„Dobre napísaný popis práce a špecifikácia zamestnania môžu pomôcť pri definovaní práce súčasného zamestnanca alebo pri hľadaní nového kandidáta.“
Popis úlohy a špecifikácia úlohy -
Dobrý opis práce a špecifikácia práce sú kľúčovým prvkom každej pozície. Existuje veľa konkurentov na najvyšších pozíciách a zostavovanie popisu práce a špecifikácia zamestnania je dôležitým krokom k nájdeniu tých správnych jednotlivcov. Keďže sa požiadavka na mimoriadne kvalifikovaných zamestnancov v posledných rokoch zlepšila, bude pre organizácie ešte dôležitejšie vyjadriť svoje želania, potreby a životný štýl prostredníctvom svojich pracovísk a iných portálov práce. Dobrý opis práce a špecifikácia práce určite fungujú na mnohých dôležitých funkciách:
- Vysvetľuje súpravy zručností a schopnosti, ktoré sú potrebné na vykonávanie úlohy.
- Vysvetľuje, kde sa práca hodí v rámci celej hierarchie spoločnosti.
- Používa sa ako dôležitý nástroj účinnosti.
Vynikajúci opis práce a špecifikácia zamestnania sa začína zoznamom základných informácií o pracovnom mieste - napríklad o projektoch, v ktorých je uchádzač zamestnaný, o technikách použitých na dokončenie projektov, o cieľoch a povinnostiach zamestnania, prepojení úlohy na iné úlohy a poverenia potrebné pre danú úlohu.
Je tiež dôležité napísať popis úlohy a špecifikáciu úlohy, ktorá vyzerá realisticky, vďaka čomu je výkonná, efektívna, prezentovateľná a legitímna. Dobre napísaný realistický popis práce a špecifikácia úlohy tiež pomôžu pri menšom odmietnutí.
Charakteristika dobrého zamestnania Opis a špecifikácia zamestnania
Vždy, keď dôjde k otvoreniu v spoločnosti alebo keď spoločnosť identifikuje nejakú požiadavku, prvá vec, ktorú náborový tím robí, je porozumieť popisu úlohy a špecifikácii úlohy efektívne a podľa toho vytvoriť popis práce a špecifikáciu zamestnania. Opis práce a špecifikácia zamestnania sú dôležité, pretože ich používajú tazatelia na nábor uchádzačov. Opäť sa tento opis práce a špecifikácia úlohy posielajú žiadateľom, aby mohli účinne pochopiť dôležitosť. Dobre napísaný popis práce a špecifikácia úlohy pomáhajú pri rýchlejšom prijímaní a uzatváraní voľných pracovných miest.
Dobrý opis práce a špecifikácia zamestnania poskytujú úvod do zručností, odbornej prípravy a akademických kvalifikácií potrebných na otvorenú pozíciu. Môže to zahŕňať akúkoľvek dokumentáciu požadovanú pre konkrétnu rolu. Po zavedení tohto popisu práce a špecifikácie zamestnania poskytuje potenciálnym kandidátom všetky informácie, ktoré potrebujú pred implementáciou. Pomáha tiež náborovému pracovníkovi alebo potenciálnemu zamestnávateľovi rýchlo prejsť životopisy, ktoré sú relevantné, a odmietnuť tých, ktorí nespĺňajú požiadavky.
Výhody popisu práce a špecifikácie úlohy
- Vysvetlenie úloh pomáhajú pri rozvoji akejkoľvek organizácie. V skutočnosti sú základom rámca spoločnosti.
- Vysvetlenie úloh ukazujú, kde sa zamestnanec zhoduje. Opis práce a špecifikácia zamestnania zabezpečujú, aby všetci jednotlivci, ktorých prijímame, boli v súlade s cieľmi, poslaním, víziou a cieľom organizácie.
- Vysvetlenie úloh pomáhajú pri stanovovaní jasných cieľov. Opis práce a špecifikácia zamestnania je prvé miesto, kde by sa pracovníci mali pozerať, keď pracovníci nerobia to, čo od nich chceme. Prvým krokom v tom, ako prinútiť zamestnancov, aby robili to, čo chceme, je zabezpečiť, aby poznali naše očakávania - a to začína popisom práce.
- Vysvetlenie zamestnania hovoria žiadateľom o to, čo spoločnosť hľadá. Pomáha to pri procese opisu práce a umožňuje to tiež vysporiadať sa s obavami tých, ktorí nie sú vybraní.
