Náš je vek virtuálu a nepotrebujete, aby som vám povedal, že všetci žijeme paralelne životy online.
Štúdie ukazujú, že viac ako 90% ľudí vo veku 12 - 20 rokov, ktorí majú prístup na internet, je pripojených 24 hodín denne, 7 dní v týždni a zdá sa, že komunikácia online je jednoduchšia ako písanie skutočných listov alebo správ.
Sociálne médiá zvýšili tok komunikácie na internete ako nikdy predtým. Okamžité správy, chatovanie, posielanie e-mailov, uverejňovanie príspevkov, tweeting, veľa aktivít sa odohráva online, na ktoré buď iniciujeme, alebo na ne reagujeme.
E-maily už dávno prevzali miesto papierovej pošty v našej dennej schéme vecí. Stolový počítač / laptop, pripojenie Wi-Fi alebo hardvérový kľúč a je dobré ísť. A rýchlosť je ďalším prínosom.
V poslednom desaťročí sa e-mail stal preferovaným spôsobom spojenia s ľuďmi vzdialenými od seba. Prečo vzdialenosti, niektorí z nás dokonca e-mailom ľuďom žijúcim v dome vedľa nás! A predtým, ako prevzali aplikácie pre mobilné správy, boli e-maily jediným spôsobom, ako sme mohli plánovať pikniky, stretnutia, večierky alebo zdieľať fotografie alebo informácie s našimi priateľmi alebo rodinou.
Väčšina z nás vie, ako zastreliť priateľské e-maily po spustení klobúku a uprednostňujú ju ako rýchlejšiu a pohodlnejšiu možnosť písania listov. A skutočnosť, že tieto neformálne e-mailové správy sa neriadia nijakými pravidlami gramatiky alebo zloženia, sa zvýšila ich popularita v malej miere. Nemusíte tráviť čas premýšľaním nad tým, ako zarámovať poštu svojim kolegom z kolégia alebo susedom; len píš.
Profesionálne e-maily sú však úplne inou loptou. Hoci sú menej formálne ako tlačená nota alebo list, sú napriek tomu usporiadané podľa svojho tónu a štruktúry a riadia sa pravidlami gramatickej korektnosti.
Skôr ako sa pustíme do podrobností o písaní efektívneho profesionálneho e-mailového formátu, dovoľte mi, aby som vás uviedol na niekoľko možných účelov takejto formálnej komunikácie.
Mohli by ste napísať profesionálne e-maily pre -
- Žiadosť o miesto, štipendium alebo grant
- Žiadosť o povolenie alebo zvýhodnenie
- Poskytovanie alebo požadovanie informácií
- Žiadam o niečo
- Odpovedanie na úradnú komunikáciu alebo potvrdenie
- Píšem o nejakom probléme, o ktorom si silne myslíte
- Sťažnosť na službu alebo produkt
Tieto sú len indikatívne; dôvody na písanie formálnych e-mailov môžu byť úplné.
Pretože všetky tieto situácie zahŕňajú autoritu a úrad, je samozrejmé, že tón a jazyk sa musia starostlivo sledovať. Stručne povedané, je čas myslieť si na vaše PS a Qs.
Poďme teda na mosadzné cvočky. Ako postupujete pri štruktúrovaní a písaní e-mailov spôsobom, ktorý by bol pútavý a efektívny? To je, ako to dokážete pochopiť?
Zopakujme sedem komunikácií typu C:
- Úplnosť: Vaša komunikácia musí byť úplná, musí obsahovať požadované podrobnosti a uviesť jej účel
- Zrozumiteľnosť: Musí to byť k veci, zbytočne nekĺzať
- Zrozumiteľnosť: Váš cieľ sa musí jasne prejaviť
- Konkrétnosť: Správa musí byť konkrétna a musí obsahovať podporné fakty a dôkazy
- Súdržnosť: Musí mať zmysel
- Zdvorilosť: Nezabudnite na slušnosť a vzájomnosť
- Správnosť: V komunikácii sa nesmú vyskytovať gramatické chyby
Preto by ste mali mať na pamäti vyššie uvedené kritériá, váš e-mail by mal byť jasný, úplný a súvislý dokument, ktorý by v ideálnom prípade nemal vyžadovať následnú poštu s vysvetlením a pokynmi.
Ľahšie povedané, ako urobené, nie? Koľkokrát ste sa posadili, aby ste napísali ten správny e-mail a neskôr ste zistili, že je buď hrubý a ostrý alebo prostý kňučanie alebo zbytočný? Som si istý, že všetci sme čelili tomuto druhu dilemy: či už byť svieži a priamy alebo či byť zdvorilí a kruhový objazd.
7 tipov na zdokonalenie vášho profesionálneho e-mailu
Začnime teda od základov.
-
Duševne zopakujte účel svojej pošty
Na čo píšete e-mail? Čo chcete, aby prijímač urobil? Ak máte jasnú predstavu o očakávanej odpovedi, na ktorú sa váš e-mail zameriava, môžete si svoju správu napísať tak, aby ste si to uvedomili.
