Efektívna komunikácia - Komunikácia v IT projektoch tvorí kľúčový most medzi nápadmi a ich realizáciou. Komunikácia sa však môže čoskoro zmeniť na nesprávnu komunikáciu. Efektívna komunikácia sa zdá byť potrebou hodiny pre IT projektového manažéra, ktorý ju chce skôr napraviť, pokiaľ ide o to, ako, kedy, prečo a kde komunikácia. Postup projektu určite závisí od spôsobu komunikácie projektu, pretože informácie je možné prenášať z jedného bodu do druhého iba prostredníctvom komunikácie.
Zdroj obrázka: pixabay.com
O schopnosti manažéra IT projektu viesť, riadiť a úspešne koordinovať celú cestu projektu prostredníctvom vybaveného komunikačného plánu alebo stratégie možno veľa povedať. Je to práve toto oznámenie, ktoré môže evidentne tento projekt rozbiť alebo prerušiť alebo merať jeho efektívnosť v rozsahu podnikania. Pre projekt zameraný na rôznych jednotlivcov z rôznych prostredí, ktorí majú rôzne súbory zručností, čím hladší je komunikačný plán, tým lepší je projekt a jeho úspech. Ber to ako lepidlo alebo lepidlo, ktoré drží rôzne aspekty fáz projektu pohromade; skôr ako nadácia ako komunikačné bariéry.
S komunikáciou je potrebné zaobchádzať primerane, aby sa dosiahol maximálny potenciál definovaného plánu projektu. Už ste niekedy počuli o rozdieloch medzi zúčastnenými stranami, ktoré viedli k vážnym zmenám a zrušeniu projektov? Väčšina týchto prípadov a scenárov vzniká, keď hlavným vinníkom je nesprávna komunikácia. Teraz je to niečo, čo by ste nechceli pre svoj tím a projekt ako projektového manažéra.
S globalizáciou existujú projekty, ktoré sa rozširujú do zahraničia a potrebujú pevný mechanizmus a plán všetkej svojej komunikácie, ktorý musí byť vždy taký rýchly a silný, aby medzi nimi neboli žiadne medzery. Takže tu je prehľad všetkých, ktorí chcú dosiahnuť úspech a byť efektívnym komunikátorom v oblasti riadenia projektov.
Áno, potrebujeme efektívnu komunikáciu v rámci IT projektov!
Vždy existuje jedna úloha, ktorá zastaví celý proces vášho projektu a potrebuje, aby ste prišli s časom a priestorom, aby ste sa dostali späť na cestu. Ak sa však o tomto konkrétnom scenári neuvažuje skôr alebo ak sa o ňom nezmieňujú iné zainteresované strany o tom, ako sa s ním vysporiadať, určite to vytvorí ďalší šek.
Predstavte si projekt ako dom postavený pomocou hracích kariet. Jeden nesprávny ťah alebo umiestnenie a tehly padajú. Majte pevný základ a nie je to strmý kopec z vášho neúspechu. A tento základ je celkom evidentne komunikácia.
Zdroj obrázka: pixabay.com
Je to vďaka komunikácii, že vaše plánovanie je lepšie, vaše zhromaždenie požiadaviek je lepšie, vaša implementácia je lepšia a váš projekt napreduje hladko.
Zdá sa, že komunikácia je jedným z najviac podceňovaných faktorov riadenia a plánovania projektov a často sa v nej zanedbáva. To hromadí prácu a swoosh! z vašej tvrdej práce a odolnosti nemôže získať absolútne žiadne výsledky. To som sa zaoberal a hovorím z osobnej skúsenosti.
Uvedomil som si dôležitosť plánu efektívnych komunikačných zručností od začiatku projektu až do jeho konca.
Výhody efektívnej komunikácie
Efektívne komunikačné zručnosti vám a vášmu podniku môžu ušetriť čas, peniaze a úsilie investované do realizovaného projektu.
Trojuholník riadenia projektu
Tieto tri aspekty trojuholníka riadenia projektu sú obmedzenia, ktoré určujú úspech projektu. Všetky tieto sú nevyhnutné a musia byť správne vyvážené. Každé obmedzenie, keď sa posunie, musí ovplyvniť a ovplyvniť ďalšie dva faktory.
Zdroj obrázka: pixabay.com
Keď sa rozsah rozšíri, tak sa určí čas a náklady projektu. Ak je čas stručný a obmedzený, obmedzuje rozsah projektu, ale zvyšuje poskytnuté náklady. A nakoniec, ak je rozpočet obmedzený, náklady sa uvoľnia a rozsah sa zníži.
S týmito zmenami, ktoré sa neustále uskutočňujú v každej fáze projektu, môže byť efektívna komunikácia bodkami, ktoré spájajú obmedzenia dohromady, aby sa dosiahla požadovaná rovnováha.
Sledovanie etáp
Vy ste projekt, ktorý vedie projekt spredu, ale nemôžete získať úplný obraz o tom, čo sa deje s vašim projektom, pretože popisy uvedené v systéme sledovania problémov sú jednoducho zavádzajúce a pre vás nie sú jasné, aby ste mohli robiť rozhodnutia. Znie to dobre?
