Úvod do osobných stretnutí so zamestnancami

Individuálne stretnutia so zamestnancami môžu byť naozaj dôležitým časom, aby ste sa dozvedeli viac o svojich členoch tímu a porozumeli ich pracovným štýlom, ako aj tomu, ako sa vysporiadajú s každodennými pracovnými problémami. Ako projektoví manažéri sa vždy usilujeme udržiavať efektívne tieto individuálne stretnutia so zamestnancami a nechať ich, aby priniesli výsledky, ktoré predvídame pre členov nášho tímu a pre naše tímy, ako napríklad kariérny rozvoj a akčné plány pre oblasti rozvoja. Ale niekde nad čiarou, na ktorej vždy narazíme, buď chýba na týchto stretnutiach, alebo čo je horšie, nevykonávame ich tak, ako by sa mali viesť.

Či už ste skúseným projektovým manažérom alebo novo povýšeným projektovým manažérom, tieto osobné stretnutia so zamestnancami vám v súčasnosti neprinášajú nič dobré a máte pocit, že sú len stratou času pre vás a vašich členov tímu. Domnievate sa, že hodina by sa dala využiť lepšie, ako stráviť počúvaním alebo radením členom tímu.

Na objasnenie tohto účinného nástroja, ktorým sú osobné stretnutia so zamestnancami, som prišiel s týmto článkom, ktorý vám vysvetlí dôležitosť, ktorú tieto stretnutia s sebou nesú a ako môžete aby boli efektívne, aby priniesli množstvo výhod.

Dôležitosť individuálnych stretnutí so zamestnancami

Počas môjho pôsobenia v pozícii projektového manažéra som sa stretol s mnohými kolegami s výraznými rozdielmi v názoroch na dôležitosť a použiteľnosť stretnutí jeden na jedného. Niektorí jednoducho nezasahovali do celého konceptu pravidelného stretnutia so svojimi členmi tímu, aby diskutovali o výkonnosti a prípadných problémoch. Verili, že tieto pracovné stretnutia boli úplne zbytočné a časovo náročné. Zatiaľ čo ostatní sa chceli vždy dozvedieť viac o rozsahu stretnutí jeden na jedného a boli presvedčení, že potrebujú vedieť, ako dosiahnuť efektívnosť tohto druhu usporiadania stretnutí, pretože im to pomohlo vyrovnať sa so svojimi členmi tímu a pravidelne poznať ich výkon.

Podľa môjho názoru považujem stretnutia jednotlivcov za platformu pre veľkú výmenu informácií a inovatívnych nápadov. Je to druh stretnutia, ktorý pomáha dvom odlišným jednotlivcom porozumieť a dozvedieť sa viac o sebe, o čom vnímajú organizáciu a ako by na svojom pracovisku videli vážne problémy alebo niekedy svoje vlastné frustrácie. Nepridelil by som si stretnutia jednotlivcov iba za účelom výkonu členov tímu, ale tiež aby som rástol a dozvedel sa viac o podnikaní, jeho členoch a o tom, ako môžu títo dvaja spojiť do veľkej miery.

Stretnutia typu one-on-one sú určené výlučne pre členov tímu, aby rozprávali mysľou a srdcom. Je to skvelá príležitosť pre projektových manažérov, aby nadviazali skvelú konverzáciu a pomohli tak svojim členom tímu rozvinúť sa v hviezdu v rámci projektov, ktoré realizujú.

Odporúčané kurzy

  • Program na analýzu funkčných bodov
  • Online kurz nástrojov na znižovanie odpadu
  • Online školenie v oblasti certifikácie riadenia projektov

Výhody jednorazových stretnutí so zamestnancami

V tejto časti uvediem výhody, ktoré osobne vnímam z jednorazových stretnutí so zamestnancami. Tieto stretnutia môžu mať oveľa viac výhod a protichodných vedľajších účinkov. Tieto vedľajšie účinky väčšinou nie sú spôsobené spôsobom navrhovania stretnutí, ale skôr závisia od vášho spôsobu vedenia. Predtým, ako sa dozvieme o týchto 10 úžasných spôsoboch vedenia osobných stretnutí, pozrieme sa na zoznam výhod, ktoré som pre vás zostavil.

