PMO - poriadok alebo chaos? Väčšina z nás by radšej trochu oboje, ale poriadok vo väčšine prípadov môže byť prínosom pre každý projekt. V prípade, že sa spojí mnoho subjektov, existuje aj šanca na bitku, ktorá nemusí byť najlepším spôsobom, ako podnikať alebo viesť svoje projekty.
V organizácii existuje veľa projektov, ktoré prospievajú spôsobu života. Tieto projekty sa rodia z potreby, ktorá vzniká, a je zodpovednosťou programových manažérov a projektových manažérov, aby boli organizovaní takým spôsobom, aby problémy boli ľahko a jednoducho vyriešené, aby z nich mali úžitok všetci.
Projekty sú podmnožinou programu a viaceré projekty sa uskutočňujú v rôznom čase, postupne, a to všetko s cieľom priblížiť program cieľom spoločnosti a cieľom pokroku. Na riešenie všetkých týchto vecí prebiehajúcich súčasne alebo v rôznom čase musia byť projektoví manažéri a programoví manažéri opatrní a musia organizovať PMO alebo Úrad pre riadenie projektov. Tento PMO bude organizačným orgánom, ktorý pomáha pri každom realizovanom projekte a pri každom realizovanom programe. V tomto článku sa naučíme všetko, čo potrebujete vedieť o PMO.
Čo je PMO?
PMO ( Office Management Office ) možno perfektne opísať ako centralizovaný subjekt v rámci konkrétnej organizácie, ktorá je zodpovedná za stanovenie noriem, udržiavanie disciplíny, poskytovanie riadiaceho orgánu a presadzovanie správneho súboru zodpovednosti za riadenie a riadenie projektov, stručné a konzistentné.
Normalizácia a disciplína sú dôležitými kľúčovými prvkami, ktoré sú potrebné v organizácii, ktorá sa zameriava na vykonávanie viacerých projektov. Tieto projekty realizuje organizácia s cieľom zmeniť alebo vylepšiť systémy alebo procesy. S PMO môžete klepnúť na organizačný orgán, ktorý vám pomôže získať výhodu poskytovateľa
g organizačné štandardy vo všetkých realizovaných projektoch a programe. To by zahŕňalo dôsledné školenie poskytované projektovým tímom a mnohým projektovým manažérom, ktorí sa zaoberajú projektom podľa štandardov projektového riadenia, ktoré navrhujete.
S rastúcim počtom projektov sa PMO hodí, pretože implementuje jednotný prístup k riadeniu projektov. Tento centralizovaný súbor noriem a postupov je zodpovedný za rôzne aspekty riadenia projektu a použité metodiky. Sú zodpovední za každý projekt, ktorý zachováva určitú úroveň dodržiavania, pokiaľ ide o kvalitu, starostlivosť o zákazníka a množstvo.
PMO sa môže skladať zo skupiny oddaných jednotlivcov, ktorí vedú a stanovujú normy, alebo dokonca jednu osobu, v závislosti od programu a rozsahu projektov. Postupom času, keď podniky narastali vo veľkosti a schopnosti, organizácie prichádzajú k názoru, že je potrebné, aby sa venovali tomuto cielenému a sústredenému úsiliu, aby sa ubezpečilo, že ich systémy a procesy dokážu odolať a zvládnuť rastúce požiadavky a rozširovanie.
Úrad pre riadenie projektov môže byť rôzneho typu a musí vyhovovať potrebám, ktoré uviedla organizácia, v snahe zabezpečiť súlad projektov s normami a normami. Ak je PMO nastavená s jasným cieľom, so solídnym základom a podporou sponzorov as dokonalým prístupom k obchodnému modelu, môže byť pre spoločnosť hnacou silou tvorby hodnoty a dokonalosti projektov.