- Vysvetlenie úloh poskytuje základ pre odmeňovanie.
Nevýhody popisu práce
- Na tomto rýchlo sa meniacom a neustále sa meniacom pracovisku by sa mal popis práce revidovať zakaždým. Opis práce by sa mal pravidelne prehodnocovať a je rovnako dôležitý ako systém hodnotenia výkonnosti.
- Vysvetlenie úloh môžu motivovať myslenie „to nie je moja práca“. Potrebujú dostatočnú všestrannosť, aby si jednotlivci mohli myslieť „mimo poľa“. Aj keď nie je potrebné zaznamenávať každý proces opisu práce, musia sa zahrnúť a označiť dôležité povinnosti (tie, ktoré sa určite musia urobiť).
Aplikácie popisov pracovných miest
Popisy pracovných miest majú uplatnenie takmer vo všetkých aspektoch zamestnania. Podrobnosti opisu práce sú stručne uvedené nižšie:
- Vysvetlenie úloh pomáhajú pri určovaní špecifikácií zamestnania a dier, ako aj pri určovaní nadmerných alebo zbytočných úloh. Sú užitočné aj vtedy, keď je potrebné urobiť rozhodnutia týkajúce sa centralizácie alebo decentralizácie.
- Najímanie, výber a umiestňovanie uchádzačov sú efektívnejšie, pretože opis práce poskytuje odpovede na špecifikácie potrebné na uznanie a výber najvhodnejšieho vzťahu medzi uchádzačom a zamestnaním.
- Nový zamestnanec s presnými a dobre napísanými informáciami o zamestnaní, ktorý sa má vyhodnotiť, získal vynikajúce znalosti o práci, a preto je schopný lepšie porozumieť tomu, čo organizácia a manažér očakávajú. Všetci noví pracovníci by mali považovať informácie o zamestnaní za východiskový bod.
- Vysvetlenie úloh umožňujú rozpoznať typické špecifikácie úloh opisu úlohy. Dobrý opis práce môže vysvetliť, ktoré úlohy sú skutočne totožné a ktoré úlohy zaručujú rôzne úrovne odmeňovania.
Kto je zodpovedný za zostavovanie popisov úloh?
Vo väčšine organizácií je potenciálny zamestnávateľ zodpovedný za vypracovanie vysvetlenia popisu práce pomocou HR ako poradcu pre popis práce. Od pracovníka, ktorý sa práve nachádza v práci, sa môže požadovať pomoc pri aktualizácii informácií o úlohe, pretože práve tí, ktorí vykonávajú prácu a poznajú úlohu najlepšie. Úlohou manažéra je stále potvrdzovať, že informácie o úlohe dokonale zobrazujú úlohu a nepretrvávajú predražené. Ľudské zdroje sú spravidla poslednou fázou popisu práce, pretože personálne a personálne štruktúry zvyčajne rozhodujú o HR a štruktúre.
9 Prvky na vytvorenie vynikajúceho popisu úlohy a špecifikácie úlohy
Opis práce obsahuje názov pozície a názov oddelenia. Prvou pasážou by mal byť prehľad toho, čo pozícia vyžaduje. Nižšie je uvedený (zvyčajne odrážkový) zoznam povinností a povinností týkajúcich sa popisu práce. Každá zodpovednosť by sa mala zmestiť do jednoduchého pojmu. Pozrime sa na prvky potrebné na vytvorenie vynikajúceho popisu práce.
- Sumár práce:
Zhrnutie úlohy je stručné zhrnutie cieľa úlohy, cieľov, cieľov atď. Dĺžka by mala byť v ideálnom prípade približne tri alebo štyri vety. Táto oblasť nezahŕňa podrobnosti o úlohách alebo skúsenostiach. Tieto podrobnosti by mali byť uvedené v zostávajúcich častiach dokumentu opisu práce.
- Všeobecné informácie:
- 2a) Názov a klasifikácia: Názov pozície by mal byť krátky ako Web Developer, Analytik popisu práce, Senior Administrator, Senior Resident atď.
- 2b) Pracovisko
- 2c) Zodpovednosť za riadenie alebo podávanie správ: Tu sa musia uviesť podrobnosti týkajúce sa podávania správ o hospodárení a akýchkoľvek iných priamych hlásení.
