Rôzne efektívne spôsoby komunikácie (užitočné)

Rôzne spôsoby komunikácie, ktoré sa bežne používajú na pracovisku, sú -

Verbálna komunikácia

Ústna komunikácia zahŕňa použitie slov počas doručovania zamýšľanej správy. Môže to byť jeden na jedného, ​​cez telefón alebo v skupinových nastaveniach, atď. Je to metóda efektívnej komunikácie, ktorá je osobná a musí sa používať viac ako len telefónne hovory a e-maily, kedykoľvek je to možné. Médium správy v prípade ústnej komunikácie je ústne. Jednoduché vyjadrenie je verbálna komunikácia. Zoznámenie sa s osobou, s ktorou prebieha osobná komunikácia, pomáha pri zisťovaní reakcie tejto osoby na základe porozumenia jej reči tela a pomáha tiež pri aktívnej účasti na dialógu. Písomná aj ústna komunikácia sú teda dva hlavné typy verbálnej komunikácie.

1. Rozprávanie príbehov

Rozprávanie príbehov je forma verbálnej komunikácie, ktorá je efektívna. Je to životne dôležitá organizačná funkcia, ktorá pomáha pri budovaní spoločných významov pre jednotlivcov v organizácii. Príbehy pomáhajú pri objasňovaní kľúčových hodnôt a tiež pri preukazovaní spôsobu, akým sa v organizácii deje. Tón, sila a frekvencia príbehu súvisia s vyššou organizačnou angažovanosťou. Kvalita príbehov, ktoré vypovedajú podnikatelia, súvisí so schopnosťou zabezpečiť kapitál pre svoje organizácie. Príbehy môžu pomôcť pri posilňovaní a udržiavaní kultúry organizácie.

2. Kľúčové konverzácie

Aj keď je tento proces podobný, v prípade komunikácií na vysokej úrovni je potrebné viac zručností, reflexie a plánovania v porovnaní s každodennými interakciami v práci. Príklady komunikácie, ktorá zahŕňa vysoké podiely, spočívajú v predložení obchodného plánu rizikového kapitalistu a žiadosti o zvýšenie. Okrem toho v našich profesionálnych životoch niekoľkokrát prebiehajú rozhovory, ktoré sú rozhodujúce - diskusie, v ktorých sú vysoké stávky, silné emócie a názory sa môžu líšiť.

Písomná komunikácia

Na pracovisku sa nedá vyhnúť písomnej komunikácii. Je prítomná všade a pozostáva z tradičných papierových a perových dokumentov a listov, textových rozhovorov, e-mailov, napísaných elektronických dokumentov, správ, správ SMS a čohokoľvek iného, ​​čo by mohlo byť sprostredkované použitím písaných symbolov, ako je jazyk, ktorý obsahuje všetky dokumenty, ktoré sú súčasťou každodenného obchodného života. Takéto spôsoby komunikácie sú nevyhnutné pre akúkoľvek formálnu obchodnú komunikáciu a tiež pre vydanie právnych pokynov.

Metódy komunikácie, ktoré využívajú predovšetkým písomnú komunikáciu, pozostávajú z formálnych obchodných návrhov, tlačových správ, poznámok, zmlúv, brožúr, príručiek a podobne. Efektívnosť písomnej komunikácie bude závisieť od štýlu písania, slovnej zásoby, gramatiky a jasnosti. Písomná komunikácia je najvhodnejšia v prípadoch, ktoré si vyžadujú podrobné pokyny, keď je potrebné niečo zdokumentovať alebo v situáciách, keď je osoba príliš ďaleko na to, aby mohla hovoriť osobne alebo telefonicky. Niektoré z písomných metód komunikácie zahŕňajú -

Sociálne médiá

Nástroje sociálnych médií, ako je Facebook, sa dajú v organizáciách efektívne využívať na komunikáciu medzi miestami, divíziami, oddeleniami a zamestnancami. Niektoré nástroje, ako napríklad Yammer, sú špeciálne navrhnuté na vytváranie sietí sociálnych médií v rámci určitej oblasti podnikania.

e-mail

E-mailová komunikácia v organizáciách sa stala veľmi bežnou a je veľmi dôležitým nástrojom na zdieľanie informácií s jedným, stovkami a tisíckami zamestnancov. Zvyčajne je významnou súčasťou komunikačného plánu a hoci nemusí byť náhradou osobných alebo iných metód komunikácie, je ľahko prístupný a lacný.

