôže identifikovať problémy, ktoré spôsobujú, že e-maily sú hrubé a neprofesionálne.

  1. Faktor uhlíkovej kópie (CC)

Keď pošlete e-mail a niekomu CC, dostanú ho k videniu ako súčasť reťazca príjemcov. Ale kopírovanie uhlíka je pre čitateľov nepríjemnou vecou. Vždy pridávať príjemcov bez udania dôvodu, aby sa oboznámili s poštou, neodrážajú tiež dobré mravy. Pre čitateľov je niekedy veľmi nepríjemné nájsť svoje meno priložené poštou, pokiaľ to nie je veľmi dôležité.

Na druhú stranu, keď je pošta zaslaná skupine príjemcov, aby slúžili komunikačnému účelu, potom neúmyselné odpovedanie všetkých príjemcov pomocou „poďakovania“ alebo iného potvrdenia o pošte sa môže zdať veľmi neprofesionálne. Získanie ďalšieho e-mailu v rovnakom reťazci len na gesto potvrdenia je veľmi nepríjemné pre zamestnancov, ktorí dostávajú desiatky z nich v pracovnom procese.

Trik, ako sa vyhnúť tomuto dráždivému návyku, je zaobchádzať s procesom odosielania e-mailov ako s osobnou konverzáciou. Zamyslite sa nad požiadavkou e-mailov a varte konverzačný skript, kde ľahko zistíte, že jednoduché potvrdzovacie e-maily nie sú povinné alebo sa nevyžadujú, a ktoré spôsobujú obťažovanie zaneprázdnených čitateľov. Odoslanie hrubého e-mailu stráca čas na čítanie a produktivita tímu sa znižuje. Zvyknite si odpovedať všetkým v poštovom reťazci a nechajte každého, aby si udržal pokoj.

  1. Príliš krátke na to, aby sme tomu porozumeli

Ako sa cítite, keď niekomu rozpracovávate skutočnosť a po dokončení odpovedá malým prikývnutím alebo iba držaním tela? Toto správanie je veľmi nepríjemné. Rovnaký prípad predstavuje aj písanie e-mailov. Ak odosielateľ vynaložil veľké úsilie, aby vám pomohol pochopiť fakty s náležitým a podrobným popisom, potom krátka odpoveď ako „poďakovanie“, „zaznamenaná“ alebo „získaná“ je veľmi nepríjemná. Odosielateľ si myslí, že všetko úsilie je zbytočné z dôvodu zbytočnej odpovede. Nemáte právomoc vyjadriť svoje pocity týkajúce sa témy, a preto sa malé odpovede zdajú byť veľmi hrubé a neúctivé, aj keď ste to vyjadrili so správnymi pocitmi zo svojej strany. Váš úmysel sa musí v odpovedi náležite odraziť, aby odosielateľ dostal správu, že ste potvrdili poštu a ste povinní konať. Apatické odpovede sú neúmyselné, ale čitateľ môže získať nesprávny obraz, ktorý nie je pre budúce účely zdravý.

Najlepším spôsobom, ako sa vyhnúť takémuto napätiu na pracovisku, je komunikovať humánnejším spôsobom. Písanie „Dostal som správu a druhý deň ju budem môcť správne odpovedať“ je oveľa lepšie ako písať „Mám to“. To vyvoláva lepší aspekt starostlivosti o odosielateľa a pridanie hodnoty e-mailu, ktorý napísal, strávil čas. Jednoduchá správa sa stáva prijateľnejšou, keď sa investuje trochu viac času na odpoveď.

  1. Značka ASAP alebo URGENT

Účelom e-mailu je upozorniť na zámer komplexného kusu. Je to krátke a vecné. Ale niekedy, keď dáte štítok naliehavosti alebo zhone, sa celý e-mail stane bodom hrubého dôrazu na čitateľa. S naliehavosťou alebo núdzovou situáciou sa nemožno zaoberať e-mailom, pretože sú určené na vyhľadávanie vo voľnom čase. Ak je to naliehavé, je lepšie komunikovať prostredníctvom telefónu. Stačí zavolať osobe a okamžite vyriešiť záležitosť, skôr čakať na jeho odpoveď na druhej strane. Štítok o naliehavosti v predmete predmetu dodáva čitateľovi negatívny a hrubý tón.

