Ako mať efektívne stretnutia? Stretnutia sú neoddeliteľnou súčasťou každodenného života v spoločnosti a počet hodín, ktoré strávite na schôdzach, sa zvyšuje, keď v organizácii stúpate. S výnimkou niekoľkých úloh, ktoré majú povahu „ individuálneho prispievateľa “, kde je účasť na stretnutiach relatívne menšia, vo všetkých ostatných rolách sa na stretnutia strávi podstatná časť pracovného dňa osoby.
Zatiaľ čo na vstupnej úrovni môže byť percento času stráveného na stretnutiach len 5 až 10% z celkového času, na vyšších úrovniach však môže tento čas vystúpiť až na 90 až 95% pracovného času. Niet divu, že osoby na vyššej úrovni musia byť workoholici, pretože potrebujú nájsť čas nad rámec svojho pracovného času stráveného na stretnutiach, aby svoju prácu vykonali.
Pretože toľko času organizácie sa venuje stretnutiam, je dôležité pochopiť, prečo máme stretnutia? Pretože vo veľkej organizácii všetky úlohy plnia tímy ľudí pracujúcich spolu, väčšina stretnutí v organizácii sú interné stretnutia na splnenie ktoréhokoľvek z konkrétnych cieľov.
Dozviete sa, že stretnutie s internou špecifickou efektívnou prácou-
1. Prečo máme stretnutia?
2. Náklady na zasadnutia (KOM)
3. Tipy, ako mať efektívne stretnutia
# 1: Tipy pred prácou
# 2: Tipy počas stretnutia
# 3: Príspevok po schôdzi
I) Prečo sa stretávame?
- Stretnutia na zdieľanie informácií : - Tieto stretnutia sa uskutočňujú s cieľom zdieľať informácie a aktualizácie napríklad z času na čas - efektívne školenia zamerané na stretnutia, nové politiky atď.
- Stretnutia na aktualizáciu stavu: - Tieto stretnutia sa používajú, keď skupina ľudí alebo skupina tímov spolupracujú na rôznych častiach projektu a je potrebné zdieľať aktualizácie stavu práce, ktorú vykonávajú. Tieto stretnutia majú zvyčajne opakujúci sa charakter a opakujú sa po pevne stanovenom časovom intervale, ako je denný, týždenný, mesačný atď.
- Stretnutia s rozhodovaním: - Tieto stretnutia sa zvyčajne konajú vtedy, keď je potrebné prijať rozhodnutie a tvorca rozhodnutí chce pred prijatím rozhodnutia vstupy rôznych zainteresovaných strán.
- Stretnutia na riešenie problémov: - Občas sa skupina ľudí stretne s búrkou mozgu a prediskutuje a rozhodne o najlepšom spôsobe riešenia problému organizácie.
- Rôzne typy stretnutí: - Môžu existovať aj ďalšie stretnutia, ako sú stretnutia v oblasti inovácií, efektívne stretnutia v oblasti budovania tímu, stretnutia s kontrolou výkonnosti, stretnutia s auditom, účinné zasadnutia rady atď.
Okrem interných stretnutí môžu existovať aj stretnutia s externými zúčastnenými stranami, na ktoré sa musí osoba zúčastniť. Na účely tohto článku obmedzíme našu diskusiu na interné stretnutia, na ktoré sa musí zúčastniť vstupná a stredne účinná úroveň riadenia stretnutí.
II) Náklady na zasadnutia (COM):
Existujú niečo ako náklady na stretnutia (COM)? Odpoveď je definitívne áno a je to súčet všetkých nákladov osôb, ktoré sa zúčastňujú na schôdzach, plus nákladov na infraštruktúru za uskutočnenie tohto stretnutia. Pri našej diskusii môžeme predpokladať, že náklady na stretnutie sú náklady, ktoré spoločnosti vzniknú v súvislosti s časom stráveným účastníkmi na tomto stretnutí.
Dovoľte mi to bližšie objasniť uvedením príkladu. Vo väčšine spoločností sa vedúci rôznych účinných stretnutí oddelení zvyčajne stretáva raz týždenne alebo štrnásť dní na jednu alebo dve hodiny, aby prediskutoval prevádzkové problémy.
