Nielenže vám ukážeme postupný postup na mapovanie jasného, konkrétneho a písomného plánu komunikačnej stratégie pre vašu organizáciu, pomôžeme vám tiež vyriešiť naše dôvody, prečo by ste mali postupovať rovnako.
Duchovný učiteľ Osho urobil poznámku, keď sa ho opýtali, prečo bol veľmi plodný, keď hovoril o svojich vlastných talentoch a schopnostiach. Povedal
- Ak nebudem kričať o svojich vlastných talentoch, kto iný? Ak to neurobím, ako by sa ľudia dozvedeli, že im môžem pomôcť so svojimi zdrojmi a kapacitami?
Ak vás zaujíma, prečo potrebujete plán komunikačnej stratégie, je to z tohto dôvodu - nikto sa o vás nedozvie, kým im nepoviete spôsobom, ktorému rozumejú. Byť príležitostný pri komunikácii s internými a externými zúčastnenými stranami je jednoduchý. To však maximalizuje hodnotu vášho podnikania.
Ak stále premýšľate o tom, prečo zostavujete efektívny komunikačný strategický plán na komunikáciu svojich najhlbších hodnôt, služieb, produktov, misie, vízie svojim ľuďom a zákazníkom, pozrite sa na dôvody uvedené nižšie. Dozviete sa, prečo je to úplne dôležité.
Dôvody na zostavenie plánu komunikačnej stratégie
- Program: Plán komunikačnej stratégie pomáha budovať program pre organizáciu - prečo existuje, komu slúži, ako slúžiť, jej poslanie a víziu a ako sa plánuje rozširovať. Je to program, pretože ukazuje ľuďom v organizácii, ako by mali realizovať plány a kde sa musia dosiahnuť. Zákazníci tiež získajú jasný prehľad o tom, čo môžu od organizácie očakávať v blízkej budúcnosti.
- Stratégia: Stratégia je umenie rozhodovať o prechode z bodu A do bodu B, kde sú spojené významné riziká. Preto plánovanie vpred v pláne komunikačnej stratégie je vždy rozumné pre organizáciu, ktorá chce rásť. Bez plánovania a riadneho plánu komunikačnej stratégie nemôže organizácia ísť ďaleko pri nasmerovaní informácií, ktoré chcú prepravovať.
- Súbežné pripomenutie: Vytvorenie plánu komunikačnej stratégie uľahčuje významný atribút pripomienok interných a externých zainteresovaných strán o tom, čo majú robiť alebo v súčasnosti robia. Programuje a preprogramuje myseľ jednotlivcov zapojených do procesu a zjednocuje ich pre spoločný účel.
- Zverejnenie: Žiadna firma nemôže stáť vo vákuu. Sú zodpovední za svoje činy a keďže všetko ovplyvňuje všetko, každý z ich pohybov ovplyvňuje spoločnosť priamo alebo nepriamo. Účelom zostavenia skvelej komunikačnej stratégie pre zamestnancov je teda poskytnúť úplné informácie o tom, čo podnik potrebuje a ako podnik plánuje rozšíriť komunitu a zdržať sa neetických praktík.
Toto sú hlavné štyri dôvody, pre ktoré potrebujete vybudovať efektívnu komunikačnú stratégiu pre zamestnancov. Môžete tiež zahrnúť veci, ako je oslovenie väčšieho publika, pokus o získanie lepších trhov pre vaše produkty a rozšírenie vášho obzoru podnikania, sú to však sekundárne dôvody (tieto dôvody pre vás nemusia byť sekundárne).
Bez ohľadu na to, či máte dôvod alebo dokonca nemáte dôvod vybudovať efektívnu komunikačnú stratégiu pre zamestnancov, odporúčame vám, aby ste venovali pozornosť zvyšku článku. Ak sa tento článok správne vykoná, môže zmeniť celú komunikačnú štruktúru vašej organizácie.
Poďme začať.
