Prehľad plánu riadenia komunikácie
Plán riadenia komunikácie je neoddeliteľnou súčasťou plánu riadenia projektu, kde je proces zhromažďovania, generovania, zaznamenávania a šírenia informácií požadovaných zúčastnenými stranami naplánovaný a oznamovaný štruktúrovaným spôsobom.
Väčšina problémov / obmedzení, ktoré vzniknú a nie sú vyriešené v projekte, je spôsobená komunikačnou medzerou. Pre projektového manažéra je potrebné štruktúrovaný spôsob alebo spôsob komunikácie. Plán riadenia komunikácie je kľúčovým aspektom pri príprave plánu riadenia projektu / charty projektu.
Počas začatia projektu by sa mal jasne definovať spôsob komunikácie alebo plán riadenia komunikácie, aby sa predišlo akýmkoľvek formám prekážok. Plán riadenia komunikácie pomáha pri stanovovaní toku informácií v projekte. V projekte sú prítomní rôzne zainteresované strany. Manažment, projektový manažér, členovia funkčných tímov, predajcovia, externé agentúry atď.
Aby bol projekt úspešný, je efektívna komunikácia veľmi dôležitá, a preto je potrebný plán riadenia komunikácie. V prípade rezidenčného projektu môže projektový manažér vytvoriť komunikačný plán zainteresovaných strán s cieľom informovať rôzne zainteresované strany o projekte a osloviť ich tam, kde je potrebný ich zásah.
Zoznam plánu riadenia komunikácie
Niektoré plány riadenia komunikácie s ich rôznymi typmi sú uvedené nižšie.
1) Projektové stretnutia -
Existujú rôzne typy plánu riadenia komunikácie pre rôzne zainteresované strany v projekte, napríklad:
- Stretnutie na preskúmanie projektu (pre vrcholový manažment)
- Koordinačné stretnutie projektu (pre viacfunkčné tímy)
- Stretnutie dodávateľov (pre dodávateľov)
- Stretnutie na preskúmanie projektu:
Na účely komunikácie a poskytovania informácií manažmentu môžu „stretnutia na preskúmanie projektu“ slúžiť ako komunikačný plán na ich informovanie o rôznych aspektoch projektov, ako napr. Napredovanie projektu, fáza návrhu projektu, menovanie dodávateľov, problémy spojené so stykom, miestne problémy, akékoľvek vonkajšie faktory, atď. Toto bude slúžiť ako informačný systém, ktorý ich bude informovať o projekte a umožní im v prípade potreby zasiahnuť.
- Koordinačné stretnutie projektu:
S cieľom komunikovať a poskytovať informácie interfunkčnému tímu sa môžu konať „koordinačné stretnutia projektov“ a členom tímu na základe ich funkčných znalostí môžu byť predložené problémy / obmedzenia projektu. Napríklad na dosiahnutie cieľa stanoveného manažmentom a na základe miestnych podmienok je potrebná zmena dizajnu, potom by tieto stretnutia mohli slúžiť ako platforma na sprostredkovanie informácií im a zároveň im môžu poskytnúť riešenia. Na konci týchto stretnutí sa pripraví zápisnica, ktorá by sa mala rozposlať, aby boli všetky zainteresované strany informované o zmene.
- Stretnutie dodávateľov:
Na sprostredkovanie a poskytovanie informácií dodávateľom sa „stretnutia na preskúmanie dodávateľa“ uskutočňujú týždenne alebo každé dva týždne v závislosti od požiadaviek projektu. Na tomto stretnutí môže predajca poskytnúť vývojové diagramy, analýzu trendov, predpovedanie / prognózu vyvážených aktivít, aby informoval projektového manažéra o rozsahu svojej práce.
Aby sa predišlo rozruchu a zabezpečila riadna komunikácia, všetky vyššie uvedené stretnutia majú presne definovaný program. O frekvencii by sa malo rozhodnúť aj vopred. Počet účastníkov by mal byť presný a mal by mať správnych členov. Programy by sa mali plávať v dostatočnom predstihu, aby boli účastníci na stretnutie pripravení. Nemala by sa zabúdať na žiadnu odchýlku od bodov programu. Projektový manažér bude vodičom stretnutia, aby sa vyhli odchýlkam.
Popri uvedených formálnych metódach niekedy môžu pri riešení problémov projektu pomôcť aj neformálne metódy osobnej alebo telefonickej komunikácie.
