Úvod do plánu dokumentácie projektu
Plán dokumentácie k projektu je jednou z kľúčových vecí, ktoré by ste mali mať pred prechodom na akékoľvek projekty. Je to jeden z kľúčových technických aspektov projektu.
Ak pracujete na voľnej nohe alebo pre veľkú firemnú firmu, vždy začnite projekt s dokumentačným plánom, pretože sa tým predíde zbytočným komplikáciám, ktorým budete na ceste čeliť. Plán dokumentácie projektu vám nielen poskytne pracovnú mapu projektu, ale tiež vám poskytne hlavu na ťažkosti, s ktorými sa na tejto ceste stretnete. S post-facto podrobnosťami o tom, čo sa stane, ak nebudete schopní proces dokončiť včas, len to uľahčí prácu zamestnanca.
A len aby sme zahrnuli skutočnosť, že by malo byť dynamické v tom zmysle, že by malo byť flexibilné, aby sa prispôsobilo čo najväčšiemu počtu zmien, ktoré navrhuje čas.
Ak nemáte dobrý plán dokumentácie, môže to viesť k nákladnému oneskoreniu v projekte alebo k nízkej kvalite dokumentácie, ktorá vo všetkých aspektoch len zvýši pracovné zaťaženie a odhad projektu.
Napríklad - keď si kúpite výrobok z trhu, získate produktový manuál a pomocou tejto príručky ho používate podľa toho, čo vám dáva hrubú predstavu o nastavení, inštalácii, použití tohto produktu a o tom, čo bude stane sa, ak ste ho nepoužili, ako je uvedené v príručke.
Komponenty ideálneho dokumentačného plánu-
Teraz, keď máme jasnú predstavu, že dokumentačný plán je veľmi potrebný na vytvorenie jasného plánovania vlastného projektu, je potrebné vytvoriť dobrý projektový plán. Aby som to spomenul, je potrebné pamätať na niektoré body. Budeme o nich diskutovať v týchto častiach. V zásade môžeme komponenty rozdeliť na dve časti:
Prehľad prvej dokumentácie
(mali by sme vedieť, ako vytvoriť dokument o dokumente) -
- Titulná strana -
titulná strana je zhrnutím celého projektu, ktorý by mal akýkoľvek projekt obsahovať vyhlásenie o autorských právach, meno vlastníkov a zhrnutie dôležitého údaja (môže alebo nemusí).
- History-
Plán dokumentácie projektu musí obsahovať históriu, ktorou prešiel, ako sú dátumy aktualizácie, názov a mená osoby, ktorá vykonala aktualizáciu daného projektu. V zásade sa to robí tak, aby ste mohli sledovať akékoľvek aktualizácie, ktoré sa dejú na vašom konci, alebo či ich baví iný zamestnanec.
- Kontaktné informácie-
Na karte kontaktných informácií by mal byť uvedený zoznam kontaktov celej zodpovednej osoby súvisiacej s týmto projektom (konkrétna osoba z úrovne riadenia alebo nadriadené orgány alebo ktorá má v projekte také slovo).
- Obsah -
Plán dokumentácie by mal mať vždy správne priradenie obsahu, pretože to pomôže iba pri navigácii v pláne
Druhá obsahová orientácia
(mali by sme vedieť, ako dať veľmi dôležitý a kde)
- Summary-
Je to srdce a duša dokumentačného plánu, ktorého zhrnutie je iniciátorom projektovej dokumentácie. Mala by sa zamerať hlavne na stredobod pozornosti projektu, ako sú hlavné aktualizácie hlavných aspektov. Prejdením zhrnutia by sme mali získať predstavu, že aké budú časové rámce alebo termíny ich príslušných mini projektov. Zhrnutie by sa malo rozdeliť medzi ďalšie mini projekty, pretože vo veľkom projekte bude vždy mini projekt.
- Audience-
Hlavným aspektom každého dokumentačného plánu je publikum, pre ktoré ho robíte. Preto nezabudnite zahrnúť ten správny aspekt projektu podľa príslušného publika. (hlava je hore - pri používaní technických výrazov buďte veľmi opatrní, pretože vaše publikum z technických dôvodov to tak nie je).
- Špecifikácia dokumentácie-
Človek by mal vždy venovať osobitnú pozornosť fontom, logu, farebnej orientácii, obrázkom, mediálnemu obsahu atď. Či už ide o online dokument alebo tlačený dokument alebo oboje, bude to z jedného zdroja alebo čo je rozmer stránky.
- Časový rozvrh-
Je potrebné mať časový rozvrh, či je to skutočný život plánovania projektu, pretože rutina nás vždy drží na nohách. V súvislosti s plánovaním a dokumentáciou projektu je veľmi potrebné mať časový rozvrh, aby sme vždy mohli skontrolovať príslušné otázky.
Dôležitou pamiatkou, ktorú je potrebné udržať pod kontrolou, je
Aké sú medzníky vo vývoji projektu?
Ktorú kapitolu je potrebné vyplniť, keď?
Aké je obdobie revízneho cyklu?
Aké KPI by sme mali mať pravidelne pod kontrolou?
Koľko typov a kôl kontrol by malo byť povolené?
Aký je kalendár termín uzávierky projektu?
- Rizikový faktor-
každý počul vyhlásenie „čím väčšie riziko, tým vyššia odmena“. S každou prácou je teda vždy spojený nejaký rizikový faktor. Páči sa mi to-
Aké sú prekážky tohto projektu?
Ktoré faktory narušia stabilitu projektu (alebo ho zastavia)?
Existuje plán zálohovania pre takúto možnosť alebo aké sú prepojovacie opatrenia?
Aké nápravné opatrenia je potrebné prijať, aby to fungovalo?
záver
Ako vidíte, bez plánu dokumentácie nie je možné premietnuť úprimnú projekciu jeho projektu.
Môžeme teda povedať, že dokumentačný plán je plánom všetkých projektov so zahrnutím všetkých ifs a buts. Je to chrbtica celého systému. Aj keď nemôžeme povedať, koľko by mal prejaviť závislosť od toho, pretože niekedy je ľudský úsudok v reálnom čase oveľa lepší ako písomné pravidlá, ale pre laikov sa môže začať pracovať na projekte, usmernenie, ktoré je potrebné, možno poskytnúť najskôr začatím dokumentačný plán. A tiež je veľmi dôležité analyzovať všetku našu prácu, zhromaždiť čo najviac nápadov a inšpirácií, ako môžete pred tým, ako sa projekt dostane na podlahu, pretože čím viac potíme na poli, tým menej krvácame na zemi.
Odporúčané články
Toto bola príručka pre plán dokumentácie projektu. Tu sme diskutovali o zložkách ideálneho dokumentačného plánu. Viac informácií nájdete aj v nasledujúcom článku -
- Metodika projektového riadenia
- Úloha projektového manažéra
- Fázy projektového riadenia
- 6 krokov na vypracovanie plánu riadenia rizík projektu