Vytvorenie databázy pomocou programu Microsoft Access - Microsoft Access je šikovná softvérová aplikácia dodávaná s balíkom Microsoft Office Professional Suite. S týmto jednoduchým databázovým nástrojom sa určite môžeme naučiť lepšie organizovať našu prácu a náš život!

Prečo používať Microsoft Access?

Väčšina ľudí sa nás pýta: „Prečo potrebujem nejaký fantastický databázový softvér? Excel funguje dosť dobre pre moje rozmanité potreby. “

Tu je miesto, kde vám radi oznámime, že prístup nie je žiadnou „vymyslenou“ databázou. Je to ľahké, výkonné a môže vám ušetriť veľa času a opakovaného úsilia, aj keď zo svojich údajov získate to najlepšie. Keď skombinujete hárky programu Excel s prehľadnou databázou programu Access, zistíte, že vaše údaje môžete získať oveľa viac.

Microsoft Access

  • Je nástrojom relačnej databázy . To znamená, že všetky údaje sú usporiadané do (súvisiacich) tabuliek. Tento nástroj môžete použiť na rozpočet svojich mesačných výdavkov, na usporiadanie knižničného katalógu alebo na údržbu komplikovaného adresára; kľúč spočíva v štruktúrovaní údajov do jednoduchých, neprebytočných tabuliek, ktoré možno navzájom prepojiť.
  • „Pamätá si“ vaše údaje. Na rozdiel od Excelu funguje aj ako plynulá pamäťová banka, ktorá ukladá a pamätá si vaše údaje, takže ich môžete ľahko získať na budúce použitie. Možno ste si napríklad uložili niekoľko hárkov programu Excel za mesačné výdavky. Ak však teraz chcete tieto hárky skombinovať a študovať ich spolu, budete musieť použiť špeciálne (a niekedy ťažkopádne) funkcie Excelu, ako sú grafy, dashboardy atď. V programe Access je to bezproblémové.
  • Robí zložité dátové operácie bez námahy. Program Access ponúka všetky základné operácie, ktoré program Excel vykonáva, napríklad triedenie, výpočty, filtre atď. Okrem toho vám tiež umožňuje pridávať alebo vylučovať údaje z tabuliek (napríklad spájanie tabuliek Excelu) na základe osobitných kritérií. Dobrou správou je, že toto všetko je v programe Access bez námahy!

V tomto článku vás prevedieme zostavením prvej pracovnej databázy pomocou 6 jednoduchých krokov.

  1. Usporiadajte svoje údaje do štruktúrovaných tabuliek.

Ak plánujete používať databázu Access, je pravdepodobné, že už máte reálnu predstavu o štruktúrach tabuliek, ktoré chcete vytvoriť. Mysli na to ako na dôležitý prípravný krok, pretože o úspechu vašej aplikácie Access rozhoduje štruktúra tabuliek.

Niektoré otázky, ktoré vám pomôžu pri riešení tohto problému, sú:

  • Aký druh údajov máte? Obchodné záznamy, osobné súbory, údaje, ktoré podporujú vašu kultúrnu spoločnosť? V ideálnom prípade bude každý typ obsahovať svoju vlastnú databázu.
  • Čo je bežné medzi údajmi, ktoré máte? Môžete ich zoskupiť do samostatných tabuliek na základe tohto spoločného faktora? Napr .: Príjmy, výdavky, zoznam adries atď.
  • Čo je jedinečné v každej tabuľke? Čo môžete použiť na identifikáciu jedného riadku údajov z každej tabuľky? Napr .: Meno, Id atď. Toto bude primárny kľúč a môže to byť jeden alebo viac stĺpcov . (Nebojte sa, ak nenájdete niečo jedinečné, pretože program Access môže vygenerovať primárny kľúč automaticky.)
  • Aké sú prepojovacie odkazy medzi tabuľkami? Toto sú potenciálne cudzie kľúče (o tomto sa dozviete viac).

Navrhujeme, aby ste hrubý návrh štruktúry tabuľky na papieri. Nerobte si starosti s dokonalosťou; vaše tabuľky sa budú vyvíjať pri práci s programom Access a získať nad nimi kontrolu. Keď budete pripravení, spustite program Microsoft Access, vyberte položku Súbor -> Nový -> „Prázdna databáza“ a kliknutím na tlačidlo „Vytvoriť“ spustite svoju prvú databázu programu Microsoft Access!

Pomôcka: Vyberte vhodný názov, ktorý odráža typ databázy; Znie to omnoho lepšie, ako keby sme to nazvali „Moja prvá databáza“!

  1. Vytvorte tabuľky

Po úspešnom spustení a vytvorení prvej databázy sa v programe Access otvorí pohľad „Tabuľkové nástroje“ na vytvorenie tabuliek, pretože prístup je skutočne o tabuľkách!

