Projektový manažment uchvátil náš profesionálny život takým spôsobom, že sa teraz stal štandardom v každom podnikaní a kancelárii / organizácii. Táto fáza systematického vykonávania vašej práce a organizovania kúskov a častí projektu na dosiahnutie spoločného cieľa alebo cieľa spoločnosti bola tým, čo riadilo úspešné projekty a inovatívne, najmodernejšie zmeny a systémy riadenia zmien. Pomocou techník projektového riadenia sa vyvinuli prístupy projektového riadenia a tieto prístupy sa neustále vyvíjali a rástli do stále sa meniacich aspektov globálnych podnikov.
Ako industrializácia rástla exponenciálne, došlo k priepasti v spôsobe, akým sme sa pozerali na prístupy riadenia projektov a ako to ovplyvnilo podnikanie. Práca potrebovala, aby bola rýchlejšia, lepšia a presnejšia ako kedykoľvek predtým. To sa nám stalo ako nová stránka riadenia projektu. Staršie prístupy alebo staršie systémy sa začali nazývať Tradičný projektový manažment a nový, živší a intuitívnejší prístup sa nazýval Dynamický projektový manažment.
V tomto článku sa pozrieme na to, ako môžeme rozlíšiť tieto dve fázy riadenia projektov a ako vám môžeme pomôcť rozhodnúť sa, ktorý z týchto prístupov je potrebný pre vaše podnikanie, aby fungoval ako dobre naolejovaný stroj. Postavíme tradičný projektový manažment verzus dynamický projektový manažment na základe 6 individuálnych bodov a uvidíme, ako za týchto podmienok jazdia.
Tradičné riadenie projektov
Keď hovoríme o tradičnom riadení, pozeráme sa na veľmi obmedzenú a rigidnú formu prístupu riadenia projektov. Tento prístup bol začiatkom riadenia projektu na planéte Zem a predpokladal, že rozsah a ciele projektu zostali konštantné počas celého životného cyklu projektu. Iniciácia a plánovanie boli potom navrhnuté podľa tohto myšlienkového procesu. Uskutočnili sa pridelenia a produkt sa predpokladal v dvojrozmernom usporiadaní bez akýchkoľvek odchýlok alebo dokonca s možnosťou zváženia zmien.
Keďže absolútne nezostal žiadny priestor na prispôsobenie rozptylu a zmeny plánov a plánov projektov, boli marže úspechu chmúrne a príliš povzbudivé. Tradičné riadenie projektu by určilo časové harmonogramy a zdroje s predpokladom, že sa počas projektu nič nezmení a plán sa bude vždy dodržiavať. Životný cyklus projektu vyzeral takto:
- Začatie projektu
- Plánovanie projektu
- Realizácia projektu
- Monitorovanie a kontrola projektu
- Ukončenie projektu
Životný cyklus projektu by sa sledoval v sekvenčnom poradí a jedna etapa by nasledovala ďalšiu, to znamená, že iba ak je plánovanie projektu dokončené, celý projekt sa presunie na vykonanie projektu.
-
Zmeny v pláne
Ako bolo uvedené vyššie, tradičný projektový manažment má veľmi nepružný výhľad na celý priestor, ktorý vytvárame, aby sme uskutočnili zmenu alebo posun smerom k stanovenému cieľu. Za predpokladu, že všetko zostane tak, ako je, nie je v pláne, ktorý je vypracovaný po začatí projektu, žiadna flexibilita.
S menším priestorom pre akékoľvek zmeny, dokonca aj s malými zmenami, ktorým musí projekt čeliť vo fáze vykonávania alebo vo fáze samotného navrhovania plánu, bude potrebné, aby vedúci projektu redistribuoval celý plán od nuly s prihliadnutím na zmenu, ku ktorej došlo.
Ako už vieme, v rámci projektu je možné veľa zmien. Preformulovanie a prepracovanie celého plánu by nebolo škálovateľné a stálo by to organizačný čas, zdroje, infláciu rozpočtu a úsilie.
-
Úlohy a zodpovednosti
V tradičnom projektovom riadení hľadáme ústrednú postavu, ktorá sa stará o celé fungovanie projektu. Táto osoba je projektovým manažérom (PM). PM skúma všetky fázy, ktorými projekt prechádza a je zodpovedný za jeho hladké fungovanie.
S dynamikou, ktorú ponúka projekt, zodpovednosť za aktualizáciu plánu tiež spadá do rúk premiéra, čím sa preťažuje jeden jednotlivec, ktorého úlohou je riadiť a tlačiť projekt na správnu cestu. To môže byť dosť náročná úloha.
-
Produktivita a výkonnosť
Dôraz sa kladie na dodržiavanie harmonogramu a harmonogramu, pretože v súčasnosti je pre PM veľmi tvrdý trest, ak sa v pláne projektu dokonca mierne zmenili. Táto jednostranná náklonnosť k časovým rozvrhom projektu narúša pracovný tok projektu a práca sa v každom prípade oneskoruje.
