úvod
V tomto článku uvidíme prehľad plánov projektu v porovnaní s plánom riadenia projektov. Vždy sme si uvedomovali a dosť často sme sa smiali, že rozdiel medzi plánom projektu a plánom riadenia projektu je len v tom, že príde časť „riadenie“. do bytia! Čo sa však týka skutočného podnikania, neuvedomujeme si len to, že plán projektu sa v mnohých ohľadoch líši od plánu riadenia projektu a tento článok vás prevedie rozliatím fazule veľmi systematicky a krok za krokom. spôsobom.
Vitajte vo svete projektov a riadenia projektov!
Plánovanie sa vždy považuje za najdôležitejšiu fázu životného cyklu projektu a do značnej miery predchodcu všetkého, čo sa v projekte realizuje až do jeho ukončenia. Fáza plánovania musí brať veľmi vážne vrcholový manažment, projektový manažér a tím zapojený do projektu. Práve v tejto fáze sa poskytujú plány a tieto plány sú dôkladným opisom toho, čo je potrebné urobiť a kde, a prichádzajú vo všetkých formách a formátoch, ktoré riešia rôzne potreby.
Prečo sú potrebné plány projektu?
Či už máte malý projekt alebo rozsiahly podnik, je dôležité vedieť, že každý projekt nemôže pokračovať len s niekoľkými ľuďmi, ktorí pracujú rovnako náhodne ako práca pokračuje. Je dôležité pochopiť, že každý projekt potrebuje plán. Ale prečo?
Plán je takmer ako mapa. Dokument o smerovaní, ktorý môže viesť projekt k cieľu, ku ktorému má smerovať. Plán tiež zaisťuje, že pri realizácii plánu sa zachová dynamika. Spolu s tým plán zachováva status a tiež ukladá úlohy, ktoré povedú k úspešnému dokončeniu projektu.
S medzníkmi a správnym rozdelením úloh a zodpovedností as plánmi je plán zdravý a dobre premyslený prostredníctvom dokumentu, ktorý zahŕňa postupné vykonávanie postupnosti krokov na dosiahnutie stanoveného cieľa. Ak sa plánovanie vykonáva systematickým a presným spôsobom, uľahčí sa vykonanie. Bez úplného a komplexného plánu je ťažké dosiahnuť vykonanie tak hladko, ako by ste požadovali. Preto vás to bude stáť ďalšie úsilie a oneskorí a využije viac zdrojov, ako ste očakávali. Aby ste mohli implementovať plán, musíte vedieť, čo pre vás môže plán urobiť. Nižšie sú uvedené 4 body, ktoré vrhnú svetlo na výhody plánovania a disponovania komplexným plánom:
1. Zlepšenie komunikácie a reakcie klientov
Spravidla je určený ako komunikačný plán a môže vás udržiavať v neustálom kontakte s vašimi klientmi a zlepšovať a udržiavať vzťahy s nimi. Týmto spôsobom si môžete byť istí, že rokovania prebiehajú metodicky a najlepším možným spôsobom. Vďaka lepšej komunikácii prichádza príležitosť správne porozumieť potrebám a želaniam klienta. Tým sa posilnia predložené plány a vykonanie by bolo takmer bezchybné.
2. Zvyšovanie transparentnosti našej práce
S plánom na mieste viete, čo je potrebné urobiť a postupnosť krokov vedúcich k dokončeniu konkrétnej úlohy. Týmto spôsobom bude aj váš klient vedieť, ako sa tento proces odohráva a môže si vytvoriť jasnú predstavu o tom, čo členovia tímu robia.
3. Byť organizovanejší a efektívnejší
Jasný plán je ako zoznam úloh, ktorý musíte sledovať a zostať v organizácii. Tým sa zdvojnásobí vaša produktivita a získate požadované výsledky. Organizovaný projekt je určite úspešný projekt.
4. Zamerajte sa na cieľ projektu
S detailmi prichádzajú možnosti vedenia na scestie a vedenia z cieľov a zámerov projektu. S odchýlkou by sa náklady a zdroje museli pracovať nadčas. Plán vás môže udržať v kurze a môže vás udržiavať v súlade s tým, čo chcete dosiahnuť, s minimálnou alebo žiadnou odchýlkou. To umožní projektu nikdy nestratiť čas a náklady.
Infografika plánu projektu vs plán riadenia projektu
Nižšie sú uvedené najlepšie porovnania medzi plánom projektu a plánom riadenia projektu.