Tu vytvoríme jednoduchú rozpočtovú aplikáciu s 3 tabuľkami: Pravidelné výdavky, Mesačné príjmy a Mesačné výdavky. Stĺpce zvýraznené modrou farbou sú jedinečné a preto ich možno použiť ako primárny kľúč. (Nezabudnite, že ak je viac ako jeden stĺpec zvýraznený modrou farbou, kombinácia je jedinečná.)

Ak chcete pridať tabuľku Pravidelné výdavky, použite záložku na pravej strane.

  • Prvý stĺpec (ID) je automaticky generovaný programom Access a slúži ako predvolený primárny kľúč. (Môžeme to zmeniť neskôr.)
  • Kliknutím na „Click to Add“ (Pridať kliknutím) zadajte nasledujúci názov stĺpca. Dostanete výber (rozbaľovaciu ponuku) pre typ stĺpca. Vyberte Text a zadajte „Názov výdavkov“.
  • Opäť kliknite na Pridať ďalší stĺpec, vyberte Text a zadajte „Type“.
  • Opäť kliknite na Pridať ďalší stĺpec, vyberte Číslo a zadajte „Suma“.
  • Nakoniec uložte novovytvorenú tabuľku (pomocou klávesov Control + + „S“). Keď sa zobrazí výzva na zadanie názvu, napíšte „Bežné výdavky“.

A tu, čerstvo vytvorený, je vaša prvá tabuľka programu Microsoft Access. Hurá!

Na karte CREATE použite Create -> Table a podľa vyššie uvedených krokov vytvorte podobne tabuľky „Mesačný príjem“ a „Mesačné výdavky“.

Odporúčané kurzy

  • Profesionálny kurz makra VBA
  • Výcvikový kurz VBA a makrá
  • Výcvik základného modelovania v programe Excel 2007

  1. Zadajte údaje do tabuliek

V tomto kroku ručne zadáme údaje do tabuliek. Upozorňujeme však, že program Access ponúka niekoľko ďalších jednoduchých spôsobov importovania údajov do tabuliek (z hárka programu Excel, z textového súboru atď.).

Tu musíme uviesť, že program Access zvíťazil nad Excelom pri overovaní údajov, ak sú tabuľky správne navrhnuté. Aby sme pochopili relevantnosť návrhu tabuľky, jednoducho pridáme údaje do tabuľky „Pravidelné výdavky“ a preskúmame výzvy.

Tu sú údaje, ktoré plánujeme pridať do našich tabuliek:

„Zobrazenie údajových listov“ sa najlepšie používa na pridávanie / odstraňovanie / zmenu údajov v tabuľke a otvára sa vždy, keď dvakrát kliknete na názov tabuľky na ľavej strane. Môžete tiež získať prístup k karte DESIGN -> Zobraziť -> Návrhové zobrazenie. Keď sa nachádzate v tomto zobrazení, vyberte tabuľku, s ktorou budete pracovať („Bežné výdavky“) na karte na ľavej strane. Na karte na pravej strane

  • Kliknite na druhý stĺpec (Názov výdavkov) a zadajte „Nájomné“.
  • Kliknite na tretí stĺpec (Typ) a napíšte „Opravené“.
  • Kliknite na štvrtý stĺpec (Suma) a zadajte „2000“.
  • Dokončili ste prvý riadok. Opakujte pre zostávajúce riadky.
  • To isté zopakujte pre tabuľku „Príjmy“ a „Mesačné výdavky“.

Všimli ste si, ako Access automaticky triedi údaje vo vzostupnom poradí podľa množstva? Ak to chcete zmeniť, môžete pravým tlačidlom myši kliknúť na pole Suma a zmeniť poradie zoradenia.

Ako ste si istí všimli, program Access automaticky vygeneruje jedinečné číslo pre prvý stĺpec (ID), pretože to považuje za predvolený primárny kľúč. Toto je stĺpec, ktorý sa zvyčajne používa na načítanie jedinečných riadkov údajov z tabuľky.

Túto hodnotu však pre nás môže byť ťažké si zapamätať, pretože nemá žiadny význam pre naše údaje . Tiež sme už identifikovali naše jedinečné primárne kľúče a mali by sme to zachytiť pri návrhu tabuľky. Ďalší krok vám ukáže, ako prepracovať tabuľku, aby ste sa o to postarali.

  1. (Re) Navrhnite svoje tabuľky

Po vytvorení stolov sa stavíme, že ste zvedaví, či sa ukázalo, že sú v poriadku. V skutočnosti je to dôležité, aby ste mohli zahrnúť akékoľvek ďalšie pravidlá na overenie a presnosť údajov. Môžete to overiť v „Návrhovom zobrazení“.

