Techniky riadenia projektov - úvod
Usilujete sa byť projektovým manažérom? Alebo chce byť lepším projektovým manažérom? Prečo skákať to najlepšie? Pri každej míle vo vašej kariére je dôležité, aby ste skontrolovali svoje techniky riadenia projektov a úroveň znalostí a aby ste sa usilovali o to, aby ste boli lepší ako to, čo práve ste. Aby ste mohli pokračovať v práci na projekte, musíte si ho vybaviť. Techniky riadenia projektov je potrebné vždy leštiť. Vďaka týmto schopnostiam projektového riadenia budú môcť projekt viesť efektívne a efektívne a mať po ruke úspešný projekt. Projekty prichádzajú vo všetkých tvaroch, veľkostiach a predstavujú rôzne problémy a problémy a podmienky, na ktorých je možné pracovať. S rozširovaním rozsahu projektu sa zvyšuje zložitosť projektu, čo umožňuje projektovým manažérom zvládnuť všetky nuansy profesionálnym spôsobom, a to prostredníctvom ich odbornosti a bezchybných techník riadenia projektov.
Od projektového manažéra sa očakáva, že zvýši svoje najlepšie zručnosti v oblasti riadenia projektu a vedie projekt. Z toho dôvodu je stanovené menej škytaviek, odborných znalostí alebo kalibru projektového manažéra. Článok o technikách projektového riadenia sa zameria na 8 rôznych oblastí odborných znalostí požadovaných pre efektívneho projektového manažéra. Použite nasledujúci kvíz na sebahodnotenie techník riadenia projektov a preklenutie medzery, ktorá vás chráni pred úžasnosťou!
Poďme testovať vodu (techniky projektového riadenia)
Tu je skupina 20 otázok, na ktorých sa môžete hodnotiť. Tieto otázky sú založené na technikách projektového riadenia, ktoré sa požadujú v priemysle, a ako projektový manažér budete určite chcieť v nich ovládať. Predtým, ako sa na ne pokúsite odpovedať, ústne alebo na hárku papiera, prečítajte si pozorne tieto otázky. Zhlboka sa nadýchnite a choďte na to!
Poznámka : Toto nie je súťažný test a je to test sebapoznania, ktorý meria vašu úroveň pomocou techník projektového riadenia.
Integrácia projektu (techniky riadenia projektu)
- Q1. Na začiatku projektu oficiálne načrtnete, čo, prečo, kto, ako a kedy tieto podrobnosti zdokumentujete v rámci projektovej charty a plánu projektu?
- Q2. Samotný projekt je plný komplikácií a mnohých premenných, ktoré sa neustále menia. Chodíte ako projektový manažér s tokom alebo si zachovávate flexibilitu, aj keď plánujete nevyhnutné?
Čo musíte urobiť : Aby každý v projekte pochopil funkcie rôznych prvkov projektu dohromady, je dôležité, aby členovia projektového tímu vedeli o rôznych prvkoch spolupráce, aby naplnili celkový obraz.
Celkový obraz bude vaším cieľom alebo cieľom projektu; problém, ktorý sa má vyriešiť alebo zmena, ktorá sa má vykonať. Všetky prvky, o ktorých sme hovorili, by sa nakoniec mali spojiť, aby sa dosiahol cieľ projektu. Všetko prevzaté alebo implementované by malo byť starostlivo zladené s cieľmi spoločnosti, ktoré sa potom kaskádujú s cieľmi projektu.
Komplexná projektová charta a plán riadenia projektu by mali obsahovať myšlienku projektového manažéra o tom, ako by projekt úspešne dosiahol cieľ, ktorý má dosiahnuť. Tieto dokumenty by obsahovali základné potreby projektu, ako aj úlohy a zodpovednosti, ktoré zohrávajú a vykonávajú rôzne zúčastnené strany a členovia projektu, čo by uľahčilo riešenie rôznych situácií. Môže to byť perfektná platforma na predstavenie vašich schopností v oblasti riadenia projektov.
Ak chcete pripraviť takéto dokumenty, pozrite si články o projektovej charte a pláne projektového riadenia.
Manažment kvality - (Techniky riadenia projektov)
- Q3. Zameriavate sa iba na poskytovanie špecifikácií načas a na rozpočet? Sú tieto aspekty projektu pre vás ako projektového manažéra najdôležitejšie?
