Projektová dokumentácia
Projektová dokumentácia nie je iba obyčajnou prácou, ale dá sa považovať za základnú zručnosť v dnešnom veku. Hneď od vysokej školy až po pracujúcich odborníkov, ktorí pracujú na projektoch, ktoré sú neoddeliteľnou súčasťou každodennej pracovnej rutiny, je preto mimoriadne dôležité, aby človek rozumel tomu, ako dokumentovať, chrániť a uchovávať svoj projekt na účely overenia dôkazov a budúcich referencií. Hneď od školskej úrovne, ak sú jednotlivci považovaní za túto jednoduchú, ale účinnú zručnosť projektovej dokumentácie a riadenia, môže v ich profesionálnej práci priniesť veľa efektivity a produktivity.
Z hľadiska makra je projektová dokumentácia neoddeliteľnou súčasťou riadenia projektov. Existujú rôzne typy projektov v rôznych prúdoch, na ktorých jednotlivci pracujú, dokumentácia môže byť pre projektového manažéra obrovským prínosom a hodnotou, pretože:
- Vidí, či boli splnené všetky požiadavky projektu, ak nie, potom čo sa musí urobiť.
- V prípade problémov ju môže vyhľadať až k zdroju problému a pracovať na poskytovaní konkrétnych riešení.
- Môže niesť osobu zodpovednú za prácu, ktorú vykonal, projektový manažér ju môže vystopovať u analytika, ktorý na projekte pracoval, pokiaľ ide o prácu, ktorú analytik vykonal a kedy sa vykonal.
- Poskytuje a slúži ako dôkaz, že uvedený projekt bol skutočne vypracovaný.
- V prípade konfliktov a sporov je možné dokumenty, ktoré sa týkajú projektu, opätovne vyhľadať a môžu sa tiež použiť na priradenie vlastníctva projektu jeho oprávnenému vlastníkovi.
- Jednoduchým prehliadaním dokumentov môže manažér poznať stav projektu a odhadovaný čas na dokončenie.
- A nakoniec je dôležité, aby bol projekt usporiadaný správne, ľahko čitateľný a primeraný.
V ideálnom prípade projektoví manažéri dodržiavajú štandardizované šablóny, ktoré sa v minulosti používali na dokumentáciu; tieto šablóny sú úspešnými projektmi realizovanými firmou v minulosti. Projektové plány, obchodné prípady, stav projektu a požiadavky sa často opakovane používajú v prípade minulých projektov, ktoré boli úspešné, pretože pomáhajú projektovému manažérovi sústrediť sa na ich kompetencie, efektívnosť a produktivitu a znižujú nadmernú administratívu, ktorú je ťažké sledovať a spravovať.,
Nižšie je uvedený prehľad kľúčových fáz životného cyklu projektu a toho, ako každá fáza vytvára základné projektové dokumenty, ktoré je možné použiť na overenie, budúce referencie a overenie. 
- Správa o realizovateľnosti - Pred realizáciou projektu prechádza množstvom testov, či je možné tento projekt zrealizovať a uviesť ho do fázy implementácie. Uskutočňuje sa štúdia súčasných trhových trendov a kultúry spolu s nákladmi a prínosmi spojenými s projektom.
- Projektová charta - uvádza prehľad projektu, uvádza kľúčové komponenty a ciele projektu a slúži ako referenčná hodnota. Pomáha manažérovi neustále a znovu sledovať kľúčové ciele.
- Špecifikácia požiadaviek - Uvádza všetky požiadavky potrebné na vykonanie projektu, pracovnú silu, finančné zdroje, technologické zdroje, suroviny, konkrétne súbory zručností, povolenia, pravidlá a nariadenia, schválenia v rôznych fázach projektu.
- Návrhový dokument - Stanovuje konštrukčnú štruktúru projektu, je vyrobený tak, aby ho pri pohľade na projekt ľahko pochopil aj cudzinec. Stanovuje architektúru projektu.