Bez ohľadu na skutočnú prácu, ktorá sa odohráva, sa vyskytlo aj veľa prípadov, keď bola kvalita ohrozená s cieľom zostať načas. Pokiaľ ide o časové harmonogramy, vždy existoval nátlak, a nie okamih na dýchanie a premýšľanie o tom, čo robia členovia tímu práce.
-
Riadenie rizík
Aj keď prevažná časť koncentrácie tímu a projektového manažéra je načasovaná, s nedostatočnou pozornosťou venovanou riadeniu rizika a predvídaniu rizík, tím by skôr reagoval na riziko ako na ne reagoval.
Keď existuje reakcia na riziká, viete, že vôbec nevenujete pozornosť rizikám, pretože predpokladáte, že by nedošlo k zmene a projekt bude plynúť podľa časových harmonogramov. Ak však počas projektu dôjde k haseniu požiaru, ste nútení ísť mimo trať a potom sa znova uskutoční cyklus prepracovania plánu.
-
Prioritizácia práce
Počas práce na projekte môže mať priorita práce vážny dosah a v rámci tradičného riadenia projektu, kde je autorita centralizovaná, existuje možnosť, že členovia tímu nevedia o správnej priorite práce. To môže spôsobiť, že budú pracovať na nesprávnych veciach v nesprávnom čase.
Projektový manažér je zvyčajne príliš zaťažený plánmi a zmenami, ku ktorým dochádza, že tím zostane bez orgánu určovania priorít, ktorý im pomôže vykonávať prácu podľa potreby.
-
časovej osi
Vďaka slabým časovým harmonogramom bol tradičný projektový manažment na svojom najzraniteľnejšom konci a teraz vieme, že toto základné nastavenie procesov bolo iba predchodcom dynamickej formy projektového riadenia.
Pokiaľ ide o tradičný projektový manažment, existuje veľa vonkajších vplyvov na časové harmonogramy a termíny. Keďže zákazníci a klienti diktujú konečné termíny, neexistuje žiadny praktický pohľad na odhad práce a čas potrebný na túto prácu.
Dynamické riadenie projektu
V kontraste s tradičným projektovým riadením sa prostredie vytvorené dynamickým projektovým riadením zameriava na všetky obavy, ktoré vznikli v predchádzajúcom prostredí. Tento typ projektového riadenia dokonale zvláda dynamickú povahu projektov, pretože poskytuje pružný rámec, ktorý zahŕňa neustále sa meniace obdobia projektových plánov a cieľov. V dynamickom prostredí riadenia projektov sa tu používa prístup, ktorý spočíva v rozdelení projektu na trvalo udržateľné jednotky, ktoré naň nie sú viazané veľa závislých faktorov.
Pokiaľ ide o projekt vývoja softvéru, máte rôzne požiadavky, ktoré sú veľmi nestále a pri každom prijatom kroku podliehajú veľkým alebo menším zmenám. Väčšinou sú tieto plány založené na hypotéze, ktorá môže alebo nemusí zodpovedať skutočným udalostiam v rámci projektu. V takýchto scenároch je veľmi nepraktické sledovať tradičný prístup k projektovému riadeniu, a preto odborníci na riadenie projektov prišli s potrebou nového a flexibilného prístupu.
Dynamický projektový manažment alebo Agilný projektový manažment sa stali iba prístupom potrebným na prelomenie jinxu v neúspešných projektoch, ktoré boli spôsobené rigiditou tradičného prístupu k projektovému manažmentu. Dynamický projektový manažment bol veľmi iteratívny pre prístup k riadeniu projektov a postupoval inkrementálne. So všetkými dobrými vecami existujú aspekty projektu, ktoré je potrebné dôkladne preskúmať, aby sa rozbehla lopta. Oni sú:
- Hodnota poskytnutá projektom by mala byť jasná
- Zákazníci by mali mať aktívnu účasť na kontrole postupu projektu
- Mala by sa povoliť a podporovať vizuálna a grafická dokumentácia
- Tímová spolupráca by mala byť pri realizácii projektu rozhodujúcim faktorom
Vývojové cykly sú stavebnými kameňmi, ktoré umožňujú neustále vyhodnocovanie projektu a rámec umožňuje neustálu spätnú väzbu a zlepšovanie na mieste. S neustálym zlepšovaním, ktoré je jeho chrbtovou kosťou, je dynamická správa projektov určite cestou do budúcnosti. Plánovanie sa stáva agilnejším a prebieha na palube s veľkým dôrazom a očakávaním.