Povedzme, že v organizácii XYZ sa desať vedúcich predstaviteľov stretáva raz týždenne počas dvoch hodín. Predpokladajme tiež, že
- Priemerný CTC týchto vedúcich predstaviteľov je Rs 36 Lakhs.
- Priemerná mzda za mesiac = 36, 00 000/12 = 300 000
- Priemerná mzda za deň = 3, 00 000/30 = 10 000
- Za predpokladu, že 10 hodín práce denne - Av. Cena za hodinu = 10 000/10 = Rs. 1000 / -
- Čas na 10 stretnutí vedúcich počas 2 hodín = 10 * 1 000 * 2 = 20 000 / -
Náklady na toto stretnutie sú preto 20 000 / - R. Vo vyššie uvedenom texte sme však použili veľmi zjednodušený model, ak pridaním komplexnosti zvážime výhody efektívnych stretnutí a skutočnosť, že zamestnanci pracujú iba 22 dní v mesiaci, atď. Skutočné náklady na schôdzu sa ľahko zdvojnásobia. čiastka.
Teraz, keď ste pochopili, že stretnutia majú cenu. Nie je žiadnym rozumom pochopiť, prečo mať efektívne stretnutia pre každú organizáciu veľmi dôležitú úlohu, pretože veľká časť jej zamestnancov trávi na stretnutiach.
Poďme teda na to, ako sa vyhnúť tomu, aby boli stretnutia nudné, neproduktívne, dezorganizované a príliš dlhé? Na základe mojich 20+ skúseností v podnikaní a účasti na priemerných 3+ stretnutiach každý deň tu je niekoľko tipov, ako zefektívniť stretnutia.
V prvom rade pri správnom plánovaní a príprave môže byť každé stretnutie efektívne a príjemné. Ak facilitátor plánuje správne a bezchybne a má riadny ďalší postup, stretnutie bude účinné.
Odporúčané kurzy
- Online certifikačný kurz CAPM
- Online kurz o projektovom riadení
- Program ISO 27001
III) Tipy, ako mať efektívne stretnutia
Efektívne tipy na stretnutia možno rozdeliť do troch častí
- Predpracovná práca (pred schôdzou)
- Počas stretnutia
- Práca po práci (po schôdzi)
# 1: Tipy pred prácou
- Program :
- Osoba, ktorá sa chystá stretnúť, sa musí rozhodnúť, aký je účel stretnutia.
- Aké sú očakávané výsledky?
- Na základe toho je potrebné vypracovať program stretnutia.
Program stretnutia musí byť veľmi jasný o očakávaných výsledkoch. Ak nie je program rokovania jasný, nedosiahne sa požadovaný výsledok. Dovoľte mi uviesť príklad na objasnenie tohto problému - povedzme, že ste požiadaní o zorganizovanie stretnutia s cieľom skontrolovať predajné číslo. posledného štvrťroku a rozhodnúť o ďalšom postupe v nasledujúcom štvrťroku. V takom prípade však môžete poslať program zasadnutia niektorým z týchto spôsobov
- Stretnutie na preskúmanie predaja.
- Skontrolujte údaje o predaji za Q2
- Diskusia o predaji.
V každom z uvedených prípadov nie je program veľmi jasný a je pravdepodobné, že stretnutie pôjde všade a účastníci nebudú na stretnutie pripravení, čím sa drasticky zníži jeho účinnosť.
