Úvod do činností manažmentu času
„Buď spustíte deň, alebo spustíte deň“ hovorí príslovie. Platí to pre väčšinu z nás, ktorí majú trochu nestály vzťah s časom.
Často máme pocit, že dvadsaťštyri hodín nestačí za deň. „Toľko práce a tak málo času“, ide o našu sťažnosť na domáce zviera. Väčšina z nás sa snaží zapadnúť do našej práce v lehotách, ktoré sú nám určené, a nakoniec si sťažujú, že aj napriek tomu, že sme sa snažili urobiť maximum, stále nám chýba dostatok času. Efektívne riadenie času je zručnosť, ktorú je potrebné získať opatrnou a nepretržitou praxou. Tajomstvo profesionálneho úspechu väčšiny ľudí spočíva v tom, že sa naučili efektívne činnosti v oblasti riadenia času.
10 Úžasné činnosti v oblasti produktivity a riadenia času
Vo chvíli, keď sa dozviete o činnostiach v oblasti riadenia času, čo vás napadne? Nechaj ma hádať. Myslíš si jednu z nasledujúcich možností:
- Viem všetko o činnostiach v oblasti riadenia času. Nikto mi nemusí hovoriť, ako lepšie využiť svoj čas.
- Oh, ja som beznádejný pri riadení svojho času. Nič mi skutočne nemôže pomôcť urobiť lepšie.
Ak ste zaškrtli a), potom vám poviem, že tí najlepší z manažérov často spadajú do časových pascí, ktoré znižujú produktivitu a stravujú sa v ich plnom rozvrhu. Napríklad príde urgentná pošta a vy sa budete chcieť na ňu spoľahnúť. Vaša nedokončená práca zostáva len tým… nedokončeným. Alebo od šéfa prichádza naliehavé predvolanie a vy necháte všetko, aby ste sa ho venovali. Alebo niektorí spolupracovníci začnú diskutovať o nejakej šťavnatej téme a vy ste nasávaní do rozhovoru a predtým, ako to budete vedieť, je čas predložiť svoju prácu a ste pozadu. Takže si nemyslíte, že by ste mohli profitovať z ukazovateľov aktivít v oblasti riadenia času?
A ak ste druh, ktorý označil b), potom pre vás existuje nádej. Všetko nie je stratené. Čas je zdrojom, ktorý sa vždy zdá byť nevhodný pre váš typ, hoci to nie je vždy vaša chyba. Buď ste preťažení prácou, alebo jednoducho nie ste dostatočne dobre organizovaní. Nech už je to čokoľvek, s určitosťou môžete ťažiť z niekoľkých dobre načasovaných tipov na efektívne riadenie času.
Čas je zdrojom, ktorý je zvyčajne veľmi žiadaný, a teda veľmi vzácny. Väčšina z nás neustále beží proti času alebo sa snaží vyplniť čo najviac vecí za čo najmenej času. Niektorí z nás sa paradoxne snažia zaplniť čas, pretože nemáme čo robiť. Zdá sa, že pre týchto ľudí sa tento deň bez zmysluplného zamestnania tiahne ďalej a ďalej.
Nech je náš vzťah k tomuto cennému zdroju akýkoľvek, nikdy nie je ideálny. Stretli ste sa niekedy s človekom, ktorý povedal: „Spravím svoj čas v poriadku? Každý okamih je dobre využitý. “? Myslím, že nie. Dokonca aj najúspešnejší generálni riaditelia a lídri sa stali rozrušenými, keď sa snažia efektívne riadiť svoj čas.
Jedným z dôvodov, prečo je čas taký neoceniteľný, veľmi žiadaný zdroj, je to, že ho nemožno doplniť. Akonáhle je preč, je to navždy preč. Žiadne množstvo úsilia alebo peňazí neprinesie stratený čas späť.
