Úvod do riadenia plánovania projektu

Riadenie plánovania projektu, bežne používané v riadení projektu, je definované ako plánovanie celého projektu vrátane komponentov minút od počiatočného dátumu po konečný dátum. Táto metodika zahŕňa plánovanie zoznamu aktivít projektu, míľniky a výstupy. Je to systematická projekcia časovej osi zloženej odo dňa, keď je projekt konceptualizovaný, do dňa, keď je projekt dokončený, a všetko medzi tým.

Časový rozvrh projektu je možné vytvoriť, iba ak existuje jasná vízia projektu. Keď je projekt možné integrovať do zložitej funkčnej štruktúry rôznych malých výstupov, môže sa skript naplánovať.

Aký je cieľ harmonogramu projektu?

Cieľom každého harmonogramu projektu je viesť zamestnancov systematickým a organizovaným spôsobom k dokončeniu projektu prostredníctvom efektívneho plánovania, ktoré optimalizuje čas, ktorý je k dispozícii. Harmonogram zabezpečuje, aby sa zamestnanci riadili navrhovaným časovým harmonogramom a minimalizovali oneskorenia.

Plánovanie projektu je súčasťou každého plánovania projektu. Výslovný harmonogram projektu pomáha pri usmerňovaní zamestnancov počas životného cyklu projektu, čím zabezpečuje, že zamestnanci sa neodchýlia alebo neubližujú.

Stručný popis plánovania projektu

Projekt obsahuje päť hlavných komponentov, pričom harmonogram projektu je podstatnou súčasťou druhého komponentu.

  • Idea: Táto prvá súčasť konceptualizuje projekt a zisťuje, ako hladko môže byť dokončený s danými zdrojmi.
  • Rámcový plán projektu: Táto súčasť definuje a správne plánuje celý projekt. Plánovanie projektu zahŕňa zostavenie a výpočet rozpočtu, vypracovanie harmonogramov a uvedenie požadovaných zdrojov.
  • Začiatok projektu: Projekt je vykonaný v tomto kroku, tj zamestnanci začínajú pracovať na pridelených úlohách.
  • Výkonnosť projektu: Toto je fáza, v ktorej je postup projektu porovnávaný s očakávaniami, ktoré boli stanovené.
  • Uzatvorenie: Tento jednoduchý komponent uzatvára realizáciu projektu, po ktorom mnohé organizácie majú tendenciu hodnotiť úspechy a neúspechy projektu pri budúcich projektoch.

Aké kroky sa podieľajú na vypracovaní harmonogramu projektu?

1. Porozumieť a navrhnúť výhľad projektu

Ako už bolo uvedené, projekt musí mať priestor na vytvorenie harmonogramu projektu. Zahŕňa to očakávania projektu, navrhované výsledky a náležitosti potrebné na dokončenie projektu. Rozsah tiež načrtáva potrebné zdroje, ako aj obmedzenia nákladov a času. Tento krok sa preto uskutočňuje so zúčastnenými stranami. Zároveň je dôležité navrhnúť projekt do funkčnej štruktúry zdôrazňujúcej všetky dôležité úlohy a výstupy. (Poznámka: Štruktúra rozpisu obsahuje zoznam úloh, s výnimkou dátumov).

2. Projekt je organizovaný

Po načrtnutí výhľadu a pracovnej štruktúry s integrovanými komponentmi je možné zahrnúť všetky zadania projektu. Po spresnení každej úlohy je nevyhnutné ich usporiadať na základe priority spolu s odhadovaným časom potrebným na vykonanie každej úlohy. Rovnako nevyhnutné je zmapovať potrebné zdroje.

3. Závislosti mapy

Toto ide ruka v ruke s organizáciou aktivít projektu. Tento krok poskytuje jasnosť vo vzťahu medzi každou aktivitou. Je teda jednoduché identifikovať aktivitu, ktorá predchádza činnosti a aktivitu, ktorá aktivitu nahrádza. Závislosť možno klasifikovať ako:

  • Cieľ dokončiť: tam, kde je dôležité dokončiť jedno zadanie pred pokračovaním do nasledujúceho
  • Start-to-start: kde je nevyhnutné začať úlohu pred začiatkom ďalšej
  • Dokončiť až do konca: ak je dôležité dokončiť úlohu pred dokončením ďalšej úlohy
  • Začiatok do konca: tam, kde je nevyhnutné začať úlohu pred ukončením ďalšej

4. Návrh centrálnej cesty

Dokončenie úlohy včas sa stáva nevyhnutným, keď časový interval medzi dátumom jej splatnosti a dátumom začatia nasledujúcej činnosti je nula. Stručne povedané, oneskorenie tejto činnosti oneskorí celý projekt. Takto je zostavená séria životne dôležitých úloh, aby sa predišlo celkovému oneskoreniu. Táto osnova môže definovať časové obdobie na dokončenie projektu.