- Pracovný plán / odhad - Stanovuje časový rámec pre rôzne komponenty projektu, uvedené komponenty musia byť dokončené v stanovených lehotách. Skutočný pokrok sa vždy porovnáva s týmito časovými harmonogramami.
- Matica vysledovateľnosti - Pomáha vysledovať zodpovednosť analytika, ktorý pracuje na konkrétnych zložkách projektu a na koho sa v prípade problému obrátiť.
- Sledovanie problémov - udržuje zoznam všetkých problémov, ukladá tiež problémy a ich riešenia, ktoré sa vyskytli v minulosti, takže v prípade, že sa problém znova objaví, riešenie je ľahko dostupné
- Dokument riadenia zmien - Zachytáva skutočný pokrok a všetky zmeny vykonané v projekte
- Testovací dokument - Uloží všetky vykonané testy a ich odpovede.
- Technický dokument - Stanovuje všetky technické požiadavky z hľadiska technológie, dizajnu a špecifikácií.
- Funkčný dokument - Zameriava sa na to, ako vykonávať rôzne funkcie a pokyny, ktoré sa majú pri ich vykonávaní dodržiavať.
- Používateľská príručka - prehľad všetkých procesov, pravidiel a predpisov. Ako štandardný prevádzkový postup.
- Plán prechodu / rozšírenia - uvádza sa v ňom, ako bude projekt prevzatý z rysovacej dosky k realizácii. Zahŕňa všetky kroky, ako realizovať projekt.
- Odovzdanie / ukončenie projektu - Projekt je dokončený a dokumenty sa ukladajú pre budúce použitie.
Vyššie uvedené body boli kľúčovými oblasťami a zdrojmi projektovej dokumentácie v rôznych fázach životného cyklu projektu. Okrem vyššie uvedeného zoznamu existujú niektoré bežné projektové dokumenty, ktoré vznikajú v každodenných projektoch realizovaných na úrovni jednotlivca alebo na úrovni spoločnosti.
- Plán projektu - časový rozvrh zmien, zdroje a náklady projektu.
- Riadenie rizika - Uvádza všetky riziká, ktoré by mohli v projekte vzniknúť, môžete ich zoradiť a podľa toho prideliť zdroje.
- Protokoly problémov - Zmieňuje všetky vzniknuté prevádzkové problémy a ich riešenia.
- Rozpočet projektu - najdôležitejší dokument, ktorý uvádza celkové náklady a návratnosť očakávanú od rozpočtu.
- Správa o stave - uvádza stav dokončenia a medzníky a ďalšie medzníky.
- Správy o kvalite - správy o zabezpečení kvality sú dôležité, pretože pred implementáciou prejdete všetkými základnými kritériami.
Je teda zrejmé, že projektové dokumenty majú obrovský význam pre úspešné dokončenie projektu. Projektové dokumenty by mali byť jasné, jednoduché, relevantné a až po značku. Každý projekt predstavuje rozdiel z hľadiska veľkosti, rozsahu, výsledkov a životného cyklu. Tieto projektové dokumenty by mali byť vhodné pre daný projekt.
Projektové dokumenty by mali uľahčiť život projektovému manažérovi a všetkým zúčastneným. Malo by to jasne uvádzať všetky požiadavky, riziká, zdroje, aby boli všetky zúčastnené strany na tej istej stránke.
Odporúčané články
Bol to sprievodca dokumentáciou projektu. Tu sme diskutovali o Dokumentoch projektu, ktoré vznikajú v každodenných projektoch. Viac informácií nájdete aj v ďalších navrhovaných článkoch -
- Nástroje na správu projektov Google
- Čo je to agilný projektový manažment?
- Nástroj riadenia projektu Jira
- Otázky týkajúce sa rozhovoru pre riadenie projektu
- Prípadová štúdia v oblasti projektového riadenia