Definícia riadenia rozsahu projektu
Project Scope Management (PSM) je životne dôležitý pri definovaní úspechu alebo neúspechu projektu, aby sa dodávali produkty / služby vysokej kvality. PSM možno definovať ako „metodiku, ktorá obsahuje zoznam podrobných prác / úloh, ktoré sa majú vykonať, aby sa dosiahli ciele projektu“. PSM je skupina priradených funkcií, ktoré nám umožňujú presne a efektívne definovať a monitorovať rozsah projektu. PSM umožňuje projektovým supervízorom adekvátne spravovať čas a zdroje distribúciou správneho počtu úloh potrebných na spustenie projektu. Keďže PSM identifikuje a vyhodnocuje úlohy, ktoré sú inkluzívne a exkluzívne v rozsahu projektu, pomáha predchádzať irelevantným úlohám tým, že šetrí čas, aby sa dosiahol maximálny výnos.
Fázy riadenia rozsahu projektu
Bez ohľadu na zvolené metódy musí správca projektu definovať rozsah projektu a vyhodnotiť ho. PSM pozostáva z nasledujúcich krokov:
1. Náčrt požiadaviek projektu
Počiatočná fáza je identifikácia cieľov projektu, aby sa určil harmonogram projektu a pridelili zdroje. Úlohy, ktoré sa majú vykonať na dokončenie projektu, možno zaradiť iba po zistení týchto faktorov. Preto je uvedený „rozsah projektu“, na základe ktorého je projektovému tímu pridelené úlohy obmedzené na konkrétny rozpočet a čas.
2. Identifikácia cieľov projektu
Ďalšia fáza si vyžaduje stanovenie cieľov projektu, ktoré je jadrom projektu. Projekt by mohol mať viac ako jeden cieľ a správca projektu spolu s tímom musia tieto ciele splniť, aby mohli dodávať produkty / služby vysokej kvality.
3. Určenie rozsahu projektu
Rozsah projektu pozostáva zo zdrojov a úloh pridelených na dodanie konkrétneho produktu alebo služby. Rozsah projektu je teda odrazom cieľov projektu, ktorých cieľom je dosahovať špičkové výsledky.
Šesť postupov riadenia rozsahu projektu (PSM)
Šesť postupov PSM je:
Pokiaľ ide o „GPMBK (Sprievodca orgánom vedomostí pre riadenie projektov)“, PSM je v zásade o určovaní a monitorovaní úloh, ktoré sa majú zahrnúť alebo vylúčiť z projektu.
GPMBK uvádza 6 postupov PSM, ktoré sa majú implementovať pri riadení a monitorovaní projektu:
1. Plánovanie a navrhovanie PSM
Prvá prax PSM zahŕňa plánovanie a vývoj plánu riadenia rozsahu (SMP). SMP sa pripravuje po konzultácii so zúčastnenými stranami projektu a získavaní informácií z projektového plánu a charty. SMP umožňuje určiť, riadiť, monitorovať a hodnotiť rozsah projektu.
2. Zhromažďujte náležitosti
Druhou praxou je určiť náležitosti účastníkov projektu a dokumentovať ich. Tento proces využíva rôzne nástroje a metódy (napríklad rozhovory, dotazníkové prieskumy, diskusné skupiny zamerané na cieľ, metódy pozorovania) na získanie informácií o požiadavkách a očakávaniach zainteresovaných strán z projektu. To umožňuje správcom projektu predchádzať možným chybám alebo prekážkam v priebehu projektu.
3. Popíšte rozsah projektu
V tejto metóde je rozsah projektu určený na vysvetlenie výstupov, ktoré by projekt dosiahol a čo nemôže dosiahnuť alebo je mimo rozsahu. Rozsah, ktorý sa generuje, načrtáva očakávania zainteresovaných strán od projektu, ktorý sa odovzdáva projektovému tímu. Zdokumentované záznamy sa vyhodnocujú, aby sa zabezpečilo, že výstupy projektu sú v súlade s cieľmi projektu.
4. Vypracovať štruktúru rozdelenia úloh (TBS)
Jedna zo zásadných postupov PSM umožňuje projektovým supervízorom a tímu rozdeliť komplexné vyhlásenie o rozsahu pôsobnosti na menšie a uskutočniteľné jednotky práce. Tieto rozdelené práce sa označujú ako „pracovné balíčky“. TBS je teda zbierka týchto pracovných jednotiek, ktoré sú potrebné na dokončenie celého projektu. Umožňuje projektovému tímu pracovať efektívne a tempom.
5. Overenie rozsahu projektu
V tejto fáze interné a externé zainteresované strany preverujú výstupy projektu na overenie. V zásade ide o fázu, ktorá sa zameriava predovšetkým na akceptovanie výsledkov projektu zo strany zainteresovaných strán. Zainteresované strany projektu poskytujú spätnú väzbu a schvaľujú to isté, ak konečné výsledky spĺňajú očakávané normy a požiadavky.
6. Monitorujte rozsah projektu
Je správne povedané, že namiesto dobre definovaného rozsahu projektu by sa mal dobre monitorovať. Táto fáza porovnáva náležitosti projektu so správami o preskúmaní výkonnosti, aby sa identifikovali medzery alebo medzery v projekte, ktoré si môžu vyžadovať modifikáciu SMP. Preto je nanajvýš dôležité sledovať postup projektu, aby sa zabezpečilo jeho vykonanie podľa SMP. Keďže SMP si môže vyžadovať akékoľvek zmeny alebo zmeny, ak zúčastnené strany prídu s novými požiadavkami.
záver
Na záver nie je možné poprieť, že dobre štruktúrovaná PSM je životne dôležitá pre úspech projektu. Stojí to za investíciu, napriek času a úsiliu vynaloženému na implementáciu jej postupov. Pretože umožňuje dosiahnuť maximálny výnos pri minimálnom prekročení. Školenie PSM je určite prospešné, pretože poskytuje vedomosti a odborné znalosti v oblasti riadenia rozsahu, čo je jedna z hlavných funkcií riadenia projektov. Školenie PSM je dobrou voľbou v kariére pre budúcich študentov, ktorí si chcú vytvoriť svoje miesto v oblasti riadenia projektov.
Školiaci kurz by bol ďalšou výhodou pre vedúcich / manažérov projektov, ktorí čelia výzvam pri dokončovaní projektov, a to buď včas, alebo v rámci prideleného rozpočtu. Po ukončení kurzu sú otvorené viaceré kariérne príležitosti v oblasti projektového riadenia vo verejných a súkromných organizáciách.
Hľadáte pútavú kariéru v projektovom riadení? Zapojte sa do výcvikového kurzu PSM!
Odporúčané články
Toto je príručka pre riadenie rozsahu projektu. Tu diskutujeme o etapách riadenia rozsahu projektu, ktoré zahŕňajú načrtnutie požiadaviek projektu, identifikáciu cieľov projektu a určenie rozsahu projektu spolu so šiestimi postupmi riadenia rozsahu projektu (PSM). Viac informácií nájdete aj v ďalších navrhovaných článkoch -
- Riadenie plánovania projektu
- Príklad plánu riadenia rozsahu
- Techniky plánovania projektu
- Príklad plánovania projektu