  • Kontrola výkonnosti - Bude to skvelý čas, aby ste zhodnotili a opýtali sa členov svojho tímu, čo si myslia o svojom vlastnom výkone a odkiaľ to ide.
  • Sebahodnotenie zamestnancov - Keď sa rozhovory zvyšujú, budete im schopní pomôcť pri ich predstavení do ich vlastných pracovných štýlov a podľa ich pohodlia im pomôžu zvládnuť ich každodennú prácu.
  • Vyrovnávanie problémov a problémov - Budete im môcť dať príležitosť v medziach zasadacej miestnosti hovoriť o problémoch a problémoch, ktorým čelia, a tým, ktorým tím čelí. Dôverujte im.
  • Monitorovanie úrovne motivácie - S pokračujúcim tempom bude váš člen tímu určite vynášať svoje pocity týkajúce sa tejto úlohy. Keď sa s vami rozprávajú o práci, ktorú robia, môžete skontrolovať úroveň ich motivácie.
  • Záväzok monitorovať prácu - Tieto stretnutia so zamestnancami sú veľkou príležitosťou požiadať o ich budúce ambície, či už je to v organizácii zostať a rásť, alebo sa presunúť na ďalšie pracovné miesto, ktoré nájdu. Vďaka tomu môžete zmerať úroveň ich záväzku a na základe toho môžete mať predpovedané plány počtu zamestnancov.
  • Platforma na uznanie - Ak za posledný týždeň urobili niečo, čo stojí za zmienku, alebo od posledného stretnutia s nimi, nezabudnite im zablahoželať a povzbudiť ich, aby zvyšovali latku vyššie.
  • Plánovanie pre svoje oblasti rozvoja - Každý z nás má oblasti rozvoja, na ktorých je potrebné pracovať, aby sme sa priblížili optimálnej kvalite práce. Zostavte si so svojím členom tímu plány SMART a dohodnite sa na týchto činnostiach.
  • Akčný plán - Na základe vašich rozvojových plánov sa uistite, že ich požiadate, aby zaznamenali zápisnice zo schôdze, pričom všetky sú doplnené o akčné body, ktoré sa majú skontrolovať a vyhodnotiť na nasledujúcej schôdzi.
  • Nové nápady a inovácie - Tieto stretnutia so zamestnancami môžu byť najlepším miestom na zhromažďovanie nových nápadov a inovatívnych myšlienok, ktoré prechádzajú mysľou členov vášho tímu. Väčšinou prostredníctvom týchto členov tímu dostávame ohromujúce a kreatívne riešenia našich konečných problémov a problémov.
  • Spojenie s nimi - Táto hodina môže byť najlepším časom na osobnú väzbu so svojimi členmi tímu. Môžete dokonca určiť čas na rozprávanie o náhodných hodnoteniach „páči sa mi“ a nepáči sa im vybudovať vzťah a nájsť spojenie, pokiaľ ide o spoluprácu.
  • Spätná väzba na vaše vedenie - tieto stretnutia so zamestnancami sú skvelými príležitosťami požiadať členov tímu, aby vám poskytli spätnú väzbu. Každý musí zlepšiť veľa aspektov svojej práce a zoznámiť sa s nimi v správach môže byť skvelá vec. Požiadajte ich, aby boli rovnako otvorení a transparentní, ako by chceli, aby ste boli s nimi.

Tipy na skvelé osobné stretnutie

Teraz, keď sme zhrnuli mnoho výhod, ktoré vyplývajú z uskutočňovania osobných stretnutí so zamestnancami, je ďalším krokom pochopenie toho, ako môžeme efektívne viesť jedno a potom dve a potom mnoho ďalších. Nižšie je uvedených 10 úžasných tipov na uskutočnenie skvelého osobného stretnutia s členmi tímu.

  1. Plán! Plán!

Najčastejšou chybou, ktorú manažéri robia, je dodržanie harmonogramu so svojimi členmi tímu a nedodržiavanie tohto plánu. Harmonogram je skutočne veľmi dôležitým aspektom vo svete osobných stretnutí so zamestnancami. Manažéri aj členovia ich tímov by mali spolupracovať a dosiahnuť úspech stretnutia tak, že budú načas a budú sa držať týchto harmonogramov.

