Rozbaľovací zoznam Excelu (obsah)
- Rozbaľovací zoznam v Exceli
- Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli?
Rozbaľovací zoznam v Exceli
V rozbaľovacom zozname Excel je užitočná funkcia, ktorá nám umožňuje vybrať hodnotu zo zoznamu. Rozbaľovací zoznam v programe Excel sa používa hlavne v organizácii, ako sú zadávanie údajov a lekárske prepisy a informačné panely, na výber a aktualizáciu validačných údajov jednoduchším spôsobom z rozbaľovacieho zoznamu. Preto rozbaľovací zoznam programu Excel šetrí čas, v ktorom sa môžeme vyhnúť chybám v overovacej časti.
Môžeme ľahko vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli výberom karty údajov, kde nájdeme možnosť overenia údajov.
Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli?
Kliknite na ponuku údajov a vyberte ponuku na overenie údajov, ako je uvedené nižšie.
Kliknite na tabuľku na overenie údajov, aby sa zobrazilo nasledujúce dialógové okno.
Teraz vidíme časť Kritériá validácie, kde musí povoliť voľbu kliknutím na rozbaľovacie pole, kde sa zobrazí zoznam niekoľkých častí validácie, ako je celé číslo, desatinné číslo atď.
Z validačných kritérií vyberte možnosť Zoznam a vytvorte rozbaľovací zoznam programu Excel, ktorý vytvorí a požiada o výber bunky na zobrazenie rozbaľovacieho zoznamu v Exceli.
Profesionálnu šablónu môžeme ľahko vytvoriť pomocou rozbaľovacieho zoznamu v Exceli, ktorý sa používal hlavne na overenie údajov.
Najprv vytvorte súbor databázy, ktorý sa zobrazí v rozbaľovacom zozname, táto databáza sa musí udržiavať v jednom hárku, odkiaľ pochádza dátum z tejto hlavnej hlavnej databázy. Je preto dôležité, aby sa hlavná databáza riadne aktualizovala a udržiavala správne.
Pozrime sa teraz, ako to vytvoriť pomocou niekoľkých príkladov.
Rozbaľovací zoznam Excelu - príklad č. 1
Pozrime sa na príklad, kde sa chystáme vytvoriť množinu študentských databáz s menom, rolovacím číslom a známkou. Aby bolo užitočné vybrať meno, hodiť číslo a známku pre konkrétnych študentov z vynikajúceho rozbaľovacieho zoznamu tým najjednoduchším spôsobom.
Túto šablónu rozbaľovacieho zoznamu si môžete stiahnuť tu - šablónu rozbaľovacieho zoznamu Excel
Vo vyššie uvedenej tabuľke vidíme databázu, ktorá má meno študenta, Roll No & Grade. Ak chcete vytvoriť rozbaľovací zoznam v programe Excel, postupujte podľa krokov uvedených nižšie:
- Kliknite na kartu Údaje. Vyberte možnosť Overenie údajov.
- Dialógové okno Validácia údajov sa zobrazí nasledovne.
- V časti Overenie vyberte kritériá možnosť Zoznam.
- Vyberte kartu zdroja, na ktorej program Excel požiada, aby sa v rozbaľovacom zozname objavila databázová bunka.
- Po kliknutí na kartu zdroja sa zobrazí výberové pole na overenie údajov.
- Vyberte stĺpec, v ktorom sa musí zobraziť rozbaľovací zoznam, a vyberte stĺpce A2: A8 pre rozbaľovací zoznam mien študentov a potom kliknite na ok.
- Po zadaní stĺpca výberu dostaneme rozbaľovací zoznam, ako je uvedené nižšie.
Teraz vidíme na vyššie uvedenom snímke bol vytvorený excel rozbaľovací zoznam pre meno študenta, ktorý ukazuje zoznam mien študenta. Rozbaľovací zoznam umožňuje nám vybrať mená študentov zo zoznamu databáz, takže sa môžeme vyhnúť chybám a tiež sa môžeme vyhnúť duplicite do Excelu.
Teraz sa pozrime na to, ako dostať Roll Roll do rozbaľovacieho zoznamu nasledovne:
- Prejdite na kartu údajov.
- Vyberte možnosť overenia údajov.
- Dostanete dialógové okno, v ktorom sa zobrazia kritériá validácie.
- Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte možnosť Zoznam.
- Umiestnite bunku do stĺpca F, ako je to znázornené na obrázku nižšie, aby ste dostali rozbaľovaciu ponuku.
- Vyberte stĺpec databázy z B2: B8.
- Kliknite na tlačidlo ok.
Výsledkom by bolo:
Teraz sa pozrime, ako sa dostať do rozbaľovacieho zoznamu nasledovným spôsobom:
- Prejdite na kartu údajov.
- Vyberte možnosť overenia údajov.
- Dostanete dialógové okno, v ktorom sa zobrazia kritériá validácie.
- Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte možnosť Zoznam.
- Umiestnite bunku do stĺpca G, ako je to znázornené na obrázku nižšie, aby ste dostali rozbaľovaciu ponuku.
