- Funkcie programu Microsoft Access;
- Ideálne pre individuálnych používateľov a menšie tímy
- Je ľahšie pochopiť a používať databázu klient-server
- Importujte a exportujte do iných programov Microsoft Office a ďalších aplikácií
- Pripravené šablóny pre bežných používateľov na vytváranie a publikovanie údajov
- Umožňuje vytváranie a publikovanie webových databáz bez námahy
- Užívateľsky prívetivá funkcia „Povedz mi“
- Umožňuje vývojárom vytvárať vlastné riešenia pomocou kódu VBA
- Skryť / Zobraziť možnosť pre Pás
- Zobrazenie prehľadu vylučuje ďalšie správy
- Výstupné správy vo formáte PDF
Bežní používatelia balíka Microsoft Office nie sú s programom Microsoft Access oboznámení ako s programami Microsoft Word, Excel alebo PowerPoint.
Pretože program Microsoft Access je relačná databázová aplikácia zahrnutá v balíku Microsoft Office Suite, ktorá používateľom umožňuje zadávať, spravovať a spúšťať správy vo väčšom rozsahu, je najvhodnejšia pre tých, ktorí potrebujú rýchlo zorganizovať veľké množstvo údajov.
Je to vrstvená niekde medzi Excelom, ktorá je ideálna pre jednotlivcov s malým ukladaním údajov a servermi SQL, ktoré vyžadujú väčšie tímy a firmy.
S pomocou programu Microsoft Access môžu používatelia efektívne spravovať dôležité informácie pohodlným ukladaním pre budúce použitie, vykazovanie a analýzu. Ako už názov napovedá, používatelia budú mať prístup k organizovaným informáciám vo svojej databáze s minimálnym úsilím.
Funkcie programu Microsoft Access;
- Ideálne pre individuálnych používateľov a menšie tímy
- Ľahšie ako databáza klient-server porozumieť a používať
- Importujte a exportujte do iných programov Microsoft Office a ďalších aplikácií
- Pripravené šablóny pre bežných používateľov na vytváranie a publikovanie údajov
- Umožňuje vytváranie a publikovanie webových databáz bez námahy
- Užívateľsky prívetivá funkcia „Povedz mi“ o pomoc
- Umožňuje vývojárom vytvárať vlastné riešenia pomocou kódu VBA
- Skryť / Zobraziť možnosť pre Pás
- Umožňuje používateľom nahliadnuť do prehľadu a odstrániť ďalšie správy
- Umožňuje výstupné správy vo formáte PDF
Microsoft Access je jednoduchá počítačová aplikácia, ktorá na svoju činnosť nevyžaduje žiadny špecifický hardvér alebo licenciu. Preto je ideálny pre individuálnych používateľov a menšie tímy, ktoré za vyššiu cenu nevyžadujú väčšie a zložité databázy.
Program Microsoft Access ponúka množstvo výhod oproti databázovým riešeniam oproti serverom SQL Server a Oracle, kde nie je potreba databázy príliš vysoká. Mnoho menších tímov sa teraz môže vyhnúť nákupu veľkých zdrojov pre svoje základné a jednoduché potreby pomocou programu Microsoft Access.
Ďalej nepotrebujú nikoho na správu alebo monitorovanie prístupu, ktorý môžu vyžadovať bežné databázy klient-server.
Navyše prichádza s možnosťou umožniť používateľom premeniť svoju databázu na aplikáciu, ktorá bola zavedená po aplikácii Microsoft Access 2007.
Aplikácie osobných počítačov, ako je Microsoft Access, prevzali mnoho aplikácií, ktoré boli predtým zaradené do databázy klient-server v minulosti. Používatelia prístupu nemusia absolvovať žiadne špeciálne školenie, aby získali zručnosti potrebné na používanie aplikácie.
Mnoho používateľov sa samoučilo, ako používať Microsoft Access pre svoje individuálne potreby. Vytvorenie a správa databázy je pomerne jednoduché a ľahké pomocou ľahko dostupnej, dobre usporiadanej sady šablón, ktoré sa budú ďalej rozoberať v tomto článku.
Používatelia programu Microsoft Excel nájdu program Access ľahšie zvládnuť, pretože je podobný programu Excel, aj keď základné pojmy databáz sa od programu Excel veľmi líšia.