-
Spresnite súčasnú situáciu
Bez toho, aby ste vedeli, kde si stojíte, ako by ste očakávali, že sa pohnete dopredu a dosiahnete určitú situáciu, keď by sa veci prispôsobili vašej vízii. Dokud nebudete vedieť, kde ste.
Najlepší spôsob, ako to zistiť, je urobiť analýzu SWOT. Je to veľmi jednoduché. Vezmite papier a rozdelte ho na štyri časti a potom na prvú časť napíšte Strengths; v časti Silné stránky napíšte Slabosť. Na pravej hornej strane napíšte Príležitosti a pod Príležitosti napíšte Hrozby.
Zadanie vstupov môže chvíľu trvať. Ak potrebujete pomoc svojich kolegov alebo spätnej väzby od zákazníkov, urobte to isté. Čím presnejšie vykonáte túto analýzu, tým výhodnejší by bol váš plán komunikačnej stratégie. Vedzte, že s jasnosťou môžete komunikovať až vtedy, keď máte konkrétne a zvukové informácie. Nevynechajte tento krok. Je to jedna z najdôležitejších vecí.
-
Zorganizujte stretnutie s kľúčovými zúčastnenými stranami
Po dokončení SWOT analýzy je čas urobiť nejaké úpravy kurzu. Poznáte svoje silné a slabé stránky, príležitosti a hrozby. Teraz zapojte všetky zúčastnené strany do diskusie o tom, aké závery ste dosiahli, sú úplne správne alebo by chceli pridať akékoľvek vstupy. Ak pridávajú vstupy, počúvajte a zapisujte si ich.
Potom po záverečnej diskusii predložte konečné závery. Ak s tým všetky kľúčové zúčastnené strany súhlasia, naplánujte si opätovné zasadnutie a vypracujte strategickú víziu. Stretnutie je dôležité, pretože jeden člen nemôže vytvoriť organizáciu.
Potrebujeme, aby všetci boli v súlade s organizačným rozvojom a rozširovaním. A ak ste v organizácii, pracujete, vedeli by ste, že existuje pojem s názvom Johari Window, ktorý hovorí, že je tu temná stránka, ktorú ostatní ľudia lepšie vystihujú.
Pri použití toho istého princípu v organizácii je preto nevyhnutné nespoliehať sa iba na vaše vlastné myšlienky a názory a požiadať ostatných kľúčových ľudí, aby sa o nich podelili.
-
Zmapujte ideálnu budúcnosť pre organizáciu
Keď kľúčoví ľudia vyjadria svoje názory a vstupy, je čas zmapovať ideálnu budúcnosť pre organizáciu. Ak chcete začať tento proces, zapíšte si všetko, čo má organizácia znamenať. Predstavte si, že máte všetky zdroje, ľudí, peniaze a talenty na vytvorenie nepoškvrnenej budúcnosti. Potom, ako vidíte, napíšte budúcnosť.
Nemysli na nemožnosť odteraz. Je to krok, v ktorom musíte premýšľať nad rámec súčasného scenára, ak chcete rozšíriť svoje podnikanie a urobiť si známku. Nenechajte sa vo svojej mysli blúdiť ideálnym videním. Dajte mu tvar a štruktúru. Zapíšte to rovnakým spôsobom, ako vidíte. Podnikateľský filozof Jim Rohn sa pýtal -
„Je možné vidieť budúcnosť skôr, ako bude existovať?“ Odpovedal sám sebe: „Je možné vidieť budúcnosť skôr, ako bude existovať. Pretože to vidíte vo svojej mysli skôr, ako existuje.
-
Vyleptajte víziu podľa priority
V tejto fáze je čas dať mu tvar. Teraz musíš byť realistický. Musíte ísť von a urobiť náležitú starostlivosť. Ak ste vo výrobnom priemysle a chceli by ste urobiť spätnú integráciu, porozmýšľajte o zdrojoch, peniazoch a ľuďoch potrebných na prácu.