K flexibilnejšiemu dizajnovému zobrazeniu prístupu je ľahký prístup pomocou karty DESIGN -> Zobraziť -> Návrhové zobrazenie. (Prípadne môžete kliknúť na názov tabuľky na ľavej strane karty a zvoliť možnosť „Návrhové zobrazenie“.)

Ak preskúmate tabuľku „Pravidelné výdavky“ (obrázok vyššie), určite nájdete nejaké nezrovnalosti. Opravme to takto:

  • V predvolenom nastavení je automaticky generovaný stĺpec ID nastavený ako primárny kľúč, a teda malá ikona kľúča vľavo. Toto zmeníme zvýraznením (jedným kliknutím) stĺpca Názov výdavkov a výberom ikony „Primárny“ kľúč na hornej karte. (Môžete tiež kliknúť pravým tlačidlom myši na názov stĺpca a zvoliť možnosť Primárny kľúč). Ikona tlačidla sa zodpovedajúcim spôsobom zmení.
  • Už nepotrebujeme stĺpec ID. Kliknite naň pravým tlačidlom myši a vyberte príkaz „Odstrániť riadky“. Týmto sa automaticky odstráni tento stĺpec (a všetky predtým vložené hodnoty) z tejto tabuľky.
  • Stĺpec Suma je nastavený na typ údajov Number. Zmeňte to na Mena.

Teraz náš stôl vyzerá dobre. Podobne môžete upraviť ďalšie 2 tabuľky v návrhovom zobrazení, zmeniť ich primárny kľúč, nastaviť typ údajov meny a pridať ďalšie údaje do všetkých tabuliek, aby sme s nimi mohli hrať v nasledujúcich krokoch.

  1. Definujte vzťahy tabuľky

Kedykoľvek chcete jednoducho „zobraziť“ údaje z tabuľky, môžete použiť zobrazenie údajového listu. Myslíme si však, že by ste chceli zobraziť kombinované výsledky všetkých vašich tabuliek. Môže to byť ťažkopádne v Exceli, ale v programe Access je to bez námahy. Kľúčom je definovanie vzťahov tabuľky.

Vzťahy definujú, ako sú naše tabuľky „vzájomne prepojené“. Tieto prepojenia sa v databázovom žargóne nazývajú „cudzie kľúče“.

Ak chcete definovať vzťahy tabuľky v programe Access, prejdite na kartu DATABASE TOOLS a kliknite na položku Vzťahy. Zobrazí sa dialógové okno so zoznamom všetkých tabuliek. Dvakrát kliknite na každú tabuľku, kým sa nezobrazia v zobrazení vzťahov na pozadí. Ak sa tabuľka objaví viackrát, môžete kliknúť pravým tlačidlom myši na ďalšiu tabuľku a vybrať príkaz „Skryť tabuľku“.

Keď sú všetky 3 tabuľky viditeľné, môžete ich podľa potreby posúvať po obrazovke.

Momentálne však na tomto pohľade nie je nič zvláštne. Naše tabuľky sú jednoducho uvedené a odpojené . Ak to chcete zmeniť, kliknite na pole REGULAR EXPENSES.Expense Name a pretiahnite ho do poľa MONTHLY EXPENSES.Expense Name. Dialógové okno by sa malo otvoriť takto:

To, čo tu robíme, je vytvorenie vzájomného vzťahu medzi tabuľkou Názov výdavkov bežných výdavkov a tabuľkou Názov výdavkov mesačných výdavkov.

Pravidelné výdavky. Názov výdavkov -> Mesačné výdavky. Názov výdavkov

Primárny kľúč -> Cudzí kľúč

Jeden -> Veľa

Pre to,

  • Mala by sa skontrolovať možnosť „Vynútiť referenčnú integritu“. Tým sa zabezpečí, že všetky pridané hodnoty v mesačných nákladoch budú pred pridaním skontrolované oproti hodnotám v tabuľke Pravidelné výdavky.
  • Zrušte začiarknutie kariet „Kaskádová aktualizácia / odstránenie súvisiacich polí“ . Tým sa kaskádujú všetky aktualizácie / vymazania v tabuľke primárnych kľúčov (v našom prípade pravidelné výdavky). Ak je teda suma aktualizovaná pre konkrétny výdavok, bude kaskádovaná vo všetkých súvisiacich tabuľkách. Podobne aj pri odstránení. Úmyselne to zrušíme začiarknutie, aby sme mohli kedykoľvek zachytiť nesúlad. Nakoniec kliknite na Vytvoriť.
  • Podobne vytvorte vzťah medzi mesačným názvom mesačných výdavkov a mesačným názvom mesačného príjmu. Zrušte začiarknutie možnosti „Vynútiť referenčnú integritu“ .

Pohľad vzťahov by to mal automaticky odrážať takto:

Definovali ste svoj vzťah s prvou tabuľkou a ste pripravení vyťažiť viac zo svojich údajov!

