Agilný projektový manažment pre dummy - dostať sa k jadru projektového manažmentu, rovnako ako iné témy, nie je skratka. Ak potrebujete informácie, budete ich musieť dostať správne od začiatku, od nuly! Akonáhle budú vaše základy leštené a tónované, môžete sa vydať uličkou agilného riadenia projektov a otočiť tabuľky vo vašej organizácii. Takže, tu je váš čip na skvelom štarte.
Vitajte na Agile Project Management for Dummies !
Čo znamená projekt?
Považujte to za podnik, ktorý je jedinečný pre danú akciu na splnenie požiadaviek. Tento podnik má väčšinou viac ako jednu súvisiacu činnosť, ktorá predstavuje úlohu, a tieto úlohy musia byť splnené v stanovenom časovom rámci a na očakávanej úrovni kvality. A čo je najdôležitejšie, tieto úlohy by mali pomôcť vedúcemu projektu k dosiahnutiu jeho konečného cieľa. S plánovaným začiatkom a koncom sa projekty začínajú a prebiehajú prostredníctvom zainteresovaných strán, ktoré nasmerujú podnik na jeho víziu a poslanie.
Čo znamená agilný projektový manažment?
Zavádzanie metód a techník plánovania, organizácie a plánovania kvalifikovaných zdrojov určených na projekt by sa nazývalo riadenie projektu. Proces sleduje systematické členenie a sledovanie úloh, ktoré tvoria kroky k dosiahnutiu cieľov projektu.
Agilný projektový manažment v priebehu rokov získal dobrú, solídnu dynamiku a výsledky boli svedkami vo všetkých oblastiach podnikania. To získava našu dôveru v spoľahlivú metodológiu použitú pre úspech obchodnej stratégie.
Hodnota agilného riadenia projektu
Ciele agilného riadenia projektov Účel, Ľudia a Proces. Pridávanie hodnoty sa začína v každej fáze životného cyklu projektu. Tieto faktory dostanú projekt k konečnému cieľu a preukážu správnosť uskutočnených stratégií.
Účel celého projektu je ústredným bodom v rámci projektového riadenia. Všetky zainteresované strany a zdroje sa zbližujú k tomuto účelu a agilný projektový manažment dáva organizácii istotu, že bude v súlade s požiadavkami a potrebami podniku.
Ľudia zapojení do projektu poskytujú zručnosti a odborné znalosti k projektu a jeho dokončenie. Pomáha zúčastneným stranám alebo členom tímu realizovať ich povinnosti a zodpovednosť za očakávané výsledky.
Nasledujúci proces spája projekt tak, aby sa dostal do očakávaných termínov dodania a časových harmonogramov pri súčasnom zachovaní rozpočtu na jednotlivé úlohy.
5 fáz riadenia projektu
Existuje 5 všeobecne uznávaných skupín alebo fáz procesu riadenia projektu, ktoré tvoria celý zapojený pracovný tok. Tieto kroky sú široko uplatniteľné na všetky projekty, operácie a tematické programy. Sú to tieto:
- iniciovanie
- plánovanie
- vykonávajúci
- Monitorovanie a kontrola
- záverečný
Pozrime sa stručne na každú z týchto fáz a vydáme sa na úspešný projekt vo vašej organizácii:
-
iniciovanie
Iniciovanie projektu vychádza zo skutočnosti, že sa niečo musí zmeniť alebo musí byť urobené nové začlenenie alebo problém musí byť vyriešený. Ide o naliehavé situácie, ktoré si vyžadujú inicializáciu projektu, aby sa prekonal alebo vyvolal konkrétny problém alebo zmena.
Zatiaľ čo niektoré spoločnosti trvajú na stanovenom zozname kritérií pre projekt, ktorý sa má nazývať a iniciovať ako „projekt“, zatiaľ čo iné vnímajú zmeny v rámci oddelenia, naprieč oddeleniami a v celej organizácii ako projekty. Často prichádzajú ako jemná hranica medzi konceptmi riadenia projektov a riadenia zmien.
Projekty môže iniciovať väčšinou vrcholový manažment, ale robia sa tak iba so zreteľom na pracovnú silu. Zohľadnenie názorov pracovnej sily a vedúcich pracovníkov predstavuje základný plán pre začatie projektu. Iniciovanie projektu vychádza z vypracovania alebo vypracovania návrhu projektu, ktorý si vyžaduje sankcie od najvyššieho tímu, ktorý poskytuje potrebné zdroje a rozpočet na projekt.
-
plánovanie
Plánovanie projektu je podstatou každého projektu, ktorý sa už v priebehu rokov realizoval v rámci riadenia projektu. Vykonávanie niečoho nového alebo zmeny už existujúcich procesov alebo pracovných postupov môže so sebou priniesť úplne nový súbor rizík a problémov. Týmto problémom alebo rizikám sa dá vyhnúť alebo ich zmierniť opatrným využívaním druhej fázy projektového riadenia.