Priniesť projektové riadenie do popredia je skvelý nápad. Môžete mať štandardizáciu a dokonca môžete sledovať proti súboru noriem pre váš projektový tím a ostatných členov, ktorí sú k projektu pripojení. Tak prečo PMO? Po použití PMO si prečítajte hlavné výhody, ktoré boli zmapované:
- Realizácia projektu nemôže byť nikdy jednoduchšia ; s predvídateľnou konzistentnosťou a účinnosťou môžete zaručiť úspech
- Vytvorenie základu pre iniciatívy vašej spoločnosti a správu organizačného portfólia súčasne
- Podpora transparentnosti a efektívneho finančného výkazníctva s cieľom povzbudiť vodcovstvo
- Zladenie obchodnej stratégie s investíciami s cieľom zistiť mieru úspechu
- Zlepšenie spokojnosti zákazníkov a produktivity zamestnancov s cieľom zvýšiť výkonnosť podniku
- Implementácia štandardných postupov v súlade s najlepšími postupmi uplatňovanými na celom svete
- Zabezpečenie dlhodobých úspor a návratnosti investícií ( NI ) pre všetky školenia a mentorstvo
Čo vytvára PMO?
PMO sa v zásade skladá z 3 rôznych a rozmanitých komponentov alebo aspektov, ktoré prispievajú k efektívnosti PMO v rámci organizácií. Tieto aspekty sú navzájom veľmi závislé a úspech PMO sa skutočne spolieha na tieto 3 piliere sily. Ide o tieto aspekty:
- funkčné
- štrukturálne
- disciplinárny
Každá zložka je od seba veľmi odlišná a vzájomne sa dopĺňajú takým spôsobom, aby sa účel PMO uviedol priamo pred podnik a manažment. V tejto časti sa pozrieme na jednotlivé komponenty a porozumieme im. Akonáhle tak urobíme, sme pripravení nastaviť a začať s vlastným vlastným PMO.
-
funkčné
Vytvorenie funkčného aspektu PMO je dôležitá iniciácia, ktorá môže podporiť, ako sa ukáže, že váš PMO je. Na začatie procesu je potrebné v rámci organizácie zmerať a definovať úlohu alebo rozsah pôsobnosti PMO. Objednávka je udržiavaná pre celý funkčný súbor PMO a musí sa držať udržiavaných funkčných úrovní. Nasledujúci obrázok vám dá prehľad o tom, čo presne sú funkčné vrstvy PMO a ako je udržovaný a potrebný poriadok pre funkčný aspekt.
Podľa definície je PMO entita stanovujúca normy, ktorá je riadiacim orgánom s cieľom udržiavať jednotku riadenia dodávok a ktorá je tiež systémom strategickej podpory pre vedenie a členov projektového tímu v organizácii.
PMO udržiava progresívne poradie. Každá úroveň závisí od úrovne mimo nej. To všetko pod mikroskopom stratégie rozmiestnenej organizáciou.
-
štrukturálne
Toto tvorí kvalitatívne základy PMO a ako to ovplyvňuje prvky projektu alebo organizácie - Ľudia, Proces a systémy / nástroje.
- Ľudia - Ľudia v rámci systému PMO sú jeho vedúcou jednotkou a personálom pracujúcim na vypracovaní kvalitného projektu s cieľom dosiahnuť obchodný cieľ spoločnosti.
- Proces - Proces sú SOP založené na disciplínach, ktoré PMO riadi. Procesy by mali byť praktické a mali by byť prepojené s pracovným tokom celej organizácie. Prispôsobivosť a škálovateľnosť a vstup od ľudí v rámci organizácie sú tiež aspekty, ktorým je potrebné sa prispôsobiť pri zriaďovaní tohto aspektu kancelárie.
