Či už súhlasíte alebo nie, ak ste jedným z tých ľudí, ktorí sa ľahko rozptyľujú, e-mail je jedným z hlavných dôvodov. Urobili ste vylepšenia a použili ste veľa trikov, ale zdá sa, že vaša doručená pošta nefunguje tak, ako chcete. V tomto článku sa naučíte byť e-mailom ninja, ktorý zvládne všetky problémy s e-mailom. Všetko, čo musíte urobiť, je vybrať niektorú z nasledujúcich metód a budete hotoví.
Artikulačné metódy vám však nepomôžu vyrovnať sa s takým ohromujúcim rozptýlením. Najprv potrebujete zdravý rozum. Prinášame vám teda nejaké problémy s e-mailom a potom sa porozprávame o 5 jednoduchých veciach, ktoré môžete použiť na ukončenie všetkých problémov s e-mailovým účtom.
Prináša rozum
Koľkokrát ste skontrolovali svoje e-maily denne? Ak ste pracujúci profesionál alebo niekto, kto potrebuje čítať veľa e-mailov, ich počet by bol 100, 200, dokonca 500. Ale koľko ľudí však viete, ktorí kontrolujú svoje doručené správy (viacnásobné) 500-krát denne a cítia sa rozumne ? Máš pravdu. Na zemi nemôže byť nikto, kto by rád kontroloval e-maily 500 krát denne. Nezdá sa však, že by zastavili svoju závislosť.
Ale uprostred tejto závislosti vidíte, že v dôsledku tejto závislosti na doručenej pošte vám každý deň chýbajú vaše drahé hodiny každý deň? A vaša najlepšia práca je stále späť, váš projekt snov sa ešte len musí dokončiť a váš život je stále podržaný.
Takže, čo by ste mali urobiť, ak chcete vo svojich dňoch priniesť jasnosť a rozum.
-
Odložte pripojenie k internetu
Internet je výhoda, na ktorej sa všetci zhodneme. Príliš veľa z nich však pôsobí proti výhodám. Nadmerné používanie e-mailu je jednou z takýchto vecí. Ľudia si to neuvedomujú, kým nie sú zvyknutí na svoju doručenú poštu. Aké môže byť možné opatrenie na vyliečenie závislosti? Riešenie je také zásadné, ako môže byť. Jednoducho pustite zdroj. Ak ste závislí od e-mailu, odložte svoje internetové pripojenie v určitých časoch, keď chcete robiť svoju prácu. Nehovorte, že to nemožno urobiť. Všetko, čo musíte urobiť, je mať jasnosť vo svojom dni. Naplánujte si deň vopred a vedome odložte internet, kedykoľvek budete chcieť pracovať (kontrola e-mailov nie je niečo, čo môžeme nazvať „prácou“; pre niektorých to môže byť, ale potom sa nebudete sťažovať na nadmerné používanie e-mailov).
-
Nastavte čas, keď používate e-mail
Ak ste veľmi závislí na svojej doručenej pošte, bolo by ťažké túto závislosť pustiť. Najlepším spôsobom, ako znížiť svoju závislosť, je nastaviť správny čas, keď skontrolujete problémy s e-mailovým účtom. Možno dvakrát denne. Pre niektorých nestačí kontrolovať e-maily dvakrát denne. V takom prípade nastavte čas a potom skontrolujte tieto bloky času. Ale nejdú viac ako päťkrát denne.
-
Zbavte sa zariadenia
V tomto veku moderných technológií má každý smartphone, a tak sa kontrola a prijímanie e-mailov stáva podstatne ľahšou a zároveň stále informovanou o tom, koľko e-mailov dostávame. Ale my sa bojíme myšlienky, ako sa zbaviť smartphonu. Ale ak to dokážeme, dokážeme do našich životov priviesť toľko zdravého rozumu, že im teraz nemôžeme porozumieť. Môžete povedať, že je to proti realite. Áno možno. Pravda je, že nie ste platení za kontrolu e-mailov. Skôr ste odmeňovaní za to, že robíte zmysluplnú prácu a prispievate k svojmu klientovi spôsobom, ktorý robí klienta šťastným. Takže aj keď sa nemôžete zbaviť telefónu; keď pracujete, prepnite ho do režimu v lietadle alebo vypnite internet. Ušetrí vám to veľa času a navyše vám pomôže byť zdravší.
-
Hľadáte pokojný život
Každé upozornenie na e-mail, ktorý dostaneme, nás cíti dôležité. Cítime nás v podvedomí, že robíme dôležitú prácu a ľudia to uznávajú zasielaním e-mailov. Čo ak však tento stály tok e-mailov bude zbytočný. Čo ak chcete život, ktorý nepotrebuje žiadne potvrdenie zvonka od vás! Čo ak sa budete cítiť dobre, ak budete robiť skvelú prácu a nebudete sa obťažovať e-mailom a neustálym oznamovaním v doručenej pošte! Prinieslo by vám to viac pokoja a duševného zdravia vo vašom živote (profesionálne i osobné)?