Rámcové prístupy:
Plány môžu dosiahnuť ktorýkoľvek z nasledujúcich dvoch prístupov, aby dosiahli požadované výsledky:
- Logický prístup
- Prístup k rozvojovému plánu projektu
Logický prístup:
Logický prístup spočíva na tom, že projektový manažér vytvorí maticu 4 stĺpcov a rovnaký počet riadkov. Tieto riadky by mali mať rozvojový cieľ, krátkodobý cieľ, výstupy, ako aj vstupy, ktoré je potrebné poskytnúť, aby sa dosiahol potrebný výstup. Kým nadpis stĺpca by obsahoval zhrnutia, overiteľné ukazovatele, vonkajšie faktory prispievajúce k plánu projektu a rôzne prostriedky overovania.
Prístup k projektovému plánu:
Tento prístup by zahŕňal prípravu plánu projektu a plánu riadenia projektu s cieľom získať rôzne fázy projektu a aké rôzne činnosti sa budú vykonávať s cieľom dosiahnuť potrebné výstupy. Plány projektu by mali obsahovať základné potreby, ako je cieľ projektu, popis, analýza, požadované zdroje a ďalšie.
Teraz sa ponoríme do tohto prístupu k vývoju projektového plánu v tomto článku. Pozrime sa na to, ako sa tento prístup vyvíja, plán projektu a plán riadenia projektu a to, čo tieto dva dokumenty odlišuje. Zostaňte naladení na ďalšie!
Čo je to projektový plán?
Orgán vedomostí pre riadenie projektu definuje plán projektu, ktorý má byť …
„… Formálny schválený dokument používaný na usmernenie vykonávania projektu a riadenia projektu. Hlavným využitím projektového plánu je zdokumentovanie predpokladov a rozhodnutí o plánovaní, uľahčenie komunikácie medzi zainteresovanými stranami a zdokumentovanie schváleného rozsahu, nákladov a harmonogramov. Plán projektu môže byť zhrnutý alebo podrobný. “
PRINCE2 definuje projektový plán, ktorý má byť:
„… Vyhlásenie o tom, ako a kedy sa majú dosiahnuť ciele projektu, uvedením hlavných produktov, míľnikov, aktivít a zdrojov potrebných na projekt.“
Účelom plánu projektu je byť schopný správne a presne definovať míľniky, ktoré má tím v projekte dosiahnuť, aby sa uľahčil a dosiahol zamýšľaný rozsah projektu. Projektový plán akejkoľvek úrovne by mal byť schopný odpovedať na štyri základné otázky, ktoré sa týkajú jeho projektu. Sú to tieto:
- Čo? - Aké sú požadované výstupy / výstupy projektu? Aká práca sa musí vykonať, aby sa dosiahli tieto výstupy?
- Prečo? - Prečo je projekt realizovaný? Čo sa snaží vyriešiť?
- Kto? - Kto sú členovia tímu pracujúci na projekte? Čo robí každý člen počas projektu?
- Ako? - Ako bude projekt riadený? Aké činnosti budú súčasťou projektu? Budú viesť projekt k úspešnému dokončeniu?
Všimnite si, že plán projektu znie a vyzerá rovnako ako projektová charta, ale to, čo ho odlišuje od tohto dokumentu, je jeho účel . Kým projektová charta pevne uvádza obsah na papieri, je zostavený plán, ktorý zabezpečí, aby sa oprava ožila.
Plán projektu by mal obsahovať každý jednotlivý detail, ktorý sa týka projektu. Nie je obmedzená iba na aspekt riadenia projektu alebo na splnenie cieľov klientely tretích strán. Plán projektu kladie dôraz na presnú postupnosť všetkého, čo sa v projekte uskutoční. Podporuje podrobný pohľad na zmapovanie postupného napredovania do ukončenia projektu alebo, inými slovami, na dosiahnutie jeho cieľa a vízie, ktoré boli uvedené v charte projektu. Podrobný pohľad by zahŕňal prospešný pohľad na vykonávanie každej úlohy s cieľom dosiahnuť čiastkové ciele, riadenie jednotlivých čiastkových úloh a činností / udalostí a kontrolu situácie a, čo je najdôležitejšie, kvalitu procesu a ich výstupy.
Ako stavebný plán sa najčastejšie hovorí, že projektový plán obvykle obsahuje nasledujúce témy v priebehu vykonávania:
- Správa rozsahu
- Manažment kvality
- Finančné riadenie
- Plán riadenia
- Riadenie zdrojov
- Komunikačný plán
- Riadenie zmien
Čo je plán riadenia projektu?
Plán riadenia projektu, na rozdiel od plánu projektu, môže byť definovaný jediným dokumentom, ktorý projektový tím používa na opis prístupu riadenia projektu alebo systému riadenia projektu použitého pri implementácii plánu projektu. To by znamenalo, že všetky vstupy riadenia projektu v rôznych fázach projektu by sa v tomto dokumente podrobne stanovili na základe plánu projektu, ktorý bol vypracovaný na základe predpokladov projektu.
