Úvod do postupov plánovania projektu
Musíme v projekte použiť techniky plánovania, aby sme zladili všetky jeho aspekty tak, aby fungovali navzájom zodpovedajúcim spôsobom. Časový rozvrh by mal byť úmerný času stanovenému pre projekt a všetky jeho zdroje by sa mali využívať optimálnym spôsobom. Vzhľadom na variabilnú povahu projektu a jeho rozsah je ťažké ho naplánovať, ale očakáva sa, že tak urobíme, pretože za to budeme zodpovední my.
Harmonogram pozostáva zo všetkých aktivít zahrnutých v implementácii a realizácii projektu v rámci vopred stanoveného časového plánu projektu. Časový plán projektu pomáha pri určovaní priorít práce zahrnutej v projekte a riadne ho dokončí. Pomáha tiež pri výbere správnej osoby na dané miesto a pri správnom prideľovaní dostupných zdrojov. Riadenie času a úpravy s rozsahom projektu sú možné iba vtedy, ak je pre plánovaný projekt vypracovaný riadny harmonogram.
Rôzne techniky plánovania projektu
Plánovanie projektu zvyčajne zahŕňa rôzne techniky, prehľad každej techniky je uvedený nižšie.
1) Matematická analýza
Metóda kritickej cesty (CPM) a metóda vyhodnotenia a preskúmania programu (PERT) sú dvoma najbežnejšie používanými technikami projektových manažérov. Tieto metódy sa používajú na výpočet časového rozpätia projektu v rámci rozsahu projektu.
a) Metóda kritickej cesty
Stromový diagram každého projektu má kritickú cestu. Metóda kritickej cesty odhaduje maximálny a minimálny čas potrebný na dokončenie projektu. CPM tiež pomáha identifikovať kritické úlohy, ktoré by sa mali zahrnúť do projektu. Zmeny dodacieho času nemajú vplyv na rozvrh. Rozsah použitia a zoznam činností potrebných na dokončenie projektu sú potrebné na používanie CPM. Ďalej sa vypočíta čas potrebný na každú aktivitu. Potom sú identifikované všetky závislé premenné. Pomáha to pri identifikácii a oddeľovaní nezávislých premenných. Nakoniec pridáva míľniky do projektu.
b) Technika hodnotenia a preskúmania programu (PERT)
PERT je spôsob, ako naplánovať tok úloh v projekte a odhadnúť celkový čas potrebný na jeho dokončenie. Táto technika predstavuje, ako je každá úloha závislá od druhej. Na naplánovanie projektu pomocou PERT je potrebné definovať činnosti, usporiadať ich usporiadaným spôsobom a definovať míľniky. Časové osi pre projekt môžete vypočítať na základe úrovne dôvery:
- Optimistické načasovanie
- Najpravdepodobnejšie načasovanie
- Pesimistické načasovanie
Vážený priemer trvania a nie odhady používa PERT na výpočet rôznych časových rámcov.
2) Trvanie kompresie
Trvanie kompresie pomáha skrátiť plán, ak je to potrebné. V prípade, že projekt beží neskoro, môže upravený časový harmonogram vykonať zmeny bez zmeny rozsahu. Môžu sa použiť dve metodiky: rýchle sledovanie a zlyhanie.
a) Rýchle sledovanie
Rýchle sledovanie je ďalší spôsob použitia CTZ. Zrýchlené sledovanie nájde spôsoby, ako urýchliť tempo, ktorým sa projekt realizuje, a to buď súčasným vykonávaním mnohých úloh alebo prekrývaním mnohých úloh navzájom. CPM nám pomáha identifikovať činnosti, ktoré je možné použiť na urýchlenie tempa projektu. Aj keď je to príťažlivá technika, má aj svoj vlastný podiel na rizikách. Pretože mnoho aktivít sa bude vykonávať súčasne, je veľmi potrebné robiť chyby a robiť kompromisy v kvalite.
b) Havarovanie
Crashing sa zaoberá zapojením ďalších zdrojov na dokončenie projektu včas. Aby sa to stalo, musíte mať k dispozícii náhradné zdroje. Navyše, všetky úlohy nemožno vykonať pridaním ďalších zdrojov. Potreba pridať nových členov tímu do projektu a obmedzená deliteľnosť úloh vedie k zvýšeniu komunikácie a je základným dôvodom. Zrážkovú techniku je možné použiť aj pridaním času, platených nadčasov, mala by však zostať v stanovenom termíne. Žiaľ, vedie to k zvýšeniu nákladov na projekt.