Pozrime sa, ako bude vyzerať dobrý program pre toto stretnutie:
Názov: Stretnutie kontroly predaja Trvanie : 2 hodiny
| Č | predmet | Moderátor | trvanie |
| 1 | Úvod a pozadie | jakub | 10 min |
| 2 | Prezentácia o severnej a západnej oblasti (výsledky za posledný štvrťrok, čo sa dalo správne, čo sa pokazilo) | Sheena | 30 min |
| 3 | Prezentácia o južnom a východnom regióne (výsledky za posledný štvrťrok, čo sa stalo správne, čo sa pokazilo) | Edie | 30 min |
| 4 | Otvorená diskusia o výkonnosti, oblastiach zlepšenia a rozhodovaní o stratégii na budúci štvrťrok | matt | 40 min |
| 5 | Preskúmanie akcií zo zasadnutia | Rachel | 10 min |
Ako môžete vidieť z vyššie uvedeného programu účinných stretnutí, je zrejmé, že štruktúra stretnutia je jasne definovaná. Účastníci, ktorí sa majú predstaviť, vedia, čo musia prezentovať, a trvanie, v rámci ktorého musia dokončiť účinnú prezentáciu stretnutí.
Takýto podrobný program preto pomôže zabezpečiť, aby boli stretnutia účinnejšie.
- Zoznam účastníkov : Organizátori vo väčšine prípadov neuvažujú o tom, kto sú účastníci, ktorých treba pozvať. Je veľmi dôležité, aby sa na základe výsledkov požadovaných zo stretnutia pozval správny súbor účastníkov.
V prípade, že sú niektorí z požadovaných účastníkov vynechaní, rozhodnutie nie je možné prijať. Inak, ak nakoniec pozveme účastníkov, ktorí na stretnutí nie sú potrební, ako strácajú čas, počas stretnutia sa cítime znudení a môžu spôsobiť narušenie ovplyvňujúce diskusie.
- Iné Rôzne. veci : Niektoré ďalšie veci, ktoré organizátor musí mať na pamäti, je zabezpečiť
- Je rezervovaná správna veľkosť zasadacej miestnosti.
- Účastníci vopred potvrdia svoju účasť na stretnutí.
- Ak majú účastníci ísť cez akékoľvek dáta / materiál na čítanie / prípravný materiál, ako je ten istý, musia sa zaslať v dostatočnom časovom predstihu.
- Očakáva sa, že občas všetci účastníci budú prezentovať svoje materiály štandardným spôsobom, v takom prípade je potrebné vopred zaslať šablóny.
# 2: Tipy počas stretnutia:
- Začať schôdzu a ukončiť schôdzu včas. Ak má schôdzka časové úseky pre rôzne časti programu, než sledujte čas a pokúste sa zabezpečiť, aby sa tieto lehoty prísne dodržiavali.
- Ak je to možné, podávajte ľahké občerstvenie alebo čaj / kávu, pretože sú dobrými lámačmi ľadu, a udržujte členov v bdelom stave.
- Pozdravte členov na začiatku zasadnutia, podajte podklady a rýchlo prejdite agendou stretnutia a očakávaným výsledkom stretnutia na začiatku, aby ste sa uistili, že všetci účastníci sú na tej istej stránke.
- Povzbudzujte diskusie, aby získali všetky názory a nápady na efektívne stretnutia. V prípade, že niektorí členovia nehovoria, opýtajte sa ich na konkrétne otázky, aby dostali aj svoje názory.
- Konverzáciu vždy venujte tejto téme. Zabezpečte, aby diskusia bola konštruktívna a aby sa predišlo opakujúcim sa komentárom. Diskusie môžete taktne ukončiť, keď sa nikam nedostanú alebo ak sa stanú deštruktívnymi alebo neproduktívnymi.
- Na konci stretnutia zosumarizujte diskusiu o stretnutí, dosiahnuté dohody, opatrenia, ktoré je potrebné prijať, a rozhodnite o čase nasledujúcej schôdze (ak je to potrebné).
# 3: Príspevok po schôdzi:
Na stretnutí ste mali dobrú produktívnu diskusiu, na ktorej sa ľudia dohodli na krokoch, ktoré je potrebné podniknúť. Je teda v poriadku, ak si oddýchnete?
Odpoveď je veľká „NIE“ a dôvod je ten, že najväčšou výzvou v každej organizácii je to, že ľudia po účasti na stretnutí nesledujú akcie, ktoré im boli pridelené, a preto sa akcie nikdy neukončia a očakávané výsledky neprídu.
