Rozvoj efektívneho pracoviska
Máme osem hodín na to, aby sme zožrali na pracovnej stanici, a pár hodín na záchranu osobného života, čo je pre nás najväčšou výzvou, aby sme tieto hodiny mohli produktívne využiť na zvýšenie efektívnosti na pracovisku. Znamená to urobiť niekoľko artikulovateľne produktívnych krokov inteligentnejším spôsobom a zbaviť návykov, ktoré odrádzajú od produktívnosti v našej práci.
Základné zručnosti na pracovisku
Existujú rôzne typy a zručnosti, na ktoré sa treba zamerať na pracovisku, nižšie sú uvedené len niektoré z týchto noriem.
Spravujte svoj vlastný čas, aby ste zvýšili efektivitu svojho pracoviska
Môžete si myslieť, že ste dobrí pri rozhodovaní o riadení času a čase, ktorý strávite vo svojich úlohách. Štúdie však naznačujú, že iba 17 percent ľudí dokáže presne zmerať čas, ktorý potrebujú na dokončenie úloh. Čas potrebný tiež závisí od charakteru práce a individuálnej kapacity.
Urobte analýzu projektu, na ktorom pracujete, a nastavte si svoj vlastný čas, povedzme dve hodiny. Poznačte si to na papier. Ak ste si stanovili cieľ a rozhodli ste sa dokončiť úlohu v správnom čase, nič vás nemôže zastaviť. Pri práci môžete tiež čeliť mnohým rozptýleniam, ale ak ste sústredili svoju myseľ, nič vás nemôže rozptýliť. Alexander Graham Bell's povedal: „Zamerajte všetky svoje myšlienky na prácu, ktorú máte po ruke. Slnečné lúče horia, až kým nie sú zaostrené, “je tu celkom aplikovateľné. Sústreďte sa na úlohy, ktoré robíte ručne, až kým sa neskončí.
Pomocou nástroja, ako je Rescue team, môžete nastaviť časový rozvrh a získať prehľad o presnom čase, ktorý môžete stráviť dennými úlohami.
Postupujte podľa týchto strategicky orientovaných akčných plánov vo svojom spektre správy času pre efektívnosť na pracovisku
Rozlišujte medzi naliehavými a neodkladnými úlohami
Zoraďte úlohy, ktoré sú naliehavé a ktoré sú dôležité a nie naliehavé. Najprv musíte začať s urgentnými úlohami, nie je potrebné, aby ste venovali viac pozornosti naliehavým úlohám, ale je nevyhnutné, aby ste týmto úlohám dali prioritu a čoskoro ich dokončili. Áno, dôležité úlohy musia získať maximálnu pozornosť, inak by to mohlo zhoršiť vaše schopnosti. Samozrejme si môžete nechať najmenej dôležité úlohy na čakajúcom zozname. Rozdelenie medzi naliehavým a nedôležité je zásadným krokom na stanovenie priority času a pracovného zaťaženia.
Udržujte svoje miesto upratané
Pre mnohých z nás sa neporiadok príliš neobťažuje, ale je to tak rozptýlenie, ako aj nepríjemné. Zistite, koľko času strácate hľadaním užitočného objektu alebo súboru, ak je všetko preplnené. A aké nepríjemné by bolo, ak by ste chceli ísť na schôdzku a nie ste schopní nájsť spis. Upratovanie môže byť sebestačné a motivujúce a bolo by pre vás veľmi ľahké zostať na vrchole vecí svojho pracovného priestoru elegantný a uprataný.
Vyberte svoju dynamiku
Počas práce sa cítite unavení alebo zistíte, že určitá úloha vyžaduje viac času, ako sa očakávalo. Nechajte to chvíľu. Vstaň zo svojho stola a urob si desaťminútovú prestávku. Alebo si svoju úlohu ponechajte na čas, keď sa budete cítiť osvieženejší, môže byť skoro ráno alebo neskôr počas dňa. Začnite s ľahkou úlohou, ktorá vám udrží vašu myseľ sviežu. Prestávky medzi nimi zvýšia vašu koncentráciu. Niektoré štúdie zistili, že krátke prestávky vám môžu pomôcť dosiahnuť váš cieľ rýchlejšie.
