Plán riadenia projektového rizika - Hovorí sa: „Opatrnosť je lepšia ako liečba“, a to platí v každej oblasti života. Či už je to čas, keď vlastníte projekt alebo ste na skúške, prijímanie nápravných opatrení na začiatku vašej práce vám môže pomôcť dosiahnuť náskok a vyhnúť sa nešťastiam a katastrofickým udalostiam neskôr, keď ste hlboko koleno v záväzku. To isté platí v prípade projektov v súčasnosti, keď musíte pred realizáciou projektu prijať určité opatrenia, aby ste ušetrili na riskovaní, čo môže úplne zničiť vaše plány.
Zdroj obrázka: pixabay.com
Plány riadenia projektového rizika sú tieto myšlienkové mapovania, ktoré dokážu identifikovať, predvídať a využívať riešenia v prípade, že sa projekt dostane do problémov / problémov. Dobrý plán riadenia rizík projektu môže čeliť neočakávaným problémom, ktoré sa objavia, pretože plánovač vzal do úvahy všetky možné scenáre, ktoré sa môžu pri vykonávaní projektu pokaziť. Hasenie nie je vždy najlepším spôsobom a môže spôsobiť škodlivé poškodenie ďalších fáz projektu.
Vynikajúci plán riadenia rizika projektu môže znížiť úroveň problémov ovplyvňujúcich projekt približne o 80% - 90%, čo je dobrý rozsah. 20% - 10% môže byť vždy percentuálnym podielom marginálneho rizika, na ktorý sa nezapočítava. V tomto článku sa pozriete na plány riadenia rizík projektu a na to, ako vypracovať premyslený plán pre váš projekt.
Čo je to riziko?
Wikipedia definuje riziko ako …
„… Potenciál získať alebo stratiť niečo hodnotné.“
S touto definíciou ma rýchlo zasiahne, že riziko sa môže vyplácať dvoma rôznymi spôsobmi: môžete z toho buď získať veľkorysé alebo stratiť stratu. Za normálnych okolností však vždy vnímame riziko v najnegatívnejšej konotácii a vždy plánujeme zmierniť toto negatívne riziko, ktoré očakávame. Čo sa stane, keď sa riziko, ktoré riskujete, vyplatí? Úplné pochopenie rizika, ktorému je vystavený váš projekt, vám dokonca umožní naplánovať náhly úspech, ktorý by si vyžadoval veľa kontroly a riadenia.
Jednoducho povedané, Wikipedia tiež definuje riziko ako „neúmyselnú interakciu s neistotou“ . V prípade projektov a riadenia projektov je riziko faktorom, ktorý je potenciálnym ohrozením úspešného dokončenia projektu, podľa harmonogramu. Riziko sa môže vyskytnúť počas ktorejkoľvek fázy životného cyklu projektu a môže mať nepriaznivý vplyv na celé fungovanie projektu, čo môže viesť k odchýleniu sa od navrhovaného plánu.
Tieto nepriaznivé účinky môžu predstavovať trvalé alebo okamžité ohrozenie času, rozpočtu, zdrojov alebo dokonca kvality zverenej projektu. Projekt je vždy v stave rizika a riadenie projektového rizika prispieva k identifikácii a prijímaniu opatrení proti týmto rizikám v správnom čase, správnym spôsobom. Kontrola a riadenie úrovní rizík a neistoty sú to, čo bude vyžadovať plán riadenia rizík projektu, a tieto aspekty sa budeme venovať v nasledujúcich častiach.
Čo je plán riadenia rizík projektu?
Po rýchlom prechode do rizika a jeho riadení sa javí ako nevyhnutné, aby každý projekt na linke obsahoval plán riadenia rizík očakávaných pre tento projekt. Všetky projekty majú určité percento rizika, ktoré im hrozí, a vždy je potrebné mať k dispozícii plán riadenia projektového rizika.
Plán riadenia projektového rizika je v podstate postupný inštruktážny dokument, ktorý identifikuje a predvída scenáre, ktoré môžu ohroziť projekt a nájsť spôsoby a prostriedky riešenia rizika. Plán riadenia projektového rizika sumarizuje prístup riadenia projektového rizika, ktorý bol prijatý projektovým manažérom a tímom, a tento plán riadenia projektového rizika je zvyčajne súčasťou obchodného plánu projektu, ktorý sa vytvára na začiatku projektu.
Plán riadenia rizík projektu by mal vždy obsahovať tieto atribúty a prvky:
- Proces - Toto je celý proces, ktorý bude prijatý s cieľom identifikovať, analyzovať, vyhodnotiť a zmierniť riziká počas celého životného cyklu projektu.
- Rozpočet - Vždy existujú riziká spojené s nákladmi na projekt, pretože v čase, keď sa projekt začína, musia dôjsť k zmenám. Spôsob riešenia takejto zmeny musí byť rozpracovaný v pláne riadenia projektového rizika.
- Štruktúra práce - stratégie zapojené do riadenia rizík projektu sa majú preniesť do WBS. Ako a kedy treba zahrnúť do plánu riadenia rizík projektu.