V tejto fáze rozsah projektu určuje rozsah plánovania, ktorý je na to potrebný, a intenzita projektu môže určiť, ako ďaleko bude projektové plánovanie pokračovať. Plánovanie zahŕňa skúmanie všetkých aspektov projektu podľa cieľov stanovených v počiatočnej fáze projektu. Akonáhle sú stanovené požiadavky a potreby, môže byť projektové plánovanie ľahko roztriedené a usporiadané, aby bolo možné lepšie pochopiť, ktorá skladačka sa tam hodí.
Akonáhle je hádanka úplná, môžete získať celkový obraz o tom, kde sa proces nachádza a kde má byť na konci projektu. Týmto spôsobom môžete vyplniť medzery krokovým spôsobom, čím sa projekt dokončí.
Každá projektová úloha bude mať vlastníka, časovú os, pridelené zdroje a dátum dokončenia. Tieto úlohy možno ďalej rozdeliť na podúlohy a každá z nich prispeje k cieľu projektu.
Vo fáze plánovania sa môžu vykonávať tieto činnosti:
- Definícia rozsahu a plánovanie
- Definovanie úlohy a plánovanie
- Poradie úloh
- Časová os úlohy
- Časová os projektu
- Pridelenie zdrojov
- rozpočtovanie
- Plán projektu
- Plán kvality
- Komunikačný plán
- Získavanie zamestnancov
Na vrchole všetkých týchto funkcií je riadenie rizík ako kľúčový faktor vo fáze plánovania. Je potrebné zohľadniť riziko a musí sa zahrnúť do každého prebiehajúceho plánu. Riziko by znamenalo viac režijných nákladov, ktoré projekty nepotrebujú v žiadnej fáze životného cyklu projektu. Riadenie rizika by zahŕňalo identifikáciu a kvantifikáciu rizík pre každú fázu a každú vykonanú úlohu alebo čiastkovú úlohu.
-
vykonávajúci
Táto fáza diktuje plán a uvádza ho do činnosti na dosiahnutie cieľov a zámerov projektu. Tu sú členovia projektového tímu zamestnaní na dokončenie úloh, aktivít a etáp.
Opatrenia sa prijímajú podľa plánu a všetky impozantné riziká sa riešia podľa plánu zmierňovania rizika začatého počas fázy plánovania. S neznámymi a nepredvídanými rizikami sa pracuje ad hoc a majú prioritu, aby nedošlo k zastaveniu práce. Pri návrhu sa vykonávajú základné úlohy a je potrebné sa postarať o tieto veci:
- Zabezpečenie kvality
- Minimálna odchýlka od pôvodného plánu
- Oči stanovené na objektíve
- Dodržiavanie časových harmonogramov
- Nepretržité sledovanie
- Meranie výkonnosti
- Pravidelné kontroly pokroku
- Riadenie rizík
- Riešenie problémov
- Vývoj tímu
- Komunikačný plán
-
Monitorovanie a kontrola
Táto fáza je nevyhnutnou fázou, ktorá zaisťuje a meria úspech projektu vo všetkých plánovaných časových rámcoch. Kontroluje životnosť projektu a zvyčajne sa vykonáva prostredníctvom kontrolného mechanizmu zavedeného po fáze vykonávania alebo vykonávania.
V tejto fáze prichádza do úvahy podávanie správ o výkone a riadenie zmien a kontrolné mechanizmy projektu kontrolujú očakávané výsledky z každej úlohy a činnosti a porovnávajú ich so skutočnosťou. Týmto spôsobom je možné vypočítať odchýlky a vykonať potrebné kroky v snahe obmedziť ďalšie úrovne odchýlok od plánovaného akčného plánu.
Jediným účelom tejto fázy je určiť, či je projekt na dobrej ceste. Opätovné spustenie projektu môže ukázať zručnosti projektového manažéra a dať do popredia svoju prácu. Zručnosti poskytované nielen projektovým manažérom, ale aj vedúcimi pracovníkmi sa objavujú v časoch odchýlok a používajú sa na riešenie problémov a problémov.
Nasledujúce aspekty je potrebné dôkladne monitorovať a kontrolovať:
- kvalita
- náklady
- Rozsah
- časovej osi
- nebezpečenstvo
- Odozva na riziká
-
záverečný
Účelom tejto fázy je vygenerovať a zhromaždiť všetky údaje a informácie týkajúce sa projektu a šíriť ich. Toto ukončenie zahŕňa kroky, ako je podávanie správ o metrikách úspechu a graf toho, ako sa projektu darilo. Zahŕňa všetky škody a vylepšenia, všetky použité zdroje a náklady.
V tejto fáze sa preverí pôvodný návrh projektu a zmluva, aby sa skontrolovalo, či boli všetky výstupy citované a odovzdané ako výstup projektu. V tejto fáze sa pokračuje vo finalizácii a riešení zostávajúcich nezrovnalostí.
Životný cyklus projektu
Všetky fázy spolu vytvárajú životný cyklus projektu a tento životný cyklus je v podstate začiatkom a koncom projektu. Prístupy, ktoré sa riadia životnými cyklami projektu, sú obyčajne vodopádové alebo agilné modely. Existuje niekoľko rôznych prístupov, z ktorých si môžete vybrať v závislosti od vašich obchodných požiadaviek a uskutočniteľnosti.