Ústna komunikácia

Ďalším typom verbálnej komunikácie je hovorené slovo, či už po telefóne alebo osobne, videokonferencie, hlasový chat alebo iné médium. Rôzne typy neformálnej komunikácie, ako napríklad neformálny mlyn alebo vinič a formálna komunikácia, ako sú konferencie a prednášky, sú formami účinnej orálnej komunikácie. Orálna komunikácia sa využíva v diskusiách, ako aj v neformálnych a kauzálnych rozhovoroch. Účinnosť ústnej komunikácie bude závisieť od rýchlosti, hlasitosti, výšky tónu, hlasovej modulácie, zrozumiteľnosti reči a tiež neverbálnej komunikácie, ako sú vizuálne podnety a reč tela.

Medzi dôležité spôsoby ústnej komunikácie patria:

Komunikácia tvárou v tvár

Toto je zvyčajne uprednostňovaný spôsob komunikácie, aj keď to nie je vždy realistické, najmä v organizáciách, ktoré sídlia na viacerých miestach po celom svete. Nástroje ako videokonferencie však umožňujú približnú osobnú komunikáciu a pomáhajú aj veľkým organizáciám pri vytváraní osobných spojení medzi vedením a zamestnancami.

stretnutie

Stretnutia sú bežné takmer vo všetkých podnikových prostrediach a teraz je možné ich rozšíriť pomocou technologických nástrojov, ktoré umožňujú účastníkom na vzdialených miestach zúčastňovať sa na diskusiách, hoci sa fyzicky nezúčastňujú na mieste stretnutia.

Pri používaní verbálnej komunikácie si musí byť človek vedomý svojho tónu hlasu, sklonu a rýchlosti. Vyhýbajte sa používaniu sarkazmu a nahnevaných tónov, inak bude osoba, s ktorou komunikujete, obhajovať sa. Pri rozhovore so svojím tímom alebo so skupinou ľudí by ste mali zaistiť, aby ste hovorili nahlas a jasne, aby každý mohol porozumieť tomu, čo hovoríte. Mikrofón by sa mal používať, ak je skupina adresovaná vo veľkej miestnosti. Verbálna komunikácia sa najlepšie využíva vtedy, keď sa musí niečo podrobne prediskutovať alebo keď sa musí niekto pokloniť alebo pokarhať. Verbálna komunikácia urýchľuje a uľahčuje sprostredkovanie myšlienok a je najúspešnejšou metódou komunikácie. Predstavuje však iba 7% všetkej ľudskej komunikácie.

Neverbálne spôsoby komunikácie

„Najdôležitejšou vecou v komunikácii je vypočutie toho, čo sa nehovorí.“

Peter Drucker

Súčasťou neverbálnej komunikácie je komunikácia prostredníctvom posielania a prijímania bezslovných správ. Takéto správy sú dôležitou súčasťou každej komunikácie a vo všeobecnosti poskytujú posilnenie verbálnej komunikácie. Môžu však sprostredkovať aj svoje vlastné pocity a myšlienky.

Fyzická neverbálna komunikácia

Hlavnú úlohu hrá neverbálna komunikácia v spôsobe, akým komunikujete s ostatnými ľuďmi. Nemožno sa naň odvolávať ako na jediný komunikačný prostriedok, s výnimkou prípadov, keď osoba používa znakovú reč. Fyzická neverbálna komunikácia alebo reč tela pozostáva z držania tela, výrazov tváre, kontaktu očí, gest ako špicatý prst, vlny a podobne, dotyku, tónu hlasu, celkových pohybov tela a ďalších.

Musíte si byť vedomí neverbálnej komunikácie. Vaše pohyby, kontakt s očami a gestá, spôsob, akým sedíte a stojíte, vám pomáhajú pri sprostredkovaní správy osobe, s ktorou komunikujete. Gestá by sa mali používať primerane alebo ruky by mali zostať po bokoch. Mali by ste sa vyhnúť fidgetingu, pretože je to rušivé a ruky by sa nemali krížiť, pretože vysiela signál, že sú zatvorené alebo nahnevané. Vždy by ste sa mali pozerať do očí osoby, s ktorou hovoríte, a nikdy sa vám nedívať ani prevracať oči, keď hovoria.

Najbežnejšou medzi neverbálnou komunikáciou sú výrazy tváre. Napríklad mračenie alebo úsmev vyvoláva emócie, ktoré sú zreteľné a ťažko vyjadriteľné prostredníctvom verbálnej komunikácie. Výskum ukázal, že neverbálne narážky alebo reč tela spolu s výrazmi tváre, tónom hlasu a postojom tela tvoria takmer 55% všetkej komunikácie, ktorá prebieha. Podľa prieskumu iba 7% z porozumenia správy prijímateľom vychádza zo skutočných slov odosielateľa, 38% vychádza z para jazyka (hlasitosť, tón a tempo reči), zatiaľ čo 55% je z základ neverbálnych narážok (reč tela).