5 jednoduchých trikov na vyriešenie problémov s e-mailom navždy
Toto je 5 vecí, ktoré môžete urobiť, aby ste navždy vyriešili všetky svoje problémy s e-mailom. Nie, nie sú technické. Áno, môže to urobiť ktokoľvek bez ohľadu na kariéru alebo profesionálny život, ktorý má niekto.
-
Použite zásadu 80-20 pre svoj e-mail a doručenú poštu
Súhlasíte s tým, že väčšina vašich e-mailov neprináša do vášho života pridanú hodnotu. Jednoducho nie. Samozrejme, len málokto to rieši a zaoberáme sa iba tými, ktorí pre váš život pridávajú hodnotu. Navrhujeme vám tieto položky -
- Zistite, od ktorých odosielateľov e-mailov získate maximálnu hodnotu. Pridajte do svojho adresára, aby vám nepremeškali žiadne e-maily.
- Odhláste sa od všetkých ostatných odosielateľov e-mailov.
- Ako by si to urobil? Na obmedzenie predplatného e-mailu musíte použiť opatrenie. Sledujte, koľko e-mailov dostanete za deň. Povedzme, že dostanete 100 e-mailov denne. Sledovanie 100 e-mailov je teraz náročné. Ale nemusíte sa zaoberať 100. Jednoducho uvidíte, koľko chcete vo svojej doručenej pošte (predpokladajme 18 - 20) a pustite zvyšok. Jednoducho sa prihláste na odber a nahláste spam, ak sa zdá, že načítavajú vašu doručenú poštu aj po odhlásení (veľa z nich áno).
- Podľa Paretovho princípu vieme, že iba 20% vecí robí 80% rozdielu. To znamená, že môžete použiť rovnaký princíp na odfiltrovanie tých, ktoré vytvárajú maximálny dopad, a ostatných môžete pustiť.
-
Počuli ste slovo „odstrániť“
Áno, je to jeden z najjednoduchších spôsobov riešenia vašich e-mailových problémov. Videli sme veľa doručených plných e-mailov, 100, 500, dokonca 1 000, ktoré neboli vôbec prečítané ani im neprišla žiadna dôležitosť, ale stále ležia v doručenej pošte a zdvíhajú hlavu. Ale je to nevyhnutné? Ak ste sa niekedy stretli s takýmto problémom, jediným riešením je vybrať všetko a stlačiť „Odstrániť“. Ak to nedokážete urobiť, existujú určité veci, ktoré vás prevedú vytvorením prázdnej schránky doručenej pošty -
- Doručená pošta plná e-mailov vytvára vizuálnu a postupne duševnú nejednoznačnosť. Každý deň vám pripomína, koľko ich nepotrebujete, ale nemôžete nazbierať odvahu ich okamžite odstrániť.
- Dôvodom, pre ktorý ich nemôžete odstrániť naraz, je to, že rovnako ako ktokoľvek z nás trpíte syndrómom „in case“. Uschovávame veci alebo e-maily alebo správy, pre prípad, že by sme ich v budúcnosti potrebovali. Ale ak ste ich neotvorili posledné 3 až 6 mesiacov, verte, že ich už viac nebudete potrebovať, áno ani v blízkej budúcnosti. E-maily, ktoré chcete odstrániť, stále môžete skontrolovať a odstrániť, je to však dlhý proces.
- Môžete tiež použiť postup odstránenia krok za krokom. Jednoducho sa rozhodnite každý deň po kontrole odstrániť 10 e-mailov. A nenechajte vo svojej doručenej pošte sedieť žiadny nový e-mail. Ak ich nie je potrebné odstrániť. V prípade starých e-mailov si ich prečítajte a vymažte 10 e-mailov za deň. Uľahčí vám to.
-
Písanie a riešenie problémov s e-mailom
V predchádzajúcich častiach sme sa zmienili o tom, ako by ste mohli vyriešiť problémy s e-mailovým účtom a nechať svoju doručenú poštu prázdnu. V tejto časti si povedzme, ako písať e-maily alebo ako na ne reagovať. Ak ste profesionál a potrebujete sa vysporiadať s mnohými klientmi, na zvládnutie písania e-mailov použite nasledujúcu metódu -
- Môže sa to nazvať minimalistická propaganda, ale táto metóda má veľa výhod. Ak ho použijete, ušetrí vám to čas, námahu a pomôže vám skrátiť čas na e-mail.
- Kedykoľvek píšete alebo reagujete na akékoľvek problémy s e-mailom, uistite sa, že váš e-mail nesmie byť dlhší ako 5 viet. Áno, môžu existovať e-maily, ktoré potrebujete na napísanie celého programu rokovania alebo prepis celej správy. V takom prípade však skontrolujte, či používate prílohu (.doc alebo .pdf alebo .xls). Nepoužívajte svoj e-mailový priestor na písanie celej veci. Pretože správu alebo program je možné vyhotoviť v rôznom čase s potrebou alebo bez potreby spracovania e-mailov.
- Výhodou písania iba 5 viet v e-maile je úspora času z vašej strany a zároveň to ušetrí čas ľuďom, ktorí čítajú vaše e-maily. Takže napíšte iba 5 viet a nič viac.
-
Vytvárajte štítky
Ak používate Gmail, môžete prejsť na nastavenia a vytvárať štítky. Vytvorenie štítkov vyrieši väčšinu vašich problémov s riešením vašej doručenej pošty. Na efektívne zvládnutie doručenej pošty použite nasledujúce kroky -
- Najskôr vytvorte tri štítky na spracovanie. Prvá značka by bola „okamžitá“, druhá by bola „dôležitá“ a tretia by bola „eliminovaná“.
- Postupne si kontrolujte svoje e-maily v naplánovanom čase a vložte ich do štítkov, ktoré ste vytvorili.
- S e-mailami uloženými v menovke „okamžite“ ich okamžite vyriešte. A ak je práca hotová, spracujte ju na tretiu značku „eliminovať“.
- Štítok „dôležité“ má väčší význam ako štítky vo vašej doručenej pošte. Dajte tomu viac dôrazu. V označení „dôležité“ budete mať e-maily, ktoré sú dlhodobými projektmi alebo niečo, čo si vyžaduje viac pozornosti ako niekoľko sekúnd alebo minút. Keď s nimi budete hotoví, spracujte ich, aby štítok „odstránil“.
- Nakoniec, nech dostanete čokoľvek, čo dostanete v zozname „vylúčiť“, postupne ich uvidíte a odstráňte ich zo svojej doručenej pošty.
- Túto metódu nemôžete použiť. Štruktúrujte svoju vlastnú metódu. Najdôležitejšie je mať k dispozícii spôsob doručenia. Akákoľvek metóda by urobila, keby vám pomohla vytvoriť priečinok doručenej pošty.
-
Pri spracovávaní e-mailov buďte opatrní
V tomto veku šialenej produktivity odborníci zabudli na hodnotu všímavosti. A ovládnutie doručenej pošty sa netýka. Aj keď uvažujete o e-mailoch alebo doručenej pošte, všetko, čo si myslíte o zvýšení produktivity. Pravda je, že prítomnosť je dôležitejšia ako produktivita. Ak ste prítomní, nemusíte si robiť starosti s hľadaním času. Máš čas. A s prítomnosťou máte teraz aj zdravý rozum. Pri spracovávaní vašej doručenej pošty si dajte pozor na nasledujúce kroky -
- Kedykoľvek naplánujete spracovanie svojej doručenej pošty, spomalte. Neponáhľajte sa. Urob to tak, akoby si meditoval 15-20 minút. Majte na pamäti každý váš pohyb.
- Nepristupujte k iným problémom s e-mailovým účtom, kým sa s nimi nedokončí. Riešite problémy s e-mailom v doručenej pošte jeden deň po čase a vidíte, že tento proces bude plynulejší a ľahší.
- Kedykoľvek na kohokoľvek odpoviete alebo odpovedzte, napíšte vety, ako keby ste si boli úplne vedomí toho, ako píšete, ako spracovávate informácie vo svojej mysli a ako oslovujete.
- Viac uprednostňujte prítomnosť pred produktivitou, áno aj pri spracovaní vašej doručenej pošty.
Vyššie uvedené tipy nemusia byť nájdené v svojpomocnej knihe alebo v článku zaoberajúcom sa ovládaním doručenej pošty. Ovládanie doručenej pošty nie je o tom, ako môžete kategorizovať alebo spracovať svoje e-maily (aj keď sme to už spomenuli); ide skôr o to, ako nestratiť rozum. Ak budete postupovať podľa týchto tipov, zistíte, že e-maily a doručená pošta sa pred vami príliš nevyskytujú, takže by ste mohli robiť svoju najväčšiu prácu.
Vyberte niektorú z vyššie uvedených možností a skúste to implementovať. Presvedčte sa sami, ako si môžete pomôcť vyriešiť hromadu problémov s poštou v doručenej pošte.
Odporúčané články
Toto bol sprievodca, ktorý navždy vyrieši všetky vaše problémy s e-mailom. Nie, nie sú technické, ale ich môže implementovať ktokoľvek. Toto je nasledujúci externý odkaz súvisiaci s problémami s e-mailom.
- 5 hrubých e-mailov, ktoré posielate každý deň
- 22 úžasných spôsobov, ako vyriešiť problémy s technológiou (jednoduché)
- 12 efektívnych spôsobov, ako získať čo najlepšie z automatizovaných e-mailov