- Q4. Využívate požiadavky stanovené zákazníkmi / zainteresovanými stranami ako meradlá kvality porovnávané počas celého projektu?
Čo musíte urobiť : Kvalita je hlavným výstupom, o ktorý sa starajú a hľadajú zákazníci a zainteresované strany. Kvalitný produkt veľa hovorí o jeho procese a fázach, ktoré prešiel, aby dosiahol požadované výsledky. Čas, náklady a rozsah všetkých týchto trojitých obmedzení poukazujú na kvalitu výstupu a zvyšujú hodnotu značky poskytovaného produktu alebo služby. Vaše zručnosti v oblasti riadenia projektov v oblasti riadenia kvality tu zohrávajú kľúčovú úlohu a môžu výrazne prispieť k vášmu projektu.
Kvalita je hlavným prínosom produktu a môže priniesť zákazníkom, ktorí požadujú viac a zainteresované strany, aby vzbudili dôveru v projektového manažéra a tím. Špecifikácie a potreby sa musia povinne prediskutovať so sponzormi projektu, ak existujú obmedzenia. Rokovania a porozumenie tomu, akú kvalitu požadujú spotrebitelia týchto výrobkov, sú jednoducho nevyhnutnosťou vášho úspechu ako projektového manažéra.
Na tento účel je potrebné uskutočniť podrobný prieskum trhu a spotrebiteľa pred začatím projektu, aby sa v rámci vášho projektu udržala kvalita na úrovni zákazníka a aby sa nezaostávala za nevhodnou úrovňou kvality.
Scope Management - (Techniky riadenia projektov)
- Q5. Spolupracujete na začiatku projektu so sponzormi projektu, aby ste rokovali a súhlasili s konkrétnymi výstupmi, ktoré sa majú vykonať v priebehu projektu?
- Q6. Vymedzujete konkrétne potreby a očakávania, ktoré majú zainteresované strany od projektu, a starostlivo ich analyzujete a využívate na riadenie rozsahu projektu?
Čo musíte urobiť : Udržiavanie projektu v jeho definovaných hraniciach je pre projektových manažérov často úlohou, pretože projekt sa môže veľmi ľahko vyliezť z rozsahu a obísť sa. To môže drasticky ovplyvniť termíny, rozpočet a zdroje pridelené projektu. Na to, aby bolo možné tieto okolnosti preskúmať a postarať sa o nich, je nevyhnutné, aby vedúci projektu starostlivo definovali obvod projektora, inými slovami, rozsah projektu a do popredia dostali plán riadenia projektu. Toto je potrebné urobiť na samom začiatku projektu, so zakúpením sponzorov projektu a pre túto činnosť definujúcu rozsah musia byť dohodnuté výstupy.
Predstavenie toho, čo majú účastníci projektu na mysli a poznanie obmedzených oblastí, je pre každého projektového manažéra dobrou znalosťou. Každé očakávanie a požiadavka, tak zo strany zainteresovaných strán, ako aj zo strany zákazníkov, sa musí dôkladne preštudovať a analyzovať pred prípravou definície rozsahu a počas celého trvania projektu by mal byť vedúci projektu schopný udržať projekt v rámci svojich možností.
Team Management (techniky projektového riadenia)
- Q7. Radšej trávite čas v konferenčnej miestnosti rozvíjaním nápadov namiesto toho, aby ste ich vysvetľovali iným ľuďom v konferenčnej miestnosti?
- Q8. Myslíte si, že je potrebné sledovať ľudí, keď sľúbili, že pre vás vykonajú nejakú úlohu?
- Q9. Myslíte si, že by ľudia mali byť motivovaní k výkonu svojej práce alebo že máte čo do činenia s ich úrovňou motivácie?
Čo musíte urobiť : Tímy sú postavené na spolupráci, ktorú vyvíja skupina ľudí, všetci s rozdielnymi funkciami v rámci organizácie, ktorých cieľom je dosiahnuť jediný cieľ, ktorý spoločnosť potrebuje. Vytvorenie takého tímu je dôležitou technikou riadenia projektu a pre manažéra projektu je nevyhnutné, aby prácu vykonal čo najlepším možným spôsobom. „Tímová práca robí vysnívanú prácu.“ - táto špeciálna ponuka je vždy verná svojmu prísloviu a bola hlavným faktorom najúspešnejších projektov v krajine.
