Kancelárska produktivita prináša množstvo výhod, ktoré vám pomôžu vyniknúť v dave pri efektívnej správe času. Inými slovami, produktivita je jedna vec, ktorá môže znamenať úspech alebo neúspech organizácie. To znamená, že organizácia, ktorá je domovom neproduktívnych zamestnancov, môže byť v čo najkratšom čase vystavená neúspechu. Pochopením dôležitosti produktivity vo vašej organizácii môže ísť dlhá cesta, pretože vám môže pomôcť nielen zvýšiť vašu produktivitu, ale tiež povzbudiť svojich kolegov, aby urobili to isté, čím sa zlepší celkové pracovné prostredie spoločnosti, čo povedie k lepšiemu rastu a rozvoju., Produktivita môže ovplyvniť dôležité aspekty organizácie a ovplyvniť ich niekoľkými spôsobmi. Niektoré z nich sú tieto:
Tipy pre produktivitu kancelárskych priestorov
-
Nízka produktivita kancelárií môže priamo ovplyvniť úroveň zisku spoločnosti:
Nízka alebo nízka produktivita môže mať katastrofálne následky na rast spoločnosti. Nízka produktivita kancelárií automaticky vyústi do nízkych ziskov a do sveta, v ktorom sa počíta úspech z hľadiska finančných ziskov, si takmer žiadna spoločnosť nemôže dovoliť finančné dôsledky spôsobené uvoľnením. Zamestnanci, ktorí nemôžu účinne prispieť k rastu organizácie, sa čoskoro stanú bremenom pre organizáciu, a nie zdrojom. Aj keď zamestnanci nevykonávajú svoje úlohy efektívnym spôsobom, rýchlo ovplyvňujú celkový finančný zisk spoločnosti negatívnym spôsobom. Na druhej strane, ak sú zamestnanci produktívni a pracovití, potom môžu pomôcť posunúť vaše podnikanie na ďalšiu úroveň rastu a rozvoja. Preto najlepším spôsobom, ako môže spoločnosť podporiť svoj rast, je odstránenie neproduktívnych pracovníkov a najatie pracovníkov, ktorí sú produktívni a pracovití.
-
Nízka produktivita ovplyvňuje celkovú morálku spoločnosti:
Nízka produktivita kancelárií nepochybne ovplyvňuje celkovú morálku spoločnosti. Napríklad, ak niektorí zamestnanci sú produktívni a pracovití, videnie iných, ktorí neodrážajú rovnaké entuziazmus, by tiež mohlo znížiť ich morálku. To ovplyvňuje celkovú morálku a náladu vašej spoločnosti, čím rozptyľuje aj tých najproduktívnejších zamestnancov. Nízka morálka ovplyvňuje celkovú produktivitu spoločnosti a vytvára tak cyklus, ktorý by bolo ťažké prerušiť. Preto je dôležité, aby spoločnosti pomáhali zamestnancom zvyšovať produktivitu svojich kancelárií, pretože to môže nielen prispieť k lepšiemu rastu, ale aj k zníženiu úrovne stresu, ktorému zamestnanci čelia.
-
Dobrá produktivita pomáha spoločnostiam účinne plniť svoje ciele:
Produktívni zamestnanci sú schopní efektívne plniť svoje ciele a termíny. To zase pomáha spoločnostiam plniť svoje ciele a hladko viesť veci. Ak dôjde k ovplyvneniu produktivity kancelárie, spoločnosti môžu stratiť dôležité obchody a nesplniť si zmluvné záväzky, čo môže dokonca ovplyvniť prestíž spoločnosti v očiach klientov a zákazníkov. Dôležitosť imidžu verejnosti je mimoriadne dôležitá najmä pre spoločnosti, ktoré sú v styku so zákazníkmi, napríklad maloobchodné predajne a banky. Keď spoločnosti dodržia svoje termíny, nielen že získajú výhodu svojich zákazníkov a klientov, ale dostanú aj príležitosť ťažiť bonusy a zisky.
