Vytvorte efektívny Ganttov diagram pre projekt -
Projektové riadenie je komplikovaný proces a často zahŕňa žonglovanie viacerých úloh naraz. Platí to pre všetky druhy projektov - či už ide o správu domu alebo o mimoriadne ťažký projekt vývoja softvéru alebo o civilného dodávateľa.
V prípade jednej alebo dvoch úloh je pre projektového manažéra ľahké zapamätať si, čo treba robiť, kedy a ako. Čo ak však existuje viac druhov činností, niektoré sú vzájomne prepojené? Ako je možné sledovať všetky úlohy, aby sa zabezpečilo, že projekt je dokončený, dobre dokončený a včas dokončený?
Tu je obrázok Ganttovho diagramu. Sú vizuálnym znázornením úloh v projekte. Ganttov diagram má svoj pôvod v roku 1896, keď poľský inžinier Karol Adamiecki použil podobný graf na znázornenie harmonogramov výroby. Nazval ho harmonogramom a keďže bol uverejnený v poľštine a ruštine, zostal do značnej miery neznámy. Súčasne navrhol podobný graf Američan Henry Gantt a jeho meno teraz nesie aj jeho meno.
Graf bol vo veľkej miere používaný vo výrobnej technike. Čoskoro sa s príchodom počítačov stala bežná a praktická metóda plánovania projektov. Vďaka webovým aplikáciám získal Ganttov diagram popularity a je teraz bežnou súčasťou väčšiny projektov. Teraz však pri agilných metodikách je popularita Ganttovho grafu nízka. Pokúsil sa však vyvíjať s dobou.
Čo je Ganttov diagram v projektovom manažmente?
Prvé veci: Čo je Ganttov diagram v projektovom riadení? Jednoducho povedané, Ganttov diagram je vizuálny stĺpcový graf znázorňujúci časový rozvrh projektu.
Riadky zvyčajne pozostávajú z rôznych úloh projektu, ktoré sa často prelínajú k jednotlivým úlohám, pričom časová os tvorí stĺpce grafu.
Pomocou programov, ktoré vytvárajú Ganttov diagram pre projekt, môžete zistiť, kde projekt v daný deň stojí. Ganttov diagram pre projekt ukazuje, kto je zodpovedný za každú úlohu, ako aj akékoľvek závislosti medzi úlohami.
Tu je typický Ganttov diagram pre projekt:
Graf jasne ukazuje zrozumiteľným spôsobom, kde sa projekt dnes nachádza. Graf je veľmi užitočný pri prezentáciách pre manažment, ako aj pre klientov, ktorí môžu chcieť rýchlo posúdiť prebiehajúce úlohy.
Závislosti v Ganttovom diagrame pre projekt
Jedným z hlavných dôvodov, prečo sa plány projektov zhoršujú, je nesprávne uznávanie závislostí. Povedzme, že máte projekt, ktorý si vyžaduje tri odlišné pracovné cesty. Všetky tieto kroky sa musia zblížiť, aby sa projekt posunul vpred. Aj keď je jedna z pracovných ciest oneskorená, celý plán projektu sa zrúti. Pomocou Ganttovho diagramu je táto závislosť identifikovaná priamo v etape plánovania, aby bolo možné okamžite označiť každé oneskorenie, aby sa označili možné oneskorenia. Ako projektový manažér potom môžete okamžite nasadiť prostriedky, aby ste zaistili, že oneskorenie spôsobí minimálne škody.
V projekte existuje niekoľko typov závislostí. Všetky z nich možno označiť Ganttovým diagramom.
- Finish to start (FS): V tomto type závislosti musí byť úloha A dokončená pred začatím úlohy B. Príklad: Povedzme, že pracujete na projekte webdizajnu. Až potom, čo klienti schvália obrázky, ktoré sa majú použiť na webovej stránke, sa môže na fotografiách vyskytnúť akýkoľvek Photoshop.
- Start to Start (SS): Pri tomto type závislosti sa musí začať úloha A, aby sa mohla začať úloha B. Jednoduchý príklad by bol v oblasti písania. Spisovateľ musí začať písať román skôr, ako začne upravovať jeho časti.
- Finish to Finish (FF): V tomto type závislosti musí byť úloha A dokončená pred dokončením úlohy B. Povedzme, že pracujete na brožúre. Úloha „vytváranie textu“ musí byť dokončená pred dokončením úlohy „navrhovanie brožúry“. Dizajn sa však môže začať pred dokončením textu, ako sa často robí, pomocou fiktívneho textu. \
- Začať dokončiť (SF): V tejto zriedkavej závislosti musí úloha A začať skôr, ako dokončí úlohu B. Toto by sa mohlo uplatniť na obsadenie novej pozície. Môže byť nevyhnutné, aby odchádzajúci zamestnanec vyškolil nového zamestnanca tak, aby zamestnanec opúšťajúci organizáciu tak mohol urobiť až po nástupe nového zamestnanca do služby. Je potrebné poznamenať, že to, prísne vzaté, nejde o profesionálny prístup.
