Návrh projektu verzus charta projektu - Dúfam, že v tomto článku zapíšem dokumentačný rámec projektu a aké dôležité je poznať rozdiel medzi mnohými dokumentmi, ktoré tečú z projektu a z neho, medzi členmi tímu alebo zúčastnenými stranami.

Ako už názov napovedá, cieľom tohto článku je rozptýliť temnotu od jednotlivých dokumentov, projektovej charty a návrhu projektu. Hoci sú tieto dva kľúčové dokumenty veľmi podobné, zastávajú veľmi odlišné postoje v rámci projektu a jeho konania a ich účel sú rôzne.

Poďme sa pustiť do sveta úžasného riadenia projektov a vytvoriť systematické postupy na zabezpečenie hladkého fungovania smerom k dosiahnutiu cieľov a zámerov projektu.

Info o návrhu projektu verzus projektová charta

Dokumenty pre projekty

Dobre zdokumentovaný projekt je projekt, ktorý bol systematicky poháňaný a nasmerovaný smerom, ktorým mal smerovať, s cieľom dosiahnuť ciele a ciele spoločnosti.

Ak existujú dokumentácie, ktoré boli špeciálne navrhnuté pre tento projekt, pre vrcholový manažment sa stáva veľmi ľahkým manévrovanie v rámci projektu a presné a presné porovnávanie konania.

Na účely riadenia tejto úlohy a dokonca aj na sledovanie projektu, akonáhle je zmena vykonaná, sú užitočné dokumenty, ktoré ich môžu zmeniť na usmernenia alebo prípadové štúdie. V projekte musí byť použitých 9 dôležitých dokumentov. Sú to tieto:

  1. Návrh projektu - Začatie projektu je návrh projektu, ktorý je komplexný a presvedčivý. Podrobnosti v tomto dokumente odôvodňujú investíciu, ktorá je potrebná na pokračovanie v projekte.
  2. Projektová charta - to je mandát, ktorý premení myšlienku na skutočnú prácu projektového manažéra.
  3. Plán riadenia projektu - Zahŕňa všetky potrebné podrobnosti o celom projekte, čím uľahčuje projektovému manažérovi prezeranie etáp a plánov.
  4. Protokol akcií - Je to ako zoznam úloh pre všetkých členov tímu pre ich rôzne úlohy v určených dňoch.
  5. Register rizík - Podobne ako v protokole akcií, aj tu je počítadlo rizík, v ktorom sú uvedené všetky riziká, ktorým je projekt vystavený.
  6. Správy o stave - Toto je zbierka správ, ktoré vám presne povedia, kde sa momentálne projekt nachádza a koľko z neho ostáva na dosiahnutie cieľa projektu.
  7. Rozpočet - číselný dokument, ktorý obsahuje všetky účty súvisiaceho rozpočtu projektu. Pokiaľ ide o finančnú stránku, tento dokument obsahuje všetky dôležité údaje.
  8. Recenzia získaných poznatkov - Poučenie získané v priebehu projektu je možné zaradiť sem, aby sa tieto hodiny mohli implementovať v ďalších fázach projektu alebo iných projektoch v rámci organizácie.

Účel dokumentu pre projekty

Vždy nenávidíme dokumentáciu všetkého, čo robíme, pretože je to len toľko textu, ktorý sa má písať, zakrývať a čítať. Preto je pre nás ťažkopádne uskutočňovať a riadiť projekty, ktoré idú na našu cestu.

Vďaka tomu, že sa točí veľa textu a analýz, grafy a grafy, udržiavanie dokumentov vyriešilo tento problém a pre projektových manažérov je také ľahké udržať si stopovú schopnosť projektu.

Skúsení projektoví manažéri zabezpečujú, aby ich projekty mali pripravené štandardné šablóny na uloženie svojich dokumentov. Úspešné projektové šablóny sa môžu občas opakovane použiť v závislosti od projektu.

Pomocou šablón sa manažéri môžu veľmi dobre sústrediť na svoju hlavnú zodpovednosť za riadenie celého projektu, namiesto toho, aby sa oddávali náročnej administratíve a zhromažďovaniu a segregácii údajov.

V každej z nasledujúcich etáp nájdete dokumentáciu ako kľúčovú súčasť projektu, ktorá ide ruka v ruke s komunikačným prvkom projektu:

  1. Iniciácia - správa o realizovateľnosti, návrh projektu, projektová charta
  2. Plánovanie - špecifikácia požiadaviek, konštrukčný dokument, plán riadenia projektu
  3. Vykonanie - protokol činnosti, protokol problémov, správy o stave
  4. Dokument kontroly - test, riadenie zmien
  5. Uzatvorenie - technický dokument, funkčný dokument, prehľad získaných poznatkov, odovzdávací dokument

So všetkými základmi jasnými a účelom dokumentácie pred vami sa teraz môžete dostať do detailov, ktoré nám hovoria, čo presne je projektová charta a návrh projektu a čo ich odlišuje.