Vyhnite sa multitaskingu
Hovoríme, že v tomto najrýchlejšom svete by sme mali robiť viac úloh, ale tomu by sme sa ako ľudskej bytosti mali vyhnúť. Mali by sme sa zamerať na dokončenie prvej úlohy a potom začať s ostatnými projektmi. Ak chcete vykonávať rôzne činnosti, uveďte zoznam úloh pod rôznymi kategóriami a najskôr sa venujte úlohám podobného charakteru.
Ukľudnite sa a udržujte veci v perspektíve
Najdôležitejšou vecou, ktorú si musíte zapamätať, je udržať svoju náladu zloženú a pokojnú aj v napätom prostredí. Ľudia sa môžu cítiť ohromení príliš veľkým počtom úloh, ktoré by mohli byť veľmi stresujúce. Využite praktický prístup a prijímajte iba tie úlohy, ktoré môžete pohodlne a dokonale robiť. Urobte si malú pauzu, uprednostnite svoje úlohy a uvidíte, ako sa kráčate tajne, aby ste dosiahli svoje ciele.
efektívnosť pracoviska - Zapojte sa do diskusií
Ak máte nejaký nápad a chceli by ste ho uviesť do praxe, získajte najlepšie mozgy, ktoré máte vo svojom okolí počas prestávky alebo čajového času, a podeľte sa s nimi o svoj nápad. Brainstorming je úžasný spôsob, ako získať širokú škálu možností v čo najkratšom čase. Aby ste ušetrili čas, môžete použiť tabuľu na získanie nápadov svojmu tímu a získanie ich podnetov a vstupov, alebo môžete tiež poslať nápad hromadnou poštou celému tímu. Ak začleníte nápady skupiny, môžete efektívne zvýšiť svoj potenciál bez pridania ďalších hodín.
V rámci brainstormingu skutočne pripravujete akčný plán:
- Vysvetľovať rôzne ciele a ciele a dohodnúť sa na nich
- Rámec časového limitu
- Kategorizácia každého nápadu
- Vyhodnotenie a analýza každého z nich
- Preskúmanie ďalších možností a stanovenie rovnakých priorít
- Plánovanie rozvrhu a vypracovanie kontrolných a následných metód
Môžete tiež osobne rozmýšľať o svojich vlastných nápadoch. Ak si vyberiete čas na brainstorming, získate dobrý náskok pri práci. Môžete uviesť zoznam alebo zapisovať všetky nápady na kus papiera. Týmto spôsobom môžete prísť s mnohými ďalšími možnosťami, ktoré ste možno predtým nenapadlo, ale mohli by byť plodní a praktické. V skutočnosti vám osobné brainstormingy prinesú viac nápadov ako ako špekulatívne skupinové brainstormingy. Stáva sa to preto, že skupiny nemôžu vždy prísne dodržiavať pravidlá brainstormingu a často sa rozptyľujú a ich nápady sú zablokované. A s osobným brainstormingom môžete byť slobodnejší a kreatívnejší. Môžete napríklad zistiť, že myšlienka, ktorú na začiatku váhate prísť do skupiny, môže vytvoriť niečo zvláštne.
Brainstorm nie je rozhodnutie, ale nápad
Myšlienku brainstormingu navrhuje Robin Barrow: „Brainstorming v istom zmysle je založený na myšlienke, že situácia, v ktorej má človek návrh, musí spĺňať určité štandardy kvality a môže byť kritizovaná a pravdepodobne bráni ľuďom a že má určitý súbor všeobecná myšlienka spôsobov, ako by niekto mohol pozmeniť návrh, môže pomôcť dosiahnuť zmenu. “ Mal by sa použiť na vykonanie akejkoľvek analýzy pre rozhodovací proces, ale iba na analýzu a posúdenie myšlienok. Či už ste na osobných brainstormingových stretnutiach alebo robíte to v skupine, nápadom je, aby bol zameraný na jednu konkrétnu tému, aby ste našli akúkoľvek problémovú oblasť a jej riešenie, zapíšte si to, čo sa snažíte dosiahnuť. Ak už máte veľa riešení a nechceli by ste sa rozhodnúť, ktoré riešenie chcete zvoliť, nemali by ste plánovať žiadne brainstormingové sedenie. Ak ste chceli ignorovať návrhy všetkých, je najlepšie v tomto postupe strácať čas.
