Stručný popis nástrojov a techník riadenia projektov
V súčasnom scenári, napriek tomu, že majú pokrokové technológie a veľa zdrojov, projekty neboli dodané v súlade s očakávaniami zainteresovaných strán (tj dodanie projektu v stanovenom časovom rámci a dostupnom rozpočte). Tam, kde vznikne potreba projektového riadenia, ide o strategickú iniciatívu, ktorá nasmeruje projekt k stanoveným cieľom štruktúrovaním celého projektu pri začatí, plánovaní, realizácii, kontrole / monitorovaní a dokončení projektu. V tejto téme sa dozvieme o nástrojoch a technikách riadenia projektov.
Tok riadenia projektu
Toky projektového riadenia prebiehajú postupne:
- začatia
- plánovanie
- Vykonávanie a monitorovanie
- Dokončenie / fáza konečného produktu
a) Počiatočná fáza
Toto je primárna fáza riadenia projektu pre akýkoľvek projekt, v tejto fáze sú počiatočné požiadavky stanovené a stanovené takto:
- Pokiaľ ide o požiadavky projektu, príslušný tím sa identifikuje a uvedie na palubu
- Rozsah a ciele projektu sú jasne definované a všetky očakávania zainteresovaných strán sú s tímom jasne prediskutované.
- Tím je priradený k príslušným úlohám a povinnostiam.
- Tímu sa poskytujú postupy a formáty na uverejňovanie informácií o projekte a aktualizácií zúčastneným stranám.
- Interné a krížové komunikačné protokoly a príslušná hierarchia sa zverejňujú všetkým zainteresovaným stranám.
- Apt nástroje, ktoré sú potrebné pre riadenie projektu, sú identifikované a poskytnuté tímu.
b) Plánovanie projektu
Po zasvätení prichádza hlavná a rozhodujúca fáza projektu, ktorá predstavuje cestu vpred pre riadenie projektu:
- Podrobný rozsah projektu, realizovateľnosť je definovaná.
- Všetky aktivity projektu sú uvedené nižšie a je pripravená ich príslušná pracovná pozícia (štruktúra práce). WBS nie je nič iné ako rozdelenie hlavnej udalosti na súbor aktivít (napr. Udalosť : Výsadba stromu Činnosť : Obstarávanie stromu, 2. Vykopávanie jamy, 3. Výsadba stromu)
- Po príprave ŠPP sa vykoná rozpočtovanie, keď sa odhaduje kvantita všetkých činností a odvodzujú sa konkurencieschopné sadzby a pripraví sa predbežný odhad projektu na ďalšie schválenie (v prípade potreby sa vykonajú zmeny a doplnenia na základe akýchkoľvek dodatočných nákladov, ktoré vzniknú v priebehu tohto obdobia). projekt)
- Identifikácia rizika sa vykonáva pomocou sebainterpretácie alebo porovnaním projektu s inými konkurenčnými projektmi a sú pripravené potrebné plány na zmiernenie možných rizík.
- Pokiaľ ide o požiadavku zainteresovaných strán, hlavný harmonogram sa pripravuje zoradením všetkých uvedených činností s cieľom odvodiť základné (ideálne / predbežné) trvanie projektu. Existujú hlavne 4 typy sekvencovania SS - začiatok do začiatku, SF - začiatok do konca, FS - koniec do začiatku, FF - koniec do konca.
c) Realizácia a monitorovanie projektu
- Projektový manažér iniciuje realizáciu projektu vzhľadom na základný plán pripravený vo fáze plánovania.
- Obstaranie / nasadenie požadovaných zdrojov a zabezpečenie toho, aby bol projekt v súlade s predpísanými normami kvality.
- Postup projektu je sledovaný / monitorovaný oproti základnému plánu pomocou rôznych nástrojov (Ganttov diagram, PERT atď.)
- Z dôvodu nevyhnutných okolností môže mať projekt prekročenie času alebo nákladov, kde sa podľa potreby upraví základný harmonogram alebo odhad.
- Stav projektu sa udržiava v predpísaných formátoch poskytnutých v počiatočnej fáze a tie isté sa včas aktualizujú a rozposielajú zúčastneným stranám projektu.
d) Ukončenie / dokončenie projektu
- Toto je posledná fáza projektového riadenia, kde cieľový cieľ je dosiahnutý projektovým tímom v platných lehotách, stanovenom rozpočte a kvalite.
- Všetky potrebné záznamy o ukončení a odsúhlasení sa vyplnia a zverejnia zainteresovaným stranám.
- Na základe skúseností s projektom sa ako referencia pre budúce projekty pripravujú rôzne správy, napríklad správa o vzdelávaní projektu, správa o spokojnosti zákazníka atď.
