Kontrola pravopisu v Exceli (obsah)

  • Kontrola pravopisu v programe Excel
  • Použitie kontroly pravopisu v programe Excel?
  • Príklady kontroly pravopisu v Exceli
  • Funkcie kontroly pravopisu v dialógovom okne Excel

Kontrola pravopisu v programe Excel

Kontrola pravopisu je jednou z dôležitých kontrol, ktoré by sa mali vykonávať v Exceli. Často sa však ignoruje, pretože väčšina používateľov programu Excel sa v porovnaní s textami zaoberá viac číslami. Je to však dôležitý nástroj, keď vytvárame akúkoľvek množinu údajov s textovými hodnotami uloženými v bunkách zošita. Predstavte si, že máte súbor údajov, musíte poslať zákazníkovi / klientovi a všimnú si v ňom veľké množstvo preklepov, všetka vaša tvrdá práca bude zbytočná. Bez ohľadu na to, koľko ste pracovali na analýze údajov a zbytočne ste na to celý týždeň vyčerpali. Neignorujte to tak. Budem vysvetliť všetky funkcie kontroly pravopisu a je to všetko funkcie s malým príkladom.

Použitie kontroly pravopisu v programe Excel

Kontrola pravopisu sa v Exceli používa na identifikáciu pravopisných chýb, preklepov alebo akýchkoľvek duplicitných slov (vysvetlím ich príkladom). Môže to byť užitočný nástroj, keď niektoré texty opakovane používate v Exceli. Aj keď mnohí z nás hrajú s číslami v programe Excel, kontrola pravopisu hrá kľúčovú úlohu pri tvorbe niektorých zostáv a súborov údajov, ktoré môžu obsahovať texty. Takže nikto v ňom nebude chcieť vidieť žiadne chyby, alebo nechcete svojich manažérov / šéfov rozrušiť týmito druhmi chýb.

Príklady kontroly pravopisu v Exceli

  • Na spodnej snímke obrazovky mám konverzáciu medzi dvoma chalanmi uloženými v Exceli. Nechoďte s obsahom, je to len preto, aby ste lepšie porozumeli.

Snímka obrazovky 1

  • V snímke obrazovky 1 vidíte veľa chýb pri písaní a pravopisných chýb.

  • Ak chcete v tomto konkrétnom zošite spustiť kontrolu pravopisu, musíte aktivovať bunky, v ktorých chcete skontrolovať pravopisné chyby alebo preklepy, a prejdite na kartu „PREHĽAD“ v páse programu Excel. Nájdete tam možnosť kontroly pravopisu.

  • Skratka na spustenie kontroly pravopisu je po aktivácii buniek / pracovného hárka jednoducho stlačením tlačidla „F7“ na klávesnici.

Snímka obrazovky 2

  • Vo vyššie uvedenom Screenshot 2 si môžete všimnúť, že som vybral bunku A1 a možnosť kontroly pravopisu na záložke Recenzie.

  • Kľúčový bod: Ak vyberiete bunku A1, pôjde horizontálne cez všetky bunky, tj všetky stĺpce prvého riadku, potom sa presunie na druhý riadok a skontroluje všetky bunky stĺpca v druhom riadku (zľava doprava) a potom sa presunie do tretieho radu a tak ďalej.
  • Po prechode na poslednú bunku, v ktorej je uložená akákoľvek hodnota a ktorá identifikuje chybu pravopisu, sa zobrazí dialógové okno pravopisu.
  • ak chcete začať s kontrolou pravopisu niekde inde, poďme si urobiť príklad, bunku D5, jednoducho prejde všetkými bunkami v riadku 5 a potom riadkami pod ňou a keď to urobíte, všetky riadky za D5 sa vás opýtajú, „ak chcete pokračovať v kontrole na začiatku listu? “. Zobrazí sa niektoré dialógové okno, ako je uvedené nižšie. Ak vyberiete áno, skontroluje zostávajúce bunky (v našom prípade A1 až D5) a zobrazí návrh. Aby som ti lepšie porozumel, vybral som bunku D5 a stlačil F7. Teraz skontroluje všetky bunky po nej a poskytne návrhy na opravu pravopisu a potom požiada o kontrolu zostávajúcich buniek alebo nie a podľa toho pracuje. Pre lepšie pochopenie si pozrite nižšie Screenshoty.

Snímka obrazovky 3

  • Po stlačení F7 po aktivácii bunky B13 sa teraz objaví dialógové okno kontroly pravopisu s návrhmi opráv.

Snímka obrazovky 4

  • Výsledky korekcie bunky B13 pomocou kontroly pravopisu sú uvedené na snímke obrazovky

Snímka obrazovky 5

  • Po dokončení poslednej bunky s korekciou (C13) požiadal o kontrolu od začiatku listu. Ako bolo uvedené vyššie.