Individuálne stretnutia v práci sa môžu plánovať v rôznych frekvenciách: týždenne, mesačne alebo štvrťročne. Aj keď štvrťročné štvrťročné obdobie je najmenej preferované a môže sa časovo zhodovať s návrhom organizácie na štvrťročné hodnotiace stretnutia pri práci pre komunikáciu, týždenné stánky sú najsľubnejším a najvýhodnejším časom pre tieto osobné stretnutia na pracovisku.

  1. Jasná a presná agenda

Je nevyhnutné zostaviť program schôdze jeden na jedného v prvých minútach schôdze. Je dôležité, aby program bol jasný, presný a pokiaľ možno ten, ktorý vytvoril samotný zamestnanec. Umožní im to mať kontrolu nad tým, čo majú na mysli, čo vedie k veľkej konverzácii a správnemu využitiu času. Keď zamestnanec pripraví agendu, musíte sa na ňu pozrieť a pred pokračovaním sa na nej musia dôkladne dohodnúť obe strany. To vám umožní viesť stretnutie ešte efektívnejšie.

Manažéri často vytvárajú fixné šablóny pre svojich členov tímu, ktoré majú sledovať, zatiaľ čo kriedujú agendu. Táto šablóna by obsahovala širokú kategorizáciu času a každá časť môže obsahovať myšlienky a nápady člena tímu.

  1. Vyberte neutrálne nastavenie

Organizácie väčšinou majú dnes veľmi otvorené usporiadanie sedadiel, kde sa vyhýbajú kabinám a kabínkam svojich zamestnancov, aby propagovali hodnoty otvorenosti a transparentnosti. To umožňuje veľa výmeny informácií medzi členmi tímu. Túto otvorenosť a transparentnosť uplatňujte aj pri jednaní na jednom pracovnom stretnutí v práci a pre diskusiu vyberte kanceláriu svojho zamestnanca alebo spoločnú konferenčnú miestnosť.

Ak nemáte vo svojej kancelárii otvorený systém, vyhnite sa stretnutiu vo vašej kabíne, zatiaľ čo v organizácii máte stále hierarchiu a dekódovanie.

  1. Použite pravidlo 60 - 40

Podľa mňa som toto pravidlo označil za pravidlo 60 - 40, aby som naznačil, kto bude hovoriť, koľko času sa bude stretnutie konať. Tu by malo byť indikatívne, že 60% daného času by mal využiť člen tímu, keď sa stretáva na jednom mieste. To im poskytne dostatočnú kontrolu nad tým, čo majú na mysli, a môžu tak urobiť slobodne bez toho, aby sa ponáhľali mimo rokovacej miestnosti.

Môžete im poradiť v zostávajúcich 40 percentách času a pomôcť im ich usmerniť, keď riešia problémy, ktorým čelia, alebo ak majú odporúčania pre nápady, ktoré zdieľajú. Ak sa takáto rovnováha odohrá počas pracovných stretnutí jeden na jedného, ​​umožní vám to posilnenie postavenia zamestnancov vo vašom tíme a určite budete vítaní ako vynikajúci manažér.

  1. Udržujte obrázky pripravené

Výkonové hárky a týždenné alebo mesačné údaje by sa mali uchovávať pripravené a mali by sa dôkladne preštudovať predtým, ako sa urobí pomlčka na stretnutie s členom tímu. Týmto spôsobom budete mať solídny základ pre to, o čom musíte hovoriť a za čo je zodpovedný váš člen tímu. Grafy alebo grafy nekomplikujte veci, ale umožnite základné čísla o rôznych faktoroch, na ktorých je výkonnosť člena tímu založená.

Uistite sa, že máte šablónu alebo zdieľate správu so svojimi členmi tímu pred ich osobnými stretnutiami v práci a požiadajte ich, aby ich tiež prešli. Uistite sa, že rozumejú ich vlastným výkonnostným číslam a nech sa vás opýtajú, či nie je niečo nejasné alebo chybné.

