Netechnický klient: Prečítal som si projektovú dokumentáciu, ale nezískal som rôzne aspekty špecifikácií softvéru, ktorý sa má použiť. Chcel by som im ďalšie vysvetlenie.
Projektový manažér: Iste. Môžeme diskutovať o týchto bodoch a potom sa môžeme pohnúť vpred.
Netechnický klient: V jednom z článkov, ktoré som prechádzal na internete, sa uvádza, že softvérový nástroj bude schopný prevziať záťaž pre 10 členov projektu, ale pridelili ste iba 5 a ak by sme mali 10 na palube, práca by sa dala urobiť rýchlejšie, myslím si.
Projektový manažér: Áno, máte pravdu. 10 GB podporuje 10 členov projektu, investovali sme však 5 GB úložného priestoru pre 5 používateľov a znižujú sa tým presné náklady; nepremeškame. Budeme požadovať, aby sa projekt držal tejto časovej osi, aby sme mohli smerovať v kompletnom 360 stupňovom spätnoväzbovom systéme v pozadí, aby si podnik udržal svoj vlastný. Navyše pracujeme na vyhľadávaní a porovnávaní funkcií, ktoré by napriek tomu projekt dlho udržali. V takom prípade investíciu zdvojnásobíme a projekt stále ponáhľame. Žiadna kvalita.
Netechnický klient: Úplne som tomu nerozumel a v dokumentácii, ktorú ste mi poslali, sa to vôbec nespomína. Môžete to objasniť?
projektový manažér: Pane, určite je to jasne uvedené v dodatku, ktorý vám bol odovzdaný spolu s plánom. Podarilo sa vám to prekonať?
Netechnický klient: Oh! Nie, neprešiel som to. Sama prvá stránka ma donútila myslieť týmto jazykom ako grécky. Mám príliš veľa pojmov, ktorým nerozumiem. Môžeme naplánovať stretnutie, ktoré by prešlo celou dokumentáciou?
Projektový manažér: Iste vec! Dajte mi vedieť, kedy môžete urobiť z našich stránok.
Chýbajúci most medzi manažérmi technických projektov a netechnickými klientmi
Ako jasne vyplýva z rozhovoru medzi netechnickým klientom a projektovým manažérom, vždy bude veľké percento rozpojenia medzi technicky zdravými projektovými manažérmi, ktorí celý deň prechádzajú technickým dialektom a ich netechnickými klientmi., ktorí potrebujú svoje služby, ale nie sú tak dobre oboznámení s celou schémou technického sveta.
Ak sa klienti aktívne zúčastňujú na projektoch, ktorých sa zúčastňujú, môže byť pre projektového manažéra trochu vyčerpávajúce udržiavať most medzi ľuďmi, ktorí vedia veľa o práci, ktorá sa vykonáva, aby sa uľahčili potreby osoba, ktorá vie niečo o pozadí práce.
Projektoví manažéri a technickí odborníci sú zvyčajne ľudia, ktorí by mali podrobnosti o produkte a postupe v jazyku, ktorý nemusí byť zrozumiteľný jednotlivcovi, ktorý túto oblasť nechutnal. Ako projektoví manažéri majú zodpovednosť za udržiavanie efektívneho komunikačného spojenia medzi nami a netechnickými klientmi veľmi dôležitý postoj vo veľkej schéme vecí. Budeme požadovať vstup našich klientov až do ukončenia projektu.
Nemôžeme však mať všetko pred sebou a požiadať ich, aby rozlúštili technické pojmy uvedené v projektovej dokumentácii a projektových usmerneniach alebo dokonca prezentácie, ktoré uvádzame. Budeme sa musieť otočiť a otočiť a priniesť im svetonázor na produkt alebo službu, ktorú v rámci projektu vytvárame alebo zlepšujeme. Preklenutie tejto technickej a netechnickej medzery je nesmierne dôležité a my sa pozrieme na 8 rôznych spôsobov, ako môžete prezentovať svoju prácu, aby si mohli vytvoriť mentálny obraz produktu.
8 spôsobov, ako efektívne komunikovať s netechnickými zákazníkmi
Nižšie sú uvedené spoľahlivé spôsoby, ako sa dostať touto komunikačnou linkou s netechnickými klientmi. Tieto tipy a triky vám umožnia dosiahnuť veľkú slobodu pri dosahovaní toho, čo považujete za najťažšie. Vstaňte a povedzte si s netechnickými zákazníkmi a urobte zmenu v tom, ako vidia projekt a ako k nemu prispievajú.