- Nakoniec je projekt odovzdaný zákazníkovi zabezpečením, že kameň nie je vyvrátený uzavretím všetkých bodov kontrolného zoznamu alebo účasťou na vztýčených objektoch zákazníka.
Techniky riadenia projektu, o ktorých sa hovorí vyššie, štruktúrujú projekt a umožňujú projektovému tímu zabezpečiť:
- Plnenie stanovených cieľov s ohľadom na požiadavky zainteresovaných strán.
- Vypracujte základné harmonogramy.
- Odhadovanie a rozpočtovanie nákladov na projekt v súlade so základným harmonogramom.
- Členenie udalostí na štruktúru členenia práce.
- Hodnotenie a zmierňovanie rizika.
- Riadenie / monitorovanie projektu.
Nástroje na riadenie projektov
Projektové riadenie je technika, ktorá má širokú škálu nástrojov, ktoré pomáhajú pri plnení úloh a vykonávaní zodpovedností. V projektovom riadení existujú manuálne aj automatizované nástroje. Niektoré z najčastejšie používaných techník sú:
- PERT - Technika hodnotenia a kontroly projektu
- CPM - metóda kritickej cesty
a) PERT - Technika hodnotenia a preskúmania projektu
PERT je štatistický nástroj používaný v projektovom riadení, ktorý bol navrhnutý tak, aby reprezentoval a analyzoval úlohy spojené s dokončením projektu. Toto je pravdepodobnostný model, ktorý je poháňaný časom.
Plánovanie PERT zahŕňa nasledujúce kroky:
- Všetky udalosti / míľniky sa ďalej delia na činnosti a vykonáva sa potrebné zoradenie.
- Príprava sieťového diagramu založeného na slede aktivít, v ktorom sú udalosti / míľniky zastúpené v kruhoch a tok činností z jedného na druhého, je označený šípkami.
- Ďalší odhad času potrebného pre každú aktivitu sa robí podľa hodín, dní, týždňov alebo mesiacov podľa požiadaviek projektu.
- Diferenciálny znak PERT sa zaoberá neistotou časových harmonogramov dokončenia. Model PERT zvyčajne obsahuje tri typy časových odhadov:
- Optimistický čas - najlepší možný čas na dokončenie aktivity.
- Najpravdepodobnejší čas - Najvyšší pravdepodobný čas na dokončenie činnosti.
- Pesimistický čas - najdlhší čas na dokončenie činnosti.
Vážený priemer sa nakoniec vypočíta podľa tohto vzorca:
Očakávaný čas = (optimistický + 4 x najpravdepodobnejší + pesimistický) / 6
b) CPM (metóda kritickej cesty)
- Najdlhšia doba na dokončenie projektu je kritická cesta projektu. Kritická cesta určuje celkové trvanie potrebné na dokončenie projektu, kde množstvo času, ktorý môže byť táto aktivita oneskorená bez oneskorenia projektu, sa nazýva nevyužitý čas a aktivita sa nazýva ako nekritická aktivita. CPM je deterministický model, ktorý je časovo aj nákladovo riadený.
Kritická cesta projektu určuje pre každú aktivitu tieto štyri parametre, ktoré sa vypočítavajú pomocou očakávaného času pre príslušné činnosti:
ES - Najskorší štart, EF - Najskorší cieľ, LS - Najnovší začiatok a LF - Najnovší cieľ
- Pri práci siete vpred sa najskorší čas začatia a ukončenia každej činnosti určuje s odkazom na predchádzajúce činnosti v sieti.
- Pracujeme v spätnom prístupe prostredníctvom siete, môžeme určiť posledný čas začiatku a posledný čas dokončenia, čo znamená čas, kedy sa aktivita môže začať a ukončiť bez oneskorenia v projekte.
Slack = Najnovší začiatok - Najskorší začiatok (alebo) Najnovší cieľ - Najskorší koniec
Poznámka: Aktivity na kritickej ceste neobsahujú žiadne uvoľneniePríklad:
Schéma siete pre PERT a CPM
PERT & CPM pomáha pri dosahovaní zjednodušeného spôsobu dokončenia projektu:
- Identifikácia kritických činností.
- Požiadavka na zdroje a nasadenie v projekte.
- Stanovenie harmonogramov dokončenia projektu.
- Definovanie aktivít s nevyužitým časom (tj nekritické činnosti).
- Odvodenie vzájomných závislostí a obmedzení zdrojov.
Odporúčané články
Toto bol sprievodca nástrojmi a technikami riadenia projektov. Tu diskutujeme o postupe riadenia projektu a nástrojoch riadenia projektu, ktoré vám pomôžu pri plnení úloh. Viac informácií nájdete aj v ďalších navrhovaných článkoch -
- Plán riadenia projektu
- Životný cyklus riadenia projektu
- Funkcie a výhody agilnej Oracle
- Implementácia agilného marketingu
- Sprievodca softvérom nástrojov na správu projektov