Aby ste zabezpečili dosiahnutie očakávaných výsledkov, musíte okamžite (do max. 2 až 3 pracovných dní) zaslať všetkým účastníkom zápisnicu zo stretnutia „MOM“ spolu s akciami, ktoré vyšli zo stretnutia.
Vaše položky MOM a Akcie by vo všeobecnosti mali obsahovať nasledujúce položky
- Zhrnutie diskusie
- Dosiahnuté dohody
- Oblasti, v ktorých sa vyskytli nezhody a na ktorých sa vyžadujú následné stretnutia / diskusie.
- Akčné položky
Teraz, keď prichádzam k položkám MOM a Akcii, som podľa svojich skúseností videl, že väčšina účastníkov akcie nezachytáva jasne a v dôsledku toho sa nezavádzajú. Dovoľte mi to vysvetliť príkladom.
Na stretnutí, ktoré sme prediskutovali vyššie, sa väčšinu času odošlú akčné body takto.
Akčné položky
- Ak chcete vytvoriť predajnú stratégiu pre zákazníkov „C“
- Kontrola uskutočniteľnosti predaja výrobku x
- Zlepšiť predaj v Kanpur o 10%
- Zúčastnite sa následného stretnutia, aby ste prediskutovali nové dokončenie na juhu.
Uvedené akcie nie sú príliš účinné, pretože neobsahujú nasledujúce
- Meno osoby, ktorá je za konanie zodpovedná
- Čas, keď sa musí akcia dokončiť.
Lepší spôsob prezentácie Akčných položiek bude
| Č | Akčná položka | zodpovednosť | Do dátumu | Komentáre | |
| Primárny | podpora | ||||
| 1 | Vytvorte efektívnu predajnú stratégiu pre zákazníkov „C“, ktorí nenakupujú naše produkty, a mali by byť uvedení na diskusiu na nasledujúcom kontrolnom stretnutí. | martin | Jinal | 10. októbra | |
| 2 | Vytvorte testovací marketingový plán pre produkt „X“ na trhu Manhattan, na základe ktorého je možné naplánovať zavedenie na úrovni celej Indie | stoh | Jared | 15. okt | Malo by tiež zahŕňať podrobné kalkulácie plánovaného inzerátu. |
| 3 | Tím spoločnosti Ohio Sales bude v novembri tlačený na zvýšenie predaja o 10% | Hobert | Petricia | 30. nov | |
| 4 | Zorganizujte následné stretnutie do polovice novembra, aby ste prediskutovali akcie z dnešného stretnutia a preskúmali marketingovú stratégiu našej konkurencie pre južný región | Eric | 10. nov | ||
Ako vidíte z vyššie uvedených položiek akcie, je oveľa pravdepodobnejšie, že tieto akcie budú dokončené, pretože nie je nejasné, kto bude konať, a časový rámec, v rámci ktorého je potrebné stretnutie ukončiť.
Aby sme zhrnuli veľa času na organizáciu, vynaložili úsilie a peniaze na stretnutia, je preto nevyhnutné, aby každý zamestnanec zaistil efektívnosť stretnutí.
Ak budete postupovať podľa niekoľkých vyššie uvedených jednoduchých krokov, budete môcť trochu zlepšiť kvalitu svojich stretnutí. Okrem toho vykonajte kritickú kontrolu všetkých stretnutí, ktoré sa zúčastňujete, aby ste skontrolovali, čo sa stalo v poriadku a čo sa na stretnutí zlé stalo, a to vám zaistí, aby ste sa stali majstrom efektívnych stretnutí.
Dúfam, že sme odôvodnili odpoveď na otázku „Ako dosiahnuť efektívne stretnutia?“
Odporúčané články
Tu je niekoľko článkov, ktoré vám pomôžu získať viac podrobností o stretnutiach Efektívne stretnutia, stačí prejsť na odkaz
- Tipy pre skupinovú diskusiu
- Rôzne efektívne spôsoby komunikácie (užitočné)
- 10 najlepších a efektívnych krokov na vytvorenie kreatívnejších pracovných plánov
- 10 účinných krokov pre proces strategického plánovania