  1. Rozdeľ a panuj

Rozdeľte svoje stretnutie na sekcie a pre každú z týchto sekcií si vyhradzujte čas. Uistite sa, že svojim členom tímu poviete tieto sekcie a požiadate ich, aby dodržali svoje harmonogramy v rámci stretnutí jeden na jedného. Ideálne stretnutia jeden na jedného majú tieto oddiely:

  • 15 minút - Vyjdite a dohodnite sa na programe
  • 15 minút - Umožnite členovi vášho tímu hovoriť o svojom výkone, problémoch a obavách a veciach týkajúcich sa ich okamžitej práce
  • 15 minút - nechajte sa radiť a rozprávať o výkone a problémoch okolo člena tímu a pomôcť im s vedením a podporou pomocou plánov rozvoja SMART a akčných plánov
  • 10 minút - umožnite členovi vášho tímu hovoriť o nápadoch a inováciách a akejkoľvek spätnej väzbe, ktorú by pre vás mali

  1. Šablóna stretnutia

Majte pevnú šablónu schôdzky a nechajte v nej priestor pre ad hoc otázky a odpovede alebo obavy okrem obvyklých úloh, ktoré vykonáva člen tímu. Nechajte svoju šablónu schôdzky jeden na jedného dostatočne flexibilnú, aby vyhovovala potrebám mnohých členov tímu. Všetci sú rôzni jednotlivci a nemali by sa obmedzovať na rigidnú šablónu.

  1. Stlačte dole zodpovednosť

Na konci stretnutia „jeden na jedného“ je dôležité, aby ste spolu s plánom rozvoja pripisovali zodpovednosti na stôl. So zodpovednosťou budete musieť zo zasadnutia vyniesť niečo, čo je možné napadnúť. Pokiaľ ide o spätnú väzbu a rebrík úspechu, o ktorom sa diskutovalo, alebo o nápadov a inovácií, ktoré boli vylúčené, uistite sa, že členovia vášho tímu na ne reagujú a premieňajú tieto rozhovory a nápady na užitočné akcie.

Zúčastnite sa tejto časti zápisnice zo stretnutia a umožnite členovi svojho tímu poslať oficiálny e-mail s uvedením zápisnice zo schôdze spolu s dohodnutými zodpovednosťami.

  1. Čo sa stane v rokovacej miestnosti, Pobyty v rokovacej miestnosti

Uistite sa, že nezverejňujete diskusie, ktoré prebiehajú medzi vami a vaším členom tímu. Ak sú to body a nápady, na ktoré je možné sa obrátiť, umožnite členovi vášho tímu, aby im poskytol dostatočné opatrenia a nespoliehal sa na šírenie slova sám, pokiaľ to nie je relevantné a potrebné.

Všetky osobné diskusie a ciele a oblasti rozvoja by mali byť striktne medzi vami a vaším členom tímu a mali by sa používať iba vtedy, keď to považujete za vhodné. Nepoužívajte informácie, ktoré dostanete počas stretnutí jeden na jedného pri práci na verejnom fóre a vo svoj vlastný prospech. Váš člen tímu sa vám zveril; rešpektovať to.

  1. Akčný plán pre seba

Je potrebné, aby nielen váš člen tímu predložil akčný plán, ale pretože ste medzi nimi lídrom, existuje niekoľko krokov, ktoré budete musieť urobiť, aby ste zabezpečili, že v rámci vášho tímu prevláda rozvoj.

Zapíšte si akčný plán, podľa ktorého budete konať v prospech člena tímu a firmy, ktorý sa vám vráti ako výhoda. Zostaňte zameraní na pomoc členom tímu pri dosahovaní úspechu. Bude to tiež váš úspech.

Odporúčané články

Bol to sprievodca osobnými stretnutiami so zamestnancami. Môže to byť skutočne dôležitý čas na to, aby ste sa dozvedeli viac o svojich členoch tímu a porozumeli ich pracovným štýlom. Toto je nasledujúci externý odkaz týkajúci sa stretnutí so zamestnancami.

  1. 12 tipov pre reč tela pri obchodných rokovaniach
  2. 3 vynikajúce tipy! Ako mať efektívne stretnutia?
  3. 6 intranetových funkcií pre úspešnú komunikáciu so zamestnancami

Kategórie:

Rozvoj podnikania