Spravujte čas - Všetci sme si želali, aby sme mali viac času za deň. Keď skončíme a pozeráme sa späť na to, čo sme dosiahli, často sa čudujeme, ako uplynulo všetkých tých 24 hodín. A nedostatok času je hlavným problémom, ktorému väčšina z nás čelí. Ak ste jedným z nich, potom by mohlo byť problémom riadenie času. Väčšina z nás čelí časovým drtiam v našom živote. Často hovoríme veci ako „neviem, kde nájsť čas“ alebo „nie je dosť času“ alebo „nemám čas pre seba.“
Časový manažment je zručnosť
Často máme tendenciu veriť, že nikdy nemáme čas na dokončenie našej práce, pretože sme zjavne zaneprázdnení reakciou na životné krivky. Keď konečne zvládneme čas na to, aby sme si nejaký čas našli, sme zasiahnutí náhlym vývojom, ktorý si vyžaduje okamžitú pozornosť. V skutočnosti, aj keď sa nestretávame s akýmkoľvek problémom, zdá sa, že nemáme čas na riadenie našich každodenných úloh.
Ako teda nájdeme čas na spravovanie všetkého, čo robíme?
Všetko to začína organizáciou
Časový manažment nie je nepolapiteľnou čiernou mágiou, ktorej rozumie iba hŕstka ľudí. V skutočnosti si všetci môžete efektívne spravovať svoj čas, pokiaľ sa sami organizujeme. Bez organizácie bude ťažké predstaviť si, čo musíme počas dňa dosiahnuť a aké dôležité sú tieto veci na splnenie našich dlhodobých cieľov.
Len čo organizujete svoj čas, získate nielen schopnosť efektívnejšie riadiť svoje každodenné úlohy, ale tiež zvyšujete možnosť prideliť čas tam, kde je to skutočne potrebné, tj na dosiahnutie dlhodobých cieľov, ktoré máte na mysli. Ak ste v minulosti nikdy také ciele nestanovili, teraz je čas začať. Je to veľmi dôležitý predpoklad efektívneho riadenia času.
Prečo je stanovenie cieľov dôležité pre riadenie času?
Stanovenie cieľov je na vrchole rebríčka medzi všetkými stratégiami riadenia času. Pomáha pri nastavovaní hracích polí. Ak neviete, na čo sa zameriavate, môžete celý deň roztočiť kolesá a byť opakovane frustrovaný. Ak chcete efektívne hospodáriť s časom a zároveň realizovať všetky svoje sny a nádeje, musíte zaistiť jasnosť v tom, čo od svojho života chcete.
-
Správa času - Stanovte jasné ciele
Málokto z nás má čas splniť všetko. Preto je dôležité zamerať sa na naše priority. Stanovte si svoje ciele a venujte najviac času aktivitám, ktoré vám pomôžu dosiahnuť tieto ciele.
Pripisujte najvyššiu prioritu činnostiam, ktoré sú naliehavé a dôležité. Zvážte, či musíte tráviť čas vecami, ktoré nemusia byť dôležité, ale sú naliehavé. Môžu byť tieto veci delegované na inú osobu? Mali by ste vôbec tráviť čas vecami, ktoré nie sú naliehavé ani dôležité?
Plány rozvoja:
Vyznačte svoje plány podľa priorít. Faktor v spôsobe, akým pracujete. Možno to bude užitočné pri plánovaní prvého týždňa. Potom urobte nasledujúci deň.
- Identifikujte úlohy, ktoré vám pomôžu dosiahnuť vaše ciele. Podľa toho vyhradzujte čas.
- Najskôr dokončite malé a naliehavé úlohy.
- Distribuujte prácu, ak existujú iní ľudia, ktorí to dokážu, možno lacnejšie, efektívnejšie a rýchlejšie.
- Zabezpečte, aby ostatní vedeli, čo musia každý deň dosiahnuť.
- Rozdeľte všetky hlavné úlohy dňa do blokov dosiahnuteľnej práce.
- Riešite ich jeden po druhom.
Stanovenie konečných termínov:
Stanovte dosiahnuteľné termíny pre všetky aktivity. Stanovte konečnú lehotu, ktorá obsahuje dočasné termíny pre dlhodobé projekty. Uveďte čas v prípade nepredvídaných udalostí. Dlhšie projekty si vyžadujú viac času na nepredvídané udalosti.
Určite, či sú termíny pružné alebo pevné. Nikdy nenechajte menej dôležitú prácu trvať dlhšie, ako by mala. Ak to má hodnotu iba 10 minút, uistite sa, že sa tak stalo v danom čase.
Naplánujte si prácu tak, aby vyhovovala vášmu temperamentu v rôznych časoch týždňa alebo dňa. Napríklad, ak ste najživší a najviac odchádzajúci neskoro ráno, naplánujte si v tom čase hovory zákazníkov.
-
Spravujte čas - organizujte sa
Organizácia je druhým krokom k efektívnemu riadeniu času. Ak chcete čas správne spravovať, musíte sa zorganizovať.