Výskum tiež ukázal, že neverbálne narážky môžu mať vplyv aj na to, či ste úspešní pri získavaní pracovnej ponuky. Sudcovia, ktorí skúmajú videokazety žiadateľov, boli schopní posúdiť svoje sociálne zručnosti, aj keď bol zvuk vypnutý. Pozreli sa na mieru gestikulovania, čas, ktorý strávili rozprávaním, a na formálne oblečenie na určenie kandidátov, ktorí by boli pre túto prácu najspoľahlivejšie zo sociálneho hľadiska. Preto je nevyhnutné vziať do úvahy spôsob, akým sa človek v podnikaní objaví, a tiež to, čo hovorí. Naše emócie sú sprostredkované našimi tvárovými svalmi. Tichú správu je možné odoslať bez vyslovenia slova. Zmena v našom emocionálnom stave je viditeľná v zmene nášho výrazu tváre.

Napríklad, ak sa sústredíme na sebaistotu pred pohovorom, dôvera bude odovzdaná osobe vedúcej pohovoru tvárou v tvár. Úsmev, aj keď je stres, môže znížiť úroveň stresu v tele.

paralanguage

Dôležitou súčasťou neverbálnej komunikácie je spôsob, akým sa niečo hovorí, namiesto toho, čo sa v skutočnosti hovorí. Pozostáva zo štýlu hovorenia, tónu, emócií, stresu, výšky tónu, intonácie a kvality hlasu. Pomáha pri oznamovaní záujmu, schválení alebo neprítomnosti. Podľa prieskumu sa 38% všetkej komunikácie pripisuje tónu hlasu.

Ostatné formy neverbálnej komunikácie vo všeobecnosti komunikujú osobnosť osoby. Pozostávajú z -

• Estetická komunikácia alebo tvorivé výrazy ako maľovanie, tanec atď.
• Vzhľad alebo štýl starostlivosti a obliekania, ktorý sprostredkúva osobnosť osoby.
• Vesmírny jazyk, ako sú krajiny a maľby, sprostredkuje vkus aj spoločenské postavenie.
• Symboly ako budovanie ega, stav a náboženské symboly.

Aby sme boli efektívnymi komunikátormi, je dôležité zosúladiť náš tón, vzhľad a reč tela so slovom, ktoré sprostredkujeme. Výskum ukázal, že keď ľudia klamú, blikajú častejšie, pokrčia plecami a posúvajú svoju váhu. Tón je ďalší prvok komunikácie, ktorý je neverbálny. Tón, ktorý je odlišný, môže zmeniť vnímaný význam správy. Dôraz na konkrétne slovo ilustruje spôsob, akým môže tón sprostredkovať veľa informácií.

Vizuálna komunikácia

Vizuálna komunikácia je tretí spôsob komunikácie, ktorý sa uskutočňuje pomocou vizuálnych pomôcok, ako sú farby, ilustrácie, grafický dizajn, kresba, typografia, značky a iné elektronické zdroje.

Vizuálna komunikácia zahŕňajúca grafy a grafy všeobecne posilňuje písomné metódy komunikácie a vo väčšine situácií nahrádza písomnú komunikáciu úplne. „Obrázok stojí za tisíc slov“ je príslovie, ktoré ukazuje, že verbálna komunikácia môže byť pri viacerých príležitostiach silnejšia ako verbálna aj neverbálna komunikácia. Vývoj technológií uľahčil vyjadrenie vizuálnej komunikácie, ako tomu bolo predtým.

Neexistuje žiaden správny spôsob komunikácie, ale musíte vedieť, čo je vhodné a za akých situácií. Zvolené metódy komunikácie závisia od situácie. Vžite sa do topánok zamestnancov. Ak je potrebné oznámiť určitú správu, mali by ste najskôr premýšľať o spôsobe, akým ju dostanete. Na základe dobrého úsudku o situácii a ohľaduplnosti voči svojim zamestnancom sa z vás stane efektívny komunikátor. Lepšie pochopenie rôznych spôsobov komunikácie spolu s rôznymi komunikačnými štýlmi pomôže lepšie spoznať ľudí a lepšie sa s nimi vyrovnať, objasniť akékoľvek mylné predstavy alebo nedorozumenia, ktoré môžu existovať, a tak prispeje k úspechu organizácie.

Odporúčané články

1. Výhody orálnej komunikácie v podnikaní
2. 10 najlepších spôsobov, ako vylepšiť komunikačné stratégie zamestnancov
3. Predstavujeme niekoľko odborných rád pre vlastný marketing (užitočné)