„Komunikácia je kľúčom k silným vzťahom podporovaným vzájomnou korporáciou a porozumením. Komunikačný plán je pre to nástrojom“.
vypracovať plán efektívnej komunikácie - my ako ľudia riadime komunikáciu, ktorá je zdrojom nášho života a aktivít, a rovnako tak aj organizácie organizácií a ich plodné výtvory, stratégie alebo ideológie, ktoré chcú predstaviť publiku alebo v rámci nich svoje vlastné podnikové alebo podnikové kruhy.
Táto intenzita projektu vedie tieto organizácie k prijatiu komunikačných plánov, ktoré by o nich a ich tematických návrhoch a schémach hovorili objemne.
Čo je komunikačný plán a prečo je taký nevyhnutný?
Komunikačný plán je strategicky orientovaný písomný dokument, ktorý predstavuje ciele a zámery spoločnosti a ich prebiehajúce aktivity alebo projekty.
Môžeme tiež povedať, že ide o informatívny materiál, ktorý vysvetľuje zainteresovaným stranám a dotknutému tímu, čo spoločnosť zamýšľa a aké sú jej budúce plány.
Komunikačný plán tvoria tieto komponenty:
- Zámery a ciele
- Procesný a akčný plán
- Zoznam zainteresovaných strán alebo tímov zapojených do projektov
- Nájdite ľudí, ktorým by sa mal komunikačný plán adresovať?
- Ako hodnotíte svoje plánované zisky?
Komunikácia môže byť v akejkoľvek forme ako správy, elektronické médiá, tlačené publikácie, konferenčné materiály, prieskumy, marketingové alebo predajné nástroje, prejavy atď., Aby mohli vedúci projektov alebo riadiaci tím naplánovať svoj projekt podľa očakávaní spoločnosti a realizovať ich cielené ciele.
Môžu nastaviť požadovaný štandard a tón komunikácie, aby nastavili určité tempo projektu a konzistentný pracovný tok. Pomáha tiež projektantom projektu stanoviť si svoje priority a optimálne využiť zdroje.
Dôležitým je komunikačný plán, rovnako dôležitý je spôsob jeho rozvoja, ktorý vyplýva z potrieb právnických osôb.
Tipy na vytvorenie efektívneho komunikačného plánu!
Preštudujte si komunikačný trend a auditujte svoj výskum:
Získajte informácie o trende komunikácie vo vašej organizácii. Niektoré organizácie najímajú firmy, aby zistili, čo sa deje, ale tieto výdavky môžu byť záťažou pre rozpočet vašej spoločnosti.
Takže si môžete trochu ušetriť tým, že si sami preštudujete, ako komunikujú ostatní v organizácii, ako interagujú a vykonávajú svoje každodenné operačné činnosti a dosahujú konkrétne výsledky?
Ak chcete získať odpovede, musíte si dohodnúť schôdzku a urobiť brainstorming so zamestnancami a manažérom a nájsť výsledky alebo akékoľvek nevýhody alebo problémy, ktoré by mohli brániť ich komunikačnému procesu.
Vyberte osobu, ktorá bude viesť
Pred začiatkom samotného procesu je veľmi dôležité nájsť hovorcu, ktorý by začal komunikačný proces a formuloval komunikačný plán. Mal by spĺňať tieto kritériá:
- Mal by byť vždy pripravený spolupracovať, koordinovať sa s ostatnými členmi tímu a zamestnancami a stanovovať komunikačné plány a ciele.
- Mal by byť schopný prideliť čas a personál na splnenie komunikačných potrieb.
- Majú schopnosť rozhodnúť sa o potrebnom komunikačnom systéme a jeho účinnosti a vplyve, ktorý by mohol mať.
- Mal by zapojiť hodnotiteľa aj ostatných do tvorby a revidovania rôznych komunikačných stratégií a komunikačných plánov.
- Mať schopnosť generovať veľa kreatívnych nápadov pre úspešnú implementáciu komunikačného plánu,
Rozvíjajte komunikáciu a dôveru medzi svojimi rovesníkmi a komunitou
Mali by ste udržiavať silnú komunikáciu a dôveru a riadiť očakávania dotknutých ľudí, najmä tých, ktorí sú partnermi vo vašom úsilí. Toto vytvára bezpečné prostredie a znižuje všetky šance na akékoľvek riziko alebo fámy.
Správne a včasné informácie môžu komunitám pomôcť zapojiť sa do aktívnej účasti na programoch, získať spätnú väzbu a zmysluplne sa zapojiť a pochopiť výhody, ktoré môžu z programu získať.
Definujte ciele a ciele
Po všetkých informáciách od spoločnosti si stanovte ciele a ciele komunikačného plánu a to, čo chcete dosiahnuť. Vaše ciele vychádzajú z cieľov spoločnosti, ktoré zahŕňajú
- Vaše služby voči spoločnosti,
- Ako dobre dokážete vytvoriť vplyv
- Ako môžete centralizovať svoju komunikačnú sieť
- Budujte tímovú prácu
- Vylepšite dodávku produktu
- Do akej miery má váš komunikačný plán vplyv na zainteresované strany, médiá a vládu.