-
Dozviete sa viac o svete vašich zákazníkov a umiestnite nohy do topánok
Preskúmajte pozadie netechnického klienta a odvetvie, z ktorého pochádzajú. Uistite sa, že viete dosť o ich profesionálnom pracovnom stave, aby ste pochopili úroveň komunikácie, ktorú im môžete poskytnúť. Pri komunikácii s nimi tiež pochopte úroveň technickej úrovne, ktorú poznajú, a šliapte sa po rovnakých riadkoch.
Títo jednotlivci nebudú vždy úplne stratení, keď sú súčasťou projektu, ale ako vedúci projektu je vašou povinnosťou mať na pamäti všetky úrovne pohodlia každého zúčastneného a člena tímu, keď riadia a pracujú na projekte.,
Zamyslite sa nad ich perspektívou a choďte míľou do obuvi, potom pochopíte, ako vidia technické výrazy, a podľa toho môžete na základe tejto štúdie a výskumu zmeniť svoje úrovne prezentácie a svoje technické žargóny. Venujte sa tomu, aby ste pri komunikácii s týmito jednotlivcami urobili dobrú prácu. A jeden dôležitý aspekt - zostaň skromný.
-
Pamätajte, že ide o ľudí a ich činy, nie o kódy a technológiu
Ak ste technicky zdatný jednotlivec, neznamená to, že vás všetci nájdu, keď sa budete chváliť tým technickým žargónom, ktorý nosíte. Ako projektový manažér počas rozhovoru s netechnickým klientom zabezpečte, aby ste sa sústredili na ľudí (váš tím a zákazníkov) a na úlohy, ktoré v rámci projektu vykonávajú. Informujte svojich klientov o ich postupe a o tom, ako prispeli k dosiahnutiu tohto míľnika v projekte.
Keď už hovoríme o kódových riadkoch a problémoch s kódovou slučkou, pre vás to nebude prínosom a pošlete svojich netechnických klientov do šialenej nálady.
Skúste použiť výrazy, ktoré sa môžu týkať, napríklad „používateľ potom bude musieť stlačiť toto tlačidlo, aby sa dostal na tieto stránky, aby dokončil transakciu …“ namiesto „systém spustí akciu odoslania a počas akcie zobrazí oznámenie o dokončenej transakcii. dostane dokončenie … “Týmto spôsobom môžete zasiahnuť priamo v srdci toho, čo chcú pomocou tohto projektu dosiahnuť, a umožníte im pochopiť, že vy a váš tím máte to správne.
-
Keep It Simple, Silly
KISS a povedz, hovoria. Ako projektový manažér, ktorý sa zaoberá externými netechnickými zákazníkmi, musíte zabezpečiť, aby komunikácia s vašimi klientmi bola úplná, stručná a viac ako inokedy jednoduchá. Použite obyčajnú angličtinu, aby ste k nim dostali svoju správu. Študovali ste ich pozadie a viete, na čo vrúcne reagujú. Ďalším krokom je udržať jednoduchú komunikáciu s nimi a vyrovnať ju iba na základe toho, čo ste získali profesionálnou previerkou.
Nepreceňujte ich žargónom, ktorý môžete použiť so svojimi členmi tímu alebo internými zúčastnenými stranami, a nehovorte s nimi o každom prebiehajúcom konaní.
Efektívna komunikácia je spôsob, ako ísť. Predstavte si situáciu, keď navštívite lekára a on vám vysvetlí vaše ochorenie spôsobom, ktorý vás nechá zmätený a zmätený. Bezmocnosť, ktorú cítite, je presne tým, čím prechádza váš klient. Takže, pravidlo, KISS (drž to jednoduché, hlúpe).
-
Diskutujte o výsledkoch, ktoré získajú
Pri komunikácii s netechnickými zákazníkmi nezabudnite im vysvetliť, prečo robíte aspekty projektu a nie „ako“. Keď netechnickí klienti preskúmajú výhody a funkčnosť, ktorú chcú z projektu ťažiť, reagujú lepšie, ako keď vysvetlíte zložité podrobnosti o tom, ako váš tím dáva dohromady všetko.
Ukážte im výhody, ktoré im výsledky prinesú. Ukážte im, že každým míľnikom dosiahnutým projektom a projektovým tímom sa priblížia k dosiahnutiu cieľa, ktorý si stanovili. Zabezpečte, aby si uvedomili, že tieto úlohy vyústia do stanoveného cieľa a že tieto úlohy po dokončení efektívnosti prinesú viac výhod, ako sa predpokladalo.
S týmto vedomím som si istý, že aj vy ako projektový manažér budete hľadať ďalšie výhody, ktoré môžu z tohto jediného projektu priniesť.