Správne činnosti riadenia času pomáhajú zlepšovať celkovú kvalitu nášho života, okrem toho, že nám poskytujú lepšiu spokojnosť s prácou a pracovný výkon. Náš pracovný život sa stáva efektívnejším a my si môžeme viac užiť voľný čas, ak dokážeme zvládnuť čas. Pozrime sa, ako môžeme tento zdroj optimálne využiť na pracovisku, aby sme zvýšili našu produktivitu a spokojnosť.
1. Nie všetky práce, ktoré prichádzajú k vášmu stolu, sú rovnako dôležité.
Musíte vedieť, čo je prioritné. Opýtajte sa sami seba:
- Čo mám urobiť?
- Kedy to urobím?
- Ako dobre to zvládnem?
Všetky príspevky alebo e-maily označené ako súrne nie je potrebné prečítať tu a tam, čo narušuje váš pracovný postup. Svoju prácu musíte uprednostniť podľa dôležitosti a naliehavosti. Alebo môžete byť v nebezpečenstve, že z vás urobí prioritu niekoho iného.
Ak čakáte na viac ako jednu dôležitú úlohu, naplánujte si, ako ich dokončíte. Rozhodnite o postupnosti úloh. Nedovoľte, aby vás rušenie alebo prerušenie vyhodilo z cesty. Udržujte svoj rozvrh pred sebou so zoznamom úloh. Zaškrtnite položky, keď budú hotové. Stanovenie priorít vám pomôže zamerať sa najskôr na riešenie dôležitých vecí a potom vyriešiť bežné záležitosti.
2. Naplánujte si deň
Oslovte kanceláriu alebo svoje pracovisko pred stanoveným časom, trochu pred ostatnými. Pokojne sa posaďte a naplánujte si deň vopred. Digitálni organizátori vám môžu pomôcť pri plánovaní úloh a pripomenúť vám ich. Ponechajte si čas na stretnutia s internými a externými klientmi a čas na interakciu s kolegami a členmi vášho tímu. Časový harmonogram samozrejme nepôjde presne tak, ako ste ho naplánovali, takže dávajte pozor na menšie odchýlky.
3. Pokúste sa dokončiť prácu v stanovenom časovom období
Činnosti v oblasti riadenia času pomáhajú vašim pracovným povinnostiam a dodržiavajú časové plány. Nepreťažujte svoj pracovný deň, ani neprenášajte prácu domov. Pokúste sa dokončiť prácu v rámci určených pracovných hodín. Zoskupujte úlohy, ktoré sa prekrývajú. Napríklad, ak idete na stretnutie s klientom, použite čakaciu dobu na vyplnenie bežných formátov. Zarezervujte si lístky online a platte účty. Ak je naplánované stretnutie, ponechajte ho zamerané na program rokovania a zapíšte diskutované body. Keď ľudia vidia, ako sa držíte časových plánov, majú tendenciu rešpektovať aj váš čas.
Odporúčané kurzy
- Školiaci kurz služieb zákazníkom
- Pomenujte kurzy svojej značky
- Certifikačné školenie v oblasti marketingu obsahu
4. Obmedzte viac úloh
Áno, multi-tasking vyzerá na papieri veľmi dobre, v skutočnosti vám prináša viac úzkosti a pálenia záhy, ako sústredenie sa na jednu úlohu naraz. Myslíte si, že sa venujete desiatim veciam naraz, ale v skutočnosti nechávate všetky úlohy v rôznych fázach dokončenia. Správa o trhu je neúplná, váš zákazník čaká, váš spolupracovník požaduje vašu odpoveď a váš šéf chce, aby ste dokončili prácu na súbore, ktorý ste sľúbili. Začali ste pracovať na všetkých z nich, ale čoskoro ste boli ohromení a úplne zmätení. Vykonávanie úloh jeden po druhom dáva pocit spokojnosti a kontroly.