- Systém / nástroje - Nástroje musia byť šité na mieru podľa dostupnosti zdrojov a súboru znalostí svojich používateľov. Systémy by mali byť navrhnuté tak, aby zahŕňali tieto prvky:
- Všetky požadované informácie v presných formátoch av reálnom čase
- Disciplíny PMO, ktoré sa majú ustanoviť
- Mal by existovať mechanizmus podávania správ, aby sa vždy zabezpečilo efektívne rozhodovanie
-
disciplinárny
Úrad pre riadenie projektov by mal byť zriadený na riešenie nasledujúcich kvadrantov podnikového riadenia, pokiaľ ide o riadenie projektov alebo programov v rámci organizácie:
- Manažment komunikácie - 360 ° komunikácia pre všetkých partnerov
- Správa zainteresovaných strán
- Podávanie správ a metriky
- Správa zdrojov - dôležité pri realizácii projektu
- Riadenie zamestnancov
- Správa dodávateľov
- Obstarávanie a správa aktív
- Manažment zmien - Riešenie problémov a riešenie scenárov rizík so zmenou
- Správa rozsahu
- Riadenie rizík a problémov
- Riadenie školení a rozvoja
- Výkonný manažment - Čas a náklady sú kritickými aspektmi každého podnikania
- Správa kritických ciest
- Finančné riadenie
Nastavenie a prevádzka PMO
Vytvorenie PMO nie je len o dokončení súboru kritérií a o začatí implementačných prác. Rovnako ako realizácia projektu, PMO potrebuje rovnakú úroveň hodnotenia, analýzy, dokumentácie a plánovania, aby veci mohli začať. Poznamenal som si najlepších 6 krokov, ktoré budete potrebovať, aby ste mohli zriadiť a prevádzkovať PMO, ktorý bude riešiť všetky vaše potreby v scéne riadenia projektov, s vašou organizáciou a vašimi projektmi. Poďme priamo do toho!
-
Krok 1 - Zapisovanie hodnotenia
Pochopenie vnútorných a vonkajších požiadaviek a vášho cieľa zriadenia PMO je kľúčom k nastaveniu a prípadne spusteniu PMO. Posúdenie je nevyhnutnosťou, pokiaľ ide o zriadenie PMO. Museli by ste prejsť a zmerať aktuálny stav organizácie úradu pre riadenie projektu a skontrolovať požadovaný cieľový scenár, v ktorom by spoločnosť chcela byť.
Na účely tohto hodnotenia navrhujem, aby ste využili hodnotenie úradu OPM3 (Model organizačného riadenia podľa modelu riadenia projektov) organizácie PMI, ktoré vám pomôže posúdiť úroveň, v ktorej je organizácia, voči súčasnému stavu PMO, ktorý sa v nej nachádza.
Tento krok sa zameria na funkčné oblasti, ktoré by riadil a reguloval PMO, a rozdiely medzi vaším podnikaním a požiadavkou PMO. V časti Disciplinárna časť tohto článku sa dozviete rôzne kvadranty paradigmy podnikového riadenia. Dôkladným preskúmaním týchto oblastí je možné PMO umiestniť v rámci primeranej úrovne zrelosti.
-
Krok 2 - Vypísanie odporúčaní
Teraz ste posúdili, kde stojí vaša organizácia pre riadenie projektov a kam musí PMO zasiahnuť. Ďalším krokom je starostlivo vymenovať odporúčania, ako vyplniť medzery procesom, ľuďmi alebo systémami a ich kombináciami a permutáciami., Tieto odporúčania by mohli obsahovať:
- Majte recenzie brán pre lepšie rozhodovanie
- Sledujte priebeh vašich projektov a podľa toho informujte projektových manažérov o rizikách
- Majú záruky kvality projektov, aby skontrolovali dodržiavanie stanovených metodík projektového riadenia
- Vyškoliť, mentorovať a školiť nových projektových manažérov v rôznych procesoch a systémoch riadenia projektov zavedených pre štandardizáciu
- Spolupracovať a zabezpečiť, aby boli všetky potrebné kroky a metódy dobre zdokumentované na opätovné použitie
Zostaňte v neustálom kontakte so zamestnancami pracujúcimi v organizácii a požiadajte ich o častú spätnú väzbu. Budete schopní zistiť slabé stránky a silné stránky procesov a systémov, ktoré sa vyskytnú počas vykonávania každého projektu.