  1. Údaje dopytov a zobrazenia z tabuliek

Toto je možno najdôležitejšia a najužitočnejšia časť používania programu Access over Excel. Ako vidíte, vytvorili sme naše tabuľky so správnym dizajnom, pridali údaje a definované vzťahy. Ďalším dôležitým krokom je dať to všetko dohromady a pozrieť sa, ako vyzerajú naše kombinované údaje. A to sa deje prostredníctvom dotazu.

Tu vytvoríme jednoduchý dotaz, ktorý zachytí všetky nezhody v „fixných“ výdavkoch.

Dotaz môžete vytvoriť pomocou karty CREATE -> Sprievodca dopytom, najjednoduchší spôsob, ako vytvoriť základný dopyt. Budete vyzvaní na:

  • Zadajte text (Simple Query Wizard).
  • Názvy tabuliek a polia. Vyberte názov výdavkov, typ a čiastku z pravidelných výdavkov a mesiac a čiastku z mesačných výdavkov.
  • Detail alebo zhrnutie. Vyberte možnosť Podrobne.
  • Keď sprievodca zobrazí výzvu na zadanie názvu, napíšte „Správa o nesúlade opravených výdavkov“ a kliknutím na Dokončiť vygenerujte dotaz na správu.

Generovaný dopyt by mal vyzerať takto (bez červených zvýraznení):

Ako vidíte, tento dotaz zobrazuje všetky záznamy o výdavkoch, nielen tie, ktoré sa nezhodujú (ako je zvýraznené červenou farbou). Môžeme to vyriešiť pomocou dotazu Design (kliknite pravým tlačidlom myši na názov dotazu na ľavej strane karty a vyberte položku „Design View“).

Toto zobrazenie použijeme na pridanie 2 kritérií

  1. V časti Bežné výdavky. Typ pridajte hodnotu „Opravené“ do časti Kritériá (vrátane jednoduchých úvodzoviek). Toto obmedzuje, aby boli získané dátové záznamy typu = Opravené.
  2. V rámci ktorejkoľvek z týchto čiastok pridajte špeciálne kritériá, aby ste skontrolovali nesúlad: „(Bežné výdavky). Suma (Mesačné výdavky). Suma“ (bez úvodzoviek). Značka znamená „nerovná sa“). Vyberú sa iba nezhodné záznamy.

Tieto kritériá spoločne vyzdvihnú nesúladné záznamy o fixných nákladoch.

Konečný výsledok by mal vyzerať takto:

A to je skutočne konečný výsledok, po ktorom túžime. Gratulujeme !!

Záverečná poznámka

V tomto základnom návode ste boli vystavení širokej škále funkcií programu Microsoft Access, od tabuliek po vzťahy k otázkam. Odporúčame, aby ste pri pokusoch o zložitejšie operácie vychádzali z tabuliek a otázok uvedených v tomto zozname.

Návrhy na ďalší postup zahŕňajú:

  • Importuje sa dátum do tabuliek z hárka programu Excel alebo textových súborov oddelených čiarkami (tiež nazývaných súbory CSV).
  • Pridanie validačných kritérií pre tabuľky používajúce návrhové zobrazenie. Pokúste sa napríklad obmedziť hodnoty bežných výdavkov. Zadajte iba hodnoty „Pevné“ alebo „Premenné“.
  • Získajte informácie o tabuľkách „Normalizované“ a o vplyve na vaše údaje. Znovu navrhnite a vytvorte príklady zdieľané tu ako normalizované tabuľky.
  • Pomocou nástroja Query Designer od začiatku vytvorte súhrnnú správu obsahujúcu celkový príjem, výdavky a zostatok každý mesiac v roku.

Aj keď niekoľko prvých pokusov s programom Microsoft Access môže obsahovať strmú krivku učenia, môžeme vám zaručiť odmeny, ktoré vaše úsilie prinesie. Microsoft Access je odľahčený databázový nástroj, ktorý vám umožňuje s väčšou námahou využívať vaše dáta s minimálnym úsilím. Takže pokračujte a šťastný prístup !!

Odporúčaný článok

Tu je niekoľko článkov, ktoré vám pomôžu získať viac podrobností o vytvorení databázy pomocou prístupu Microsoft, takže stačí prejsť na odkaz.

  1. 10 Výkonné funkcie programu Microsoft Access
  2. 9 Úžasné kroky, ako používať zručnosti programu Microsoft Excel
  3. Ako vylepšiť svoje zručnosti v programe Microsoft Excel?
  4. 10 jednoduchých krokov na vytvorenie kontingenčného grafu v programe Excel 2016
  5. Úžasné funkcie programu Excel Excel - grafy a grafy

Kategórie:

Tipy programu Excel