- úlohy:
Tu uvedené podrobnosti by mali byť stručné. Všetky vysvetlenia sa musia obmedziť iba na jeden riadok (napr. Správa domácnosti, platby faktúr, orientácia nových zamestnancov, zasielanie úverových správ bankám, atď.). Tu by malo byť uvedené akékoľvek iné vyhlásenie, ktoré obsahuje ďalšie povinnosti (ak sú uplatniteľné). Nemali by sme určiť viac ako desať úloh. Každá úloha by mala obsahovať slová zamerané na činnosť, ako je napríklad usporiadanie, zvládnutie, vytvorenie, vytvorenie atď.
4. Zručnosti
Identifikujte zručnosti, odborné znalosti a vedomosti potrebné na vykonanie úlohy. Opíšte akékoľvek ďalšie zručnosti, ktoré si vyžadujú ďalšie školenie, odborné znalosti, certifikáciu atď. Zručnosti a schopnosti by sa mali uvádzať osobitne. Zručnosti sú činnosti, ktoré je žiadateľ schopný urobiť. Kompetencie sú charakteristiky alebo vlastnosti, ktoré spoločnosť očakáva od uchádzača, ktorý sa má v pracovnej úlohe prejaviť. Moderné pravidlo vysvetľovania úloh založené na schopnostiach znamená, že sa kladie väčší dôraz na schopnosti správania, ako je riadenie, skupinová interakcia, všestrannosť atď.
Vo väčšine úloh je dôležité mať dobré komunikačné schopnosti. Možno by ste potrebovali niekoho, kto má vynikajúce písacie schopnosti, ak plánujete najať technického spisovateľa pre popis práce. Možno budete potrebovať niekoho, kto má skúsenosti s prezentáciou, ak hľadáte niekoho pre svoju školiacu divíziu alebo pre niekoho, kto robí obchodné prezentácie. Možno budete potrebovať niekoho, kto je vynikajúcim rečníkom pre akékoľvek požiadavky v oblasti predaja. Sú to všetky typy komunikačných schopností, ktoré sú potrebné na vykonávanie základných charakteristík práce. Niektoré úlohy dokumentu opisu práce môžu vyžadovať zručnosti písania e-mailov, aby mohli vykonávať prácu.
- skúsenosť
Tu je potrebné uviesť vhodné skúsenosti potrebné pre danú prácu. Zahrnuté môžu byť aj akékoľvek odborné doklady alebo vzdelávacie skúsenosti na preukázanie potrieb pracovných skúseností. Akademické špecifikácie sú dôležitou požiadavkou pre akúkoľvek prácu. Ak niekto mohol dosiahnuť prácu so skúsenosťami, ale nemá osobitné osvedčenie, dokument popisu práce by sa mal prispôsobiť. Na zabránenie akejkoľvek diskriminácii by nemala existovať veková hranica.
- Pracovná doba Cestovné požiadavky, musia sa zahrnúť všetky ďalšie poveternostné podmienky.
- Môžu sa vypracovať kompenzácie a bonusy a akékoľvek ďalšie stimuly na použitie v informáciách o pracovných miestach, ktoré sú agresívne s podobnými úlohami v iných organizáciách a umožňujú modifikáciu vedomostí a skúseností. Toto by sa malo podľa potreby upraviť, aby sa zachovala mzdová stupnica.
- Popis firmy
Je nevyhnutné uviesť niekoľko podrobností o organizácii. To je veľmi dôležité, aby sme urobili skvelý prvý dojem.
- vylúčenie zodpovednosti
Na konci popisu práce sa vo všeobecnosti môže uviesť zásadná poznámka, ktorá poskytuje flexibilitu navyše alebo akúkoľvek zmenu v zodpovednosti za opis úlohy. Nasleduje príklad popisu úlohy:
„Vyššie uvedené tvrdenia sú určené na ilustráciu spoločnej povahy úrovne práce, ktorú vykonávajú osoby zaradené do tejto klasifikácie. Nie sú určené na to, aby sa chápali ako vyčerpávajúci zoznam všetkých zodpovedností, povinností a zručností požadovaných od takto klasifikovaného personálu. "
Zostavenie popisov úloh a špecifikácií úloh
Čo robiť:
- Buďte konkrétni: Je lepšie vysvetliť požiadavky pozície, ktoré môžu zahŕňať podrobnosti, ako napríklad vykonávanie denných kôl, čistiace a mazacie stroje, zabezpečenie surovín atď. Nezahŕňajte pokyny pre popis práce ani postupný postup.