Dovoľte mi uviesť príklad.
Povedzme, že Dorothy chce, aby jej dekan College poskytol odporúčanie na štipendium. Jej účelom pri písaní e-mailu je pripomenúť dekanke jej dôveryhodnosť ako študentky, jej výsledky na vysokej škole a jej úprimnosť. Teraz musí všetky tieto informácie uviesť v e-maile bez toho, aby sa stretla s chválením seba alebo bez toho, aby sa zdala byť príliš zvedavá. Musí tiež požiadať svojho dekana, aby v stanovenej lehote napísal odporúčací list. Účelom jej e-mailu by teda bolo:
- a) Uviedla svoje poverovacie údaje ako študentka
- b) Informovať svojho dekana o štipendiu, o ktoré požiadala
- c) Získanie odporúčania v takom a takom termíne
Akonáhle bude mať v hlave jasné, čo chce, môže podľa toho zložiť poštu.
Analyzujte tiež svojho čitateľa. Kto je to? Aká je pravdepodobná reakcia čitateľa na čítanie vašej pošty. Zostavte svoju poštu na základe tejto analýzy.
-
Rozhodovanie o predmete
Povedzme, že posielate žiadosť o prácu.
Pri otváraní e-mailovej aplikácie je príliš neurčitá položka „Otváranie pracovných miest“ alebo „Marketingový praktikant“ v predmete správy. V riadku predmetu musíte uviesť miesto, o ktoré sa uchádzate, spolu s oddelením alebo oddelením alebo miestom vyslania, ak boli uvedené v reklame na prijímanie zamestnancov.
Predstavte si to ako jednoriadkovú osnovu e-mailu. Predmet povie príjemcovi, aký je váš účel odoslania e-mailu. Žiada tiež konkrétne kroky, napríklad:
„ Účasť na seminári ___________ (téma) o _________________ (miesto konania) __________ (dátum a čas) “
alebo
„ Opravy a údržba stolných počítačov - žiadosť o ponuky “
Takéto položky v predmete informujú príjemcu o požadovaných podrobnostiach a postupujú podľa pravidiel zrozumiteľnosti a stručnosti uvedených vyššie.
-
Pozdrav a pozdrav
Pamätáte si na lekcie zdvorilosti a zdvorilosti, ktoré sa nám naučili na juniorskej škole? Áno, sú relevantné už teraz. Profesionálna e-mailová adresa by mala vždy začať pozdravom.
„ Vážený pán (podľa okolností), “ alebo „ Dobrý deň, pani Merchantová (ak poznáte meno príjemcu), “
Keď píšeme e-mail (neformálnu poštu), dostaneme sa priamo k veci a nemusíme používať priateľov a psov a psov. Profesionálne e-maily však nie sú úplné bez riadneho pozdravu, po ktorom nasleduje pozdrav alebo zdvorilé otvorenie, napríklad:
„ Ďakujem za pozvanie “
alebo
„ Teplé pozdravy “
alebo
„ Berieme na vedomie vašu sťažnosť a veľmi ľutujeme vaše nepríjemnosti. “
Okrem otvorenia ľadu takéto otvorenie uznáva aj čitateľa pošty ako dôležitú osobu.
-
Skladanie pošty
Toto je technicky najťažšia časť práce, pretože to je jadrom veci. Váš e-mail by sa mal riadiť pravidlami gramatiky a mal by mať otvor, telo a záverečnú časť. Úvodná časť sa týka predchádzajúcej korešpondencie alebo konania, ak existuje. Stanovuje tiež účel napísania pošty.
Pamätajte, že vedúci pracovníci v súčasnosti dostávajú poštu nákladným automobilom a ich prečítanie nie je možné. Väčšina odborníkov skenuje predmet a otváraciu časť e-mailov, zaslúži si ďalší pohľad iba vtedy, ak zistí, že sú poučné a relevantné.
Takže nečakajte, až posledný odsek uvedie svoj účel. Je pravdepodobné, že čitateľ sa vzdá skôr, ako sa dostane do tejto sekcie. Aj z tohto dôvodu sú stručnosť a stručnosť také dôležité. Základné informácie sú dôležité, ale prosím, stručné. Príďte k veci čo najskôr.
Ak váš e-mail obsahuje veľa faktických údajov alebo informácií, použite odrážky. Sú ľahšie dostupné.
Zvýraznite príslušné oblasti . Čítanie v týchto častiach musí čitateľovi povedať, čo chcete.
Nebuď vágny. Jasne uveďte, čo je potrebné urobiť. Aj keď nie je možné presne uviesť termíny v žiadostiach o zamestnanie alebo v žiadostiach o granty, pripomeňte čitateľovi, pre čo píšete.
Váš e-mail musí byť zároveň stručný a úplný. Vyzerá to ako vysoká objednávka? Vôbec nie.
