Úvod do komunikácie v projektovom riadení
Predtým, ako nosíme kombinézu a začneme popisovať dôležitosť komunikácie v projekte, musíme jasne porozumieť „projektovému manažmentu“. Projektové riadenie je disciplína používania postupov, politík a princípov na úspešné vedenie projektu od počatia po jeho dokončenie. Okrem toho je to algoritmus plánovania, organizácie a kontroly zdrojov spoločnosti, aby sa určité úlohy / činnosti presunuli smerom k splneniu.
Definícia riadenia projektu
Wikipedia definuje riadenie projektu ako „disciplínu iniciácie, plánovania, vykonávania, kontroly a ukončenia práce tímu s cieľom dosiahnuť konkrétny cieľ a splniť konkrétne kritériá úspechu“.
Všeobecne spájame tento pojem „projektový manažment“ s priemyslom, ako je stavebníctvo, informačné technológie, strojárstvo, zdravotníctvo, ktoré majú komplexný súbor komponentov, ktoré určitým spôsobom zariadia, aby sa cieľ dosiahol v časovom rozpätí. Aj keď každé odvetvie rámcuje metodológie projektu na základe svojich potrieb, zodpovednosť projektového manažéra je takmer rovnaká, vrátane určenia úlohy, dokončenia a kontroly kvality hotového výrobku.
Fázy komunikácie v projektovom riadení
Od konceptualizácie po dokončenie existuje päť fáz, ktoré sa použili na dosiahnutie úspešného vyjadreného výsledku.
1. Začatie : Táto fáza určuje začiatok projektu. Akonáhle projektový manažér získa súhlas, začne s dokumentáciou opisu koncepcie, ktorá obsahuje cieľ založený na účele projektu a jeho želanom výsledku s výpočtom rizík.
2. Plánovanie: V tejto fáze projektový manažér verbalizuje stratégiu na dosiahnutie cieľa s prísnym dodržaním časovej osi. Môže si zvoliť členov tímu a zisťovať úlohy / činnosti, ich rozdelenie medzi členov tímu s danými medzníkmi a kľúčovými parametrami úspechu. Počas tejto fázy sa tiež zvažuje nastavenie pracovného harmonogramu a komunikačnej linky.
3. Realizácia: Projektový manažér implementuje zdroje na dosiahnutie požadovaného výsledku, ako je uvedené v pláne projektu.
4. Controlling: V tejto fáze projektový manažér monitoruje tímovú prácu, aby zladil plánovaný výkon tak, ako je stanovené vo fáze plánovania.
5. Uzatvorenie: V záverečnej fáze projektový manažér doručí konečný výsledok svojim nadriadeným a uľahčí administratívnu úlohu, ak zostane.
Efektívna komunikácia v projektovom riadení
Na úspešné dosiahnutie cieľa je účinná komunikácia kľúčovým faktorom, na ktorý by mal projektový manažér pamätať od začiatku formulovania stratégie. Preto môžeme povedať, že efektívna a efektívna komunikácia je životne dôležitým prvkom akéhokoľvek druhu riadenia projektu. Mnoho projektov zlyhá kvôli neefektívnosti alebo nedostatočnej komunikácii. Podľa správy PMI (Project Management Institute) by mal projektový manažér stráviť 90% svojho času komunikáciou so zainteresovanými stranami a členmi tímu. Úspešné vedenie závisí od jasnej komunikácie o cieľoch, výkone, zodpovednosti, úspechu, výzvach, ako aj spätnej väzbe od zákazníkov s členmi tímu, ktorí zvyčajne patria do rôznorodej skupiny ľudí. Pravidelné podávanie správ o pokroku a stave projektu zainteresovaným stranám je rozhodujúcou súčasťou efektívneho vedenia projektu. Správne riadenie komunikácie, ktoré pozostáva z troch procesov, do istej miery zmierňuje riziko zlyhania. Toto sú niektoré z efektívnej komunikácie v riadení projektov.
- Plán komunikácie
- Spravujte komunikáciu
- Monitorujte komunikáciu
Komunikačný plán
Prvým krokom v komunikačnom pláne je zisťovanie analýzy požiadaviek na komunikáciu. O projekte je toľko informácií, ale ktoré informácie je potrebné zaslať komu je dôležité rozhodnúť. Komunikačný plán musí byť dostatočne podrobný, aby pokrýval všetky faktory vrátane publika (členov tímu, zainteresované strany, zákazníka), cieľa, kanála (médium komunikácie, ako je ústne, písomné), atď.