- Register rizík - Frekvencia preskúmania registra rizík je súčasťou plánu riadenia rizík projektu.
- Úlohy a zodpovednosti - Keď sa projekt dostane do problému s rizikom, ktoré je s ním spojené, plán dá členovi projektu vedieť, kto je za ktorý scenár zodpovedný.
- Štruktúra vykazovania - Je to rovnaké ako v prípade úloh a zodpovedností, ale stručne sa rozoberá štruktúra vykazovania v situácii, keď sa vyskytne riziko, av ktorej rukách musia rozhodnutia spočívať.
- Kategórie rizika - Pre správne usporiadanie informácií je potrebné starostlivo kategorizovať a klasifikovať riziká.
Vypracovanie plánu riadenia rizík projektu
Plán riadenia projektových rizík efektívne definuje „ako“, pokiaľ ide o rizikové procesy a štruktúrovanie počas celého životného cyklu projektu. Bude tiež pozostávať z:
- Analýza alebo správa o predpokladoch pravdepodobných rizík
- Riešenia alebo stratégie zmierňovania, ktoré sa líšia od rizík s vysokým dopadom po riziká s nízkym dopadom
To všetko s ohľadom na jeden cieľ - vyhnúť sa tomu, aby projekt čelil vykoľajeniu .
Je potrebné dodržať 6 základných krokov, aby sa vypracoval všestranný a úspešný plán riadenia projektového rizika. Sú to tieto:
-
Identifikácia rizika a vytvorenie registra rizík
Predtým, ako premýšľate o riadení a zmierňovaní rizík, je dôležité, aby ste ich poznali a správne identifikovali. Ak pri identifikácii možných hrozieb vynecháte nejaké riziko, ohrozujete samotný projekt a jeho dokončenie.
Aby ste mohli úplne identifikovať všetky riziká, môžete použiť metódu prvého definovania kategórií, do ktorých tieto riziká môžu patriť, napríklad projektové riziká, podnikové riziká, obchodné riziká, rozpočtové riziká, systémové riziká, riziká ľudí, obchodné ciele, a oveľa viac. Pre ľahšiu identifikáciu môžu byť ďalej rozdelené do presnejších kategórií. Ďalším spôsobom kategorizácie môže byť riziko externého alebo interného rizika. Metóda PEST sa v priemysle tiež široko používa: rozdelenie založené na politických, ekonomických, spoločenských a technologických faktoroch.
Použite brainstormingové stretnutie s členmi projektového tímu, odborníkmi v danej oblasti a zúčastnenými stranami na získanie prehľadu o kategóriách a správnej identifikácii rizík. Malé a stredné podniky môžu byť z pohľadu vonkajšej perspektívy projektu.
Všetky identifikované riziká sú podrobne uvedené v registri rizík a ku každému zníženému riziku je priradená úroveň. Tieto úrovne sú založené na pravdepodobnom výskyte rizika v riadnom priebehu životného cyklu projektu a jeho závažnosti. Register rizík obsahuje nasledujúce informácie o každom riziku spojenom s projektom a prechádza všetkými fázami riadenia rizika projektu:
- Jedinečná identifikácia
- Stručný popis
- Úroveň dopadu na projekt
- Možná frekvencia výskytu
- Jednotlivci zodpovední za riadenie rizika
- Plán zmierňovania
- Pridelený rozpočet
-
Analýza a hodnotenie rizík
Po identifikácii rizík spojených s projektom je vaším ďalším krokom analyzovať a vyhodnotiť každé riziko a určiť ich vplyv na úspešné dokončenie projektu. Riziká by sa mali analyzovať a hodnotiť na základe týchto 2 kritérií:
- pravdepodobnosť
- Úroveň dopadu
Projektoví manažéri sa vyzývajú, aby každé riziko uvedené v registri rizík hodnotili podľa mierky nízkej, miernej a vysokej pravdepodobnosti výskytu a nízkej, miernej a vysokej závažnosti miery dopadu. Môžu vytvoriť matricu na zaznamenávanie týchto hodnotení, aby získali ucelenú predstavu o rizikách a ich vplyve na projekt.
Toto triedenie a hodnotenie matíc sa môže neskôr použiť na stanovenie priorít rôznych druhov rizík a umožňuje projektovému manažérovi zaviesť opatrenia v rámci plánu riadenia projektových rizík. Stupne priradené projektovým rizikám môžu byť v stupňoch alebo číselných hodnoteniach, ktoré projektový tím a organizácia považujú za vyhovujúce.
-
Identifikácia spúšťačov rizika
Rozdeľte svoj tím do podskupín, ktoré sa budú starať o každé riziko, ak sa vyskytnú tak, ako ste predpokladali. Tieto podskupiny budú musieť hlbšie študovať svoje riziká a rozpoznať príčiny týchto rizík a varovné signály, ktoré môžu projektovému tímu povedať, že ich projekt je v nebezpečenstve.
Tip : Ako štandardný postup sa spúšťa dokument 3 pre každé riziko priradené v registri rizík.