Pri vývoji softvéru spoločnosť Microsoft odporúča, aby sa schéma Finish Start používala najčastejšie. Taktiež odrádza od používania algoritmu Start to Finish, pretože by to mohlo znamenať nekonečné oneskorenie a možné kruhové referencie v pracovnom postupe. Pre nasadenia v pravý čas sa však môže použiť závislosť od začiatku do konca.
Kroky na vytvorenie efektívneho Ganttovho diagramu pre projekt:
Proces vytvorenia Ganttovho diagramu pre projekt je pomerne intuitívny. Pre čo najlepšie využitie však musíte naplánovať aj graf.
Aj keď môžete pripraviť graf na papieri alebo na počítači, uľahčí to úlohu, ak máte šablónu Ganttovho grafu, do ktorej môžete vložiť informácie. Väčšina nástrojov na webovú spoluprácu zahŕňa šablóny Ganttovho diagramu. K dispozícii je tiež veľa šablón pre program Microsoft Excel.
-
Vytvorte komplexný zoznam úloh
Tento krok zahŕňa rozdelenie projektu na komponenty Ganttovho diagramu. Ak ju možno rozdeliť na hierarchickú štruktúru so skupinami úloh, podľa ktorých sú úlohy podrobnejšie rozmiestnené, bude to najlepšie fungovať.
Uvažujme napríklad úlohu vytvorenia nového webu
Niektoré z celkových fáz sú:
- Preskúmanie
- Rozsah
- dizajn
- obsah
- kódovanie
- testovanie
- Implementácia a údržba
V rámci každého z týchto krokov budú potrebné ďalšie úlohy. Najlepšie je vŕtať sa čo najhlbšie, aby boli úlohy jasne definované.
Napríklad s prihliadnutím na fázu obsahu môžu byť zapojené čiastkové úlohy:
- Zoradenie a preskúmanie textu
- Zoradenie a preskúmanie grafických prvkov
- Vytvorenie / prepisovanie textu
- Vytváranie grafických prvkov (môže obsahovať fotenie atď.)
- Úprava obrázkov
- Úpravy textu
- Finalizácia obsahu
Alebo akékoľvek ďalšie kroky, ktoré môžu byť relevantné pre váš projekt.
Podobne je potrebné uviesť všetky úlohy, aj keď zdanlivo bezvýznamné.
-
Zoznam závislostí úloh
Je potrebné uviesť zoznam závislostí úloh. Postačuje jednoduchý hárok programu Excel alebo dokonca tabuľka programu Word.
Aké kroky závisia od ostatných?
V našom príklade môže byť úprava obsahu zahájená až po vyhodnotení existujúceho obsahu a vytvorení nového obsahu, ak je to potrebné. Photoshopping je možné vykonať až po nasnímaní fotografií.
Je dôležité zapísať si závislosti, aby sa plánovanie Ganttovho grafu stalo ľahším a sprísniteľnejším.
Závisí to aj od vašej organizácie. Ak sú tímy menšie a zdroje sú nedostatočné, môže mať zmysel najprv načrtnúť vaše zdroje a potom ich načasovať. Ak je vaša spoločnosť obrovskou spoločnosťou so širokou škálou zdrojov, môže byť rozumné najskôr vytvoriť časovú os.
-
Vytvorte časovú os projektu
Pre manažérov, ktorí chceli skôr spadnúť a zašpiniť, je to najmasovejšia časť Ganttovho diagramu.
Keď sú úlohy pripravené, vytvorí sa časová os. Faktor cez víkendy a sviatky.
V softvéri, ako je SmartDraw, sa Ganttov diagram pre projekt vytvorí ihneď po zadaní údajov na užívateľsky prívetivej obrazovke. Ale s inými šablónami softvéru alebo Excelu možno budete musieť zadať hodnoty do tabuľky Ganttovho grafu.
Pretože Ganttov diagram je nástroj na vizualizáciu plánu, dostupnosť špecializovaného softvéru by nemala byť taká dôležitá.
Časové osi závisia od klienta a ak má klient určité časové obmedzenia, uistite sa, že čas medzi úlohami rozdelíte inteligentne.
Táto časová os sa musí zmeniť a pravdepodobne nie je konečná, ale pokúste sa ju čo najviac priblížiť.
-
Každú úlohu môžete prideliť skupine alebo osobe
Ako projektový manažér budete musieť nájsť najlepší spôsob, ako túto prácu dosiahnuť. Vyhodnoťte svoj tím. Zistite, kto bude pre ktorú úlohu najlepšie pracovať. Rozmiestnenie projektu na hrubej časovej osi v notebooku alebo v softvéri vám tiež pomôže zabezpečiť, aby zdroje neboli dvojito ponorené - požadované na dvoch miestach naraz.
Môže to chvíľu trvať, ale je to dôležitá súčasť, ktorú je potrebné napraviť.
Niektoré z otázok, ktoré by vám mohli pomôcť zaistiť vhodných ľudí, sú:
- Bude tento zdroj dobrý v úlohe klienta?
- Bude tento zdroj schopný koordinovať a spolupracovať s ostatnými?