Opýtajte sa sami seba - je to potrebné? Aké cenné to môže byť z dlhodobého hľadiska? Posaďte sa so svojím SWOTom. Zobrazuje váš SWOT, že máte silné stránky v tomto kroku? Ak áno, pokračujte a ak nie, zastavte.
Najideálnejší spôsob, ako uprednostniť víziu, je rozdeliť ju na štyri časti - kritické, nekritické, rozhodovacie, odstránenie. Dajte všetku svoju víziu do týchto štyroch častí. Mysli dlho a tvrdo.
Pozrite sa na spätnú väzbu od zákazníkov, analýzu trhu, posúďte trendy na trhu a potom zvážte názory hlavných zainteresovaných strán a potom rozhodnite, čo by nevyhnutne malo ísť do kritickej fázy, ktorá by mala ísť v rozhodovacej a nekritickej oblasti a ktorú môžete skutočne odstrániť z vízia.
-
Premeňte víziu na ciele
Je čas sedieť s kľúčovými ľuďmi vašej organizácie. Na tomto stretnutí by ste predstavili rozdelenie, ktoré ste urobili zo svojej vízie. Zoberte ich vstupy a zistite, či to, o čom myslíte, nie je jednohlasné.
Ak nie, prečo? Zistite, čo si myslia. Pridajte určité veci späť, ak majú zásluhy, a niektoré veci zahoďte, ak máte pocit, že sa im dá úplne vyhnúť. Keď ste presvedčení o svojej vízii a priorite tejto vízie, je čas stanoviť ciele.
Stanovenie cieľov znamená, že musíte vyleptať svoju veľkú víziu na kúsky, ktoré je možné dosiahnuť za 3 až 5 rokov po línii alebo menej. Je dôležité zničiť. Ak nezmiznete, poprava sa nestane a v blízkej budúcnosti by ste svoju víziu nemohli zmeniť na realitu.
-
Zapíšte kroky potrebné na dosiahnutie B z bodu A
Akonáhle ste si stanovili ciele, je čas urobiť nejakú prácu na úrovni krajiny. Všetci vieme, že predstavivosť bez popravy je klam. Preto je dôležité vziať každý cieľ a rozhodnúť sa pre bod A a bod B. A je bod, v ktorom práve teraz stojíme. A B je miesto, kam sa chceme dostať. Nemôžeme dosiahnuť B, kým neurobíme nejaké kroky.
Je čas podrobne si zapísať jednotlivé kroky, aby sme vedeli, kde a ako jednoduchým spôsobom pristupovať k celej veci. Udržujte postupnosť a štruktúru. Z každého cieľa vyberte jednu stránku.
Ak je to navrchu, zapíšte si cieľ a potom jednotlivé kroky postupne napíšte a potom ich zoraďte podľa dôležitosti. Táto jednoduchá štruktúra by pomohla podniknúť kroky a spôsobila by bezchybnú realizáciu.
-
Nájdite medzery
Ak ste si prečítali dielo Edwarda de Bona „Šesť klobúkov“, je čas nosiť čierny klobúk. Zápis krokov je veľmi jednoduchý. Potrebujeme však nejaké pohotovostné plány, aby sme celú vec mohli starostlivo riešiť.
Prečo pohotovostný režim? Pretože kedykoľvek sa môžu veci pokaziť. Počas cesty môžete čeliť mnohým prekážkam, vďaka ktorým bude váš život nešťastný. A ak vopred nemáte plán, jedinou vecou, ktorú môžete urobiť, je uviaznuť a zostať nečinný.
Preto plánujte krízy. Plánujte situácie, keď sa veci môžu zhoršiť. Plán pre mimoriadne situácie. Plánujte prekážky. A potom pokračujte ďalším krokom.
-
Stanovte termíny
Akonáhle jasne uvidíte čierne škvrny pri premene vašej vízie na realitu, je čas dať jej väčší význam. Organizácia sa nemôže rozšíriť bez termínov. Niekto povedal tak krásne - Neexistujú žiadne nereálne ciele, ale nereálne termíny.