Učiť sa a spravovať túto výkonnú aplikáciu pomocou najúčinnejších dostupných techník a nástrojov je možné aj pre nových používateľov, ktorí majú málo alebo žiadne znalosti v oblasti správy databáz.
V programe Microsoft Access sa ukladajú rôzne súbory údajov známe ako tabuľky, ktoré sú potenciálne spojené a ktoré v kombinácii spolu zvyšujú flexibilitu údajov.
Vzájomným prepojením a spájaním tabuliek poskytuje Access, systém správy relačných databáz (RDBMS) celkovo, flexibilnejšie podávanie správ a funkčnosť v rámci tejto aplikácie používateľom, vďaka čomu je ich úloha jednoduchá a ľahká.
Jednou z najužitočnejších funkcií programu Microsoft Access je jeho schopnosť prepojiť s údajmi z mnohých iných programov.
Je tiež ľahšie kombinovať údaje, ktoré boli vytvorené v iných programoch, prenášať údaje medzi dvoma inými programami alebo dlhodobo akumulovať a ukladať údaje, príležitostne exportovať údaje do iných programov, ako napríklad Excel, na analýzu.
V programe Microsoft Access existuje množstvo spôsobov, ako bez problémov kopírovať objekt, napríklad tabuľku alebo formulár, z jednej databázy do druhej. Okrem kopírovania a vkladania objektu Microsoft Access tiež umožňuje exportovať objekt, ktorý je dodávaný s viacerými možnosťami.
Pomocou programu Access je vhodné exportovať definíciu tabuľky a údaje v tabuľke alebo exportovať iba definíciu tabuľky, ktorá podľa potreby obsahuje prázdnu kópiu tabuľky. Môžete tiež uložiť podrobnosti operácie ako špecifikáciu exportu pre budúce použitie.
Skupina odkazov na import a export zobrazuje ikony pre všetky formáty údajov, do ktorých môže program Microsoft Access importovať alebo exportovať údaje. Po kliknutí na položku Viac sa používateľom zobrazia ďalšie formáty, s ktorými môže program Microsoft Access pracovať.
Pre ďalšie pohodlie používateľov pomáha Sprievodca importom / exportom používateľom pri vykonávaní úlohy a ukladá podrobnosti o tejto operácii ako špecifikáciu.
Program Microsoft Access pomáha používateľom pri vytváraní a správe databáz, aj keď majú minimálne skúsenosti v tejto oblasti. Je to možné pomocou niekoľkých šablón programu Microsoft Access, ktoré majú všetko pripravené na použitie.
Pri otvorení konkrétneho súboru šablóny nájde používateľ novú databázu s tabuľkami, formulármi, makrami, zostavami a ďalšími potrebnými poliami, ktoré sú už vytvorené, čo šetrí čas a námahu.
Galéria šablón vhodne obsahuje šablóny na počítači aj na webe, z ktorých si môže používateľ vybrať. Na vytvorenie databázy programu Access pre osobné použitie by bolo najlepším riešením ísť so šablónou pracovnej plochy.
Na vytváranie databáz na publikovanie na serveri SharePoint sa odporúča, aby si užívateľ vybral webové šablóny.
Napríklad šablóna zákazníckych služieb pre počítače od spoločnosti Microsoft Access 2013 pomáha používateľom vytvárať databázu zákazníckych služieb na jednoduché spravovanie viacerých problémov sledujúcich priradenia, priority, stav a riešenia problémov.
Šablóny programu Microsoft Access pre projektový marketing zamestnancov a dodávateľov pomáhajú používateľom vytvárať rozsiahlu databázu marketingových projektov na sledovanie časovo citlivých výstupov, rolí zamestnancov a ich cenovo dostupných dodávateľov.
Odporúčané kurzy
- Online kurz pre Mac Excel 2011
- Odborné školenie Outlook 2010
- Mac Outlook 2011 certifikačné školenie
Používatelia programu Microsoft Access môžu navrhnúť svoju vlastnú databázu alebo vytvoriť databázu pomocou ľahko dostupnej šablóny podľa svojich požiadaviek.
