Prehľad projektovej charty Six Sigma
„Projektová charta“ je základným krokom v metodike Six Sigma. Poskytuje prehľad o projekte vo vhodnom formáte, ktorý je ľahko zrozumiteľný, preveriteľný a schváliteľný pre zúčastnené strany. Projektovú chartu je možné definovať ako oficiálny dokument obsahujúci informácie o všetkých aspektoch projektu vrátane základných podrobností ku komplexným informáciám . Dobre štruktúrovaná charta projektu sa týka 5W projektu:
- „Čo“ je cieľom projektu?
- „Kto“ sa do projektu zapojí?
- „Kedy“ má byť projekt ukončený?
- Prečo by mala spoločnosť podporovať projekt?
- „Odkiaľ“ získa projektový tím svoje zdroje?
Prečo je „Projektová charta“ nevyhnutná?
Vytvorenie charty projektu je nevyhnutným krokom každého projektu Six Sigma a tvorí základ jeho úspechu. Charta pomáha projektovému tímu zostať zameraná na predpokladané ciele a zámery. Keďže členenie charty obsahuje veľa rôznych oddielov, slúži v priebehu projektu ako vodiaca mapa tímu. Pomáha riešiť náročné problémy na papieri, aby sa predišlo drahým chybám počas skutočného vykonávania projektu.
Charta projektu Six Sigma nasmeruje projektový tím k vopred stanoveným cieľom a cieľom. Pomáha identifikovať príznaky pretrvávajúcich problémov / problémov v organizácii. Je to plán, ktorý umožňuje manažmentu riešiť otázky, ako napríklad:
- Či alebo nie sú výhody projektu vyššie ako náklady projektu?
- Ako môže realizácia projektu ovplyvniť ďalšie oddelenia v organizácii?
- Ako možno kvantifikovať úspech projektu?
Projektová charta pomáha nielen pri vynechávaní nadbytočných úloh, ale aj vágne definovanom rozsahu projektu. Umožňuje znižovať a riadiť riziká. Dobre definovaná charta projektu teda umožňuje rýchlejšie a presnejšie rozhodovanie zainteresovaných strán.
Šablóna projektovej charty - formálna štruktúra „Six Sigma Project Charter“
Súčasti a štruktúrovanie
Tu sú základné prvky, ktoré obsahuje „Projektová charta“:
1) Názov projektu: Názov predstavuje projekt a je dôležité pomenovať projekt s jasne definovaným názvom, pretože ostatným umožňuje ľahký náhľad a výber projektu na základe kľúčových slov alebo fráz. Napríklad, ak reťazec na pizzu chce posilniť svoju logistiku, možným názvom by mohlo byť „Zlepšenie času spracovania objednávok“.
2) Cieľ projektu: Zahŕňa to, čo sa od projektu očakáva. Cieľ by preto mal zodpovedať problémom / výzvam, ktoré je potrebné vyriešiť. Ciele by mali byť dobre definované, kvantifikovateľné, realistické a časovo ohraničené. Napríklad znížte čas spracovania objednávky o 20%.
3) Obchodný prípad: V obchodnom prípade sa uvádza, ako sa projekt šiestich sigma spája s cieľmi a strategickými cieľmi spoločnosti. Opisuje „prečo“ by organizácia mala projekt podporovať. Preto sa v ňom uvádza, ako by mohli mať z projektu úžitok zúčastnené strany, interní aj externí zákazníci.
4) Vyhlásenie o probléme s procesom: Toto vyhlásenie poskytuje jasný náznak a informácie o výzvach, ktorým musí čeliť a kde sa má zlepšenie navrhnúť. Poskytuje zhrnutie historických záznamov o tom, ako proces fungoval a aké sú účinky problémových prvkov. Napríklad zvýšené sťažnosti zákazníkov v dôsledku dlhého čakania na dodanie objednávok.
5) Rozsah projektu (rozsah a rozsah): Ako už názov napovedá, rozsah projektu určuje fyzické obmedzenia projektu. In-Scope identifikuje, ktoré procesy a čiastkové procesy sa majú zahrnúť do projektu. Mimo rozsah pôsobnosti sa rozumejú procesy a kroky, ktoré sa majú vylúčiť, aby sa predišlo akejkoľvek nejasnosti a prekrývaniu počas sledovania projektu.
6) Časová os projektu (Dátum začiatku a Dátum ukončenia): Dátum začiatku projektu sa zaznamená na papier, keď sa vedúci projektu oficiálne obnoví v projekte. Trvanie projektu je určené na základe mnohých faktorov, ako sú obchodné podmienky, pracovné zaťaženie a denné voľno. O predpokladanom konečnom dátume teda rozhodne Projektový mentor / Master Black Belt.
7) Výstupy / opatrenia projektu: Zahŕňa nástroje, ktoré sa použijú na kvantifikáciu efektívnosti projektu. Napríklad percentuálne zvýšenie ziskových marží po skrátení času spracovania objednávok. Tieto opatrenia musia byť v časovom rámci projektu.
8) Projektový tím: Patria sem členovia tímu, ktorí by pracovali na projekte. Sú to tieto:
- Sponzori projektu: Osoba, ktorá kontroluje, mentoruje a získava súhlas od všetkých zainteresovaných strán.
- Vedúci projektu: Osoba, ktorá vlastní proces a je zodpovedná za výsledky projektu.
- Subject Matter Expert (SME): Patria sem členovia projektu s hlbokými znalosťami a znalosťami obchodných procesov a metodikami šiestich sigma.
9) Zdroje: Medzi zdroje patria ľudia, materiál, vybavenie / stroje a ich financovanie, ktoré by boli potrebné na vykonanie projektu.
10) Analýza nákladov: Poskytuje odhad nákladov na projekt a prínosov, ktoré by sa dosiahli po dokončení projektu. Rozdiely v nákladoch a zisku projektu by sa vyplácali ako záujem zainteresovaným stranám a vrcholovému manažmentu, aby sa projekt schválil.
11) Podpisy zainteresovaných strán: Zainteresované strany vrátane projektového mentora, sponzora projektu a majstra projektu musia podpísať projektovú chartu, aby ju oficiálne schválili na implementáciu.
Vyššie uvedené body poskytujú dobrú predstavu o tom, z čoho pozostáva charta projektu Six Sigma a ako je dôležité, aby každá organizácia vypracovala dobre definovanú chartu pred pokračovaním v projekte. Charta slúži nielen ako cestovná mapa pre realizáciu projektu, ale tiež zdôrazňuje výzvy a rozsah projektu. Je to teda skvelý nástroj na efektívne plánovanie, vykonávanie a uzatváranie projektu!
Odporúčané články
Toto je príručka k projektovej charte Six Sigma. Tu tiež diskutujeme o šablóne charty projektu šesť sigma s jej komponentmi a štruktúrovaním. Viac informácií nájdete aj v ďalších navrhovaných článkoch -
- Agilný životný cyklus
- Six Sigma Tools
- Koncept Six Sigma
- Agilné spôsoby práce
- Prípadová štúdia v oblasti projektového riadenia