Okrem vyššie uvedeného by sa plán riadenia komunikácie mal aktualizovať podľa potreby v závislosti od požiadaviek projektu.
2) Správy o výkonnosti -
Pre každý projekt existujú správy o výkonnosti, v ktorých sa informácie / údaje zaznamenávajú na komunikáciu so zúčastnenými stranami.
Rôzne typy prehľadov výkonnosti sú nasledujúce:
- Správa o stave
- Správa o pokroku
- Správa o trendoch
- Prognóza (alebo) Projekčná správa
- Správa o variantoch
- Prehľad zarobenej hodnoty
- Projektový vzdelávací dokument
a) Správa o stave:
- Tieto správy predstavujú aktuálnu výkonnosť projektu oproti predchádzajúcej základnej línii.
- Lehoty na rozposielanie týchto správ sú denné / týždenné.
b) Správa o pokroku:
- Táto správa popisuje celkovú vykonanú prácu v konkrétnom časovom rámci.
- V tejto kategórii existujú rôzne typy správ založené na intervale obehu.
| S.No. | Typ správy o postupe | popis | Časové harmonogramy obehu | Predložené |
| 1 | DPR | Denná správa o pokroku | denná | Klient a interný tím |
| 2 | WPR | Týždenná správa o pokroku | týždenné | Klient, stredný manažment |
| 3 | MPR | Mesačná správa o pokroku | mesačník | Klient, vrcholový manažment |
c) Správa o trende:
- Správa o trende označuje stúpajúci alebo klesajúci trend projektu založený na pokroku
- Je to typická správa vrcholového manažmentu, ktorá sa rozširuje / diskutuje mesačne.
d) Prognóza (alebo) Projekčná správa:
- Prognóza alebo budúci očakávaný pokrok / výkonnosť projektu sa vykazuje na základe aktuálneho scenára projektu.
- Predbežná predpoveď sa reviduje podľa požiadavky a musí sa predložiť / rozposlať vždy, keď to požaduje klient / manažment.
e) Správa o variantoch:
- Táto správa porovnáva skutočný pokrok so základnou líniou a sú znázornené vzniknuté rozdiely v nákladoch a čase.
- Táto správa sa vo všeobecnosti rozosiela spolu so správou Trend, tj mesačne.
f) Prehľad zarobenej hodnoty:
- Táto správa pozostáva z rozsahu, nákladov a harmonogramu opatrení na vyhodnotenie výkonnosti projektu. Ktoré sa budú distribuovať mesačne.
g) Dokument o učení projektu:
- S odkazom na všetky správy o výkonnosti sa pripravuje celkový dokument o vzdelávaní sa v projekte, ktorý je nápomocný pri prístupe k projektu a tiež pomáha pri vypracúvaní návrhov na budúce projekty.
3) Eskalácia -
Kedykoľvek dôjde k problémom alebo komplikáciám pri komunikácii o projekte, je potrebné eskalovať problém na riadenie, pretože riešenie nie je možné dosiahnuť / urobiť v rámci interného projektového tímu.
Vzhľadom na závažnosť problému sa rozhodovací orgán a časový rámec mení takto:
| priorita | prísnosť | Rozhodovací orgán | Časový rámec riešenia (pracovné dni) |
| 1 | Veľký vplyv na projekt, tj ktorý môže mať významný vplyv na čas a náklady. | Najvyššia úroveň riadenia | Do pol dňa |
| 2 | Stredný dosah, ktorý môže ovplyvniť náklady alebo harmonogram | Vrcholový manažment a stredný stupeň riadenia | Do 1 dňa |
| 3 | Menší vplyv, ktorý môže oneskoriť lehoty | Stredná úroveň riadenia | Do 2 dní |
| 4 | Žiadny vplyv na projekt, existuje však lepšia alternatíva | Stredný manažment a vedúci projektu | Práce prebiehajú, alternatívne riešenia sa vypracujú a odošlú na schválenie rade pre riadenie zmien. |
Odporúčané články
Bol to sprievodca po pláne riadenia komunikácie. Tu diskutujeme zoznam plánov riadenia komunikácie s ich rôznymi typmi. Viac informácií nájdete aj v ďalších navrhovaných článkoch -
- Plán projektu spoločnosti Microsoft
- Koncepty riadenia celkovej kvality
- Projektový manažér pre mäkké zručnosti
- Zainteresované strany projektu
- Prípadová štúdia v oblasti projektového riadenia