Úvod do stratégií riadenia času
Predtým, ako sa pozrieme na rôzne stratégie riadenia času, najprv porozumieme pojmu Time Management. Linkin Park, slávna svetovo preslávená americká rocková skupina, kedysi v jednej zo svojich skladieb povedal: „všetko, čo vedel, bolo, že čas je najcennejšou vecou, ktorá dokáže preletieť rovnako ľahko ako kyvné výkyvy“. Chcel sa zapuzdriť do tohto riadku, jediného najväčšieho záujmu každej ľudskej bytosti - nedostatku času. Niekde od „času sú peniaze“ do „času sú cennejšie ako peniaze“, môžeme sa konečne nazývať vyvinutými druhmi. Termín manažment času je preto v súčasnosti veľmi dôležitý.
Keď viete, že druhá chvíľa, ktorú práve absolvujete, vám teraz poskytla iba jednu príležitosť žiť v nej, je potrebné ju naplniť. Spôsob, akým riadime náš čas, zvyčajne rozhoduje o tom, ako úspešný budeme. Výhercovia teda vedia, kedy strácajú čas a kedy majú čas strácať. Tu prichádza naša záchranná stratégia na riadenie času.
Time management - nekonečný quest
Za riadenie času sa môže považovať stála prax produktívnejšieho a účinnejšieho využívania dostupného času. Najdôležitejšia vec, ktorú musíme pochopiť, je, že množstvo času, ktoré človek dostane, bude vždy obmedzené. Keď si myslíte, že v ktoromkoľvek momente je zostatok z vášho bankového účtu, skutočne rozumiete jeho hodnote. Časový manažment je taký prípad, ktorý vás núti dosiahnuť viac v rovnakom čase.
Kroky stratégií riadenia času pre študentov
Nižšie je uvedený štvorstupňový proces, ktorý sa hodí, keď premýšľate o stratégiách riadenia času pre študentov -
(1) Objektiv - Prečo to všetko robíte
Cieľ, s ktorým začnete, musí byť jasný. Optimalizácia zdrojov je účinná iba vtedy, keď sú ciele jasné. Mnoho ľudí začína svoj časový manažment nerealistickými cieľmi a nakoniec sa zdôrazňuje.
Stratégia - Začnite malým, aby ste dosiahli veľké výsledky. Udržujte jednoduché a dosiahnuteľné míľniky. To má dve dôležité výhody -
(1) Vaša dôvera zostáva vysoká, pretože nestratíte zo zreteľa svoj cieľ,
(2) Je pre vás ľahké sledovať váš pokrok.
(2) Uprednostniť - čo je potrebné vs čo je dôležité
Nemôžete dosiahnuť Everest v jednom kroku, nezabudnite. Proces riadenia času musí mať jasné priority. Všetky webové stránky spoločnosti uvádzajú vyhlásenia o vízii a poslaní. Vychádza z myšlienky uprednostňovania. Nie všetky úlohy je potrebné vykonať naraz. Jeden musí byť svedomitý pri definovaní krokov na svojej ceste riadenia času. Ako vysvetlil Vilfredo Pareto, 80 percent aktivít je výsledkom 20 percent všetkého úsilia, medzníky je potrebné zodpovedajúcim spôsobom naplánovať.
Stratégia - Matica Eisenhower sa považuje za jednu z najlepších metód v procese stanovovania priorít. Táto matica rozdeľuje všetky úlohy na základe naliehavosti a dôležitosti. Os x má „Urgent“ a „Not Urgent“, zatiaľ čo os Y pozostáva z „dôležitých“ a „nie dôležitých“. Štyri takto vytvorené kvadranty nám poskytujú jasný obraz o úlohách, ktoré musíme urobiť teraz, o úlohách, ktoré musíme delegovať, o úlohách, ktoré musíte rozhodnúť, a nakoniec o úlohách, ktorým sa treba vyhnúť.