Čo je projektová charta?

Projektová charta, známa ako dokument definujúci projekt alebo odkaz na autoritný dokument, je vyhlásenie, ktoré jasne uvádza rozsah, ciele, ciele a tímy zapojené do projektu.

Pri načrtnutí cieľov projektu poskytuje projektová charta tieto hlavné funkcie:

  • Predbežné vymedzenie úloh a zodpovedností, ktoré každý jednotlivec zohráva počas konania o projekte
  • Identifikácia primárnych zainteresovaných strán alebo vlastníkov projektu a sponzorov projektu
  • Stanovenie povinností a úloh, ktoré plní projektový manažér

Projektová charta je väčšinou krátky dokument, ktorý sa používa na odkazovanie na povinnosti, ktoré je potrebné označiť pre rôzne úlohy v rámci oblasti projektu. Sú to výňatky z podrobných dokumentov, ako je napríklad návrh projektu. Riadne sa považuje za štandardnú najlepšiu prax v tomto odvetví.

Projektová charta je okrem vymedzenia úloh a zodpovedností jednotlivého projektu referenčným dokumentom na tieto účely:

  • Účel alebo dôvody uskutočnenia projektu
  • Cieľom bolo vyriešiť problém
  • Ciele, ktoré má projekt dosiahnuť
  • Obmedzenia projektu
  • Spôsoby a prostriedky na dosiahnutie riešenia
  • Identity tímu a zúčastnených strán projektu
  • Položky, ktoré sú v rozsahu a mimo rozsahu
  • Odhad rizika projektu
  • Výhody, ktoré prinesie projekt
  • Prehľad rozpočtu na vysokej úrovni

Tieto účely sú podrobnými súčasťami projektovej charty a môžu obsahovať všetky alebo len niektoré z týchto prvkov. Projektová charta zostáva hlavným a ústredným dokumentom počas celého životného cyklu projektu a investuje určitú úroveň pákového efektu a sily projektovému manažérovi, ktorý je vlastníkom tohto dokumentu.

Projektová charta sa málokedy zmení a musí byť v pravidelných intervaloch kontrolovaná projektovým manažérom, aby bolo možné sledovať, či sa cieľ sleduje a či existuje nejaká súčasná odchýlka od plánu.

Projektová charta sa vypracuje po schválení návrhu projektu a bezprostredne pred definovaním rozsahu projektu. Riadi sa prirodzeným poradím schvaľovania a hierarchiou schvaľovania rozpočtu.

Účinná charta projektu je tá, ktorá sa hodí na jednu stránku veľkosti A3, kvôli uskutočniteľnosti a ľahkému porozumeniu a sledovateľnosti. Ostatné projektové charty môžu byť vypracované aj na dokumenty na spracovanie textu.

Takže, ak potrebujete vedieť, ako by sa projekt zdal z vysokej úrovne alebo z leteckého pohľadu, môžete sa pozrieť na projektovú chartu.

Čo je to Projektový návrh?

Technický návrh alebo návrh projektu je veľmi presvedčivý dokument, ktorého cieľom je presvedčiť skupinu zainteresovaných strán, pracovníkov vrcholového manažmentu a investorov o pravdepodobnosti, že daný projekt vyrieši daný problém.

Toto je opäť jednoduchý, ale podrobný dokument, ktorý obsahuje nasledujúce ciele:

  • Identifikuje prácu, ktorú je potrebné vykonať
  • Vysvetľuje príčinu projektu a jeho ciele
  • Presvedčuje a presviedča čitateľov o tom, že tím je pripravený a pripravený na projekt a že ho dokáže viesť k jeho úspešnému dokončeniu
  • Vysvetľuje plán riadenia a jeho prepracovanosť
  • Zabezpečuje panel o dostupnosti zdrojov použitých na dokončenie projektu v rámci daného rozpočtu a prideleného času

Tip č. 1 : Na splnenie všetkých týchto požiadaviek a na to, aby ste mohli zaujať stanovisko pred panel, je potrebné zabezpečiť, aby návrh dosiahol 10: 10, pokiaľ ide o jeho vzhľad.

Odborníci na porote musia byť presvedčení, že veria potrebe projektu a potrebujú dostatočný dôvod na to, aby na ne mohli vložiť svoje peniaze. Je potrebné neustále udržiavať profesionálny tón a dokument musí byť ľahko prístupný.