- Dokáže tento zdroj rýchlo otočiť veci?
- Je tento zdroj lepší pri multitaskingu alebo pri vykonávaní jednej úlohy do hĺbky?
- Od kedy je tento zdroj k dispozícii? Úlohy budú pridelené v závislosti od toho, či je váš projekt kritický z hľadiska zdrojov alebo času.
V tejto chvíli je tiež potrebné v rámci vašej organizácie objasniť niekoľko vecí:
- Kto sa prihlási na dizajn? Na text? Máte rozpočet?
- Je nevyhnutné zabezpečiť, aby sa osobe, ktorá má na starosti podpisovanie vecí, poskytla primeraná voľnosť. Ak správca obsahu zodpovedný za všetok obsah odchádza na plánovanú cestu do zahraničia, uistite sa, že je to zohľadnené v časovej osi.
Vyžaduje si to určitú koordináciu s personálom a ostatnými projektovými manažérmi a bude to zahŕňať.
Teraz môžete priradiť jednotlivé zdroje alebo skupiny k úlohám, ktoré už boli naplánované a zmapované pre závislosti.
Takže by to malo byť, však? Zostáva ešte jeden posledný a zásadný krok.
-
Zdieľajte a vylepšujte
Keď sa zdá, že je všetko zablokované, zdieľajte graf s kľúčovými zúčastnenými stranami. Je dobrým zvykom zdieľať graf s celým tímom, aby ste sa uistili, že ste nevynechali nič dôležité.
Je pripravený na zdieľanie s klientom a po schválení je Ganttov diagram pre projekt pripravený na použitie!
Obmedzenia Ganttovho diagramu pre projekt
Buzzword v riadení softvérových projektov je Agile. Agilné metodiky sú všade a ich prijatie sa každým dňom zvyšuje.
Tradičný Ganttov diagram pre projekt je veľmi obmedzený, pokiaľ ide o moderné softvérové projekty, pretože sa zameriava na adaptabilitu. Ganttov diagram je plánovaný vopred a ak sa zmenia plány (skôr, keď), je veľmi ťažké ich riešiť. A lepšie strávený čas sa používa na aktualizáciu Ganttovho grafu.
Agilné projekty môžu používať krátke sprinty (v prípade Scrumu) alebo najskôr pracovať na najnaliehavejšej úlohe (ako v Kanbane), príprava Ganttovho diagramu na týždne jednoducho nebude možná. V iných citlivých metodikách projektu, ako je Extreme Programming, bude to jednoducho strata času, pretože plánovateľné časti mapy sú veľmi krátke.
Manažéri softvérových projektov zaznamenali určitý úspech pri používaní Ganttovho diagramu na sledovanie jednotlivých šprintov. Iní pooh-pooh nápad, hovorí, že Ganttov diagram pre projekt založený na modeli Waterfall projektu riadenia.
Ganttov diagramy majú povesť snahy zobraziť príliš veľa informácií. Stĺpce s rôznymi farbami, ktoré naznačujú rôzne zdroje a závislosti, môžu byť pre zložité projekty veľmi mätúce.
Ganttov diagram je však stále populárnym nástrojom na plánovanie v niekoľkých odvetviach. V skutočnosti zohrávajú obrovskú úlohu pri projektoch zameraných na viac procesov, ako je napríklad vývoj webových stránok.
Alternatívy Ganttovho diagramu pre projekt
Ganttov diagram je v podstate stĺpcový diagram úloh. Rovnaký účel môže dosiahnuť ktorýkoľvek kus papiera vrátane podrobného zoznamu úloh.
Niektoré alternatívy k Ganttovmu diagramu pre projekt zahŕňajú:
- Podrobný zoznam zodpovedných osôb
- Tabuľa, ktorá sleduje priebeh každého príbehu / sprintu v prípade agilných projektov
- Doska Kanban: jednoduchá doska s tromi stĺpcami - robiť, robiť a robiť, vo svojej najjednoduchšej podobe
- Ďalšie nástroje vytvorené špeciálne pre agilné projekty, napríklad Sandglaz
Ganttov diagramy prešli dlhú cestu, pretože slúžili spracovateľskému priemyslu a priemyslu služieb. Urobili procesy tak oveľa transparentnejšími a prispôsobili sa čo najlepšie pre náročnejší softvérový priemysel.
Aj keď ich popularita sa bezpochyby výrazne zmenšila, na začiatku projektu sú stále prvou výzvou pre projektových manažérov na celom svete.
Odporúčaný článok
Toto bol návod, ako vytvoriť Ganttov diagram pre projekt. Tu sme diskutovali o krokoch na vytvorenie Ganttovho diagramu pre projekt efektívnym spôsobom. Ďalšie informácie nájdete aj v nasledujúcich článkoch -
- Projekt riadenia vodopádov
- Kanban: Užitočný krok?
- 5 najčastejších typov nástrojov na podávanie správ o projektovom riadení
- 20 zaujímavých otázok týkajúcich sa pohovorov na riadenie projektov
- Dôležité z jazyka - graf s dynamickým vstupom