- Vyberte stĺpec databázy z C2: C8.
- Kliknite na tlačidlo ok.
Výsledkom bude:
Preto sme vytvorili rozbaľovací zoznam pre všetky Meno študenta, Roll No, Grade. Teraz môžeme vytvoriť rozbaľovací zoznam a vybrať meno študentov a ich zodpovedajúce poradie číslo a známku, ako je uvedené na nasledujúcom snímke obrazovky.
Teraz vidíme, že rozbaľovací zoznam bol vytvorený len pre jeden stĺpec, ktorý sa použije na všetky stĺpce, kdekoľvek potrebujeme, aby sme skopírovali a vložili rozbaľovacie pole do konkrétnej bunky.
Teraz na vyššie uvedenej snímke vidíme, že rozbaľovací zoznam sa použil na všetky stĺpce, v ktorých je zobrazený celý názov študentov z databázy, ako aj na číslo Roll and Grade.
Rozbaľovací zoznam v Exceli - príklad č. 2
V tomto príklade uvidíme, ako pridať rozbaľovaciu ponuku „ÁNO“ alebo „NIE“ s jasným príkladom.
Tu v stave teraz pridáme rozbaľovací zoznam „ÁNO“ alebo „NIE“, aby sme zistili súčasný stav študentov.
- Prejdite na kartu údajov.
- Vyberte možnosť overenia údajov.
- Dostanete dialógové okno, v ktorom sa zobrazia kritériá validácie.
- Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte možnosť Zoznam.
- Umiestnite bunku do stĺpca F, ako je to znázornené na obrázku nižšie, aby ste dostali rozbaľovaciu ponuku.
- Vyberte stĺpec databázy z B2: B3.
- Kliknite na tlačidlo ok.
Teraz vidíme, že vyššie uvedený rozbaľovací zoznam ÁNO alebo NIE, aby sme skontrolovali súčasný stav študenta.
Rozbaľovací zoznam v Exceli - príklad č. 3
Chybná správa
Čo sa stane, ak do databázy zadáme neplatné údaje, tj zoznam neznámych mien. Rozbaľovací zoznam funkcia najprv skontroluje v zozname databáz, či je názov zhodujúci sa Excel nebude zobrazovať chybové dialógové okno.
Predpokladajme, že sme do zoznamu názvov študentov napísali neplatné údaje, napríklad „geethas“, kde vidíme, že toto meno študenta nie je v zozname databáz všetko. Z rozbaľovacieho zoznamu skontrolujte v databáze, či sa mená zhodujú alebo nie, ak nie, zobrazí sa dialógové okno s chybou nasledujúcim spôsobom.
Túto chybovú správu môžeme upraviť tak, aby koncový používateľ vedel, aké údaje potrebuje na zadanie.
Pri overovaní údajov vidíme, že existujú tri karty, ako sú Nastavenia, Vstupná správa a Výstraha chýb.
Tu budeme upravovať chybové hlásenie podľa našej databázy študentov a postupujte podľa nižšie uvedeného postupu.
- Prejdite na kartu overenia údajov.
- Vyberte kartu Výstraha chýb.
- Dostaneme vyššie uvedené dialógové okno s nadpisom a chybovým hlásením.
- Zadajte názov bunky a chybové hlásenie, ktoré sa majú zobraziť pre bunku.
Preto sme aktualizovali hlásenie Názov názvu a Chybové hlásenie, ktoré sa má teraz zobraziť. Uvidíme, ako sa bude chyba zobrazovať v dialógovom okne.
Predpokladajme, že sme do stĺpca Meno študenta napísali neznáme meno a funkcia rozbaľovacieho zoznamu vyvolá nasledujúcu chybu s vlastným názvom a chybovým hlásením nasledovne.
Vidíme, že sme zadali neznáme meno ako „Samantha“, ktoré sa nenachádza v databáze, a Excel sa zobrazuje ako chybové hlásenie, pričom sme v dialógovom okne Chybové hlásenie zadali ručne, ako je uvedené vyššie.
Čo je potrebné pamätať
- Udržujte samostatnú databázu na vytvorenie rozbaľovacieho zoznamu v Exceli.
- Ak je to potrebné, použite vhodné chybové hlásenie.
- Použiť overenie údajov na konkrétnu bunku.
záver
Rozbaľovací zoznam programu Excel sa používa najmä na vytváranie profesionálnych šablón a formulára na zadávanie údajov na uľahčenie práce.
Odporúčané články
Toto bol sprievodca rozbaľovacím zoznamom v Exceli. Tu diskutujeme o tom, ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli spolu s praktickými príkladmi a stiahnuteľnou vynikajúcou šablónou. Môžete si tiež prečítať naše ďalšie navrhované články -
- MS Excel: funkcia ISBLANK
- Použitie funkcie ISERROR v Exceli
- Ako používať funkciu ISNA v Exceli
- Najlepšie príklady funkcie Excel REPT
- Príklady makier Excelu