- Len si vytvorte zoznam bodov, ktoré sa majú zahrnúť do e-mailu.
- V zozname si skontrolujte, či ste zahrnuli všetky body.
- Skontrolujte, či neobsahuje slovo. Vymažte prebytočné informácie.
- Skontrolujte, či sa e-mail nenachádza na stránkach. V prípade potreby uveďte podporné informácie v prílohách (viac informácií neskôr v tomto príspevku)
- Uistite sa, že vo vašom e-maile nie je potrebné, aby ste v neskoršej správe nasledovali kúsky a informácie. Pokúste sa urobiť samotnú poštu úplnou korešpondenciou.
Poistku vždy otvárajte a zatvárajte zdvorilo. Po uzavretí e-mailu zavrite text „ Warm Regards “ alebo „ Thanks and Regards “, alebo konvenčný „ S pozdravom verne “, za ktorým nasleduje vaše meno. Ak je to možné, pridajte svoj podpis pred svoje meno.
Akonáhle sa skladacia časť skončí, dajte si poplácať sa po chrbte! J
Ste u konca s ťažkou časťou. Teraz zostáva revízia a úpravy a poskytovanie podporných informácií.
-
Používajte slušný jazyk a buďte k veci
Pamätáte si na „Cs“ výstižnosti a zdvorilosti? Formálna komunikácia musí byť zdvorilá a neosobná.
„ Radi by sme vás informovali, že posledný dátum odoslania príspevkov je 20. október 2015. Svoje príspevky zašlite do tohto dátumu. „Neznie to slušne a jasne? Stanovuje tiež kroky, ktoré sa musia podniknúť v stanovenom čase.
Vytvorte hrubý koncept e-mailu a prečítajte si ho tak, že sa ocitnete na pozícii prijímača. Znieš slušne a zdvorilo? Poskytujete všetky potrebné informácie? Je vaša správa k veci? Znie to vážne? (Red Alert! Príležitostnosť je v poriadku s priateľmi, nie v profesionálnom scenári, najmä ak píšete e-mailom niekomu, koho nepoznáte ako osoba). Skôr ako začnete písať e-maily, radšej si zoberte niekoľko tipov na písanie e-mailov.
Čítajte a revidujte svoj e-mail kvôli možným gramatickým a pravopisným chybám a prepadnutiu informácií. Ak je to možné, požiadajte tretiu osobu, aby si prečítala a poskytla spätnú väzbu. Objektívne oko môže často poukazovať na to, čo vy ako zúčastnená strana nevideli.
-
Poskytovanie kópií
V prípade, že váš e-mail vyžaduje koordináciu alebo schválenie od iných oddelení alebo úradníkov, nezabudnite im označiť kópiu (cc). Pošlite tiež prázdnu kópiu (bcc) pre ďalšie použitie.
Dávajte si však pozor, aby ste nesnímali kópie neprepojeným ľuďom. Toto sa najpravdepodobnejšie stane, keď odpovieme na skupinové maily; často odpovedáme iba na tlačidlo „odpovedať všetkým“ namiesto toho, aby sme odpovedali iba odosielateľovi.
V tomto veku preťaženia informáciami je poslednou vecou, ktorú chce mať profesionál, pretečená doručená pošta s množstvom nesúvisiacich kópií pošty, ktoré sú na ňu označené. J
-
Pridávanie príloh
Ak posielate žiadosť o prácu alebo informačnú poštu, musíte poštou priložiť príslušné dokumenty. Pošta bez príslušnej prílohy je ako obálka bez listu!
Keď prichádzajú e-maily bez príloh, stráca sa veľa času. Prijímač je buď prepadnutý, alebo musí prepísať späť so žiadosťou o zaslanie potrebných informácií. Potom odosielateľ pošle ďalšiu e-mailovú správu.
Takže teraz ste všetci pripravení a sadnite si, aby ste písali. Upravme formát, aby sme vás mohli pripraviť :
- Komu: E-mail príjemcu
- Od: ID e-mailu odosielateľa
- Kópia: (Kopírovať do)
- Predmet správy
- pozdravenie
- Text poznámky
- záverečný
- Podpis a meno odosielateľa
Toto je hrubý formát; môžete improvizovať, keď sa zoznámite s týmto procesom.
Pred likvidáciou mi dovoľte znova sa zoznámiť so špecifikáciami:
- Použite krátky popisný riadok s predmetom
- Pozdravte príjemcu slovami „Vážený pán / pani…“ alebo „Ahoj, ……“
- Buďte presní a k veci
- Nepoužívajte príležitostný jazyk, buďte formálny
- Zatvorte správne svoje iniciály / meno / podpis
- Kópia dotknutým osobám
- Podpora s potrebnými prílohami
Takže teraz, keď máte dostatok vstupov, začnite písať (alebo radšej klikajte), chlapci! ?
Prajeme vám veľa šťastia!
Súvisiaci kurz: -
Školenie e-mailového marketingu
Zostavte výkonnú cieľovú e-mailovú databázu