Preto je čas stanoviť termíny pre každý krok, ktorý ste predtým vyleptali. Buďte konkrétni, realistickí a ku každému konečnému termínu pridajte medzipamäť (aspoň 20% pôvodného času, o ktorom ste si mysleli, že dokončí túto úlohu).
-
Pripisujte zdroje a zodpovednosti a zdieľajte ich
Teraz máte v ruke celý zoznam vecí. Ciele ste už stanovili, rozdelili na konkrétne kroky, našli prekážky, ktorým môžete čeliť, a stanovili konečné termíny pre každú úlohu.
Teraz je čas priradiť zdroje a zistiť ľudí, ktorí môžu túto úlohu vykonať. Toto je najdôležitejšia časť budovania efektívnej komunikačnej stratégie pre zamestnancov. Spôsob zdieľania zodpovedností vám povie veľa o tom, ako by ste chceli, aby sa plány implementovali.
Väčšina ľudí si myslí, že komunikačné stratégie sú samostatnou vecou, ale sú hlboko spojené s poslaním organizácie, víziou, cieľmi, cieľmi a implementáciou. V každom kroku musíte vedieť, ako komunikovať so svojimi podriadenými. Pri prideľovaní zodpovedností sa preto uistite, že majú k dispozícii všetky zdroje na implementáciu.
Akonáhle je všetko hotové, požiadajte svojich ľudí, aby začali pracovať podľa termínu. Vytvorte malé cykly spätnej väzby, ktoré vám pomôžu získať spätnú väzbu pre každú úlohu a ako sa implementuje.
Ak je komunikačná stratégia pre zamestnancov ťažko realizovateľná, zistite dôvody. Je to problém, pokiaľ ide o zdroje / schopnosti / jasnosť / komunikáciu? A potom podniknite potrebné kroky na jeho zmenu. Implementácia je veľmi významná, pretože bez tohto by celý komunikačný plán prešiel zbytočne.
-
Bonusový tip - Prijmite nápravné opatrenia
Tento krok je viac o prijímaní spätnej väzby a vytváraní politiky otvorených dverí, kde ľudia môžu kedykoľvek prísť a stretnúť sa so svojimi nadriadenými a počas implementácie môžu diskutovať o svojich problémoch. Ak zamestnanci nie sú motivovaní a nepoznajú väčší účel malej úlohy, je zodpovednosťou školiteľa, aby ich učil a motivoval k tomu, aby konali.
Títo nadriadení musia tiež podávať správy svojim manažérom a potom by sa manažéri mali hlásiť vyšším manažérom atď. Takto sa vytvorí efektívny systém spätnej väzby, ktorý je veľmi dôležitý pri prijímaní nápravných opatrení, keďže zamestnanci pokračujú v plnení úlohy, ktorá im bola pridelená.
Plán komunikačnej stratégie nie je samostatná vec. Účel strategickej komunikácie spočíva v podstate v stanovení cieľov organizácie a ich dosahovania s maximálnym úspechom.
Ak teda organizácia dokáže implementovať vyššie uvedené, potom by nebolo problémom vybudovať efektívnu komunikačnú stratégiu pre zamestnancov v celej organizácii a rovnaká transparentnosť by infikovala aj externé zainteresované strany.
Prvý zdroj obrázka: pixabay.com
Odporúčané články
Tu je niekoľko článkov, ktoré vám pomôžu získať viac podrobností o pláne komunikačnej stratégie, takže stačí prejsť na odkaz.
- 8 úžasných krokov na vytvorenie úžasnej stratégie obchodného tímu
- Užitočné tipy a triky programu Microsoft Excel (tabuľka)
- 6 intranetových funkcií pre úspešnú komunikáciu so zamestnancami
- Top 8 užitočných a najlepších tipov pre stratégiu riadenia zmien