Ale ako to môžete urobiť?
Najprv musíte najprv nastaviť svoje ciele. Ak ste to ešte neurobili, prestaňte čítať ďalej a vráťte sa späť, aby ste si stanovili svoje ciele.
Akonáhle sú stanovené ciele, musíte ich usporiadať. Aké sú vaše krátkodobé a dlhodobé ciele? Rozdelte dlhodobé ciele na míľniky. Týmto spôsobom budete mať cieľ pre každý deň, týždeň a mesiac. Akonáhle viete, čo musíte splniť za rok, môžete ľahko rozobrať ciele.
Svoje ciele poznáte, až budete mať zoznam cieľov rozdelený podľa míľnikov. Akonáhle sa ráno zobudíte, budete mať lepší zmysel pre účel. Pomôže vám to zaistiť, že každý deň pracujete na dosahovaní týchto cieľov, bez ohľadu na to, aká nízka je suma.
Ak sú ciele usporiadané do míľnikov a zoznam máte pred sebou, nemôžete prehliadnuť veci, ktoré je potrebné urobiť. Ak sa nechcete organizovať, vaša myseľ má ľahší spôsob, ako pomôcť vyhnúť sa každodenným dôležitým úlohám.
-
Spravovať čas - prioritizácia času
V roku 1994 vydal spisovateľ veteránskej science fiction Stephen D Covey knihu s názvom „7 návykov vysoko efektívnych ľudí“. V knihe diskutoval o systéme riadenia času, ktorý prvýkrát predstavil bývalý americký prezident Dwight D Eisenhower. Systém delí činnosti do štyroch kvadrantov, ktoré sú založené na niekoľkých faktoroch: dôležitosť a naliehavosť.
Úlohu je možné za deň rozdeliť do týchto štyroch kvadrantov nasledujúcim spôsobom.
- Kvadrant 1: Krízy a núdzové situácie, dôležité a naliehavé
- Kvadrant 2: Dlhodobé ciele, dôležité, ale nie naliehavé
- Kvadrant 3: Prerušenia nie sú dôležité, ale sú naliehavé
- Kvadrant 4: Rozptyľovanie, nie je dôležité ani naliehavé
Keď prehľadávate zoznam svojich každodenných úloh a míľnikov, môžete kategorizovať oblasti, do ktorých každá z nich patrí. Strávte týždeň sledovaním všetkých vecí, ktoré chcete robiť. Toto je najlepší spôsob zavedenia tejto metódy. Identifikujte oblasti, kde trávite čas. Zapíšte si ich. Ak strávite 20 minút volaním zberateľov faktúr, zapíšte si to. Ak strávite hodinu v obchode s potravinami, zapíšte si to.
Na konci každého dňa počas prvého týždňa si zapíšte kvadrant, vedľa ktorého každá z úloh padla. Koľko času ste strávili sledovaním televízie (kvadrant 4) alebo riešením kríz a mimoriadnych udalostí (kvadrant1) alebo prácou na dlhodobých cieľoch (kvadrant 2)? Nezabudnite si zapamätať všetky svoje úlohy.
Na konci prvého týždňa sa pozrite na čas, ktorý ste strávili v každom kvadrante. Vaším cieľom v živote by malo byť trávenie väčšiny času v druhom kvadrante a najmenej času v štvrtom kvadrante. Koľko času ste skutočne strávili v druhom kvadrante? Po ukončení cvičenia si zoberte svoj denný zoznam úloh a poznačte si kvadrant. Každá z vašich úloh spadá pod.
Ak ste teda sledovali televíziu tri hodiny, potom ste boli v ten deň zúfalý štvrtý kvadrant. V tomto kvadrante musíte stráviť čo najmenej času, ak chcete svoj čas efektívne spravovať. Niekedy nechápeme, koľko času zbytočne míňame, pokiaľ sa na to starostlivo nepozeráme.
Odporúčané kurzy
- Kurz offline marketingu
- Certifikačné školenie v oblasti masovej komunikácie
- Hromadná komunikácia pre obchodné online školenie
-
Spravujte čas - zničte otáľanie
Je to jedna z najťažších častí riadenia času. Otáľanie často zdvíha svoju škaredú hlavu. Ako sa tomu však môžeme vyhnúť? Môžeme veľmi dobre stanoviť svoje ciele, organizovať sa a rozdeliť čas podľa našich priorít. Ak však nebudeme sledovať zoznam vecí, ktoré máme robiť každý deň, strácame všetok čas.
Ako sa tomu vyhnúť?
Procrastinácia, ktorá bola označená ako tichý zabijak, je pravdepodobne najväčším odradzujúcim prostriedkom k našim cieľom. Všetci hovoríme, že chceme niečo dosiahnuť. Zdá sa však, že v súvislosti s riadením vlastného času s určitým stupňom efektívnosti zlyhávame. Zrast v každom rohu.