Tu prichádza účinná obchodná komunikácia, ktorá šetrí deň a pomáha vám sledovať, čo treba urobiť.
Váš e-mail by mal zablahoželať vášmu tímu k dosiahnutiu dôležitého míľnika, ale zdá sa, že vaša pošta nie je dôležitá v predmete správy, ktorý sa zobrazuje v doručenej pošte všetkých. Nemáte kam ísť, ale obrátiť sa na efektívnu komunikáciu.
Režimy na uľahčenie efektívnej komunikácie
- Nástroje a systémy
- stretnutie
Tento zoznam nie je komplikovaný, ale tvorí jadro efektívnych komunikačných tipov - jednoduchosť.
E-mail - Ide o primárny prostriedok internej aj externej komunikácie. Už od úsvitu internetu sa e-maily neustále rozširujú a vyvíjajú, aby zostali verné efektívnemu komunikačnému bitu akejkoľvek transakcie.
Zdroj obrázka: pixabay.com
Ale so všetkou okázalosťou a prehliadkou si mnohí ešte neuvedomujú, ako môže základné používanie e-mailu viesť k pokroku vašich IT projektov. Predmetom diskusie je prvý bod, o ktorom sa bude diskutovať; pri riešení IT projektov musí byť predmetom vášho predmetu:
- Stručné a jasné
- krátky
- Je schopný sprostredkovať účel pošty
- Dokáže identifikovať projekt
Predmet správy je ako vaša fráza a môže určiť, či váš tím uloží zápisy z čítania obsahu pošty alebo nie.
Ďalší v rade sú príjemcovia. Pole Komu, Kópia, Skrytá kópia by malo obsahovať ID patriace správnym ľuďom a nemalo by ísť do zoznamu adries, ak sa netýka všetkých v tomto zozname.
Zdroj obrázka: pixabay.com
Nakoniec sa ubezpečte, že všetko dostanete poštou: transakcie a diskusie o stretnutiach a zápisnice. Musí to byť oficiálna a poštová forma ako táto oficiálna forma komunikácie.
Nástroje a systémy - Použili sme ich na sledovanie moderných projektových úloh, pripomienky, spoluprácu, zdieľanie a všetky rôzne formy komunikácie. Podnikové aplikácie v súčasnosti získali veľa podnetov a ich integrácia s e-mailovými klientmi urobila veci ľahšími pre všetkých projektových manažérov a členov projektových tímov. Ako projektoví manažéri je však nevyhnutné, aby ste tieto prístroje efektívnych komunikačných nástrojov používali, aby ste mohli svoj projekt efektívnejšie manévrovať.
Projektoví manažéri zaoberajúci sa projektmi IT sa topia v problémoch, ktoré sú zachytené neprakticky, čo vedie k oneskorenému alebo žiadnemu oznámeniu očakávaní. Aj keď máte svoje e-maily dobre schopné udržať si aktuálnosť alebo pomôcť sledovať prebiehajúce aktivity vášho projektu, v prípade väčších projektov sa to jednoducho nezdá byť uskutočniteľné. V takomto prípade je pre projektového manažéra dôležité investovať do lepších nástrojov riadenia projektov, ktoré spájajú a poskytujú prepojenie medzi rôznymi externými a internými zainteresovanými stranami zapojenými do vášho projektu.
Zdroj obrázka: pixabay.com
Pri používaní takýchto systémov musíte mať na pamäti nasledujúce aspekty:
- Názov - Uistite sa, že tento názov obsahuje všetko. Názov by mal byť čo najviac opisný pre všetkých v rámci hraníc projektu.
- Kategória - Označte a zadajte kategórie svojich úloh, ktoré je potrebné vykonať. Stanovte priority a oznámte, na ktoré úlohy sa treba dôkladnejšie pozerať ako na iné.
- Problémy - Uistite sa, že ich efektívne sledujete, aby váš projekt neblokoval ďalšiu úlohu v rade, a uistite sa, že prostredníctvom systému dostatočne komunikujete, že konkrétna úloha bude zablokovaná, aby sa uvoľnila ďalšia naliehavejšia úloha.
- Popis - buďte čo najpopisnejší vo svojej kategórii popisu. Na rýchle sprostredkovanie myšlienky alebo správy použite odkazy a obrázky a grafy.
- Komentáre - nezabudnite komentovať všetky udalosti, aby ich každý vedel v danej kategórii. V komentároch by sa mal dokonca podrobne opisovať ústny prejav alebo telefonická konverzácia spôsobom „ako sme diskutovali …“.
Stretnutia - Tieto stretnutia intelektuálov na „prediskutovanie“ a „vyriešenie“ otázok majú trochu zlý vkus, pretože by to vyžadovalo dlhé hodiny väzenia v miestnosti a, čo sa niektorí úplne obávajú, na konci toho všetkého nebudú žiadne výsledky. Takéto stretnutia sa stretávajú a boli rozšírené vzhľadom na to, že nebola poskytnutá efektívna komunikácia na pracovisku.