-
Zmeny v pláne
Vďaka najnovším technológiám, ktoré preberajú prístup dynamického riadenia projektov, sa PM opierajú o softvérové nástroje riadenia projektov, ktoré im majú pomôcť pri rôznych zmenách v plánoch a rôznych úvodoch vo fáze projektovania a vykonávania projektu. Tieto nástroje sú v súlade s prístupom dynamického riadenia projektov tak, aby pri zmenách v pláne vyvíjali veľmi malé zaťaženie PM.
Tieto nástroje umožňujú PM automaticky začleniť zmeny do plánu, pretože už existujú rôzne zvažované situácie a pohotovostné plány dohodnuté pre akékoľvek zmeny, ktoré by sa mohli vyskytnúť. Nástroj okamžite vykoná zmenu a zmení plán tak, aby sa neposunul celý plán, ale aby sa prispôsobila anomálii, ktorá zasiahla.
-
Úlohy a zodpovednosti
Pri automatickom prispôsobovaní sa zmenám v pláne projektu sa členovia tímu nemusia spoliehať na jediný centralizovaný orgán, aby dostali svoje objednávky a prácu na deň. Členovia tímu môžu sami pomôcť pri plánovaní a stanovovaní priorít dňa podľa pracovných tokov.
Dynamické riadenie projektu by bolo možné iba vtedy, ak ruky, ktoré prispeli k projektu, sú mimoriadne zručné a dokážu vynikajúco pracovať v tíme. Tímová spolupráca je mimoriadne dôležitá v dynamickom priestore riadenia projektov a tvorí kľúčovú súčasť, ktorá poháňa tento dynamický rámec k vyšším možnostiam úspechu.
-
Produktivita a výkonnosť
Plán a časové harmonogramy tohto plánu sa teraz automaticky riešia nástrojom riadenia projektu a nemusia ich venovať pozornosť. Tím a tím sa môžu výlučne sústrediť na prácu, ktorá sa má dokončiť, a na iterácie, ktoré sa majú postarať. Viac času umožňuje väčšiu kreativitu a inováciu a pomáha členom tímu neustále premýšľať o akejkoľvek prekážke nájdenej na ceste.
-
Riadenie rizík
Na rozdiel od tradičného riadenia projektov, kde došlo k väčšej reakcii na vzniknuté riziká, v dynamickom riadení projektu hľadáte spôsoby, ako reagovať na riziká, ktoré vám prišli. Počas fázy plánovania projektu sa vykonáva riadenie rizík a riziká sa očakávajú a predvídajú. Po vykonaní týchto prognóz boli stanovené akčné plány pre každé riziko, ktoré sa predpokladalo. Tieto akčné plány sú začlenené do projektového plánu a ak by sa vyskytli riziká, proaktívna metóda sa už zavedie.
Ak sa riziká odvrátia, projekt a jeho členovia tímu môžu využiť zvyšný čas ako príležitosť na posunutie plánu projektu dopredu.
-
Prioritizácia práce
Každý v projektovom tíme vie, čo je potrebné urobiť a priority sú už usporiadané. S transparentnosťou systému a jasnosťou procesu stanovovania priorít sa dynamické riadenie projektov stará o zmeny v plánoch alebo prioritách úloh. Tieto sa okamžite odrážajú v projektových plánoch.
-
časovej osi
Vďaka spoľahlivému plánovaniu a flexibilnému prístupu sa časová os a dátum ukončenia projektu alebo dátumy medzníkov nestanovia na začiatku projektu, ale skôr sa vyvíjajú, keď sa projekt časom vyvíja. Ak sa dynamické riadenie projektu vykonáva efektívne, existuje veľká šanca na úspech a úspory, pokiaľ ide o rozpočet, čas a úsilie.
To by znamenalo, že s vyvíjajúcim sa plánom budú vaše termíny vždy presné a konečný dátum vášho projektu bude založený skôr na skutočných ako na prognózach, ktoré boli pripravené včas.
záver
Tradičné projektové riadenie bolo úplným začiatkom projektového riadenia a jeho prínos k tomu, ako v súčasnosti projekty riadime, bude vždy ocenený. Nie, že tento článok robí tradičný projektový manažment zastaraným prístupom k projektovému riadeniu, skôr len stavia tradičné s novou vekovou dynamikou. Tradičný projektový manažment sa stále používa v niektorých odvetviach, ktoré majú pevný časový rámec pre všetko a pre lineárne spracovanie práce.
Porovnanie iste a evidentne stavia dynamiku riadenia projektov na popredné miesto v tomto závode as časmi, ktoré sa neustále menia a reformujú v priemyselnom sektore, sa určite zlepšíme v tom, čo robíme, a dosiahneme ďalší pokrok pre ľudstvo.
Odporúčané články
- Techniky riadenia projektov - 20 Užitočné
- 7 najlepších užitočných efektívnych krokov pri výbere správnej sady členov projektového tímu
- Softvér CRM vs PM
- Rozhovor pre riadenie projektu