Funkcie intranetu pre komunikáciu so zamestnancami

„Firemné intranety by mali byť tvorené pevnými programami internej komunikácie. Dosiahnutím intranetu je asi 60 percent komunikácie, 40 percent technológie. “Bob Cohen,

Intranet je ako dáždnik, na základe ktorého je možné získať všetky potrebné informácie týkajúce sa spoločnosti a každodennej práce. Je známa ako komunikačná platforma, kde dostaneme informačný panel s 360 stupňovým pohľadom na činnosť spoločnosti. Presne to je súkromná, bezpečná online sieť, v ktorej môžu zamestnanci vytvárať obsah, zapájať sa do určitých komunikačných procesov, vystupovať ako tím, plniť úlohy a udalosti a budovať organizačnú kultúru.

Je známa ako firemná domáca platforma, kde sa tímy zhromažďujú, budujú nevyhnutný repertoár, viacúčelové komunikačné zariadenia a ďalšie. Rovnako ako interná komunikačná sieť, intranet je viac ako množstvo jeho častí.

Intranet je komplexný obchod pre všetko. Dizajn intranetu by mal zodpovedať potrebám a účasti zamestnancov. Je to spoločná platforma, ktorá podporuje komunikáciu (obojsmerne), tímovú prácu, správu znalostí, vývoj a zdieľanie obsahu, sociálne siete, zapojenie zamestnancov a plánovanie.

Každá rozvíjajúca sa spoločnosť môže profitovať z intranetu. Nižšie uvedených desať otázok by v skutočnosti slúžilo ako kontrolný zoznam, ktorý napraví akýkoľvek problém a pomôže pri správnej implementácii intranetu.

Obrázok 1: Body kontrolného zoznamu návrhu intranetu

Musíme sa hlboko ponoriť do rôznych prvkov intranetu.

  1. Intranet je jadrom komunikácie

Tri spôsoby, ako pomáha organizácii -

  1. Komunikácia zhora nadol, ktorá nie je ničím iným ako komunikáciou vedúcou k zamestnancom
  2. Spätná väzba zamestnancov alebo komunikácia vedenia zamestnancov
  3. Tímová diskusia vo forme komunikácie medzi zamestnancami

Teraz stručné upozornenie na túto otázku objasní celú vec.

  • Intranet ukončí základné e-mailové problémy

Všetky druhy problémov s e-mailom možno ľahko vyriešiť pomocou dobre navrhnutého intranetu, keď zabudnete udržať niekoho v slučke dôležitého e-mailu alebo ak ste prehliadli dôležitú aktualizáciu, pretože e-mail sa stratil v sérii e-mailov, alebo keď ste zaseknutí. v zoznamoch odpovedí. Intranet je v kontakte s ľuďmi rôznymi spôsobmi a zefektívňuje tak okamžitú komunikáciu. V tom istom podstavci je možné ľahko robiť množstvo vecí: rozprávať sa s kolegami, budovať komunity na rôznych témach, robiť oznámenia o rôznych záležitostiach týkajúcich sa spoločnosti, písať blogy, odovzdávať články a budovať vedomostný panel súvisiaci s konaním spoločnosti.

Niektoré štatistické údaje o internej komunikácii sú uvedené nižšie:

  1. Otvorí sa iba 48% e-mailov v súvislosti s internou komunikáciou
  2. A asi 23% týchto komunikácií je skutočne otvorených

Je teda zrejmé, že hlavný podiel podnikovej komunikácie v skutočnosti nie je otvorený. Pre všetkých adresátov, ktorým je komunikácia určená, nie je dobrý nápad odosielanie e-mailov.

  • Intranet pomáha pri získavaní spätnej väzby od zamestnancov

Zapojenie zamestnancov sa hodnotí na základe náležitej spätnej väzby zamestnancov. Môžete ľahko kvantifikovať spokojnosť zamestnancov, sledovať medzery v zlepšovaní zamestnancov a niektoré problémy, ktoré by mali priamy vplyv na fluktuáciu zamestnancov.

Prieskumy spätnej väzby týkajúcej sa zapojenia zamestnancov sa uskutočňujú skvele, ak nie sú zahrnuté v rôznych oddeleniach; vo väčšine prípadov sa prieskumy vykonávajú pomocou nástroja tretej strany. Naopak, ak sa tieto prieskumy uskutočňujú pomocou zabudovaného nástroja hosteného na intranete, je možné ľahko získať správne údaje uložené v podnikovom serveri a zdieľať medzi rôznymi oddeleniami a tímami, aby sa zvýšila produktivita. Zamestnanci na celom svete by si boli vedomí tohto nástroja, keďže s ním každý deň spolupracujú. V konečnom dôsledku by sa tým zvýšila komunikácia na pracovisku, a tým aj spokojnosť zamestnancov.