V tejto fáze môže projektový manažér určiť úlohy a povinnosti, ktoré preberajú jednotlivé tímy a členovia tímu, keď čelia rizikovému scenáru. Jednotlivci majú oprávnenie spravovať a vyrovnať rozpočty pre každé riziko a sú zodpovední za vymýšľanie nápadov a plán pre tieto nápady, s projektovým manažérom v ťahu.
Úlohy a zodpovednosti sa môžu rozdeliť na základe oddelenia, pracovného názvu alebo odbornosti jednotlivca alebo tímu. Pokúste sa zapojiť aj všetky zúčastnené strany projektu, aby ste získali prehľad a odborné znalosti o pláne riadenia projektového rizika. Títo jednotlivci môžu dokonca veľmi prispieť k identifikácii týchto spúšťačov rizika, ktoré môžu byť zaradené neskôr do plánu riadenia rizík projektu.
-
Brainstorming pre nápady na riešenie
Každý tím teraz preberá svoje riziká a brainstormy na myšlienky, ktoré tieto hrozby podrobujú. Mali by to byť preventívne opatrenia alebo pohotovostné plány prijaté tímom na začiatku projektu, aby sa znížili alebo odstránili účinky, ktoré tieto riziká majú na dokončenie projektu. Tím by mal premýšľať o využití príležitostí, ktoré sa objavia, ako je uvedené v pláne projektu vo fáze plánovania životného cyklu projektu.
Príležitosti sú najčastejšie pozitívnymi rizikami v projekte a častejšie môžu tieto príležitosti v skutočnosti neutralizovať negatívne riziká, na ktoré sa zameriavame. Projektoví manažéri by mali prostredníctvom tímov v pláne riadenia projektových rizík naliehať na tím pre riadenie projektových rizík, aby venoval zvýšenú pozornosť aj príležitostiam na zmiernenie rizík.
Na základe kolektívnych nápadov, ktoré pochádzajú z rôznych oddelení a myslí, ktoré na tom pracovali, musí projektový manažér urobiť rozhodnutie, aby vytvoril akčný plán (POA) pre riešenia. O tom budeme diskutovať v ďalšom kroku, ktorým je vytvorenie plánu!
-
Vytvorenie plánu
Identifikujú sa riziká, berú sa do úvahy možné riešenia alebo opatrenia. Zostáva im vytvoriť akčný plán. Tento akčný plán je základnou jednotkou plánu riadenia projektového rizika a pre projektového manažéra, ktorý vlastní tento plán, bude musieť zdokumentovať všetky možné riešenia všetkých rôznych rizík identifikovaných v rámci projektu. Tieto plány sú v zásade stratégiami na zmiernenie rizika, aby sa riziká udržali na uzde.
Tieto stratégie na zmiernenie rizika buď znížia šance na splnenie rizika, alebo znížia dosah daného rizika. Tieto stratégie na zmiernenie rizika sa rodia z myšlienok vyčlenených na brainstormingovú schôdzu. Existujú dva typy stratégií zmierňovania. Sú to tieto:
- Preventívne - tento typ stratégie odpovedá na otázku: „Čo by ste mali urobiť teraz?“ Táto stratégia je navrhnutá tak, aby sa znížila pravdepodobnosť rizika alebo závažnosť rizika skôr, ako sa riziko ešte zrealizuje.
- Pohotovostná situácia - Ide o plánované akcie v prípade, že sa riziko realizuje. Stručne povedané, odpovedá na otázku: „Čo by sa malo urobiť, ak …?“
Riziká, ktoré sú najvyššou prioritou, sa musia najprv venovať projektovému manažérovi a ich plány na zmiernenie ich dopadov je potrebné realizovať pred začatím projektu alebo podľa akčného plánu. O riziká s nižšou prioritou sa možno postarať neskôr, ale nemožno ich ignorovať ani zanedbať.
V registri rizík by sa mali zaznamenávať a dokumentovať všetky riziká, postupovatelia rizík, akčný plán, ktorý sa má implementovať, a náklady spojené s týmito rizikami.
-
Monitorovanie a preskúmanie rizík
Zatiaľ čo projekt pokračuje podľa projektového plánu, popri ňom prebieha plán riadenia rizík projektu, pričom sa starajú o všetky riziká, s ktorými sa projekt môže stretnúť na svojej ceste k jeho dokončeniu. Keďže všetky výnosy z plánu riadenia rizík projektu sú zdokumentované v registri rizík, je dôležité tento dokument pravidelne kontrolovať. Obdobie preskúmania považujte za štrnásť dní.
Ale prečo monitorovať a kontrolovať? Ako projekt napreduje, existuje reálna šanca, že sa projekt môže stretnúť alebo si uvedomiť oveľa viac rizík, alebo je potrebné zmeniť riziká spojené s registrom.
Riadenie projektového rizika je iteračný proces a malo by byť bezproblémovo spojené s riadením celého vášho projektu. Mal by byť úzko integrovaný do rámca riadenia problémov, pretože nevyriešené problémy sa pomaly stávajú potenciálnymi rizikami.
Súvisiace kurzy: -
- Riadenie projektového rizika
- Školenie v oblasti riadenia softvérových projektov
- Projektový manažment - Naučte sa všetky skupiny procesov a oblasti znalostí