Ak sú jednotlivci v rámci tímu zodpovední a zaviazaní sa k cieľu, môžu priniesť rôzne nápady a inšpirácie, aby sa mohli označiť. Táto aktivita nielenže pomôže projektu splniť jeho cieľ, ale tiež zvýši kvalitu myslenia poskytnutého projektu miliónkrát.
Aj keď tím nikdy nie je tímom snov alebo úplnou dokonalosťou, je to určite tím, ktorý sedí na dôvere. Aj keď je každý člen tímu iný, vedúci projektu by mal svojim členom tímu poskytnúť jasné pokyny na vykonávanie daných úloh, aby splnili očakávania. Dobré techniky riadenia projektov by diktovali, aby sa monitorovanie uskutočňovalo prostredníctvom systému a nie v stoloch.
Projektoví manažéri sú povinní voči tímu udržiavať úroveň motivácie v tíme na optimálnej vysokej úrovni. Tímové aktivity môžu byť propagované v častých intervaloch. To môže zvýšiť úroveň motivácie a preniknúť k jednotlivým členom ako ich sebak motivácia.
Riadenie ľudí
- Q10. Projektové tímy sa neskôr rozptýlia, keď projekt dosiahne dokončenie. Takže ako projektový manažér sa obávate o každú jednotlivú osobnosť v tíme? Ako si vyberáte členov tímu: na základe technických zručností alebo vplyvov mimo prácu?
- Q11. Riadite ich individuálne aj kolektívne vystúpenia ako súčasť celkového hodnotiaceho procesu projektu?
Čo musíte urobiť : Členovia tímu, s ktorými spolupracujete ako tím, musia byť tou správnou zmesou všetkého dobrého. Vďaka interpersonálnym, technickým zručnostiam a nápadným technikám projektového riadenia musí byť projektový manažér efektívny v technikách projektového riadenia, aby priniesol to najlepšie z každého člena tímu a nielen ich vnímal ako skupinu, ktorá sa snaží dosiahnuť spoločný cieľ.
Pomôže členom vášho tímu dosiahnuť výšky, potom vás a váš projekt dosiahne na vrchol. Dodržiavajte očakávania výkonu a nechajte dobre vypracované rozdelenie úloh. Sledujte, ako vaši členovia tímu dosahujú stanovené očakávania a ako môžete prispieť k zvýšeniu baru pre nich. Je potrebné s nimi diskutovať o konštantných spätných stretnutiach a cieľoch v oblasti ašpirácie. Pomôže im to preklenúť medzeru a pomôže vám dosiahnuť obrovské výsledky pre váš projekt.
Riadenie nákladov
- Q12. Zvažujete rôzne nákladové alternatívy pri príprave projektového kalkulácie a rozpočtového plánu?
- Q13. Zahrňujete do prognózy nákladov ďalšie rezervy do rozpočtu s nádejou, že budú pod stanoveným limitom?
Čo musíte urobiť : Plánovanie nákladov sa prejavuje ako ťažisko podnikania, pretože tieto budú definovať príjmy a návratnosť investícií, ktoré prichádzajú. Dobré techniky riadenia projektov vyzývajú projektových manažérov, aby boli mimoriadne opatrní a ostražití pri súčasnom znižovaní rozpočtu projektu a pomáha im vziať do úvahy všetky potrebné faktory pred finalizáciou.
Rozpočty by sa mali plánovať systematicky a mali by zahŕňať presný odhad, rozpočtovanie a kontrolu finančných prostriedkov. Sú to veľmi dôležité, pretože rozhodnutia sú založené na nákladovom faktore. Spôsob zaobchádzania s rozpočtom vášho projektu určí výkonnosť firmy. Pri výpočte nákladov na projekt musíte brať do úvahy všetky rôzne variácie a alternatívy, ktoré vám prichádzajú do cesty, a zahrnúť ich do konečného rozpočtu. Pridanie tlmivých roztokov môže byť v niektorých prípadoch prospešné, ale v niektorých môže byť nepresné. Toto je čisto úsudok a vyžaduje si skúsenosti s ich technikami projektového riadenia. To tiež vyžaduje, aby projektový manažér vzal do úvahy následky zverejnenia impozantného predpovedného čísla.
Plán riadenia
- Q14 . Hovoríte častejšie svojim členom o tom, čo je potrebné urobiť v stanovenom termíne, a očakávate, že začnú prácu a spravujú svoj čas na splnenie úloh podľa očakávania?