5. Delegujte niektoré práce
Nemusíte robiť všetko sami. Menšie úlohy možno delegovať na pomocných zamestnancov. Požiadajte telefónneho operátora, aby za vás uskutočnil chladné hovory. Získajte peon pre dohľad nad tlačou a kopírovaním. Rutinnú kancelársku prácu, ako je rozposielanie pošty, sledovanie atď., Možno delegovať na asistentov. Sústreďte sa na väčšie a významné úlohy. Uistite sa však, že delegáti vás informujú o dosiahnutom pokroku. V opačnom prípade budete mať väčší problém s opravou, ktorá bola nesprávne vykonaná.
6. Najskôr urobte nepríjemné úlohy
Nikto z nás naozaj nechce robiť to, čo sa nám nepáči, ale treba urobiť veľa práce. Strávte nejaký čas ráno plánovaním, ako a kedy budete riešiť nepríjemné úlohy. Ak ste sa vyhýbali stretnutiu s výstredným zákazníkom, naplánujte si ho na určitý čas v deň a získajte ho. Túto únavnú správu ste dostali? Začnite s tým pracovať a zbavte sa mysle. Neukončená práca má tendenciu zaberať priestor vo vašej mysli. Čím viac odkladáte, tým ťažšie sa tieto úlohy stávajú a tým viac sa zdráhate cítiť ich začatie. Neodkladajte tieto úlohy. Riešite ich jeden po druhom.
7. Počas dňa nekontrolujte svoje správy a e-maily
Vyhradiť čas na ich kontrolu a ponechať si upozornenia na zvyšok dňa. Nekontrolujte si e-mail občas. Pri kontrole e-mailov a odpovedaní na tieto správy odchádza veľa nášho pracovného času, takže to robte iba v naplánovanom čase, a nie počas zostávajúcich pracovných hodín. Rozptyľuje vás a skôr, ako to budete vedieť, strávite celý deň odpovedaním a neodpovedaním na neodkladnú poštu a texty.
8. Odložte blok času na papierovanie a listy
Namiesto toho, aby ste si veci prečítali, keď a keď nájdu cestu do vašej schránky, odložte si čas, najlepšie popoludní, aby ste si prečítali. Obdobie po obede je slabé, v tom čase si prečítajte svoju poštu a listy. Použite tento čas na písanie poznámok alebo písmen. Okrem vysoko naliehavej pošty, na ktorú je potrebné okamžite reagovať, všetko môže čakať do popoludní. Napíšte svoju korešpondenciu v čase, keď vás netlačia iné naliehavé pracovné alebo telefónne hovory.
9. Naučte sa hovoriť nie
Toto je dôležitá taktika, ktorú musíme všetci prijať. Mali by sme byť schopní povedať nie neprimeraným požiadavkám na náš čas. Väčšina ľudí sa riadi postupmi ad hoc, keď kladie požiadavky a žiadosti o prácu. Vysvetlite, že váš čas je vzácny a ľudia ho musia rešpektovať. Povedzte nie ľuďom, keď k vám prídu s neplánovanými žiadosťami. Ak ste zaneprázdnení zadaním úlohy, dajte jasne najavo, že nebudete mať žiadne náhle zmeny vo svojom rozvrhu. Hlavným dôvodom, prečo sa vždy cítime málo času, je to, že väčšinu času trávime prácou, ktorú sme predtým neplánovali ani neplánovali. Naučte sa slušne odmietať ľudí.
10. Vyhľadajte pomoc podporujúcich spolupracovníkov v procese riadenia času
Požiadajte pomocného kolegu, aby vám pomohol dodržať rozvrh práce. Môže vám pripomenúť, keď idete mimo trať, a pomôcť s niektorými vašimi pracovnými úlohami, keď sa veci stanú neznesiteľnými. Podpora spolupracovníkov nás často inšpiruje k dodržiavaniu našich plánov procesov riadenia času.
Môžete si prečítať aj efektívne aplikácie na sledovanie času.
Teraz, keď už máte predstavu o krokoch, ktoré je potrebné podniknúť pre proces riadenia času, využite tento kvíz a zistite, či dokážete sledovať ukazovatele.