-
Dobrá produktivita vám môže pomôcť stretnúť sa a zvýšiť lojalitu značky úspešným spôsobom:
Zákazníci sú základom, na ktorom môžu značky rásť a rozvíjať sa do ďalšej fázy. Ak pravidelne plníte očakávania zákazníkov, pomôže vám to posilniť a posilniť lojalitu vašej značky. Zlá reklama, najmä zo strany existujúcich zákazníkov, najmä zlá správa zamestnancov, môže ovplyvniť vašu spoločnosť a dokonca viesť k jej kolapsu. Zamestnanci si musia uvedomiť, že sú tvárou ich spoločnosti a ich vzťahy so zákazníkmi / klientmi ovplyvňujú celkový imidž spoločnosti. Keď spoločnosti nesplnia očakávania zákazníkov, začnú hľadať iné značky, aby splnili svoje potreby a túžby. Iba dobrý produktívny tím môže pomôcť značkám splniť očakávania spotrebiteľov a dokonca ich prekonať.
To všetko znamená, že spoločnosti a značky sa musia sústrediť veľa svojej pozornosti a zdrojov nielen na zamestnávanie produktívneho tímu, ale aj na zabezpečenie toho, aby sa táto produktivita udržala stále. Okrem toho produktivita kancelárií priamo závisí od spôsobu, akým zamestnanci riadia svoj čas. Existujú dva spôsoby, ako môžu zamestnanci zvýšiť produktivitu, môžu buď zvýšiť počet hodín práce alebo pracovať inteligentnejšie. Zamestnanci nemusia pracovať dlhšie hodiny, môžu pracovať inteligentnejšie, aby mohli zostať produktívni bez toho, aby museli venovať viac hodín navyše. Tu je niekoľko stratégií, ktoré vám môžu pomôcť udržať vysokú úroveň produktivity kancelárie na vašom pracovisku:
-
Naučte sa sledovať, koľko času trávite rôznymi úlohami:
Keď pôjdete na svoje pracovisko, do siedmich až ôsmich hodín sa bude od vás očakávať niekoľko úloh. Mnoho ľudí má pocit, že sú veľmi dobrí pri meraní času, ktorý by potrebovali na vykonanie určitých úloh. Mnohé výskumy však naznačujú, že iba 17 percent ľudí dokáže efektívne odhadnúť množstvo času potrebného na konkrétnu úlohu. Preto je vhodné zostaviť zoznam úloh a používať aplikácie, ktoré vám môžu povedať, koľko času majú jednotlivé úlohy, napríklad sociálne médiá, e-mail, spracovanie textov atď., Aby ste mohli efektívne spravovať čas. Niektoré aplikácie, ktoré môžu pomôcť, zahŕňajú Toggl, ManicTime a Rescue Time
-
Počas pracovnej doby robte pravidelné prestávky:
Aj keď sa to môže zdať pre mnohých intuitívne, pravidelné prestávky zvyšujú kreativitu a tiež zlepšujú koncentráciu. Podľa prieskumu vám pomalé prestávky pri vykonávaní dlhých a zložitých úloh môžu pomôcť dosiahnuť vaše ciele rýchlejšie a efektívnejšie. Preto si robte pravidelné prestávky, pretože vám to pomôže efektívne udržiavať optimálnu produktivitu. Cvičenia sú dobrým spôsobom, ako si oddýchnuť od svojich harmonogramov hektickej práce, a dokonca aj veľa výskumov tvrdí, že prestávka na cvičenie je pre vaše telo a ducha dobrá. Urobte si čas na prechádzky z vášho pracoviska, ak je to možné, pretože vám to pomôže vyčistiť hlavu a zvýšiť aj vaše kreatívne bunky.