Ciele sú požadované zdroje, či už ľudský alebo mechanický, proces, ktorý sa prijíma pre projekt, druh výrobkov alebo služieb, ktoré spoločnosť plánuje vyrábať alebo propagovať, a druhy zlepšení, ktoré sú potrebné v súčasných procesoch alebo fungovaní.
Zistite potenciálne publikum / čitateľa vášho komunikačného plánu
Musíte zistiť potenciálneho publika, s ktorým by sa vaše združenia mohli spojiť alebo sa vás snažiť ovplyvniť. Toto publikum sú vaši spotrebitelia, členovia, príslušné združenia, vychovávatelia, priemyselníci, médiá atď.
Zahŕňa to vaše štúdium a výskum ľudí, ktorí by mohli mať priamy dopad na prebiehajúce projekty alebo činnosti, a zistiť skupiny, ktoré sú súčasťou organizácie alebo outsidera, ale sú s projektom spojené.
Toto vám umožní uprednostniť cieľové publikum a urobiť lepšie rozhodnutie.
Aktivity, ktoré musíte uviesť pred alebo po implementácii komunikačného plánu
Musíte sa rozhodnúť, aký druh informácií a činností musíte zdieľať. Vytvárajte rôzne skupiny alebo komunity, vykonávajte rôzne preskúmania a hodnotite procesy.
Zapojte sa každý mesiac do stretnutia komunity a vytvorte fórum, na ktorom môžu ľudia diskutovať alebo zdieľať svoje obavy. Je tiež veľmi dôležité podeliť sa o svoje výskumy alebo zistenia s hodnotiteľmi a vykonať prieskumy.
Navrhnite svoje kľúčové body
Nájdite a navrhnite dôležité body alebo správy, ktoré chcete doručiť. Pomôže vám to filtrovať nepotrebné fakty alebo informácie a poskytovať to najlepšie, správne a efektívne.
Pomôže vám to tiež pochopiť potreby a očakávania ľudí a druh otázok, ktoré môžu položiť. Pomôžu vám pochopiť, ako môže program a projekt ovplyvniť komunitu alebo štát.
Pri rozhodovaní o správe porozumieť a vyhodnotiť situáciu, v ktorej je komunikačný proces implikovaný, a náladu publika, jazyk, v ktorom sa má správa prenášať, druh správy, ktorá sa má sprostredkovať, a celkový návrh.
Správa by mala byť vypracovaná s ohľadom na typ publika. Dôležité je tiež to, či sú publikum mladí, starí alebo deti, a potom podľa toho orámujte správu.
Ako povedal James Thurbe: „Presnosť komunikácie je dôležitá, dôležitejšia ako kedykoľvek predtým, v našej ére rovnováhy vlasov, keď falošné alebo nepochopené slovo môže spôsobiť toľko katastrofy ako náhle bezmyšlienkové konanie.
Vyhodnoťte citlivosť publika
Zistite náladu ľudí a určte, ako by mali ľudia reagovať na náladu a citlivosť situácie. Žiadna správa by nemala mať žiadne slovo ani vyhlásenie, ktoré by prejavovalo neúctu k akémukoľvek jazyku, kultúre, náboženstvu alebo viere ľudí.
Zistite, čo je všeobecná nálada publika, a ak si chcete zachovať správnu rovnováhu pri komunikácii, udržanie pozitívneho tónu pomôže osloviť viac ľudí, a nie šíriť negativitu, ktorá môže podnietiť strach alebo hnev.
Jazyk
Poznať jazyk, ktorým hovoria vaši poslucháči, a či jazyk, ktorý používate, je formálny alebo neformálny, jednoduchý alebo sofistikovaný. Jednoducho, ak sa obraciate na ľudí, musíte písať a používať jazyk ľudí pre hodnostárov alebo korporátny svet, vyžaduje sa prepracovaný jazyk.
Situácia by mohla nastať pri rozhodovaní, či si zvoliť neformálny jazyk alebo formálny jazyk. Príliš formálny jazyk môže niekedy spôsobiť, že poslucháči cítia, že s nimi nehovoríte.
Použitým jazykom by mal byť komunikačný plán a priamy, ktorý ukazuje, čo ste chceli povedať a cítiť.
Nájdite spôsob komunikácie
Mysli na najlepší spôsob komunikácie pre komunikáciu, ktorý môže byť buď elektronický alebo tlačený, alebo verbálny. Médiá sa pohybujú od brožúry, letákov, obalov, webových stránok, kariet, televízie atď.
Diskutujte o nápadoch s manažérskym tímom a ostatnými zamestnancami a vyjdite s myšlienkou, ktorá by vám skutočne priniesla úspech. Médium, ktoré je potrebné na komunikáciu, tiež závisí od cieľového publika počas komunikačného procesu.
Musíte sa ubezpečiť, že spôsob komunikácie, ktorý si vyberiete, aby vaše posolstvo dostal naprieč dotknutými oddeleniami alebo ľuďmi včas, môže napríklad vyžadovať prezentáciu programu PowerPoint, zatiaľ čo tlač môže vyžadovať rozhovor vedúceho projektového tímu.