- Q15. Keď projekt zaostáva za časovým rozvrhom, stretnete sa so svojím tímom a zaviedli opatrenia na to, aby ste veci dostali späť na cestu alebo začnete hru na vine?
- Q16. Stanovujete časové harmonogramy pre svojich členov tímu pre ich projektové úlohy a pomáhate im účinne sa koordinovať s ostatnými, plniť ich potreby?
Čo musíte urobiť : Ako je uvedené vyššie v časti Správa rozsahu, je dosť ľahké pretiahnuť rozsah a naplánovať časový limit. Môže to byť omeškanie s projektom, ohromné posunutie harmonogramu. To môže mať nepriaznivé účinky na náklady vynaložené na projekt a môže dôjsť aj k spáleniu zdrojov.
Projektový manažér, ktorý testuje všetky svoje techniky projektového riadenia, musí byť v popredí tohto scenára a musí časovo riešiť úlohy s rezervou na chyby, pričom musí byť dokonca schopný využiť príležitosti na pokrytie oneskorení vyrovnaním úloh, ktoré boli dokončené. v kratšom časovom rámci. Projektoví manažéri budú musieť svojim členom tímu presne oznamovať časové harmonogramy a umožniť im poznať dôsledky oneskorení a náklady pre spoločnosť. V najhoršom prípade, keď práca vedie projekt na scestie, je nevyhnutné, aby sa manažér posadil s členmi tímu, ktorých sa oneskorenie týka, a našiel riešenie, ako veci vrátiť naspäť.
Väčšina členov tímu sú vedúci pracovníci, ktorí majú technickú zdatnosť a z času na čas môžu potrebovať pomoc, pokiaľ ide o správu času a správu harmonogramu. Projektoví manažéri budú jediným, najlepším človekom, ktorý im pomôže naplánovať ich úlohy a zorganizovať činnosti tak, aby sa všetko dalo načas.
Komunikačné schopnosti
- Q17. Ako diktujú techniky projektového riadenia, pravidelne informujete všetky zúčastnené strany o postupoch projektu a pravidelne distribuujete všetky správy o výkonnosti a stave a projektové dokumenty?
- Q18. Snažíte sa prezentovať informácie o projekte v ľahko použiteľnom a ľahko prístupnom formáte pre lepšiu zrozumiteľnosť a transparentnosť?
Čo musíte urobiť : Komunikácia je najdôležitejším procesom riadenia projektu pre každého projektového manažéra. Je to proces riadenia projektu, ktorý podporuje a je prepojený so všetkými ostatnými technikami riadenia projektu uvedenými v článku. Schopnosť priblížiť svoje metódy a spôsoby vám môže zvýšiť efektivitu projektového manažéra a môže vás viesť k tomu, aby ste svoje myšlienky a motívy mohli plynulo rozprávať.
Zainteresované strany projektu zvyčajne potrebujú jasnosť, pokiaľ ide o to, čo sa deje s projektom, a potrebujú vždy prezentovateľné údaje a informácie. Komunikácia takýchto informácií jasným a stručným spôsobom je nevyhnutnosťou hodiny. Rôzne zainteresované strany v projekte potrebujú rôzne úrovne komunikácie a projektový manažér musí zabezpečiť, aby zostal týmto spôsobom.
Vytvorenie dashboardov projektov a využitie rôznych plánov a nástrojov riadenia projektu a techník riadenia projektov môže byť veľmi užitočné na udržanie prostredia spolupráce s vynikajúcou komunikáciou. Efektívna komunikácia je jednou z hlavných častí procesu riadenia projektu a prinajmenšom ju nemožno ignorovať.
Ako ste sa k tomu dostali? Ktoré oblasti riadenia projektov je potrebné leštiť? Alebo ktoré oblasti sú pre vás úplne nové? Zoznámte sa so svojimi technikami riadenia projektov a prinútite ľudí, aby sa k vám obrátili a šli: „Páni! Toto je typ manažéra, ktorým by som chcel byť! “
Odporúčané kurzy
Toto bol sprievodca technikami projektového riadenia, v ktorom sme diskutovali o 20 súboroch otázok, ktoré sú založené na projektovom riadení a sú vyžadované od projektových manažérov. Ak sa chcete dozvedieť viac, môžete sa tiež pozrieť na nasledujúce kurzy techník riadenia projektov.
- Členovia projektového tímu
- Správa zúčastnených strán projektu
- Manažment kvality projektu
- Riadenie projektovej komunikácie
- Riadenie času projektu