Odporúčané kurzy
- Kurz pre profesionálne kontingenčné tabuľky 2010
- Kompletné základné školenie Excel 2013
- Školenie na makrách Excel VBA
-
Stanovte si termíny pre seba:
Nežiaduci a zbytočný stres nemusí byť dobrý pre vašu výrobnú úroveň, ale malé množstvá stresu, ktorý si vynútili sami, môžu byť dobré, pretože vám to pomôže lepšie sa sústrediť a vykonávať úlohy. Je dobré porozumieť úlohám, ktoré musíte vykonať, a určiť termín ich splnenia, pretože vám pomôže zvýšiť vašu produktivitu. Keď sa zvýši tlak hodín, budete môcť vykonávať úlohy rýchlejšie.
-
Postupujte podľa pravidla dvoch minút:
Podľa Steva Olenského môže implementácia dvojminútového pravidla pomôcť zamestnancom pri plnení mnohých úloh v obmedzenom časovom období. Takže ak zamestnanci uvidia úlohy alebo činnosti, ktoré môžu vykonať v období dvoch alebo menej minút, mali by to urobiť okamžite, pretože im to ušetrí o veľa času neskôr. Implementácia takýchto stratégií môže pomôcť zamestnancom zostať produktívnymi na ich pracovisku. Okrem toho, keď zamestnanci úspešne vykonávajú príslušné úlohy, môže to odniesť veľa stresu a starostí.
-
Nestrácajte čas na nechcených stretnutiach:
Dôležitá stretnutie sa môže ukázať ako neproduktívne ako produktívne pre zamestnancov. Aj keď sú niektoré stretnutia dôležité, pretože pomáhajú zamestnancom zhromažďovať a distribuovať pracovné zaťaženie, nesmú ovplyvňovať úroveň produktivity kancelárie spoločnosti. podľa Atlasssiana trávi priemerný návštevník v kanceláriách neproduktívne stretnutia takmer 31 hodín mesačne. Vedenie spoločnosti sa preto musí naučiť vymedzovať hranice medzi stretnutiami, ktoré sú potrebné, a stretnutiami, ktoré sú stratou času. Ak sa ciele stretnutia dajú dosiahnuť prostredníctvom e-mailu, telefónov alebo cez webové stretnutie, je lepšie ich dosiahnuť skôr prostredníctvom investovania do fyzických stretnutí.
-
Ukončite prácu s viacerými úlohami, pretože môže znížiť produktivitu:
Multitasking nie je vždy dobrý nápad, pretože môže viesť k plytvaniu času a produktivity kancelárie. Ak sa zaviazáte k viacerým úlohám, vedie to k strate zamerania a môže to tiež zvýšiť úroveň stresu. Vždy je lepšie zamerať sa na jednu úlohu a vykonávať ju dokonalým spôsobom, ako robiť viac úloh s priemernými výsledkami. Vedľajšie účinky multitaskingu môžu okrem toho ovplyvniť život a živobytie zamestnancov. Keď je ich zdravie zložené, značky a podnikanie sú masívne zasiahnuté. Podľa štúdie spoločnosti Basex strácajú podniky ročne 650 miliárd dolárov, ktoré súvisia s nedostatkom pracovných miest a tvorivosťou v dôsledku rozptyľovania. Preto je oveľa dôležitejšie a prospešnejšie sústrediť sa na jednu úlohu.
-
Využite svoj čas na prácu:
Ak viete, ako si spravovať svoj čas, veľa vecí sa automaticky zavedie. Ak máte napríklad dlhú dochádzku do práce, môžete využiť tento čas na odosielanie e-mailov, vytváranie úloh denných zoznamov alebo brainstorming nových nápadov. Pomôže vám to ušetriť čas efektívnym spôsobom a tiež sa zlepší produktivita práce, ktorú ste si vytvorili, aby ste mohli vykonávať ďalšie úlohy a povinnosti.