- Použitie prídavných mien: Zahrňte prídavné mená, ktoré vysvetľujú alebo popisujú prácu. Pojmy, ktoré sa tu dajú použiť, môžu byť „založené na termínoch“, „rýchle tempo“, „hlučné nastavenie“ atď. Mali by sme sa zdržať zahrnutia extrémne dlhých vysvetlení. Použité prídavné mená by mali byť presné a správne
- DO - Sústreďte sa na informácie o zamestnaní a nie na etablovaného úradníka. Je jednoduché premýšľať o jednotlivcovi v práci a diskutovať o tom, ako bol vybraný na vykonanie úlohy. Vynikajúci popis práce sa sústreďuje jednoducho na ciele a výsledky práce, nie na to, ako úlohu riadi jednotlivec, ktorý sa v nej náhodou nachádza.
- Informácie o pracovnej pozícii by nikdy nemali manažérom obmedzovať udelenie ďalších zodpovedností, ktoré nie sú uvedené v informáciách o pracovnej pozícii. Tieto dodatočné povinnosti by sa však nemali považovať za „základné funkcie“ úlohy.
- Zachovajte aktuálne popisy úloh. Zmena nastane. Nie je veľa úloh, ktoré sa za posledné roky výrazne nezmenili. Ak sa vysvetlenia úloh neaktualizujú, budeme mať nedorozumenia a zákonné ťažkosti. Čas na ich vytvorenie - alebo podľa potreby upgrade - je teraz.
dont je
- Pokúste sa vyhnúť výrazom, ktoré podliehajú rôznym interpretáciám. Zahrňte iba popis úlohy a podrobnosti o úlohe o tom, ako sa v súčasnosti vykonáva, nie ako by sa to mohlo robiť.
- Vyvarujte sa terminológii, ktorá by bola pri popise a špecifikácii úlohy pochybná. Nepoužívajte napríklad výrazy ako „mladistvý“.
- Nepoužívajte vágne alebo všeobecné znenie.
- Nezahŕňajte nič urážajúce alebo hanlivé voči osobe, ktorá predtým zastávala túto funkciu.
- Neuvádzajte žiadne povinnosti, ktoré sa majú vykonať v budúcnosti.
Popis úloh a tipy na písanie špecifikácií úlohy
Použite 100% bezplatné ilustrácie popisov úloh. Nie všetci sa cítia bezpečne v písaní popisov úloh. Na zjednodušenie postupu písania sa môžu použiť rôzne techniky popisu práce. Je k dispozícii online na akomkoľvek známom portáli práce. Jeden musí vystrihnúť a vložiť položky a oblasti porovnateľných úloh, ktoré vidíte na pracovných fórach, a potom zmeniť konkrétne podrobnosti, aby vyhovovali vašim potrebám.
Po návrhu podrobností popisu práce sa na to musíme znova pozrieť. Znamená to dokonale, čo je úlohou? Ak áno, už sme skoro hotoví! Teraz sa môžeme rozhodnúť o pozícii a štruktúre platov.
Väčšina z nás má popisy pracovných miest, ktoré nám neposkytujú potuchy, o čom je práca. Toto sú ilustrácie publikovaných popisov úloh, ktoré nie sú užitočné. Vynikajúci a efektívny opis práce by mal do hĺbky jasne a zásadne vysvetliť, čo je práca. Zostavenie opisu úlohy, ktorý to dobre sprostredkuje, môže byť náročné, najmä ak sme ho nikdy predtým nenavrhli. Štúdium o tom, ako vytvoriť popis práce, je skutočne jednoduché, keď rozdelíme postup na samostatné oblasti.
Odporúčané články: -
Tu je niekoľko článkov, ktoré vám pomôžu získať podrobnejšie informácie o popise a špecifikácii úlohy, stačí prejsť na odkaz.
- Ako získať najlepšie pracovné miesta v oblasti podnikového financovania (výkonné)
- 10 dôležitých signálov, že ste pripravení ukončiť svoju prácu
- 10 najlepších spôsobov, ako zvládnuť pracovné miesta na pracovných cestách ako profesionál
- Top 10 tipov, ako získať a výborne využiť referencie dobrej práce