Existujú dva spôsoby, ako sa vyhnúť napätiu „urgentnej“ značky v predmete. Ak sa problém dá oznámiť v uvoľnenom režime a cieľom e-mailu je upozorniť čitateľa, potom z predmetu odstráňte naliehavý riadok so značkou alebo formát ASAP. Nechajte ho dostať správu a rovnako reagovať. Ak je to však také naliehavé, kontaktujte ho prostredníctvom lepšieho média, aby ste okamžite reagovali a vyriešili ho. Ak možno záležitosť oznámiť iba poštou, musíte mať túto schopnosť pripraviť silný predmet, ktorý bude klásť veľký dôraz na naliehavosť záležitosti bez použitia hrubého obsahu. Na pracovisku všetci zamestnanci často kontrolujú e-maily, takže vždy existuje možnosť okamžitej odpovede. Nech čitateľ pochopí naliehavosť a podľa toho zareaguje. Predmet bude pracovať, keď je nastavený v správnom tóne. Upútanie pozornosti prostredníctvom dobrého predmetu je tým správnym spôsobom, ako problém vyriešiť. Pridajte riadky, ktoré označujú čas odpovede, ktorú potrebujú dotknuté osoby, a čitateľ bude tiež reagovať.

  1. Ponižujúci tón

E-maily sú určené na komunikáciu, ktorá je určená na rozvoj pozitívnym smerom. E-maily, ktoré sa posielajú zamestnancom alebo kolegom o ich pracovných postupoch a ktoré poukazujú na nedostatky po celú dobu, môžu vydávať hrubý tón. Je to spôsob kritiky a ako všetci vieme, že kritika môže byť pozitívna a konštruktívna. E-maily, ktoré slúžia na to, aby poukázali na krivdy, ponižujú nadšenie zamestnanca. Keď sa zníži dôvera, zníži sa aj kvalita práce. V e-mailoch je potrebné sa vyhnúť negativite, aby bola pracovná sila zameraná a podporovaná. Na druhej strane upozornenie na chyby a nápravu je dôležité aj pre budúcnosť spoločnosti.

Rovnaký hluk spočíva v komunikácii prostredníctvom e-mailu. Nemôžete ukázať svoje výrazy ani tón zámerne, preto je celkom zrejmé, že kritické e-maily môžu zasiahnuť priamo v sentimentálnej zóne čitateľa. Použitie záporných slov nastaví v e-maile zlý tón a môže čitateľa ľahko de-motivovať. Ak máte v úmysle podať negatívny názor na výkon niekoho, uveďte to tak, že dodáva konštruktívny kritický tón. Vyhnite sa používaniu slov, ktoré majú negatívny vplyv, a doprajte si používanie pozitívnych slov, ktoré dodávajú negatívny zmysel, ale povzbudzujúcim spôsobom. Oznámenie zlých výsledkov nie je prechádzka po koláči. Mali by ste pochopiť sentiment za stupňom usilovnosti osoby. V tejto súvislosti nastavte svoj tón v e-maile a napíšte dobrý kus. Ak je situácia taká zlá, je lepšie ako postupovať osobne, než odoslať hanlivý e-mail. Ak je e-mail jedinou možnosťou, napíšte text konverzačným spôsobom, kde človek môže pochopiť skutočný úmysel a ľahko absorbovať kritiku.

  1. Robotický prístup

Používanie e-mailu ako prostriedku komunikácie je na pracovisku veľmi bežné. Ale niekedy kvôli veľkému pracovnému zaťaženiu a podnikaniu zabudneme pridať konotácie. V e-mailoch, ktoré odzrkadľujú robotický prístup k práci, je veľmi častá absencia „potešenia“, „poďakovania“ a „pozdravov“. Nie je pravidlom, aby boli tieto slová v e-maile povinné, ale ich prítomnosť odráža jednoduché ľudské emócie. Čitateľ vás môže považovať za neľudského, ak naskočíte a plácnete súbor do tváre a opustíte miestnosť. Zdá sa, že tento prístup je súčasťou montážnej linky.

Posielanie neľudských správ je ako chôdza do kancelárie alebo kabíny a odovzdanie správy, ktorá sa má vyplniť, bez toho, aby si si vymenili jediné potvrdenie. Je to dosť neslušné. Pridajte do svojho zloženia niekoľko sekúnd, aby ste zahrnuli slová, ktoré odrážajú ľudskú časť odosielateľa. Nie je to tak, že by ste sa mali pýtať, ako robí alebo sa pýtať na rodinných príslušníkov, aby ste sa dokázali ako dobrí priatelia, ale jednoduché ahoj a iné potvrdzujúce slová prinášajú v prístupe jemný dotyk. Vyhnite sa tiež prísnym slovám, ktoré by vás mohli spraviť iba mechanickou súčasťou tímu. Nastavte tón jemnejším a ľudským spôsobom tak, aby príjemca mohol korelovať s vašimi úmyslami a konať rovnako.

Stručne

Život je hlavne o zjednodušení tejto cesty. Každý krok súvisí s komunikáciou. Jednoduchá chyba alebo neznalosť zničí celý proces. Citlivé písanie e-mailu prospieva procesu spájania a rozvoja vo všetkých aspektoch. Nastavte svoj tón tak, ako chcete oznámiť prijímaču, a podľa toho komunikujte, aby ste predišli nedorozumeniam. Nechajte čitateľa správne vnímať vašu správu.

Kategórie:

Rozvoj podnikania