-
Vzdajte sa svojej ilúzie dokonalosti:
Dosiahnutie dokonalosti akýmkoľvek spôsobom je zvláštna predstava. Je to preto, že keď hovoríme o dokonalosti, stanovujeme limity pre ľudské očakávania a túžby. Dokonalosť znamená, že ľudia dosiahli limit a že nemôžu robiť nič lepšie. V tomto zmysle je preto predstava, že človek môže dosiahnuť dokonalosť, absurdná. Preto sa jednotlivci musia snažiť vykonávať úlohy podľa svojich najlepších schopností, a nie snažiť sa o to, aby boli dokonalé. Dokonalosť v úlohách je to, čo zamestnancov privedie skôr do ďalšej fázy rastu, ako do zamerania na dokonalosť.
-
Naučte sa byť aktívnejší ako reaktívny:
Niekedy sa smartfóny môžu ukázať skôr ako rozptýlenie než ako zdroj pomoci. Zatiaľ čo odborníci nám nedokážu presne povedať, ako smartfóny prelomia naše zameranie a koncentráciu, nové štúdie z Floridskej štátnej univerzity v tejto veci vrhajú viac svetla. Hovorí sa, že mobilné upozornenia môžu narušiť našu koncentráciu, aj keď nevyberieme náš telefón, aby sme na ne okamžite zareagovali. Keď počujeme, že prišiel text, preruší to našu pozornosť a do času, keď sme nevideli správu, naše mysle o tom podvedome premýšľajú. Zamestnanci sa preto musia naučiť vyhnúť sa takýmto rozptýleniam a naučiť sa, ako si vyhradiť čas na odpoveď na svoje e-maily a správy, bez toho, aby to ovplyvnilo ich produktívnu úroveň v práci.
-
Práca v cykle 90 minút:
Prestávky sú neoddeliteľnou súčasťou každého pracovného plánu. Ak je myseľ neustále absorbovaná slovom, môže mať škodlivé účinky na myseľ aj dušu. Krátka prestávka po 30-45 minútach vám pomôže znovu získať vašu kreativitu efektívnym spôsobom. Ak si prestanete robiť prestávku, môže to mať za následok nežiaduce napätie a únavu.
-
Počúvať hudbu:
Hudba je vynikajúci nástroj a môže vám pomôcť usadiť sa v pracovnej rutine. Hudba s nízkou hlasitosťou môže tiež pomôcť utopiť zvuky v kancelárii, ktoré by sa inak mohli rušiť. Vytvorte zoznam skladieb, ktorý vám pomôže zvýšiť produktivitu vašej kancelárie a naladiť ho, keď máte pocit, že sa znižuje vaša produktívna úroveň. Skúste počúvať klasickú hudbu, pretože to nielen zvýši vašu kreativitu, ale tiež zlepší vašu úroveň IQ. Hovorím, že dva vtáky s jedným kameňom!
-
Nechajte svoj stôl na obed:
Posedenie na jednom mieste dlhšie ako sedem hodín môže mať nepriaznivé zdravotné riziká. Preto je dôležité pohybovať sa a je dobré nechať obed mimo pracovného stola. Toto pomôže vašej mysli relaxovať; tak si obed a návrat na svoju pracovnú stanicu s novým nadšením.
Existuje mnoho spôsobov, ako môžete zvýšiť produktivitu svojej kancelárie. Sledovaním ktorejkoľvek z vyššie uvedených stratégií alebo experimentovaním s takýmito nápadmi sa môžete stať mimoriadne produktívnymi a efektívnymi vo svojej práci a svoju kariéru odniesť aj do ďalšej fázy.
Odporúčané články
Tu je niekoľko článkov, ktoré vám pomôžu získať viac podrobností o tipoch na produktivitu balíka Office, takže stačí prejsť na odkaz.
- Chcete sa dozvedieť viac o nástrojoch na zvýšenie produktivity kancelárií
- Ľahko pochopiť pozoruhodné veci o makre Excel VBA
- Chcete vedieť o WordPress a Joomle
- Top 10 užitočných aktivít v oblasti riadenia času, ktoré zvýšia vašu produktivitu
- Top 7 najlepších aplikácií na sledovanie času na zvýšenie produktivity
- 20 jednoduchých krokov na zvýšenie produktivity na pracovisku