Obr. 2. Percento zamestnancov prijímajúcich komunikačný proces

Pesimizmus na pracovisku pramení z troch príčin zameraných na komunikáciu:

  1. Manažment správne nesmeruje zamestnancov k spoločnému účelu o 38%
  2. Celková slabá komunikácia o 14%
  3. Pravidelné zmeny, ktoré nie sú dobre informované o 12%

  1. Intranet spolupracuje

V záujme správnej komunikácie a výstupu zamestnancov je veľmi potrebné mať spoločnú platformu, kde sa všetci zamestnanci môžu združovať do spoločnej veci. Rovnaká správa by sa častejšie zmenila, keby každý nebol správne synchronizovaný. Bolo by neisté, že musí existovať centralizované miesto, z ktorého by ľudia mali zhromažďovať obsah a spájať sa s druhým.

  • Intranet vytvára platformu, kde každý môže spolu komunikovať a robiť veci

Vo väčšine prípadov môžete nájsť intranet, ktorý vám umožní spojiť sa so svojimi kolegami prostredníctvom stránky tímu alebo stránky projektu. Zamestnanci môžu spolupracovať a zdieľať obsah spoločného záujmu. Môžete vytvoriť stránky pre celý rad predmetov:

  • projekty
  • tímy
  • Externé portály o zákazníkoch
  • Znalostné banky
  • Na vyvolanie zamestnancov
  • Kampaňový marketing
  • Zavedenie služby alebo produktu

Váš intranet by vlastne formoval vašu komunikáciu, pracovné miesta a obsah akýmkoľvek spôsobom podľa toho, čo sa usilujete vylepšiť firemnú komunikáciu.

  • Intranet zjednodušuje správu projektov a riadenie úloh

Intranet pomáha nastavovať a spravovať projekty a úlohy v tom istom podstavci. Je to platforma, ktorá sa stará o podobné ďalšie obchodné činnosti. Intranet pomáha projektovému tímu dokončiť projekt. V reálnom čase je možné ľahko skontrolovať priebeh, vyriešiť akýkoľvek problém bez záplav e-mailov a sledovať súvisiace diskusie, aby ste hlbšie porozumeli stretnutiam a dodávkam.

A manažment úloh sleduje váš vlastný pracovný postup, pomáha priraďovať úlohy ostatným a zaisťuje dokonalé dokončenie úloh súvisiacich s projektom. Jeden môže rýchlo zdieľať súbory a dáta v jednej miestnosti bez toho, aby ich umiestnil do Dropboxu alebo do iných zdieľaných rezerv.

  • Intranet slúži interným zainteresovaným stranám

Prostredníctvom intranetu je možné kombinovať bežný proces a spájať riešenia medzi rôznymi oddeleniami, vrátane ľudských zdrojov, marketingu, IT atď. Chat, fóra, otvorené diskusné trasy a izolované správy sú niektoré spôsoby, ktoré priekopníci pomáhajú ostatným vyriešiť akýkoľvek problém. Nižšie sú uvedené niektoré služby, ktoré sa majú začať:

  • Odošlite rôzne politické dokumenty organizácií
  • Zostavte si vedomostnú banku alebo internú wiki
  • Oznamujte rôzne komunikácie zamerané na spoločnosť alebo oddelenie
  • Poskytnite príležitosť na okamžitý rozhovor na rýchle vyriešenie problémov
  • Vysielajte podrobné video

  1. Intranet funguje ako nástroj riadenia znalostí

Zamyslite sa iba nad situáciou, keď hľadáte dôležitý súbor na viacerých miestach, o ktorých si myslíte, že ste ich uchovávali: Dropbox, Disk Google, Jeden disk, Web spoločnosti alebo interný server. A vyhľadávanie na rôznych miestach jednoducho roztočí hlavu a súbor ste nenašli. V takejto situácii vám teda intranet pomôže usporiadať vaše dôležité dokumenty.