(3) Vykonať - zložitá časť
Všetky stratégie sú iba kúskom papiera, ak nie sú správne vykonané. Mnohokrát počujeme ľudí, ktorí sa sťažujú na otáľanie. Je to jeden z najvýznamnejších dôvodov zlyhania úloh. Vykonávanie prioritných úloh v pravý čas sa preto stáva našim hlavným krokom v riadení času.
Stratégia - Cyril Parkinson v jednom zo svojich vysvetlení uviedla význam obmedzení. Poznamenal, že práca sa zvyčajne rozširuje na čas, ktorý je k dispozícii na jej dokončenie. Preto je potrebné stanoviť lehoty. Prináša vás z prorastného cyklu a tiež vás núti robiť svoju prácu kreatívne. Ako Bill Gates kedysi povedal, že vždy uprednostňuje lenivú osobu, aby pracovala na náročnom zamestnaní, pretože len ten leniví môže nájsť najjednoduchší spôsob, ako to urobiť.
Ďalšou stratégiou, ktorá pomáha pri vykonávaní, je zvyk prestávok. Slúži ako tlačidlo na uvoľnenie tlaku pri pravidelných prestávkach počas dlhých pracovných hodín. 25 minút sa zvyčajne považuje za ideálny čas na sústredenie sa na tú istú vec.
(4) Recenzia - Buďte pripravení na nepredvídané udalosti
Bez ohľadu na to, či je to pripravené, držíme sa sami, život sa otočí takým spôsobom, že celé naše plánovanie prebehne seno. Účinnosť plánu neprináša dobré výsledky. Ide skôr o to, aby sme sa vyhli zlým výsledkom. Príprava alternatívnych / záložných plánov v takýchto scenároch sa stáva múdreho.
Stratégia - Zvyšovanie stresu v dôsledku viacerých stanovených cieľov sa stalo najčastejším dôvodom zlyhania ľudí, ktorí sa snažia riadiť svoj čas. Nútenie sa robiť konkrétnu úlohu zvyčajne vyvíja zbytočný stres. To môže viesť k zlej výkonnosti. V týchto veciach sa stáva užitočnou malá dávka rozptýlenia.
Ak máte pripravené pohotovostné plány a na ceste niečoho stratíte, úplne sa rozptyľujte. Funguje to ako masívny stresový zberač. Toto rozptýlenie by však nemalo byť príliš dlhé. Po tomto rozptýlení je potrebné sa rýchlo vrátiť do pracovného režimu.
Vyššie uvedené štyri kroky sa môžu zdať veľmi priame, ale jeho „dopad preukázal úspešné výsledky v úsilí mnohých ľudí“. Časový manažment je zručnosť alebo umenie, ktoré by si každý z nás mal osvojiť hneď na začiatku našich vyrastajúcich rokov - robiť veľké množstvo vecí, aby v stanovenom časovom období dosiahol niekoľko spoločných cieľov. Kľúčovým prvkom, ktorý treba brať do úvahy, je rozdelenie všetkej vašej práce do potrubia a ich zoradenie podľa priority. Môžu nastať situácie, keď niektoré práce napriek tomu, že nie sú veľmi dôležité, je potrebné predložiť veľmi málo času. V takom prípade je úplne v poriadku, ak porušíme pravidlo priority a najskôr prejdeme na úlohy s nižším postavením, pretože to povzbudí čo najrýchlejšie splnenie ďalších záväzkov. Kým čas zostáva pre ľudstvo najcennejšou devízou, dúfam, že vám tieto štyri kroky pomôžu správne ho zvládnuť, aby ste dosiahli svoje ciele v čase.
Odporúčané články
Bol to sprievodca pre stratégie riadenia času pre študentov. Tu diskutujeme o procese, ktorý sa hodí, keď premýšľame o Time Managemente. Ďalšie informácie nájdete aj v nasledujúcich článkoch -
- Prince2 v projektovom riadení
- Prečo je projektový manažment dôležitý?
- Rozsah riadenia
- Zvládanie stresu na pracovisku