Úvod do plánovania a plánovania projektu
„ Plánovanie a plánovanie projektov“, hoci sú samostatné, sú dvoma stranami tej istej mince v riadení projektu. V zásade „plánovanie projektu“ je o výbere a navrhovaní účinných politík a metodík na dosiahnutie cieľov projektu. Kým „Plánovanie projektu“ je postup priraďovania úloh na ich dokončenie pridelením vhodných zdrojov v rámci odhadovaného rozpočtu a časového rámca.
Základom plánovania projektu je celý projekt. Je nepravdepodobné, že sa plánovanie projektu zameriava iba na úlohy súvisiace s projektom, dátumy začiatku / konca projektu a závislosti od projektu. „Projektový plán“ je teda komplexným dokumentom, ktorý obsahuje ciele projektu, rozsah, náklady, riziká a harmonogram. Plán projektu obsahuje odhadované dátumy a následné projektové úlohy, ktoré sa majú vykonať.
Plánovanie projektu
Fáza plánovania projektu sa týka:
- Vývoj projektu tak, aby bol pripravený na investície
- Určuje úlohy / úlohy potrebné na dosiahnutie cieľov projektu
Etapy plánovania projektu
Fázy plánovania projektu sú uvedené nižšie:
- Identifikácia kľúčových sponzorov projektu a zainteresovaných strán, určenie základu rozsahu projektu, rozpočtu a časového rámca realizácie projektu.
- Po zadaní požiadaviek zainteresovaných strán uprednostnenie / stanovenie cieľov projektu.
- Identifikácia výstupov projektu potrebných na dosiahnutie cieľov projektu.
- Vytvorenie harmonogramu projektu.
- Identifikácia prípadných rizík projektu a vypracovanie vhodných plánov na zmiernenie.
- Komunikácia a prezentácia plánu projektu zainteresovaným stranám.
Výhody plánovania projektu
- Mapa trasy: Plán projektu ponúka cestu, ktorá dáva smer projektu od začiatku do konca.
- Dokumentácia požiadaviek zákazníka: Dobre formulovaný projektový plán umožňuje zaznamenávať požiadavky zákazníkov v dokumentovanej podobe. Toto poskytuje presný smer namiesto spoliehania sa na predpoklady, ktoré môžu byť nesprávne a môžu viesť k chybám projektu.
- Autonómia úloh: Plánovanie umožňuje priradiť úlohy konkrétnym členom tímu a poskytnúť autonómiu. Tím cíti zodpovednosť a vlastníctvo úspechu alebo neúspechu projektu. Preto ich vyzýva, aby lepšie pracovali alebo ich povzbudzujú, aby dosahovali nekonzistentné výsledky.
- Odhad zdrojov: Plánovanie je životne dôležité, pretože nám umožňuje odhadnúť zdroje, náklady a čas. Posudzuje akékoľvek oneskorenia, ak niekoľko členov pracuje na rôznych projektoch súčasne.
- Plán zmierňovania: Plán projektu poskytuje spôsob, ako predvídať riziká, ak existujú, a podľa toho naplánovať stratégie zmierňovania.
- Identifikácia schopností zamestnancov: Fáza plánovania umožňuje identifikovať zamestnancov s určitými zručnosťami alebo odbornosťou. A keď sú úlohy pridelené, členovia tímu sa školia o chýbajúcich súboroch zručností alebo sa inovujú na tie, ktoré vlastnia.
- Silné a slabé stránky predchádzajúcich projektov: Plány projektov tiež pomáhajú analyzovať a zlepšovať alebo sa učiť z predchádzajúcich záznamov o projektoch a uľahčujú rozhodovanie.
Plánovanie projektu
Fáza plánovania projektu sa týka:
- Odhad ľudských zdrojov a materiálnych potrieb v každej fáze projektu; a približný výpočtový čas na dokončenie každej z týchto úloh.
- Označuje počiatočný a konečný dátum každej projektovej úlohy a logické prepojenie medzi rôznymi projektovými úlohami / aktivitami.
Etapy plánovania projektu
Fázy plánovania projektu sú uvedené nižšie:
- Na základe rozsahu projektu navrhnite a rozvíjajte TBS (Struct-Breakdown Structure).