  • Intranet vždy umožňuje integrovať vaše dokumenty

Správa súborov ako súčasť služieb správy znalostí je spôsob, ako nahrať váš súbor na intranet, aby ste čo najlepšie využili. V obidvoch prípadoch, keď súbor nahráme priamo alebo vložíme odkaz, ktorý obsahuje niekde dokument v bezpečí, pomáhame nám a iným nájsť súbor v budúcnosti bez toho, aby sme na to museli strácať čas. Dokumenty môžete konsolidovať tak, ako chcete. Ak si nie ste istí, kde ste dokumenty uložili, jednoducho vyhľadajte požadovaný súbor a vyhľadajte ho. Plethora dokumentov je uložená v intranete:

  1. Je možné vybudovať archív poznatkov, v ktorom je možné vkladať rôzne dokumenty, napríklad dokumenty týkajúce sa palubných lístkov pre ľudské zdroje, súbory súvisiace s projektmi atď.
  2. Súbory môžete ľahko odosielať prostredníctvom intranetu a prostredníctvom rozhovoru; chatová konverzácia sa tiež automaticky archivuje, aby nám pomohla získať aktuálnu históriu
  • Intranet zvyšuje produktivitu

Úspech a neúspech akéhokoľvek projektu závisí viac od správneho ukladania údajov a súborov. To nielen šetrí čas, a teda by malo priamy vplyv na NI, ale tiež znižuje napätie a frustráciu. Napríklad, keď dáte posledný dotyk na dokončenie projektu, môžete si byť istí, že si vyberiete ten správny dokument pre svojho klienta. V prípade, že sa novým palubníkom odovzdajú palubné súbory, môžete ľahko poslať odkaz na stránku HR, v ktorom sú uložené príslušné dokumenty určené pre nich. Podľa štúdie spoločnosti McKinsey Global Institute môžete skutočne skrátiť čas potrebný na prehľadanie akéhokoľvek dokumentu o približne 35%, čím sa uvoľní 6% času, ktorý je potrebné stráviť inými dôležitými úlohami.

  • Intranet vždy vytvára vedomostnú základňu v reálnom čase

Správny intranetový návrh pomáha vytvárať vedomostnú základňu na dokumentovanie opakovane umiestnených súborov a dokumentov, napríklad:

  1. Politika a postupy
  2. Hodnotné materiály
  3. Správy a príbehy o úspechu
  4. Dôležité časté otázky
  5. Zamestnanecké albumy
  6. Školiace materiály
  7. Príručka HR
  8. Newsletter
  9. Dôležité odkazy obsahujúce užitočné nástroje a súbory

A nie všetky. Do systémov sa vkladajú ďalšie položky - otázky položené vo fórach, skupinové diskusie a lístky vznesené v helpdesku. Všetky tieto údaje je možné nahrať na intranet a pridať do vedomostnej základne, ktorú môžete čas od času použiť na rôzne potreby. Tiež by mohla existovať karta s názvom myšlienok, ktoré vyzývajú verejné nápady. Tento nástroj by v skutočnosti podporoval myšlienky na rôznych úrovniach.

  1. Intranet poskytuje možnosť sociálnych sietí

Intranet vždy dáva šancu prakticky sa spojiť s rovesníkmi z rôznych oddelení, čím sa znížia bariéry a silá; Zamestnanci sa môžu ľahko spojiť a zdieľať spätnú väzbu na témy spoločného záujmu a učiť sa. A to zlepšuje komunikáciu a zdieľanie znalostí na úrovni spoločnosti, rôznych tímov a oddelení. Zamestnanci sa zoznámia s ľuďmi vo svojich tímoch i mimo nich. Manažéri môžu spoznať podriadených, čo by nakoniec porušilo konvencie a spolu mohli rásť, čo by malo nepriamy vplyv na produktivitu.

  • Intranet vytvára interné komunikačné kanály

Zamestnanci sa môžu bez toho, aby opustili písací stôl, telefonovať alebo posielať e-maily, vzájomne spájať vo forme spätnej väzby v diskusných trasách k akejkoľvek konkrétnej téme. Spojenie s geograficky rozloženými tímami by teda viedlo k inšpirovaniu tímovej práce.

  • Intranet pomáha pri hľadaní a spoznávaní vašich zamestnancov

Pretože tím je geograficky rozšírený alebo niekto pracuje z domu, je nemožné nájsť a poznať svojich zamestnancov po celú dobu, aj keď s nimi fyzicky alebo virtuálne pracujeme. V takýchto prípadoch nám adresár zamestnancov v intranete skutočne pomáha pri kontakte s našimi plánovanými rovesníkmi a môže sa vytvoriť komunita. Môžeme spoznať zručnosti členov nášho tímu, pracovnú históriu a úspechy. Môžeme preto pomôcť pri riešení akýchkoľvek problémov alebo odporučiť ostatným, aby ich nasledovali v prípade konkrétnych potrieb. Svojich kolegov môžete motivovať zaslaním odznaku zagratulácie k úspechu projektu alebo odoslaním odznaku s poďakovaním za dobre vykonanú prácu.