Tí, ktorí sú technicky dôvtipní a oboznámení s webovými databázami, by v ideálnom prípade navrhli svoju vlastnú databázu vytvorením prázdnej databázy, na ktorej by vytvorili tabuľky, ktoré ich databáza bude potrebovať pri prístupe.
Pre tých, ktorí potrebujú pomoc alebo nevedia, aké tabuľky by ich projekt vyžadoval, môžu využiť šablóny, ktoré sú im k dispozícii. Šablóny programu Microsoft Access majú obrovské kompilácie pre niektoré bežne používané databázy, ktoré by používatelia požadovali.
Dokonca aj noví používatelia môžu vytvoriť databázu pomocou šablóny podľa nasledujúcich krokov
- Otvorte program Access a otvorte zobrazenie zákulisia kliknutím na SÚBOR.
- Nájdite požadovanú šablónu medzi šablónami, ktoré by ste tam videli.
Ak sa požadovaná šablóna nenájde, používatelia môžu prehľadávať Microsoft Office online a nájsť ďalšie šablóny.
- Klepnite alebo kliknite na šablónu, ktorá je vhodná na tento účel, a ubezpečte sa, že vybraná šablóna je špecifická buď pre databázu desktopu alebo pre webové publikovanie.
- Zadajte názov súboru a vyberte umiestnenie na uloženie vytvorenej databázy.
- Klepnutím alebo kliknutím na tlačidlo Vytvoriť vytvorte databázu.
Je to také ľahké.
Nová používateľsky prívetivá funkcia „Tell Me“ uvedená v programe Microsoft Access 2016 funguje ako asistent, ktorý pomáha používateľom rýchlo dokončiť úlohu.
Táto funkcia je k dispozícii ako textové pole na páse s nástrojmi v programe Microsoft Access 2016, ktoré hovorí Povedzte mi, čo chcete robiť so žiarovkou vedľa nej .
Používatelia môžu do textového poľa zadávať slová a frázy súvisiace s tým, čo chcú urobiť ďalej, a rýchlo sa dostať k funkciám, ktoré chcú použiť alebo k činnostiam, ktoré chcú vykonať. Poskytuje tiež pomoc týkajúcu sa toho, čo sa hľadá.
Napríklad, keď zadáte slovo 'filter', objaví sa celá možnosť súvisiaca s filtrom v aplikácii. Používatelia nemusia loviť žiadnu funkciu prostredníctvom bludiska ponúk s dostupným panelom Tell me.
Okrem toho táto funkcia na rozdiel od pomocných asistentov z minulosti nehovorí používateľovi o tom, ako vykonať konkrétnu funkciu; jednoducho to ponúka jednoduchý krok, ako to skutočne urobiť.
Visual Basic for Applications (VBA) je programovací jazyk, ktorý je možné používať s programom Microsoft Access. Vývojári používajúci program Access môžu vytvárať vlastné riešenia pre svoju databázu pomocou kódu VBA, čo je efektívny programovací jazyk, ktorý pozostáva z kódu / príkazu pre konkrétne programy.
Pokyny spôsobia, že akcie sa vykonajú automaticky po spustení programu. Táto výkonná funkcia umožňuje vývojárom rozšíriť základné zákaznícke riešenia koncových používateľov na profesionálne riešenia pomocou pokročilej automatizácie, overovania údajov, zachytávania chýb a podpory viacerých používateľov v ich databázach.
Okno Microsoft Access sa skladá z množstva komponentov, ktoré používateľom pomáhajú pracovať efektívnejšie. Dôležitými komponentmi sú podokno navigácie, pracovná oblasť Prístup, páska, kontextové ponuky a panel Rýchly prístup. Niektoré z týchto súčastí sú spoločné pre iné aplikácie balíka Office, zatiaľ čo iné sú jedinečné pre program Microsoft Access.
Pás karet obsahuje päť kariet, ktoré sa používajú na vykonávanie rôznych úloh v počítači týkajúcich sa organizácie a správy obsahu otvoreného okna v programe Microsoft Access.
Nachádza sa v hornej časti okna pod záhlavím a poskytuje jednoduchý, centrálny prístup k úlohám, ktoré sa vykonávajú pri vytváraní databázy.