-
Krok 3 - Vytvorenie realizačného plánu
Máte oblasti, ktoré potrebujú trvalé výplne, máte odporúčanie a úroveň, v ktorej sa nachádzajú. Teraz prichádza časť, v ktorej vstúpite a navrhnete implementačný plán, aby ste veci odštartovali. Máte odporúčania taktického charakteru, zatiaľ čo niektoré potrebujú dôkladnejšie usporiadanie; nazývajú sa strategické odporúčania. Začnite s taktickými a rovnako ako projekty, udržiavajte požiadavky času, nákladov a zdrojov s cieľom vypracovať plán implementácie.
Získajte zľavu od svojho riadiaceho tímu, keď navrhujete plán vykonávania, ktorý ste si stanovili, aby ste zohľadnili všetko, čo si vyžaduje prioritu. Nezabudnite tiež na strategický pohľad na spoločnosť a na jej umiestnenie. Vrcholový manažment rád vidí špecializovaného a vplyvného manažéra pripraveného na míľu.
-
Krok 4 - Implementácia plánu vykonávania
Motory na … nohe na zrýchlenie … mapa v ruke … všetko, čo zostáva urobiť, je uvoľniť spojku! Priblížte sa k veľkému PMO pred vami! Hoci to znie ako prechádzka po koláčoch, keď uvádzate odkaz na pretekárske automobily, ale vykonanie PMO vyžaduje usilovnosť a extrémnu pracovitosť, s nádychom jedinečnej perspektívy, ktorú treba dosiahnuť a dosiahnuť. Zamierte na rozmiestnené taktické plány a zbierajte tieto „výhry“ pod krídlami. S touto podporou ste pripravení dobyť ďalšiu míľu.
Ukážte hodnotu, ktorú pre vás PMO drží pri každom víťazstve, ktoré prebehne, a vždy majte na pamäti cieľ po ruke, pričom sledujte prísne oko, aby ste sa vôbec neodchýlili od plánu. PMO musí pomáhať ľuďom s ich projektmi takým spôsobom, aby boli v súlade s normami spoločnosti. S týmito krátkymi výhrami môžete získať dôveru k mnohým veciam, na ktoré sa môže PMO zmeniť.
-
Krok 5 - Komunikácia aktualizácie v častých intervaloch
Komunikácia je v našom živote mimoriadnym faktorom, vďaka ktorému je prenos vedomostí a informácií veľmi pohodlný, ak sa efektívne využíva. V prípade stanovenia a validácie krokov PMO je komunikácia rozhodujúcim prvkom jej úspechu a zmysluplnej implementácie. Na to, aby PMO vydržal, musí byť komunikačný rámec silný a mal by oslovovať všetky zúčastnené strany.
Keďže sa zameriavame na taktické plány a ich dokončenie až po strategické zmeny, musíme byť schopní systematicky komunikovať každú aktualizáciu. Zabezpečí sa tým a posilní sa komunikácia v celom rozsahu a aktualizujú sa potrebné zainteresované strany o pokroku, ktorý PMO dosahuje, ao tom, do akej miery je implementácia PMO pre organizáciu vhodná.
-
Krok 6 - Zastavte. Watch. Fix. opakovať
Neustále zlepšovanie je najlepším spôsobom, ako môže projekt alebo akýkoľvek podnik rásť a dozrieť do systémov a procesov, ktoré by sme chceli. Váš PMO bude mať krátkodobé aj dlhodobé odporúčania. Mali by sa pravidelne prehodnocovať, väčšinou na ročnom základe, aby sa z nich pripravili plány a využili príležitosti. S každým preskúmaním, plánom a implementáciou váš PMO rastie a rovnako aj organizácia úradu pre riadenie projektov pri implementácii projektov a programov.
Váš PMO nie je stagnujúci subjekt. Vyvíja sa a spôsob, akým sa vyvíja, je opakovaný proces. Preskúmajte každú príležitosť alebo riziko, ktoré sa vyskytnú, a preskúmajte spôsob, akým proces prináša hodnotu. Akonáhle tak urobíte, budete môcť nájsť medzery, ktoré potrebujú vyplnenie, kým nedosiahnete dokonalosť.