Jediným spôsobom, ako sa vyhnúť otáľaniu, je však poznať, čo presne treba urobiť. Akonáhle si stanovíte jasné ciele, zorganizujete sa a uprednostníte svoj čas, budete na vašej ceste, aby ste sa vyhli všetkým možnostiam otáľania. Ak žiadna z vašich stratégií nefunguje, vyskúšajte pravidlo 15 minút.
Nastavte na smartfóne alebo hodinky hodinky. Teraz začnite robiť niečo, čo ste odkladali iba 15 minút. No, to je len o čase, ktorý potrebujete. Čoskoro si uvedomíte Newtonov druhý zákon pohybu: objekt v pohybe zostáva v pohybe. Pravdepodobne budete pokračovať, akonáhle ste začali, pokiaľ vám niečo alebo niekto núti zastaviť sa. Najťažšia časť je začať niečo na prvom mieste.
-
Spravovať čas - multitasking
Každý z nás má zručnosti v oblasti multitaskingu. Či už to dokážete alebo nie, nie je dôležité. Ak môžete multitask, je to skvelé. Ale ak nie, nestratte sa nad tým. Mnoho ľudí sa pri pokusoch o viac úloh naraz stáva menej účinnou. Výsledkom je spustenie niekoľkých projektov súčasne, pričom žiadny z nich sa nedokončil kvôli nedbalej práci. To ľuďom spôsobuje veľké sklamanie.
Vedieť, kedy multitaskovať:
To tiež neznamená, že ktokoľvek, kto môže viac vecí naraz, by mal pokračovať celý deň. Neustále sa zapájať do viacerých projektov súčasne, nie je vždy skvelé robiť. Musíte si byť vedomí, keď nebudete multitaskovať. Napríklad každý deň v práci môže byť vykonaných niekoľko typických aktivít typu kontrolný zoznam. Vo väčšine prípadov sú svetské a nudné? Čo teda môžete urobiť? Pokúste sa dokončiť čo najviac z nich v čo najkratšom čase. Ale keď vám bude pridelený špeciálny projekt, ktorý musí byť dokončený v stanovenom čase a v najvyššej kvalite, potom mu venujte maximálny čas a sústredte sa na žiadny iný projekt. Môžete sa teda plne sústrediť na prácu, ktorú máte k dispozícii. Je dôležité vedieť, kedy multitaskovať.
-
Spravovať čas - Znížte prerušenia
Znížte počet prerušení vo vašom živote. Úprimne povedané, nemôžete znížiť počet vecí, ktoré môžu prerušiť vašu prácu. Môžete však zmeniť spôsob, akým sa s nimi zvyčajne vysporiadate. Čo robíte, keď pracujete na niečom dôležitom a niekto k vám príde s prácou, ktorú môžete urobiť neskôr? Povedz niečo ako: „Samozrejme, že to dokážeme. Dovoľte mi však dokončiť to, čo práve robím, a potom sa o to postaráme. “Je dôležité odložiť menej dôležitú prácu s úctou kvôli práci, ktorá si vyžaduje vašu okamžitú pozornosť.
Zároveň, ak vám váš nadriadený zavolá, keď ste v strede niečoho, potom je to prerušenie, ktoré stojí za prioritu.
Ako riešiť typické úskalia?
Najčastejšou chybou v riadení času je snaha urobiť všetko sami. Rutinné úlohy delegujte na svojich podriadených. Ak niekto túži robiť jednu z vašich menej dôležitých pracovných miest, delegujte to tiež. Môže to byť pre nich príležitosť na tréningový modul riadenia času.
Tu je niekoľko ďalších bodov, ktoré treba pamätať na riešenie typických nástrah.
- Pravidelne usporiadajte všetky svoje projekty, aby ste sa uistili, že sú všetky v poriadku.
- Riešite všetky veľké projekty v sekciách. Nemusíte robiť všetky veci naraz. To je veľká chyba, ktorú väčšina ľudí robí. Ak je to možné, delegujte niektoré oddiely.
- Koncentráciou zostaňte zameraní. Môžete ponechať túto správu prilepenú na tabuli: „Čo najlepšie využijem môj čas práve teraz?“
Záverečné slová
Či už ste špičkovým manažérom, manažérom alebo juniorským zamestnancom, viac času v ruke vám pomôže zamerať sa na najdôležitejšie úlohy. Vďaka organizácii, príprave a disciplinácii získate produktívnejší čas na zapojenie sa do ďalších projektov.
Odporúčané články
Tu je niekoľko článkov, ktoré vám pomôžu získať viac podrobností o spôsoboch spravovania času, takže stačí prejsť na odkaz.
- 16 najlepších a najužitočnejších, ktoré môžete presadiť v minulosti
- Top 10 užitočných aktivít v oblasti riadenia času, ktoré zvýšia vašu produktivitu
- Top 7 najlepších aplikácií na sledovanie času na zvýšenie produktivity
- 4 spôsoby, ako využiť silu analýzy v reálnom čase