Pás karet dostupných v programe Microsoft Access sa skladá z kariet, skupín a príkazov. Každá karta obsahuje kolekciu skupín a každá skupina obsahuje súvisiace funkcie. Môže byť ďalej prispôsobená požiadavkám užívateľa.
Stuha, ktorá pôvodne zobrazuje niekoľko hlavných kariet, môže byť niekedy trochu dráždivá. Používatelia majú teraz možnosť skryť pásku, keď to nie je potrebné, mať obrazovku bez neporiadku.
Možnosť Minimalizácia pre pásku sa dá nastaviť pre pásku v prístupe dvojitým kliknutím na ďalšie relácie. Teraz sa používatelia nemusia obávať, že by páska v ich pracovnej oblasti porušovala pravidlá.
Používatelia programu Microsoft Access si môžu vybrať štyri rôzne spôsoby zobrazenia prehľadov:
- Zobrazenie prehľadu
- Ukážka pred tlačou
- Zobrazenie rozloženia
- Dizajnový pohľad.
Zobrazenie prehľadu zobrazuje správu na obrazovke tak, ako by ju používatelia radi videli. Nové zobrazenie prehľadov, ktoré je veľmi užitočnou funkciou programu Microsoft Access, umožňuje používateľom vykonávať filtre ad hoc v zostave podobnej spôsobu, akým môžu filtrovať formuláre.
Používatelia majú na výber, ktoré polia chcú mať vo svojich prehľadoch, a to výberom preferencie z viac ako jednej tabuľky alebo dotazu.
Filtrovaním konkrétnej hodnoty stĺpca alebo slov, ktoré začínajú podobným rozsahom písmen alebo údajov alebo obsahujú podobné rozsahy, je možné prehľady upraviť tak, aby vyhovovali požiadavkám používateľov.
Výsledné správy presne ukazujú, čo chce divák vidieť, a automaticky sa prepočítavajú súhrny. Navyše to nevyžaduje žiadne špeciálne programovacie zručnosti v mene užívateľa.
Vývojári môžu ďalej pridávať úrovne zoskupovania, nastavovať poradie svojich záznamov a triediť záznamy podľa vzostupného alebo zostupného poradia. Nakoniec sa používateľovi zobrazí hlásenie tak, ako presne chce, aby boli odstránené všetky nechcené polia.
S malým úsilím sa zlepší čitateľnosť správ a spríjemnia sa prehliadania.
Pomocou vlastnosti Skryť duplikáty na Áno môžu diváci v prípade potreby zbaviť nežiaduce duplicitné správy.
Dnes čoraz viac používateľov zdieľa databázu prostredníctvom elektronických obrazových formátov alebo všeobecne známych ako pevné formáty ako PDF od spoločnosti Adobe Systems a XPS od spoločnosti Microsoft.
Prístup umožňuje používateľom vytvárať správy v elektronických obrázkových súboroch prostredníctvom karty EXTERNÉ DÁT na páse. Tieto prehľady si môžu prezerať aj používatelia, ktorí nemajú nainštalovaný prístup do systému, pretože súbor PDF je možné otvoriť
Adobe Reader.
Vďaka zostavám a databázam zdieľaným vo formáte PDF sa aplikácie programu Access výrazne vylepšili. Používatelia milujú tento typ výstupu, ktorý je vítaný ako užitočný doplnok, vďaka ktorému je distribúcia správ pohodlne a ľahko e-mailom, čo šetrí papier a prispieva k ekologickým výpočtovým technikám.
So všetkými vyššie uvedenými funkciami a mnohými ďalšími nie je divu, že Microsoft Access je dnes popredný databázový systém na svete, z ktorého profitujú milióny používateľov a stovky tisíc vývojárov.
Odporúčané články
Tu je niekoľko článkov, ktoré vám pomôžu získať viac podrobností o funkciách programu Microsoft Access, takže stačí prejsť odkazom.
- 9 Úžasné kroky, ako používať zručnosti programu Microsoft Excel
- Top 6 aplikácií balíka Microsoft Office pre stolné počítače relácie
- Ako vylepšiť svoje zručnosti v programe Microsoft Excel?
- Top Easy 20 skratiek programu Microsoft Excel (Advance)