Spravujte komunikáciu s projektom
Implementácia komunikačného plánu je najvyššou zodpovednosťou projektového manažéra. Toto zahŕňa -
- Zber a analýza údajov.
- Distribúcia a prenos správ.
- Ukladanie akýchkoľvek správ, súborov alebo dokumentov o komunikácii.
- Načítanie akejkoľvek uloženej komunikácie.
- Zneškodnenie starej komunikačnej správy alebo uzávierky projektu alebo súboru údajov.
Monitorujte komunikačný plán
Projektový manažér by mal monitorovať a riadiť plán riadenia komunikácie počas celého svojho životného cyklu.
V kontexte projektovej komunikácie ide o „výmenu poznatkov, zručností a skúseností“. Existujú tri kľúčové oblasti komunikácie, ktoré úspechu každého projektu venujú veľkú váhu. Oni sú -
- Interná výmena informácií.
- Výmena informácií a podávanie správ so zúčastnenými stranami projektu.
- Projektový marketing
Je dôležité, aby projektový manažér koncipoval komunikačnú stratégiu na príkaz projektu. Komunikačné metódy, ktoré by nasledovali, je seriózne rozhodnutie vedúceho projektu. Metodiky, aktívne alebo pasívne, sa môžu rozlišovať na základe organizačnej štruktúry a priemyselného štandardu. Toto sú niektoré metódy efektívnej komunikácie, ktoré môže projektový manažér prispôsobiť, aby efektívne a úmyselne komunikoval s členmi tímu a zúčastnenými stranami.
Metódy efektívnej komunikácie
Efektívna komunikácia pomáha rozvíjať pozitívne prostredie, nájdeme niekoľko spôsobov efektívnej komunikácie.
1. Aktívna alebo synchrónna komunikácia
Ak sa všetci členovia alebo strany zúčastňujú na výmene informácií súčasne, komunikácia sa nazýva synchrónna komunikácia.
a. Živé stretnutie - pripojenie všetkých členov tímu na rovnakom mieste.
b. Videokonferencia - živá videokonferencia.
c. Konferenčný hovor - telefonický hovor, na ktorom sa zúčastňujú dvaja alebo viacerí ľudia.
d. Zvukový hovor - rovnako ako konferenčný hovor, ale vykonáva sa online pomocou softvéru, ako je Skype.
e. Konferencia podporovaná počítačom - zvukový konferenčný hovor s pripojením počítačov, kde sa zobrazuje tabuľka alebo dokument, a môžu ho editovať obe strany.
f. Chat (okamžité správy) - výmena hlasových správ alebo textu pomocou kontextových okien, ako je napríklad Google Hangout.
g. Textové správy - výmena správ prostredníctvom mobilných telefónov alebo osobného digitálneho asistenta.
2. Pasívna alebo asynchrónna komunikácia
Veľa typov komunikácie v projektovom manažmente nevyžaduje prítomnosť všetkých členov tímu alebo strán na rovnakom mieste. Tento typ komunikácie sa nazýva asynchrónna komunikácia. Obsahuje:
a. E-mail - Elektronická pošta sa často používa na koordináciu projektu a komunikáciu medzi členmi tímu.
b. Fax - Fax je široko používaný po celom svete ako dôveryhodný proces prenosu dokumentov.
c. Blogy - Niektorí projektoví manažéri píšu blogy o svojich skúsenostiach s rôznymi výzvami, ktorým čelia pri realizácii projektu. Tieto blogy môžu byť užitočné pre budúci rozhodovací proces.
S rozvojom moderných technológií je možné zhromaždiť všetkých členov tímu odkiaľkoľvek na svete.
Projektový manažér si môže zvoliť akýkoľvek komunikačný kanál s členmi tímu alebo zúčastnenými stranami, ale komunikácia sa stáva účinnou realizáciou toho, čo sa komunikuje, pričom sa získajú účinné spätné väzby od rôznych zainteresovaných strán. Aktívne počúvanie, silné prezentačné schopnosti, zručnosti pri riešení konfliktov atď. Sú vlastnosťami základných schopností úspešného projektového manažéra.
Odporúčané články
Bol to sprievodca komunikáciou v projektovom riadení. Tu sme diskutovali o koncepte, fázach a rôznych účinných metódach komunikácie v projektovom manažmente. Viac informácií nájdete aj v ďalších navrhovaných článkoch -
- Technické zručnosti pre projektového manažéra
- Projektová dokumentácia
- Úvod do projektového manažmentu
- Top 10 Bratov o riadení projektu Busted