Zoberme si napríklad schôdzky na aktualizáciu stavu. Na týchto stretnutiach sa stretávajú davy ľudí, ktorí postupne prerokúvajú a zdieľajú svoje ukončené a čakajúce úlohy, zatiaľ čo ostatní zvyčajne buď čakajú, alebo sú úplne znudení. Znamenalo by to, že ľudia v skutočnosti zbytočne trávia veľa času zbytočným stretnutím a nevyužívajú čas, ktorý im je úplne vyčerpaný, čo vedie k strate zdrojov.
Aby sa tomu dalo čeliť, vymysleli si guruovia pre riadenie projektov súbor rôznych stretnutí, ktoré svojím spôsobom zrealizujú ten istý účel stretnutia, zatiaľ čo nič nevedú k plytvaniu (časom, peniazmi alebo úsilím). Pozrime sa na ne:
SCRUM - V agilnom rámci sú projekty rozdelené na časti a každá časť dostane sprintu na vykonanie, čo zvyčajne trvá týždeň alebo dva. Počas tejto doby nie je dosť efektívne sedieť na dlhé stretnutie, aby sa získali aktualizácie. SCRUM, 10-minútové stand-up stretnutie, ktoré sa koná s ScrumMaster, vedie každého člena tímu k vypracovaniu:
- Ktoré úlohy boli dokončené včera?
- Čo je dnes naplánované?
- Vyskytli sa problémy
Zdroj obrázka: pixabay.com
ScrumMaster potom oznámi vedúcemu projektu celkové aktualizácie a stav projektu. Je to efektívny a štíhly prístup k všetkým použitým procesom.
One-on-one Meets - Táto forma stretnutia by využila čas vedúceho tímu, bola by však efektívna. Jeden na jedného je účinný z nasledujúcich dôvodov:
- Pravidelne naplánované v pevnom čase
- Štandardné trvanie 30 minút
- 10 minút, aby vás informovali o tom, ako postupujú v priebehu projektu
- 10 minút za vaše aktualizácie o nich a ich práci
- 10 minút pre plán rozvoja a veci, ktoré sa majú prediskutovať na nasledujúcom stretnutí
Zdroj obrázka: pixabay.com
- Zamerajte sa na prácu a výkon členov tímu
- Zbavte sa chýb v správaní
- Pravidelné sledovanie rozvojových plánov
- Vedené v súkromí
Komunikácia 101
Tu je niekoľko bodov, ktoré si treba zapamätať:
- Udržujte svoju komunikáciu krátku a výstižnú, pretože v IT projektoch sa zaoberáme jednotlivcom, ktorý sa venuje tvorivej práci, ktorá vyžaduje veľa času. Napríklad kódovanie a navrhovanie.
- Je potrebná zrozumiteľnosť účelu a predmetu.
- Každá minúta je dôležitá a čas sa musí efektívne využívať.
- KISS - Keep It Simple, Silly.
- Držte sa bežnej slovnej zásoby a vyhnite sa používaniu dlhých a únavných slov.
- Nechajte to všetko na e-maile. Slovné alebo diskutované témy.
- Použitie grafov a obrázkov predstavuje dobrý vizuálny komunikátor.
- Usporiadajte presné stretnutia. Majte pevný program a zápisnice zo schôdze sa musia zaslať po schôdzach.
- Použite tabuľu na zapisovanie oznámení a úloh, pretože e-maily môžu zostať nepovšimnuté.
- Zapojte do svojich mailov a stretnutí iba osoby, ktoré sú potrebné. Už nebudete chcieť strácať čas.
- Jasne si prečítajte upozornenia alebo e-maily, ktoré vám prichádzajú, aby ste im porozumeli.
- Používajte systémy riadenia projektov, ktoré sú zamerané na tím a podporujú spoluprácu.
- Majte kontrolu nad svojím projektom a uistite sa, že viete všetko, čo sa deje.
- Rozhodnutia by sa mali oznamovať jasne a správne a správne.
- Vypočujte si členov tímu.
Šírenie slova
Komunikácia je kľúčovým prvkom, ktorý musí byť základom celého životného cyklu projektu. Po každej zmene môže pevný a dôkladný komunikačný plán na začiatku projektu pomôcť manažérom IT vymaniť zo svojich členov tímu to najlepšie, poraziť chyby a plytvanie a hladko pokročiť až do konca.
Členovia vášho tímu musia vedieť, že venujete toľko času a úsilia tomu, aby ste sa ubezpečili, že koordinácia je vynikajúca a že sa nikdy nemôžu stratiť v slovách. Projektoví manažéri, využite túto výzvu ako príležitosť a uvidíte, ako len opravenie komunikácie môže mať veľký vplyv na projekt a jeho konanie.
Páči sa vám? Neznášam to? Dajte nám vedieť, čo ste sa naučili prostredníctvom tohto blogového príspevku a čo máte na pamäti, že sa nám zdá, že nám chýbala. Šírte učenie!
Odporúčané články
Plán projektu alebo plán riadenia projektu