Správne rozhodnutie o výbere médií znamená váš úspech v komunikačnom modeli a zvolenom rámci. Musíte sa uistiť, že členovia hodnotiaceho tímu sú spokojní s rôznymi druhmi komunikácie.
Vzhľadom na rôzne typy je dôležité, aby členovia vášho hodnotiaceho tímu boli spokojní s typom komunikácie, ktorú používate alebo naznačujete.
Typ nástrojov alebo média v komunikačnom pláne zahŕňa:
- Zhrnutie stretnutí
- Správy o stave
- Spravodajské listy
- prieskumy
- Internetová / intranetová webová stránka
- Stretnutia malých skupín atď
Nájdite faktory, ktoré môžu ovplyvniť metódu komunikácie
Pracujte na rôznych faktoroch alebo dôvodoch, ktoré môžu ovplyvniť vaše vybrané komunikačné metódy, pozrite sa na miestnu situáciu a prípad a zistite, aké komunikačné kanály sú k dispozícii v komunite a aký druh aktivít je možné začleniť.
Musíte tiež zistiť druh publika - ich náboženstvo, kultúru, vekovú skupinu, pohlavný pomer, či už sú gramotní alebo negramotní a viac mladých alebo vydatých ľudí. Najdôležitejšie zo všetkých, ako sa k týmto ľuďom dá dostať.
Veľmi dôležitým faktorom, ktorý ľudia vo všeobecnosti ignorujú, je miera rizika spojeného s šírením komunikačných správ ľuďom. Ďalším aspektom toho, či komunikačný proces môže byť obojsmerný alebo jednosmerný, napríklad či program vyžaduje spätnú väzbu alebo nie?
Nastavte maticu
Najlepším nápadom je mať maticu s komunikačným plánom týkajúcim sa konkrétneho projektu, ako je preskúmanie stretnutí, stanovenie stavovej správy.
Vysvetlite tému projektu, aké sú kľúčové body diskusie, ako sa projekt dodáva, ako sú cieľové skupiny a zodpovednosti, ktoré zdieľajú. Môže to pomôcť pri stanovovaní očakávaní a stanovovaní hraníc komunikačného plánu.
Tento proces by viedol k premene matice na informačnú časť, grafiku, ktorú by mohol zdieľať a využívať ktokoľvek, kto na projekte pracuje.
Nastavte časový rozvrh
Po zistení svojich cieľov a cieľov zorganizujte všetky údaje vo formáte kalendára a uveďte informácie o projektoch, ktoré by sa mali pokryť, alebo o úlohách, ktoré je potrebné splniť podľa priority, a každú úlohu logicky oddeľte podľa týždeň, mesiac.
Analyzujte výsledok
Vytvorte metódu na získanie výsledku, hodnotiacim procesom by mala byť buď vaša mesačná správa, prezentácia alebo stretnutie zamestnancov, správa oddelenia, briefingy výkonného personálu.
Vaša analýza alebo hodnotenie závisí od toho, koľkokrát potrebujete predložiť výsledky. Situácia sa môže vyskytnúť, keď musíte predložiť výsledky pred príslušným tímom ešte predtým, ako sa váš proces vyhodnotenia skončí.
Mali by ste tiež zistiť, kedy môžu rôzne zložky chcieť skontrolovať váš výsledok.
Potrebné zdroje
Je nevyhnutné zistiť odhadovaný rozpočet a očakávané výsledky z výdavkov. Vypočítajte príslušné náklady a spôsob, ako z tejto investície získate.
Zistite viac o predpokladaných prekážkach alebo mimoriadnych udalostiach
Ako je uvedené vyššie, komunikačný proces zahŕňa veľa paradigiem a veľa trás, kde môžu prekážky alebo núdzové situácie prepuknúť z funkcií.
Najhorší prípad sa môže vyskytnúť, keď je tlačená tlačová správa alebo leták vytlačený a e-mailová a komunikačná adresa je nesprávne vytlačená alebo vymazaná, alebo je nesprávne napísané kritické a dôležité slovo, reportér môže dostať nesprávne informácie.
Katastrofa sa môže vyskytnúť, keď organizácia pre vás, ktorej sa venujete, zruší, aby vám poskytla kredit. Tieto typy problémov bolo potrebné predvídať pred komunikačným plánom a nájdením alternatívnych riešení na prekonanie a nápravu týchto problémov.
záver
Komunikačný plán je náústok snov organizácie, ktorý treba strategicky nakresliť s ohľadom na drobné podrobnosti. Najlepšie je pripraviť komunikačný plán tri alebo štyri dni pred plánovaným termínom a dôkladne ho vyhodnotiť.
Dobre zdokumentovaný komunikačný plán zlepší celý proces a zabezpečí poriadok v diverzifikovaných činnostiach, ktoré by ste mohli vykonávať.
Prvý zdroj obrázka: pixabay.com
Súvisiaci kurz: -
ako vypracovať komunikačný plán