Porozumieť koncepcii vašej organizácie
Dôvod, prečo počas procesu brainstormingových rozhodnutí nápady nejdú nikam, pretože tie isté nenapĺňajú očakávania spoločností alebo môžu ísť nad rámec toho, čo spoločnosti požadujú. Ak uvažujeme o postupe pri brainstorminge, musíme myslieť na to, že vymyslíme škatuľu. Musíme prísť s myšlienkou, ktorá robí spoločnosť recipročnou, áno, je to tak! ak sme v riadiacej funkcii, zvyšuje sa naša zodpovednosť. Musíme vziať do úvahy mnoho rôznych vnímaní, ako sú obmedzenia alebo obmedzenia, ak existujú. A každá vytvorená myšlienka sa musí brať do úvahy aj z podmienok prevládajúcich na trhu av priemysle, ako je kvalita výrobkov alebo služieb, tvorba predaja, zmeny cien a ďalšie regulačné postupy. Výsledkom by bol vynikajúci nápad viac ako 5 000 dolárov, ktorý by bol viac orientovaný na prax, produktívnejší a cenovo dostupnejší.
Byť majstrom skôr v malých veciach, než prehrať vo väčších
Štúdie ukázali, že dosiahnutie cieľov, ktoré sú veľmi komplexné alebo všeobecné v čase, keď ste na začiatku kariéry, by mohlo zhoršiť vašu úroveň odbornosti. Aj keď by ste sa mohli dostať do väčšej hry a pokúsiť sa dostať sa do väčšieho obrazu, mohlo by to však viesť k tomu, že stratíte pôdu pod úrovňou zručnosti, ktorú máte. Takže najlepšou stratégiou je postupné stúpanie po rebríku. Najprv sa zmerajte v dolnej časti a potom vyšplhajte sa a pokračujte v ovládaní zručností. Čoskoro uvidíte zlepšenie a budovanie dôvery. Takže to, čo robíte alebo pracujete spočiatku, robte to najlepšie a buďte šampiónom, ktorý by vybudoval vašu reputáciu v očiach ostatných. Ako povedal Hammond: „Staňte sa majstrom malých vecí, ktoré majú veľký význam, skôr ako ste majstrom veľkých vecí, ktoré majú veľký význam.“ A zostaňte držať svojich cieľov, čo je mantra úspechu.
Vykonajte nasledujúce kroky zamerané na činnosť, aby ste sa stali šampiónom a dosiahli efektívnosť na pracovisku
- Udržujte svoj pracovný priestor dobre usporiadaný
- Vyhľadajte spätnú väzbu o pracovnom výkone
- Získajte odbornú prípravu zameranú na efektívnosť na pracovisku
- Naplánujte si svoju prácu, aby ste dosiahli efektívnosť
- Buďte vždy pripravení na efektívnosť zmeny pracoviska
- Postupujte podľa zásad, postupov a pokynov, ktoré sa môžu vzťahovať na vašu prácu v pracovnom priestore.
Čo ešte môžete urobiť pre efektívnosť na pracovisku!
- Venujte nejaký čas predstaveniu svojej kreatívnej stránky.
- Ak je to potrebné, pracujte mimo pracoviska
- Vypnite všetky kontextové upozornenia
- Verte verbálnym rozhovorom namiesto toho, aby ste posielali e-maily
Efektivita na pracovisku - Nespúšťajte to, čo nemôžete urobiť
Všeobecne možno povedať, že ľudia, ktorí sú nadšení z toho, že myslia na čokoľvek, je dosiahnuteľné a zabudli, že by ich mohli prekonať mnohé obmedzenia, prerušenia alebo núdzové situácie. Je tiež možné, že práca, ktorú sa zaviazali vykonávať, je tiež nad ich schopnosti. Odborníci naznačujú, že pri určovaní denného rozvrhu je potrebné vyriešiť prerušenia alebo núdzové situácie 40 percentami času. Najlepšie miesto je umiestniť 60% dňa na úlohy, ako dať sto percent. Ak ste to pochopili, môžete efektívne využiť svoj čas. Pre ľudí to nepochybne nie je ťažké, ale je to najúčinnejšia rada, ktorú by sa mali držať.