- Identifikujte úlohy súvisiace s projektom.
- Identifikujte ľudské zdroje a materiálne náležitosti
- Vyhodnoťte približný čas potrebný na každú úlohu
- Rozdelenie zdrojov
- Analyzujte podrobný rozvrh
- Monitorujte a riadte rozvrh
Výhody plánovania projektu
- Zníženie dodacej lehoty: V harmonograme projektu je uvedený prehľad úloh, ktoré sa majú plniť prioritne alebo súčasne s inými úlohami. Tým sa členovia tímu o tom informujú a zabraňujú akémukoľvek oneskoreniu alebo odloženiu úloh, čím sa skráti dodacia lehota.
- Zníženie nákladov: Umožňuje monitorovať zdroje zabránením prekrývania úloh. Vedie to tiež k efektívnemu využívaniu zdrojov a vracia nespotrebované zdroje v čase, čím sa znižujú náklady.
- Uľahčuje produktivitu: Po vyhodnotení logickej konektivity medzi úlohami môžu byť prostriedky, ktoré nie sú optimálne využívané, priradené k ďalším úlohám, čím sa zvyšuje produktivita.
- Predvídať problémy vopred: Presný harmonogram projektu umožňuje predvídať akékoľvek problémy týkajúce sa buď nedostatočného alebo nadmerného využívania zdrojov a zabezpečuje ich optimálnu spotrebu.
- Nastavuje cieľ: Harmonogram projektu nám umožňuje stanoviť ciele, krátkodobé alebo dlhodobé, poskytovať smer a víziu pri realizácii projektu. Všetci v tíme sú tiež oboznámení s pokynmi a metódami na dosiahnutie týchto cieľov. Bez harmonogramu by bol projekt nejasne definovaný. Preto je ťažkopádne spravovať a organizovať úlohy tak, aby boli úspešne spustené.
- Aktuálne aktualizácie a upozornenia o pokroku: Harmonogram projektu je náčrt, ktorý dáva prednosť projektu. Projekt by však mohol čeliť určitým výzvam, ak však neexistuje mapa trás, ako by sa projekt posunul správnym smerom? V takom prípade pomáha harmonogram projektu pri posudzovaní toho, ako bol projekt mimo projektu a možné spôsoby, ako ho nasmerovať správnym smerom.
záver
Je zrejmé, že „plánovanie a plánovanie projektov“ idú ruka v ruke a sú základom riadenia projektu. Stručne povedané, „plánovanie projektu“ je proces rozpracovania, ktorý zahŕňa všetky podrobnosti o projekte od jeho vzniku až po jeho dokončenie. „Plán projektu“ je nástroj na sledovanie, ktorý monitoruje postupnosť a držbu úloh súvisiacich s projektom.
Plán projektu upozorňuje / upozorňuje projektový tím na akékoľvek oneskorenia alebo ak projekt nie je nesprávnym smerom. Je to živý dokument, ktorý si vyžaduje pravidelnú aktualizáciu a zaznamenávanie. Nástroje a techniky používané na plánovanie projektov sú „štruktúra rozdelenia úloh“, „rozsah práce“ a „metóda kritickej cesty“ skrátene „TBS“, „SOP“ a „CPM“. Kým plán projektu používa softvérové nástroje a metódy, ako napríklad „PERT“ (Tech Evaluation Review Technique), Ganttovy diagramy, Paretove diagramy a ďalšie sieťové ilustrácie.
Projekt je neúplný a nemôže byť úspechom bez dobre vypracovaného plánu projektu a presného časového harmonogramu projektu. Ak chcete dosiahnuť míľniky projektu, naplánujte ho a naplánujte ho!
Odporúčané články
Toto je príručka pre plánovanie a plánovanie projektu. Tu diskutujeme o plánovaní a plánovaní projektu spolu s fázami a výhodami. Ďalšie informácie nájdete aj v nasledujúcich článkoch -
- Príklad plánovania projektu
- Povinnosti projektového manažéra
- Zručnosti pre projektového manažéra
- Pracovné miesta na riadenie projektov