Mnohí odborníci nachádzajú medzi týmito dvoma dokumentmi tenkú hranicu a niektorí ju vôbec nenachádzajú a dva termíny používajú pre plány vzájomne zameniteľne. Od 3. vydania PMBOK bol tento termín z dôvodu prehľadnosti štandardizovaný na „Plán riadenia projektu“, ale mnoho organizácií sa rozhodlo tieto dva dokumenty prezentovať ako samostatné subjekty, sledujúce rôzne formáty a slúžiace na rôzne účely.
Plán riadenia projektu možno tiež uviesť ako logický celok tvorený mnohými plánmi riadenia, aby úlohy a činnosti projektu fungovali podľa plánu. Tieto plány riadenia sa neobmedzujú na 10 oblastí znalostí uvedených v PMBOK. Tento plán preberá osvedčené postupy, ktoré je možné implementovať pre konkrétny scenár, a zostavuje prehľady pre úspešné vykonanie tejto úlohy. To zaručuje vyvrcholenie úlohy najlepším možným spôsobom.
V závislosti od rozsahu projektu je možné tento plán rozdeliť na niekoľko častí a rozdeliť ho na jednotlivé plány alebo z dôvodu stručnosti ho možno vložiť do jedného dokumentu.
Plány projektového riadenia sa vždy snažia odpovedať na otázku „ako“ a nie „čo“ a „prečo“. S touto črtou plány riadenia projektov informujú tímy o tom, „ako“ vykonávať a liečiť konkrétny scenár, s použitím nástroja riadenia alebo prístupu. Posilňuje to pozíciu projektového manažéra a jeho tímu a dáva im zmysel pre smer a referenciu.
Pokiaľ ide o témy, na ktoré sa vzťahuje plán riadenia projektu, dosahuje dobrú podobnosť s témami, na ktoré sa vzťahuje plán projektu, vrátane riadenia rozsahu, riadenia kvality až do riadenia obstarávania. Plán riadenia projektu sa zavádza a implementuje pred začiatkom vykonávania projektu, čím sa zabezpečuje, že sa zohľadnia všetky postupy a dodržiavajú sa osvedčené postupy riadenia projektov.
Plán riadenia projektu môžete považovať za určitý návod, ktorý vám pomôže implementovať plán stanovený pred vami, aby ste dosiahli rozsah a cieľ projektu.
Hlavné rozdiely medzi plánom projektu a plánom riadenia projektu
Teraz, keď sme zadefinovali a pochopili dva termíny a rôzne, ale podobné plány projektu, poďme sa ponoriť do učenia sa o nich podľa ich výrazných rozdielov, ktoré ich odlišujú. Rozlíšenie plánu projektu a plánu riadenia projektu.
| Plán projektu | Plán riadenia projektu |
| Plán zobrazenia vyššej úrovne | Plán nižšej úrovne zobrazenia |
| Podrobný plán začiatku projektu do jeho konca | Podrobný plán, ako začať projekt a monitorovať jeho každý pohyb až do jeho konca |
| Tento plán sa zaoberá hlavnou otázkou: čo | Tento plán sa zaoberá a rieši hlavnú otázku: ako |
| Vizionársky dokument, ktorý vykresľuje projekt v krokoch smerom k vízii alebo cieľu | Realizačný dokument, ktorý vykresľuje činnosti projektu a nástroje a techniky, ktoré sa použijú na dosiahnutie vízie / cieľa uvedeného v pláne projektu |
| Poskytuje projektovému manažérovi víziu toho, aké budú kroky a fázy projektu | Poskytuje projektovému manažérovi konečný plán a vyvíja systém na vykonávanie vízie projektového plánu |
Z hľadiska skúšky PMP budete musieť rozostriť čiary medzi plánom riadenia projektu a plánom projektu a skočiť na rozbehnutý vozeň oboch dokumentov, ktoré sú rovnaké. Tretie vydanie PMBOK sa na ne nepozerá ako na samostatné dokumenty, ale skôr ich spája pod názvom „Plán riadenia projektu“, ako sa uvádza v tomto článku. Tento blog som napísal z hľadiska dobrého čítania a dobrého zdroja vedomostí pre jednotlivcov, ktorí majú alebo sa stretnú s týmito výrazmi, ktoré sa používajú samostatne a celkom nezávisle v ich organizáciách.
záver
Plán projektu a plán riadenia projektu sú základnými dokumentmi, ktoré sa používajú v životnom cykle projektu, a zaisťujú, že máte vždy hladké fungovanie vášho projektu. Byť schopný mať úplnú kontrolu nad svojím projektom by znamenalo, že vaše plánovanie bolo vykonané s úprimnou obetavosťou a dôkladnou organizáciou. Plánovanie, keď je to úspešne vykonané, predstavuje 80% práce, čo je pre vás ako projektového manažéra istá výhra.