- Dostávam sa na svoje pracovisko 10 minút pred časom.
Áno / ešte nie
Ak vaša odpoveď ešte nie je, potom buck up. Potrebujete viac času na plánovanie svojho dňa a zozbieranie nápadov. Stojí to za námahu, verte mi.
- Najdôležitejšie úlohy robím najskôr.
Vždy / Niekedy
Ak nevykonáte dôležitú prácu skôr, ako sa stane naliehavou, čoskoro vám zostane lapať po dychu s naliehavými úlohami, ktoré všetky vyžadujú vašu pozornosť. A váš šéf chce správu, rovnako ako včera!
- Môj denný program mi pomáha pri plánovaní a vykonávaní úloh
Áno, niekedy
Stále ste si zvykli písať každodenné úlohy na zoznam? Budete aj naďalej pracovať náhodne a budete reagovať na požiadavky, keď prídu bez pocitu priority.
- Čítal som svoju poštu a texty hneď, ako prišli.
Áno / niekedy / Nie
Čo sme diskutovali o opakovanej kontrole správ a e-mailu? Urobte to prosím popoludní alebo skoro ráno, než sa všetko začne. A pamätajte, prosím, nie Whatsapp alebo Facebook počas úradných hodín.
- Sú veci, ktoré som odložil, až kým som ich úplne nevyhnul
Áno nie
Takže stále odkladáte a odkladáte nepríjemnú prácu? Najskôr vyrastajte a riešte ťažké veci.
- Svojich kolegov občas odmietam, keď odo mňa požadujú nejakú prácu.
Áno nie
Ak ste sa naučili povedať nie, vynikajúce. Ak tak neurobíte, buďte pripravení vyhovieť nechceným požiadavkám na poslednú chvíľu.
- Odstránil som nepotrebné úlohy alebo ich delegoval
Áno nie
Stále si robíš nachladenie? Delegujte alebo preťažujte opakujúce sa a neobvyklé veci, zatiaľ čo dôležité veci stále čakajú.
- Dokončil som jednu prácu naraz, potom som pokračoval do ďalšej
Niekedy / Nie
Takže robíte dvadsať vecí súčasne? Odkedy ste taký multi-tasker, koľko úloh ste už dokončili? Šance nie sú žiadne. Sústreďte sa na jednu vec naraz.
Vytvorenie výnosného vzťahu s časom si vyžaduje čas a neustálu prax. Proces riadenia času si vyžaduje uvedomenie si nás a našich každodenných zvykov a krokov, ktoré vedú k plytvaniu času. Ak vedome preskúmame náš životný štýl a zvyky, dokážeme odhaliť a eliminovať množstvo aktivít, ktoré strácajú čas.
Takže si urobte čas svojim priateľom a spojencom. Nadviažte obohacujúci vzťah s týmto zdrojom a zlepšite svoj pracovný výkon a kvalitu. Vyžaduje si to určitú sebadisciplínu a kontrolu. Čoskoro sa ocitnete v predstihu s pomocou aktivít v oblasti riadenia času a poskytovaním lepšej práce ako vaši kolegovia. Všetko najlepšie!
Odporúčané články
Bol to sprievodca správnymi činnosťami v oblasti riadenia času, ktorý nám pomáha zlepšovať celkovú kvalitu nášho života, okrem toho, že nám poskytuje lepšiu spokojnosť s prácou a pracovný výkon. Toto je nasledujúci externý odkaz súvisiaci s činnosťami riadenia času.
- 15 profesionálnych tipov a šetriacich čas pri používaní ZBrush (užitočné)
- Top 7 najlepších aplikácií na sledovanie času na zvýšenie produktivity
- 4 spôsoby, ako využiť silu analýzy v reálnom čase
- 10 najlepších dôležitých postupov pri volaní za studena
- 3D kabát vs ZBrush: Najlepšie rozdiely