3) Simulácia
Očakávaná doba trvania projektu sa vypočíta pomocou simulácie s odlišným súborom úloh. Rozvrh sa vytvára na základe predpokladov, takže ho možno použiť, aj keď sa zmení rozsah alebo úlohy nie sú dostatočne jasné.
4) Heuristika vyrovnávania zdrojov
Skrátenie dodacej lehoty alebo zabránenie nedostatočnému alebo nadmernému využívaniu zdrojov úpravami podľa harmonogramu alebo zdrojov sa nazýva heuristika vyrovnávania zdrojov. Rozdelenie úloh podľa dostupných zdrojov tak, aby žiadny zdroj nebol využitý alebo nadmerne využívaný. Jedinou nevýhodou tejto metodiky je, že môže zvýšiť náklady a čas projektu.
5) Zoznam úloh
Zoznam úloh je najjednoduchšou technikou plánovania projektu zo všetkých dostupných techník. V tabuľkovom procesore alebo textovom procesore je uvedený zoznam všetkých možných úloh zahrnutých v projekte. Táto metóda je jednoduchá a najobľúbenejšia zo všetkých metód. Je to veľmi užitočné pri realizácii malých projektov. Pre veľké projekty s mnohými aspektmi však nie je možné uvažovať o zozname úloh.
6) Ganttov diagram
Na účely sledovania pokroku a vykazovania je Ganttov diagram vizualizačná technika používaná v projektovom riadení. Projektoví manažéri ho väčšinou využívajú na získanie predstavy o priemernom čase potrebnom na dokončenie projektu. Ganttov diagram v časovom harmonograme projektu je stĺpcový graf, ktorý predstavuje kľúčové činnosti v poradí vľavo v závislosti od času. Každá úloha je reprezentovaná stĺpcom, ktorý odráža začiatok a dátum aktivity, a teda aj jej trvanie.
7) Kalendár
Mnohí neuvažujú o plánovaní úloh v kalendári podľa svojich projektových požiadaviek - kedy by mali! Väčšinu kalendárov je možné spravovať pomocou vlastných mien. V takom prípade môžete pre každý projekt vytvoriť jeden kalendár a naplánované udalosti. Kalendár zobrazuje časovú os celého projektu. Hlavnou výhodou je, že môže byť zmenený, pretože je zdieľateľný. Aj keď sa zdá, že je to vynikajúca technika na sledovanie projektu, má určité obmedzenia, ktoré nie je možné priradiť určitým ľuďom k úlohám, a nemôžete vidieť závislosť úloh.
záver
Nástroje na plánovanie zdrojov môžu pomôcť manažérovi projektu pri alokácii zdrojov a dokončiť projekt v predpísanom časovom rozpätí. Pomáhajú tiež pri príprave harmonogramov pre všetky projekty, ktoré sa majú prijať v budúcnosti. Pri štúdiu minulého výkonu vášho tímu sa prekážky, ktorým čelili pri realizácii projektu, a ako boli tieto prekonané prekážky veľmi užitočné. Plánovanie musí byť neoddeliteľnou súčasťou riadenia projektu. Pomáha to nielen šetriť čas, ale umožňuje organizovať projekt.
Odporúčané články
Toto je príručka k technikám plánovania projektu. Tu diskutujeme rôzne techniky a náčrt plánovania projektu. Viac informácií nájdete aj v ďalších navrhovaných článkoch -
- Povinnosti projektového manažéra
- Pracovné miesta na riadenie projektov
- Metodika projektového riadenia
- Čo je projektovanie výstavby?