Predpokladajme, že máte nejakú úlohu, ktorá vám môže trvať jednu hodinu, naplánovať ju na jednu hodinu a 25 minút na túto úlohu. Týmto spôsobom, ak musíte čeliť prerušeniam, môžete to vyriešiť za 25 minút a stále môžete byť pri práci načas.
Ak ste však niečo spáchali, urobte to. Buďte mentálne silní a skutočne odhodlaní dokončiť úlohu a prijať akýkoľvek druh výzvy, ale táto výzva by mala byť v rámci vašej kapacity alebo limitu. Ide o to, aby sa váš život naplnil cieľmi a zabil zvyšok.
Pri plnení záväzkov postupujte podľa týchto dvoch krokov:
Buďte vždy odhodlaní a zameraní
Ak nie ste zaviazaní, ste povinní sa rozptyľovať aj malými vecami, čo by ste nemali robiť. Pristupujte k svojim cieľom s tým, čo sa všeobecne hovorí o presvedčení. Zároveň sa však naučte hovoriť „Nie“, čo je tiež súčasťou presvedčenia, ak nemôžete vykonať žiadnu úlohu, robiť zle alebo nerobiť to po odhodlaní vám môže dať sklamanie.
Len začnite
Aj keď neviete, či by ste mohli dosiahnuť svoj cieľ, alebo nie, ale ak máte ochotu a odhodlanie to dosiahnuť, jednoducho ho začnite. Aj keď je cesta náročná a musíte čeliť niekoľkým prekážkam, ale musíte ísť.
Efektivita na pracovisku - pracujte na svojej úrovni stresu
Hovoríme, že v tomto svete je to úroveň stresu, ktorú nemôžeme kontrolovať. Trocha tlaku a duševného stresu je motivujúca vec, ale keď stres prekročí limit, stratíme svoju schopnosť prispôsobiť sa, čo vedie k zníženiu produktivity. Stres sa stal tak nevyhnutnou súčasťou nášho fungovania, že ho máme tendenciu ignorovať, až kým sa stane neznesiteľným. To, čo by ste sa mali naučiť, sa od začiatku dňa do konca riadi a riadi váš stres. Ak máte pocit, že ste preťažení a pod tlakom, nechajte prácu chvíľu a urobte si prestávku na pár minút, choďte na prechádzku a urobte nejaké zábavné veci.
Osvedčené spôsoby efektívnosti pracoviska
Tu sú úplne overené spôsoby:
Získajte osem hodín spánku každý deň
Aj keď máte veľa práce, ale spánok je rovnako dôležitý, pretože je to dobré pre zdravie a pri prebudení by vás omladilo.
Majte stresový denník
Udržujte stresový denník jeden alebo dva týždne, aby ste pochopili, čo spôsobuje stres, čo by vám mohlo pomôcť identifikovať udalosti, ktoré spôsobujú stres, a pochopiť mieru, do akej ho prežívate.
Cvičenie a ranná prechádzka sú nevyhnutnosťou
Ranná prechádzka je nevyhnutnosťou pre každého z nás a cvičení. Dajte pol hodiny na rannú prechádzku a odpočinok pol hodiny na cvičenie. Zachová vás to čerstvé po celý deň a každú chvíľu svojho života.
Dýchajte cvičenie
Kedykoľvek budete mať pocit, že ste v strese, vdýchnite a vystúpte na pár minút. Jóga obhajuje dýchacie cvičenie, ktoré nielen znižuje stres, ale aj depresiu a akýkoľvek druh duševných problémov a tiež zlepšuje celkové zdravie. Len pár minút dychového cvičenia a budete sa cítiť vysoko. Dýchacie cvičenia môžete robiť kedykoľvek počas dňa a kedykoľvek. Keď pracujete a cítite sa unavení, začnite robiť dychové cvičenia. Cítili by ste sa uvoľnene.
Váš každý deň by bol ako výzva na využitie neobmedzeného potenciálu vášho života, ale to, ako budete brať a napredovať, záleží na vás. Tak choď.