-
Použite príklady
Analogia a príklady použitia môžu byť v tom čase najlepšími priateľmi. Tieto cvičenia vám dokonca pomôžu pri uvedení vašej kreatívnej stránky do práce. Aby ste sa vyjadrili, otočte sa a využite príklady z každodenného života. Týmto spôsobom budete môcť lepšie prepojiť informácie s úrovňou ich odbornosti. S väčšou relativitou a vedomým úsilím z vašej strany ich budete môcť tiež získať spolu so svojim spolubojovníkom. S relatívnosťou prichádza spoľahlivosť a tým aj dôvera v prácu, ktorú robíte, a komunikáciu, ktorú poskytujete svojim netechnickým klientom.
Použitie príkladov vám môže pomôcť zjednodušiť projekt pre seba a vašich členov tímu a umožní vám pozrieť sa na projekt z pohľadu laikov. Tým sa zvýšia vaše šance na všestranný projekt, ktorý sa skutočne stará o zákazníkov a širokú verejnosť.
-
Pokiaľ ide o projekty, nepodceňujte ani nepreceňujte ich úroveň odbornosti
Aj keď títo netechnickí klienti často nie sú veľmi dobre oboznámení s odbornosťou predmetu, najmä pri tvorbe softvérových nástrojov a aplikácií, väčšinou majú dobrú a dobre zaokrúhlenú vedomostnú základňu, pokiaľ ide o projekty a procesy. Chápu procesy a ako môžu tieto procesy v konečnom dôsledku umožniť ľahký priebeh procesu vývoja softvéru.
Určite ich môžete mať na palube, aby ste tímu aktívne pomohli pri realizácii projektu. Existuje veľa rôznych typov klientov, s ktorými sa musíme my, projektoví manažéri, vysporiadať. Nemysli si ich všetkých ako jedného, ale rozumejú každému klientovi dôkladne, jeho silné a slabé stránky a ako môžete využiť jeho silné stránky a minimalizovať ich slabé stránky. Analyzujte všetky z nich a nikdy neurobte chybu s podceňovaním alebo nadhodnocovaním týchto jednotlivcov.
-
Dajte im triedu 101
Zohľadnite všetky podmienky, ktoré budete používať vo svojich prezentáciách a dialógy s netechnickými zákazníkmi. Vytvorte zoznam definičných fór a zapíšte si definície do jednoduchej angličtiny, aby ste ich mohli odovzdať netechnickým klientom a aby pochopili, čo máte na mysli, keď ich používate. Keď na stretnutiach vylúčite tieto podmienky, môžete sa vyhnúť prázdnym výrazom, ktoré budú mať na ich tvárach, a tiež sa môžete vyhnúť strate času v dôsledku vysvetlení týchto konkrétnych podmienok.
S týmto cvičením som si istý, že vaši netechnickí klienti budú mať tiež príležitosť naučiť sa niečo nové a umožnia im, aby boli nadšení zo stretnutia a prezentácií. Táto aktivita ich môže pripraviť na mnoho ďalších stretnutí a diskusií, ktoré plánujete zorganizovať, a umožní im tiež prispievať plodne. Nie je to to, čo chcete?
-
Vždy sa ich opýtajte, či uchopia to, čo im pripútate
Na chvíľu pozastavte prezentáciu a položte svojim netechnickým klientom niekoľko otázok:
- Ste so mnou?
- Nie je pre vás niečo nejasné?
- Potrebujete, aby som niečo opakoval?
- Máte nejaké obavy alebo pochybnosti týkajúce sa tohto konceptu?
- Potrebujete pomoc s niečím?
- Ste spokojní s rýchlosťou prezentácie?
Takéto otázky môžu byť upokojujúce a môže im ukázať, že potrebujete ich prítomnosť a aktívnu účasť a že potrebujete, aby pochopili všetko, čo sa deje. Taktiež im dáva možnosť klásť triviálne otázky, ktoré pri odpovedi môžu zmeniť ich chápanie.
To tiež naznačuje, že ste radi, keď odpoviete na všetky otázky, ktoré na vás vrhnú, a to im pomôže vybudovať si dôveru, aby akceptovali, že nerozumejú konkrétnemu pojmu alebo konceptu. S touto podporou sa postavia, aby objasnili svoje pochybnosti. Váš projekt bude potom prínosom, pretože o ňom potom môžu premýšľať z perspektívy a ponúknuť vám úplne nový pohľad na premýšľanie.
Odporúčaný článok
- Dlh a vlastný kapitál
- Sprievodca zodpovednosťami projektového manažéra