5. Označte dôležité medzníky projektu

Míľniky pomáhajú pri sledovaní projektu v stanovených intervaloch. To pomáha zamestnancom dodržať priebeh projektu. Z pohľadu orla to ukazuje, či je projekt v stanovenom čase dobre.

Tieto kontrolné body sú dvoch typov - externý a interný. Vonkajšie míľniky sú určené sponzorom, zainteresovaným stranám, klientom atď .; odhaľuje, kde projekt dosiahol. Interné míľniky sú stanovené pre zamestnancov, ktorí priamo pracujú na projekte; vedie zamestnancov pri sledovaní postupu projektu.

6. Určenie ľudských zdrojov

Harmonogram projektu zostáva neúplný bez pridelenia povinností zamestnancom. Všeobecným pravidlom je prideliť tretinu svojho času na primárnu úlohu a zostávajúci štvrťrok na všetky sekundárne povinnosti, ako sú asistenčné alebo administratívne povinnosti.

7. Priradte stanovený počiatočný dátum a dátum ukončenia

Po pochopení doby potrebnej pre každú úlohu, stanovenia míľnikov a odhadu celkového času potrebného na dokončenie projektu je možné uviesť dátum začatia a ukončenia. Očakávaný dátum začiatku je stanovený na základe kvalifikovaných ľudských zdrojov. Plánovaný dátum ukončenia sa môže zmeniť z dôvodu dovolenky zamestnancov, štátnych sviatkov a ďalších neočakávaných faktorov.

Aké sú bežné postupy plánovania projektu?

Existuje niekoľko populárnych metód, ktoré si väčšina PMO volí pri príprave harmonogramu projektu, konkrétne Zoznam úloh, Ganttov diagram, kalendáre, integrované časové listy atď. Väčšina webových stránok poskytuje bezplatný softvér online, napríklad „2-plán“, ktorý má interaktívny Gantt Graf vám pomôže spravovať rôzne komponenty plánovania, ako sú dostupnosť zamestnancov, časové rozvrhy alebo alokácie úloh.

Tu je stručná myšlienka:

Zoznam úloh

Táto metóda dokumentuje zoznam úloh pre každého zamestnanca v projekte, buď v textovom procesore alebo v hárku. Táto jednoduchá metóda je ideálna pre každý malý projekt. Niektorí, napríklad Zoho, môžu spolupracovať s webovými stránkami, ako je Google+, aby pomohli zamestnancom aktualizovať stav projektu priamo v dokumente. Nevýhodou však je, že na sledovanie priebehu projektu sa neustále vyžaduje manuálna aktualizácia.

Ganttov diagram

Ganttov diagram je stĺpcový graf aktivity podľa času. Každá lišta označuje úlohu s jej začiatkom a dátumom ukončenia, čo predstavuje trvanie potrebné na dokončenie. Označuje tiež prekrývanie aktivít, závislosti medzi úlohami a začiatkom a dátumom splatnosti celého projektu. Väčšina PMO tento nástroj veľmi uprednostňuje z dôvodu vizualizácie, ktorá pomáha lepšie sledovať projekt. Ganttov diagram je efektívny nástroj na hlásenie aktualizácií stavu a odhad času potrebného na dokončenie projektu.

kalendára

Kalendáre môžu byť duplikované do mnohých súborov s jedinečným názvom pre každý. Takto je možné vytvoriť kalendár pre každý projekt, ktorý registruje každú úlohu. Týmto spôsobom je k dispozícii časová os pre celý projekt. Kalendáre je možné zdieľať medzi zamestnancami. Nevýhodou kalendárov je nemožnosť priradiť úlohu každému zamestnancovi a nedostatok reprezentácie závislostí úloh.

Ako sa hodnotí plán projektu?

Harmonogram projektu je absolútnej kvality, ak -

  • Aktualizuje sa denne alebo týždenne
  • Odhadovaná hodnota pri dokončení zodpovedá základnej hodnote
  • Ak je práca rozdelená rovnomerne medzi zamestnancov, zabezpečí hladké dokončenie

Plán projektu je veľmi užitočný pre softvérovú spoločnosť, stavebnú spoločnosť, organizáciu riadenia udalostí, školské akcie atď. Väčšina ľudí si túto techniku ​​osvojila v každodennom živote. Ide o organizačnú metódu vyvinutú s cieľom uľahčiť život, pretože zaručuje efektívnosť využívania času. Stručne povedané, robí to maximum s malými rukami.

Odporúčané články

Toto je príručka pre riadenie plánovania projektu. Tu diskutujeme o krokoch a bežných technikách plánovania projektu. Ďalšie informácie nájdete aj v nasledujúcich článkoch -

  1. Techniky plánovania projektu
  2. Príklad plánovania projektu
  3. Povinnosti projektového manažéra
  4. Projektový manažment Primavera

Kategórie: