Podávanie správ o projektovom riadení
Komunikácia hrá životne dôležitú úlohu pri vývoji všetkého, čo ľudia roztočia. Či už je to svet podnikania prostredníctvom určitého média, vždy sa snažíme odovzdávať naše posolstvá alebo názory, aby ostatní mohli byť vnímaví a spotrebovávať myšlienky v našej mysli. V rámci zostavovania správ o projektovom riadení sme dostali túto účinnú komunikáciu vo forme správ. V rámci podávania správ o riadení projektu existuje mnoho rôznych správ, ktoré sú starostlivo zostavené a odoslané vybraným jednotlivcom alebo skupinám ľudí, aby bola naša komunikácia o priebehu projektu jasná, presná a efektívna.
V tomto článku sa pozrieme na svet podávania správ o projektovom riadení a na všetko, čo obsahuje.
Prečo potrebujeme správu o projektovom riadení?
V úvode sa jasne uvádza, že je potrebná efektívna komunikácia medzi členmi organizácie a mimo nej, a na tento účel máme zavedené správy o projektovom riadení. Zatiaľ čo vo väčšine prípadov často komunikujeme s veľkými cieľovými skupinami rôznymi médiami a komunikácia môže byť pre niektorých príjemcov úplne zbytočná, je to práve tu, že musíme hľadať efektívnu komunikáciu, pričom komunikácia je jasná a presná a len o tom, čo je potrebné. Nikdy by sme sa nemuseli starať o aktualizáciu rôznych zainteresovaných strán na zozname projektov, ak máme k dispozícii efektívny systém podávania správ o projektovom riadení.
So zavedeným systémom podávania správ o projekte máte pravidelný a formálny proces distribúcie správ, ktorý bude aktualizovať kľúčové zúčastnené strany o aspektoch projektu, ktoré potrebujú poznať. Týmto spôsobom môžete chrániť svojich členov projektového tímu a zainteresované strany projektu pred akýmikoľvek neočakávanými prekvapeniami a vecami, ktoré je mimoriadne dôležité poznať. Prostredníctvom správ chápeme priebeh projektu a tempo, ktorým prechádza plán projektu. Dokonca pochopíme, čo bráni rýchlejšiemu napredovaniu projektu, a budeme mať možnosť analyzovať rôzne aspekty projektu v porovnaní s plánom riadenia projektu, ktorý bol predtým nastavený efektívne.
Okrem toho, že manažment je jedným z ústredných aspektov komunikácie, môže ho efektívne využívať na udržiavanie dokumentovanej histórie projektu a jeho konaní. Vďaka tejto histórii je možné na nich vykonať analýzu, aby mohli vyvodiť ponaučenia, vyhodnotiť procesy a dozvedieť sa silné a slabé stránky spôsobu napredovania projektu. Tieto lekcie môžu byť začlenené do bežného vzdelávania úradu pre riadenie projektov v organizácii a môžu byť roztrúsené na všetky rôzne projekty v organizácii.
Aby sme to zhrnuli, podávanie správ o projektovom riadení dúfa, že:
- Efektívne komunikačné spojenie medzi všetkými rôznymi zainteresovanými stranami na projekte a organizácii
- Pomocná ruka pri zhromažďovaní dôležitých údajov a informácií za účelom sledovania a záznamov o priebehu projektu
- Systém, ktorý zabezpečuje príjem informácií potrebných pracovníkov vždy, keď je to potrebné
- Bod oznámení, keď projekt dosiahne míľnik
- Základný kameň porozumenia organizácie projektu, jej riadenia, plánu a cieľa
5 najčastejších typov nástrojov na podávanie správ o projektovom riadení
V tejto časti sa pozrieme na 5 rôznych typov nástrojov na podávanie správ o projektovom riadení, ktoré existujú, pokiaľ ide o podávanie správ o projekte v projektovom riadení a jeho systéme. Každý z týchto typov hrá kľúčovú úlohu pri vývoji projektu a plynulom prechode z počiatočných fáz do úspešných.
# 1 Výkaz výkazu práce
Spolu so všetkými aspektmi projektu, ktoré sú pod vaším velením, by ako projektový manažér mala byť jednou z najdôležitejších správ o riadení projektu, ktorá môže obsahovať váš zoznam správ, výkaz časového rozvrhu. V tejto správe nájdete všetky podrobnosti týkajúce sa času, ktorý vaše zdroje vložili pri práci na projekte.
Správa o časovom rozvrhu môže byť veľmi zaujímavá a užitočná pre nástroj na podávanie správ o riadení projektu, pretože pre vás môže skontrolovať nasledujúce podrobnosti:
- Čas, ktorý každý zamestnanec investoval
- Práca ukončená v konkrétny deň, týždeň alebo mesiac
- Zodpovednosť každého člena tímu za úlohu, ktorá mu bola pridelená
- Preťaženie alebo nedostatočné využívanie zdrojov na projekty
- Manažment ľudí má byť prevedený na konkrétny zdroj
Projektoví manažéri musia túto správu rozposlať svojim členom tímu. Projektový manažér sa môže uchýliť k používaniu nástroja na správu projektov na sledovanie času. Tento nástroj na podávanie správ o projekte môžu členovia jeho tímu použiť na presné sledovanie svojho času. Týmto spôsobom má projektový manažér úplnú predstavu o čase a úsilí vynaloženom na dokončenie konkrétnej úlohy alebo celého projektu.
# 2 Správa o výdavkoch
Predstavte si situáciu, keď idete spolu s projektom a podľa vášho názoru to pokračuje hladko, ako bolo plánované. Členovia vášho tímu vyzerajú výborne a úlohy prebiehajú podľa plánu v rámci časových harmonogramov. Na konci realizácie projektu vy a vaši členovia tímu zostavíte celkové náklady na projekt a vypočítate rozpočet spotrebovaný na zdroje a každý použitý materiál. K vášmu prekvapeniu vás vaše výpočty vyľakajú, pretože vzniknuté náklady sú ďaleko za rozpočtom vyčleneným na projekt a to, čo ste považovali za úspešný projekt, je v skutočnosti projekt utopený v stratách. Možno by to nebolo podľa plánu, ak by ste mali týždenne k dispozícii správu o výdavkoch, mohli ste to predvídať a podnikli nápravné kroky, aby ste zabránili prekročeniu rozpočtu projektu.
Správa o výdavkoch by podrobne uvádzala všetky vzniknuté výdavky a tieto listy budete môcť uschovať aj pred plánovaným rozpočtom. Túto správu si môžu pozrieť projektoví manažéri a zainteresované strany, ktoré schvaľujú rozpočty každý týždeň, ale zaznamenávanie výdavkov, či už veľkých alebo malých, by sa malo vykonávať v reálnom čase.
# 3 Správa o stave projektu
Jednou z najdôležitejších správ o riadení projektu je správa o stave projektu. Skutočnosť, že sa tým stáva súhrnnou správou, ju robí dôležitou. V tejto jedinej správe by sa mal odrážať stav celého projektu. Môžete ich mať buď vo forme grafu a grafu, alebo si môžete nechať dať údaje a informácie pred sebou vo forme tabuliek.
Hlavná správa o stave projektu bude naznačovať nasledujúce stavy týkajúce sa projektu:
- Práca dokončená
- Oneskorený termín
- Rozdiel v pláne (plánované vs. skutočné)
- Rozdiel v nákladoch (plánované vs. skutočné)
- Sledovanie problémov
- Sledovanie rizika
- Čakajúce úlohy
Okrem toho môžete pridať alebo odpočítať veci, ktoré potrebujete o tomto projekte a jeho stave. Ak chcete získať ďalšie informácie o správach o stave projektu, môžete navštíviť blogový príspevok, ktorý som nedávno čítal, tu. Radi Vám prinesieme správu projektového riadenia!
# 4 Správa o pracovnej záťaži zdrojov
Podobne ako v správe o časovom rozvrhu bude správa o pracovnom zaťažení zdrojov sledovať, koľko práce je pridelené každému členovi projektového tímu. Táto správa o riadení projektu je pre projektového manažéra veľmi prospešná pri prideľovaní alebo prideľovaní práce. Každý člen tímu je tiež aktualizovaný touto správou, aby mohol skontrolovať svoje úlohy na týždeň a ak je nedostatok práce, môže sa obrátiť na svojho projektového manažéra a iniciovať prácu, ktorú môže urobiť.
Správa o pracovnom zaťažení zdrojov sa môže tiež použiť na predpovedanie pracovného zaťaženia projektu v konkrétny deň, takže projektový manažér môže byť v prednej časti hry a podľa toho presunúť plán projektu v priebehu pracovného zaťaženia. Môžu dokonca naplánovať správny plán a prepracovať prebiehajúcu alebo pripravovanú prácu.
# 5 Správa o portfóliu
Toto je správa o projektovom riadení, najmä pre projektových manažérov, ktorí v danom čase riešia viac ako jeden projekt. Táto správa predstavuje portfólio práce mnohých projektov, ktoré v rámci nich majú. Ako je vidieť, táto správa o portfóliu ukáže počet projektov, s ktorými projektový manažér pracuje, a zabezpečí, aby sa dôležité dátumy nachádzali spolu s projektmi. Tieto dátumy budú obsahovať všetky medzníky, dátum dokončenia projektu a tiež budú uvádzať aktuálny stav projektu, ktorý pokračuje z jednej fázy projektu do druhej.
Toto je pomerne malá správa a môže byť pre mnohých nepovinná. Zistil som, že je to pre mňa veľmi dôležité a pomohlo mi to sledovať všetky moje projekty a to, čo potrebovalo moju pozornosť viac ako iné v tom konkrétnom čase.
Najlepšie vykazovanie projektov v postupoch riadenia projektov
Keď prídete so správou o projekte v správe o riadení projektu, môžete sa dostať cez bezsenné noci a skoré dopoludnia premýšľať o tom, čo bude ďalej, čo vlastne budujem ako svoj projekt a ako chcú moje správy vyzerať. V tejto časti sa zameriame na nasledujúce skutočnosti:
1) Dos Vytvorenie jednoduchého Reportingu projektov v Projektových manažéroch
2) Spôsoby, ako zabezpečiť, aby bolo podávanie správ o projektoch v projektovom riadení zmysluplné
# 1 Dosah vytvorenia jednoduchého reportingu projektu v projektovom manažmente
Teraz sa pozrieme na rôzne spôsoby a prostriedky vykazovania projektov v projektovom riadení, ktoré môžete vložiť do svojej správy projektového riadenia, aby ste dosiahli požadovanú účinnosť.
- Opätovné použitie existujúcich správ - použitie šablón projektu vám pomôže vôbec nič nezmeškať a môže vás nasmerovať presne na to, čo potrebujete počas zhromažďovania požiadaviek projektu a zhromažďovania údajov a informácií.
- Použite údaje typu To-the-Point - nebraňte sa okolo kríka a dorazte do bodu so správnymi údajmi a predovšetkým presnými údajmi pre svoje prehľady.
- Udržujte štítky jednoduché - pri označovaní grafov, máp alebo riadkov a stĺpcov údajov sa uistite, že sú krátke a presné.
- Údaje by mali byť použiteľné - bez ohľadu na to, čo v správe uvádzate, nemali by ísť o statické údaje, ale o informácie, na ktoré je možné v projekte reagovať alebo o nich prejaviť určitý pohyb.
- Poskytnite ľuďom priestor na odpoveď na správu - vyčlente dni po zverejnení správy a požiadajte ľudí, aby sa vyjadrili k veciam, ktoré sú v správe uvedené.
- Porozprávajte sa s ľuďmi o ich chápaní správy - sadnite si s ľuďmi z vášho tímu, iných tímov, seniorov a najvyššieho vedenia a opýtajte sa ich na dojem, ktorý im správa poskytne, keď ich zverejňujete.
- Delegovanie podávania správ o projektovom riadení - mať určeného jednotlivca, ktorý vám pripraví správy a nebude ich robiť sám; strácate čas.
- Grafická práca lepšie - vždy sa uchýlite k grafom a grafickým znázorneniam, nie k tabuľkovým procesom údajov, ktoré vám lepšie pomôžu vypracovať príbeh projektu.
# 2 Spôsoby, ako zabezpečiť, aby boli projektové správy v projektovom riadení zmysluplné
Aby správa o riadení projektu bola zmysluplnejšia, je nevyhnutné, aby ste poskytovali iba také množstvo potrebných informácií. Pri sprostredkovaní týchto kritických a plošných informácií je dôležité, aby ste sa stále riadili určitými pokynmi; v opačnom prípade existuje veľká šanca, že budete hrať s dátami a informáciami všade. Aby ste mohli menej času zostaviť správu a urobiť ju pre čitateľa presvedčivou, musíte sa držať riadkov, ktoré nakreslíte, a poskytnúť odpovede na nasledujúce poznámky:
-
Práca dokončená
Vo svojej správe uveďte, čo sa stalo počas tohto týždňa, alebo nastavte časové obdobie, ktoré vyžaduje vaša správa, povedzme, štrnásť dní alebo mesiac. Vykonajte zhrnutie všetkého, čo bolo povedané a urobené vo svete vášho projektu, vo vašej správe. Potom budete mať možnosť zmerať svoj pokrok a podľa toho získať informácie o tom, čo sa bude diať ďalej.
-
Čo bude ďalej
Obráťte svoju koncentráciu na ďalšiu časť vášho projektu a uistite sa, že máte správu o riadení projektu, v ktorej je uvedený akčný plán, ktorý sa uskutoční po tom, čo ste vypracovali informácie o výhrách a stratách za minulé účtovné obdobie. Udržujte hlásené svetlo a nezaostrujte ani zväčšujte určitú časť správy. Aj keď sa musíte ako projektový manažér pustiť do detailov, správy, ktoré sa dostanú k iným jednotlivcom v projekte, nemusia vyžadovať takú úroveň podrobných informácií. Poznajte svoje publikum a podľa toho vypracujte správy.
-
prekážky
Očakávajte problémy, ktoré predvídate, a uveďte ich vo svojich správach. V niektorých správach nemusí byť uvedený zoznam problémov, ale vždy, keď je to možné, zabezpečte, aby vaše zainteresované strany vedeli, že ste vzali do úvahy problémy alebo prekážky, ktorým môžete čeliť pri vykonávaní konkrétnej fázy projektu. Ohláste to pomocou akčných plánov, ktoré je možné nasadiť hneď, ako budú tieto prekážky riešiť.
-
Nakreslite trend
Majte vždy prehľad o pokroku a uistite sa, že máte trendovú líniu pre každé vynaložené úsilie. Pokračujte a budete sa o to postarať. Majte kľúčové ukazovatele výkonnosti, ktoré vám ukážu spôsob, akým sa s vaším projektom zaobchádza, a nesmierne vám pomôže pri podávaní správ o riadení projektu.
Články odporúčaní
Táto príručka obsahuje správu k správe projektového riadenia. Ďalej sme diskutovali o piatich najdôležitejších nástrojoch na podávanie správ o projektovom riadení. Môžete sa tiež pozrieť na nasledujúce články.
- Top 6 typov úradu pre riadenie projektov (PMO)
- 7 účinných užitočných krokov na výber správneho súboru členov projektového tímu
- 7 najdôležitejších nástrojov na správu projektov s otvoreným zdrojom
- 10 najlepších krokov v oblasti riadenia projektov ako kariérnej cesty
- 4 Efektívny a užitočný spôsob riešenia náročných členov tímu
- Úžasné otázky týkajúce sa rozhovoru pri riadení projektu