  • Prostredníctvom intranetu môžete vytvárať, zdieľať a publikovať akýkoľvek dobrý obsah cez hranice a oddelenia

Prostredníctvom intranetu ľudia vytvárajú obsah, zdieľajú verejné príspevky, ktoré spotrebúvajú iní, a komentujú ich. Používatelia používajú rôzne priestory, v ktorých sa nahráva nový obsah. Automatická aktualizácia sa dostane ku každému v týchto konkrétnych príspevkoch. Potom začnú tento obsah používať. Intranet teda dáva používateľom šancu generovať obsah, ktorý by mohli používať ostatní. Nasledujúci obsah sa zvyčajne nahráva na intranet:

  1. Blogy a nové trendy v odbore
  2. Nové zručnosti pre ostatných
  3. Veľký tím vyhral
  4. Nové spustenie
  5. Nová stratégia alebo postup
  6. Fotografie a videá v pohode

  1. Centrum pre zapojenie a rast zamestnancov: zrušenie sklamania zamestnancov

Pri každom organizačnom pohybe je zapojenie zamestnancov vnímané ako spodný riadok. Prostredníctvom zapojenia zamestnancov sa zvyšuje produktivita a motivácia zamestnancov. To nakoniec pozitívne vplýva na spokojnosť zákazníka a morálku zamestnancov.

Štatistika zapojenia zamestnancov

  • Štúdia Del Carnegie Training ukazuje, že takmer 71% zamestnancov z veľkých spoločností nie je zapojených
  • V inej štúdii spoločnosti Gallup Research je miera nezamestnanosti zamestnancov približne 18%, čím obmedzuje celkovú produktivitu

Angažovaní zamestnanci lojálne obhajujú spoločnosti, pre ktoré pracujú. S hrdosťou spomínajú zákazníkom produkt alebo službu spoločnosti. Spoločne vytvárajú vedomosti v prospech iných a pomáhajú iným dosahovať ich ciele. Vzhľadom k tomu, že zamestnanci, ktorí nie sú zamestnaní, sú bremenom. Poškodzujú povesť spoločnosti a zvyšujú nespokojnosť medzi inými a majú dosah na produktivitu. V tomto okamihu by intranet skutočne pomohol vypracovať plány na zapojenie zamestnancov tým, že by im umožnil využívať zdroje a nástroje a školiť ich v ich aspirovaných oblastiach na budovanie ich kariéry. Mali by mať väčšiu právomoc rozhodovať o svojej kariére.

  • Intranet spája zamestnancov s poslaním, víziou a hodnotami spoločnosti

Často si myslíme, že každý zamestnanec je v súlade s poslaním, víziou a hodnotou spoločnosti! A sú s nimi správne zarovnané a emocionálne spojené? Štúdia vykonaná na prieskume TINYpulse o 40000 zamestnancoch ukazuje, že si to len 40% uvedomuje. Proces zapojenia zamestnancov umožňuje všetkým zamestnancom prístup, aby sa cítili emocionálne pripútaní k poslaniu, vízii a hodnotám spoločnosti. Intranet dáva každému prístup na centrálnom mieste. V rôznych formátoch a segmentoch môžete osloviť svojich zamestnancov a posilniť ich mnohými spôsobmi: prostredníctvom blogov, diskusií, článkov, videí a prispôsobenej stránky na propagáciu značky.

  • Intranet vytvára príležitosti pre zamestnancov

Zamestnanci by boli viac spokojní, ak majú dostatok možností na rozvoj. Spoločnosť môže pre zamestnancov vytvoriť rôzne plány kariérneho rastu, a tak znížiť opotrebenie. A práve znížením rozdielov medzi zdrojmi, ktoré potrebujú na svoj rast, a ich výsledkami, môže spoločnosť zefektívniť nesúlad. Intranet tu robí túto vynikajúcu prácu pri podpore a sledovaní programov rastu zamestnancov nasledujúcim spôsobom:

  1. Konsolidácia školiacich materiálov a osvedčených postupov
  2. Zhromažďovanie spätnej väzby zamestnancov na zlepšenie programov
  3. Odovzdávanie firemnej kultúry všetkým
  4. Sledovanie pokroku všetkých zamestnancov
  5. Každému z nich bola poskytnutá príležitosť sledovať ich vývoj
  • Intranet šanca na vírusové spojenie so všetkým na vývojové plány a jedinečné nápady

Pokiaľ ide o komunikáciu, ktorá sa zamestnancom posiela prostredníctvom e-mailu, je pravdepodobné, že sa tieto e-mailové správy stratia v doručenej pošte alebo že ľudia nemusia podniknúť kroky na otvorenie týchto e-mailov. Je to všade bežné. Zamestnanec môže vynechať dôležitú komunikáciu, ktorá mu bola zaslaná o jeho osobnom vývoji. A niekedy to môže mať za následok, že sa cítia vynechané alebo zanedbateľné.