-
Vodopádový model
Model vodopádu predstavuje kaskádový scenár, kde výstup fázy v rámci fáz je vstupom pre ďalšiu fázu. Tento prístup sleduje sled sledovaných úloh a činností a má svoje klady a zápory.
-
Agilný model
Agilný model na druhej strane môže byť iteratívny a pracuje v blokoch a kusoch. Tieto fázy je možné zvrátiť a zopakovať pred tým, ako sa dostanú do ďalšej fázy, v prípade potreby a dopytu od konania projektu. To sa točí okolo koncepcie modelovania a dokumentácie pre vývoj projektu a jeho implementáciu. Tu sú osvedčené postupy zdokumentované na použitie.
10 Znalostných oblastí projektového riadenia
Päť fáz je následne podporených 10 oblasťami znalostí, ktoré spolu tvoria procesy typické pre každý realizovaný projekt. Tieto tvoria neoddeliteľné súčasti pri dosahovaní súdržnosti v rámci projektov realizovaných v organizácii, všetky sa zameriavajú na obchodnú stratégiu a cieľ. Sú to tieto:
- Riadenie projektovej komunikácie
- Správa projektových nákladov
- Projektový manažment ľudských zdrojov
- Riadenie integrácie projektov
- Riadenie obstarávania projektu
- Manažment kvality projektu
- Riadenie projektového rizika
- Správa rozsahu projektu
- Správa zainteresovaných strán projektu
- Riadenie času projektu
Všetky tieto dohromady tvoria dôležité prvky, pokiaľ ide o zaobchádzanie s vašimi projektmi ako projektovými manažérmi, ale ich vysvetlenie je pokročilé a nebude sa v tomto článku diskutovať.
Tím a komunikácia
Každý projekt vyžaduje, aby tím fungoval a smeroval k cieľom projektu. Tím by zvyčajne pozostával z:
- Projektový manažér - Tento člen riadi celé fungovanie tímu a nasmeruje ho k cieľu projektu.
- Vedúci projektu - tento člen podporuje prácu vykonávanú projektovým manažérom a je druhým veliteľom. Zvyčajne zohľadňuje technické aspekty projektu a poskytuje odborné znalosti. Pre veľké projekty je zvyčajne potrebná úloha vedúceho projektu.
- Sponzor projektu - Tento člen poskytuje úradné podpisy a legalizuje výdavky na projekt. Veľmi sa zaujímajú o výsledok projektu a musia byť v súlade s víziou a cieľom. Pozerajú sa na to z hľadiska toho, ako to prispieva k cieľu spoločnosti.
- Členovia projektového tímu - Títo členovia sú dôležitými zdrojmi na podporu projektu a dosiahnutie skutočného fungovania vecí.
Aj keď v rámci hlavných úloh máte veľa čiastkových tónov a podúloh, lepidlom, ktoré spája všetky tieto faktory a zručné ruky dokopy, je komunikácia. Bez komunikácie je ťažké manévrovať a udržať projekt integrovaný. S aktualizáciami, ktoré sa uskutočňujú každý deň, je dôležité oboznámiť sa so všetkými zúčastnenými stranami a podpornými tímami o všetkých udalostiach projektu.
Spolupráca je kľúčové slovo pre tento projekt tak, ako sa predpokladá. Keďže informácie sú neustále prenášané na správny personál, použitie účinných a účinných nástrojov a systémov hrá rozhodujúcu úlohu. Niektoré z najlepších nástrojov a systémov riadenia projektov, ktoré môže váš tím použiť, sú tieto:
- Asan
- pódiom
- prietok
- Nástroj KANBAN
- Základný tábor
- Projekty zoho
- Trelly
Trojuholník riadenia projektu
Jedným z kľúčových faktorov v rámci riadenia projektu je tento trojuholník riadenia projektu alebo dokonca označovaný ako „trojité obmedzenia“. Používa sa ako štandardný referenčný model pre všetkých projektových manažérov a označuje sa takto:
Trojuholník riadenia projektov tvorí základ riadenia projektu a spôsobu riešenia a strategického riešenia projektov. Trojuholník sa skladá z:
- Rozsah
- náklady
- čas
Každý faktor, ktorý je zameraný na kvalitu projektu, má veľký vplyv na druhý a môže určiť spôsob, akým v projekte postupujete.
Ak sa rozsah zvýši, zvýšia sa tým vzniknuté náklady a čas potrebný na dokončenie. Ak je rozpočet obmedzený, náklady sa uvoľnia, zatiaľ čo rozsah sa nedá zvýšiť. Ak je čas obmedzený, rozsah je obmedzený a náklady sa zvyšujú.
Toto sú všetko veci, ktoré potrebujete vedieť, aby ste mohli začať. Čo si myslíš o tomto článku? Zapíšte si ich do sekcie komentárov nižšie a podelme sa o ďalšie nápady a poučenie o tejto téme.