Tip č. 2 : Okrem vzhľadu je druhým najdôležitejším prvkom návrhu projektu jeho nápad. Silný návrh je systematicky podrobný a má jasný akčný plán, na ktorý bude projekt dohliadať.

Čím je váš návrh technicky prijateľnejší, tým lepšie pre organizáciu. Zálohovanie údajov a obsahu faktami a číslami môže zvýšiť váš návrh.

Projekt musí byť v súlade s cieľmi stanovenými organizáciou, aby úplne vyhovoval jeho potrebám. Riešenie problému mimo cesty zo smeru, ktorým spoločnosť smeruje, môže byť úplne zbytočné.

Čo musíte zahrnúť do návrhu projektu

Na rozdiel od projektovej charty, ktorá je výňatkom hlavne z návrhu projektu alebo vyjadrenia o práci, je návrh projektu veľmi podrobným dokumentom, ktorý vynecháva výrečnosť. Formát obyčajne pozostáva z rozloženia a typografie, ktorá z toho vyplýva.

Usporiadanie z jednej perspektívy musí zahŕňať použitie grafických ilustrácií. Môže ísť o ktorýkoľvek z nasledujúcich prvkov:

  • grafy
  • grafy
  • fotografie
  • kresby
  • diagramy

Tieto ilustrácie sú v skutočnosti fakty a čísla zostavené oveľa komplexnejším a zrozumiteľnejším spôsobom. Popis všetkých ilustrácií by mal byť základný a mal by zachytávať dôležité nuansy, ktoré zobrazuje grafika. To uľahčí čítanie a malo by sa tým povzbudiť, aby veril, že projekt je koniec koncov veľmi dobre premyslený.

Používanie tabuliek môže tiež zvýšiť čitateľnosť a zrozumiteľnosť textu a upozorniť čitateľa na rýchle a rýchle informované a jasné rozhodnutie.

Typografia by mala obsahovať usporiadané nadpisy a mala by udržiavať dobrý tok obsahu. Zmeškaný obsah neslúži účelu projektu a môže viesť k zamietnutiu alebo prepracovaniu návrhu projektu.

Rozdiel medzi projektovou chartou a návrhom projektu (300)

Po schválení a schválení návrhu projektu sa projekt považuje za oficiálny a môže sa začať okamžite alebo podľa návrhu. V takom prípade je vedúci projektu poverený a je vypracovaná projektová listina.

Nasledujúca tabuľka uvádza úlohy charty projektu oproti úlohe navrhovanej projektu. Upozorňujeme, že tento zoznam nie je vyčerpávajúci a z vyššie uvedených vysvetlení môže získať mnoho ďalších vlastností:

Body na zapamätanie

  • Dokumentácia je kľúčovým aspektom každého projektu, či už technického alebo v akomkoľvek inom odvetví, a je potrebné ho dodržiavať na účely správy a stavu projektu.
  • Každá fáza alebo fáza projektu má aspoň jeden kus dokumentácie.
  • Efektívni a skúsení manažéri s nimi uchovávajú šablóny, ktoré sa dajú použiť v rôznych projektoch. Šablóny z úspešného projektu sa môžu použiť v súčasnom projekte na zvýšenie efektívnosti a dôveryhodnosti v procesoch.
  • V skutočnosti existuje 9 základných projektových dokumentov, ktoré musia byť súčasťou projektu kvôli jeho hladkému fungovaniu a sledovateľnosti.
  • V projektových dokumentoch by sa mala obmedziť výrečnosť, pretože by sa mali nasmerovať a väčšinou využívať na aktualizáciu alebo zaznamenávanie udalostí a výstupov.
  • Projektová charta a návrh projektu sú charakteristické dokumenty používané v životnom cykle projektu a musia byť súčasťou projektu. Spadajú do hlavnej kategórie dokumentov.
  • Charta projektu nemôže byť sankcionovaná skôr, ako dôjde k schváleniu návrhu projektu.
  • Rozpočtovanie by malo byť súčasťou oboch dokumentov, pretože je kľúčovým hnacím faktorom nápadu podniku smerom k projektu.

Dúfam, že teraz všetci pracujete so svojimi znalosťami o dokumentoch a najmä s využitím projektovej charty a návrhu projektu. Prostredníctvom tohto priestoru neustále sledujte ďalšie správy o projektovom riadení a produktivite.

Odporúčané články

  1. Naučte sa vzrušujúce funkcie Excel zadarmo - grafy a grafy
  2. Otázky týkajúce sa rozhovoru pre riadenie projektu
  3. Techniky riadenia projektov

Kategórie:

Rozvoj podnikania