Intranet poskytuje zamestnancom vždy prístup k tomu, čo potrebujú - najdôležitejšie aktualizácie, všetky vyhliadky a každá zmena plánovania. Informácie môžu byť verejné alebo špecificky prispôsobené správnym ľuďom; v rámci duálnej komunikácie im môže byť zaslaný e-mail. Zároveň môžu zdieľať svoje jedinečné nápady vo vírusovom priestore a ostatní v tomto priestore môžu mať prístup k týmto informáciám a uverejňovať komentáre. Preto sa vyvíja dobré komunikačné vlákno, ktoré vedie k úspešnému vývoju pre všetkých. Ľudia, ktorí sa nemusia zúčastniť verejnej diskusie, sa môžu tiež zapojiť do takýchto diskusií online.

Intranet tiež umožňuje zamestnancom využívať ich úlohy a kariéru:

  1. Vlastné projekty a podobné dôležité úlohy
  2. Zdieľajte kreatívne nápady
  3. Využite príležitosti
  4. Monitorujte vývoj ich cieľov
  5. Oznámte postup procesu
  6. Dajte si pozor na ďalšie cvičenie a vzdelávanie
  7. Sledujte, čo robia ostatní v tímoch a mimo nich

Steve Roesler, známy komunikačný stratég, vyniesol desať dôležitých otázok, ktoré by pomohli zapojiť zamestnancov na pracovisku. Tieto kontrolné zoznamy sú efektívne pri formulovaní jednoduchých riešení problémov intranetu:

  1. Intranet funguje ako nástroj plánovania

Intranet uľahčuje všetkým plánovanie a sledovanie stretnutí, udalostí a stretnutí. Z tohto mimoriadneho zariadenia by mali úžitok všetci zamestnanci.

  • Jednoduché plánovanie na stretnutie inšpirujúce k účasti zamestnancov

Ľudia môžu mať viac ako jeden nástroj na naplánovanie svojich záväzkov, ale tie sú neúčinné, pretože by to vyžadovalo časovo náročný proces. Táto realizovateľnosť zaručuje dobrú účasť zamestnancov. Zamestnancom môžete posielať e-maily týkajúce sa stretnutí alebo udalostí, ale tento proces je ťažkopádny. E-maily sa môžu stratiť v doručenej pošte alebo môžu dôjsť k preskočeniu dôležitých osôb. Najjednoduchším a najchytrejším spôsobom je naplánovať zdieľaný kalendár na intranete spoločnosti a získať rýchly prehľad o pohodlí každého. Takto je možné naplánovať čas na stretnutie.

  • Vytváranie atraktívnych udalostí

Okrem nastavenia času a kalendárov, existuje niekoľko ďalších informácií týkajúcich sa udalostí, vďaka ktorým sú udalosti zaujímavé a populárne.

  1. Kompletné informácie o udalosti
  2. Fotografie a videá súvisiace s udalosťou, aby bola atraktívnejšia. Čoskoro po skončení akcie môžu byť k dispozícii rovnomerné aktualizácie spolu s fotografiami a videami
  3. Podrobná cestovná mapa k udalostiam
  4. Informácie o reštauráciách, obchodoch a akýchkoľvek ďalších pozoruhodných miestach, do ktorých sa dá preniknúť

záver

Správny intranetový dizajn je vždy odrazovým mostíkom pre efektívnu internú komunikáciu. Ľudia vždy dávajú výhodu, aby sa spojili s kolegami v akejkoľvek zdieľanej téme a poskytli nekonečné pomocné programy. Videli sme ľudí, ktorí majú rozsiahly prístup k správnemu používaniu intranetu na zvýšenie hromadnej účinnosti platformy. Je to platforma, kde vyhľadávajú a vyhľadávajú čokoľvek, vytvárajú, zdieľajú, učia sa a motivujú ostatných, čo zase zvyšuje účinnosť práce a má priamy vplyv na NI. Nie je správne hovoriť o akejkoľvek negatívnej veci, ale vždy sa dá povedať, že správny intranetový návrh je vždy polovicou práce, pretože sa jedná o správne obojsmerné komunikačné kanály.

Kategórie:

Rozvoj podnikania