Funkcie kontroly pravopisu v dialógovom okne Excel

  • Možno ste si všimli vyššie uvedených snímok obrazovky, že existuje veľa možností kontroly pravopisu. Poďme ich diskutovať jeden po druhom.
    1. Ignorovať raz: Ak dôjde k chybe podľa Excelu, ale chcete zachovať tento text iba ako taký, musíte kliknúť na túto položku a program Excel túto chybu raz ignoruje.
    2. Ignorovať všetko: Ak chcete ignorovať všetky výskyty daného slova v danom zošite, môžete kliknúť na túto možnosť.
    3. Pridať do slovníka: Ak sa v nejakom texte vyskytne chyba, ale je to slovo, ktoré sa má často používať aj v budúcnosti (napríklad akékoľvek meno alebo skratka atď.), Môžete ho pridať do slovníka. Žiadne slovo pridané do slovníka Excelu sa v žiadnom zošite v budúcnosti nezistí ako chyba. Stane sa súčasťou slovníka a zoznamu prijateľných slov.
    4. Zmeniť: môžete ho použiť, keď chcete zmeniť slovo podľa návrhov a zmení ho podľa vybraného navrhovaného slova. (V snímke Screenshot 3 vidíte slová navrhované pre text v bunke C5.)
    5. Zmeniť všetko: Nahradí všetky výskyty tohto slova v pracovnom hárku podľa vybraného návrhu.
    6. Automatické opravy: Ak zvolíte túto možnosť, slovo sa automaticky opraví s vybratým návrhom a pri každom zadaní tohto slova sa pridá do zoznamu automatických opráv, ktoré sa automaticky opraví podľa vybraného návrhu.
    7. Slovník Jazyk: Môžeme zmeniť slovník používaný v Exceli.
    8. Možnosti: Používa sa na zmenu predvolených nastavení programu Excel (o ktorých sa hovorí ďalej v tejto príručke). Otvorí sa výberové okno, v ktorom môžete podľa toho vykonať príslušné zmeny.
  • Teraz som sa rozhodol pokračovať v kontrole pravopisu od začiatku listu. A podľa toho vybrali možnosti. Všetky kontroly pravopisu sú hotové.

Snímka obrazovky 6

  • Vo vyššie uvedenom snímke obrazovky 6 ste si možno všimli, že v pracovnom hárku stále existujú určité pravopisné chyby, ale Excel ich chyby nezistil. Všimli ste si? Ak áno, vynikajúce !! Prinieslo nás upozorniť na predvolené nastavenia kontroly pravopisu a sú to tieto:
    1. Ignoruje všetky chyby veľkých písmen. Napríklad slová „AAM“ a „FIINE“ v bunkách C4 a D4 nie sú označené ako chyba.
    2. Všetky slová s číslami budú tiež ignorované. (bunka B12 „newww123“)
    3. Ignoruje tiež všetky internetové adresy a adresy súborov. (D7 a B12)
  • Ak chcete zmeniť predvolené nastavenia v dialógovom okne Kontrola pravopisu, musíte ísť do súboru, potom kliknutím na možnosť získajte ponuku možností Excelu, ako je uvedené nižšie

Kliknutím na voľbu dostanete ponuku možností Excelu, ako je táto, ako je uvedené nižšie

Potom musíte kliknúť na kontrolu, aby ste zmenili predvolené nastavenia v dialógovom okne Kontrola pravopisu.

Snímka obrazovky 7

  • Ďalšou dôležitou vlastnosťou, ktorú si treba zapamätať, je kontrola pravopisu, ktorá ignoruje opakované slová. Môžete ho identifikovať opatrným porovnaním snímok 1 a 6.

Bunka F4 má „ako sa máš?“ A kontrola pravopisu ju zistila. Odstránil som ho s možnosťou vymazania, ktorá sa zobrazí iba v prípade, že sa v Exceli vyskytne akýkoľvek druh opakovania.

Čo je potrebné pamätať

  • Kontrola pravopisu sa používa na identifikáciu pravopisných chýb v programe Excel.
  • Všetky zistené chyby môžete podľa potreby ignorovať, zmeniť, automaticky opraviť alebo pridať do slovníka.
  • Nezisťuje chyby v slovách napísaných veľkými písmenami ani neobsahuje čísla.
  • Ignoruje všetky súbory a internetové adresy.
  • Zisťuje opakovanie slov.

Šablónu kontroly pravopisu Excel si môžete stiahnuť tu -

Odporúčané články

Toto je sprievodca kontrolou pravopisu v programe Excel. Tu diskutujeme o kontrole pravopisu v Exceli a o tom, ako používať kontrolu pravopisu v programe Excel, spolu s praktickými príkladmi a šablónou programu Excel na stiahnutie. Môžete si tiež prečítať naše ďalšie navrhované články -

  1. Excel T.Test funkcie
  2. RANK Funkcia v MS Excel
  3. Excel PERCENTILE Funkcia
  4. Použitie funkcie Excel ROUNDUP

Kategórie:

Tipy programu Excel